Práticas recomendadas: Configurações de envio para aprovação no nível de empresa
Observação
Esta página descreve as práticas recomendadas para configurar a ferramenta Envios para Aprovação do projeto.Clique aqui para ver tutoriais, vídeos e mais sobre a ferramenta Envios para Aprovação do projeto.Introdução
Antes de sua equipe começar a criar envios para aprovação, você deve garantir que possui todas as configurações no nível de empresa em vigor. Isso ajudará a evitar problemas e retrabalhos mais tarde. Tudo pronto?
Por que eu deveria fazer isso agora?
Você deve definir essas configurações agora para padronizar os dados inseridos por suas equipes de projeto desde o início. Isso ajudará a evitar edições dos envios para aprovação existentes para alterar ou adicionar informações ausentes posteriormente. Embora seja possível editar envios em massa, você só pode editar em massa campos específicos em um único projeto.
Tipos de envio para aprovação personalizados
Com a ferramenta Envios para Aprovação do Procore, você pode encaminhar qualquer tipo de documento que exige uma fluxo de aprovação em seu projeto. Os tipos de envio para aprovação permitem organizar esses documentos criando categorias separadas de envios para aprovação. Consulte Criar tipos personalizados de envio para aprovação. Seu equipe de projeto pode filtrar e relatar envios com base no tipo para encontrar facilmente os dados necessários.
Prática recomendada
Recomendamos que você crie tipos adicionais para usar em suas equipes de projeto. Veja alguns tipos populares que recomendamos:
|
|
Por que eu deveria fazer isso agora?
Os tipos personalizados de envios para aprovação permitem organizar seus envios com mais eficiência. Você deve criar tipos personalizados de envio para aprovação no início do projeto, para que eles estejam disponíveis ao uso quando sua equipe de projeto começar a criar envios para aprovação.A prática recomendada é criar envios para aprovação separados para cada tipo, conforme necessário, em vez de combinar esses envios em um tipo não aplicável a todos os itens. Isso ajuda a garantir que você esteja atendendo aos requisitos de envio para aprovação do seu projeto e facilita para suas equipes de projeto encontrar rapidamente informações específicas de envio para aprovação.
Os tipos personalizados de envio para aprovação permitem definir as categorias e convenções de nomenclatura com base nas preferências de sua empresa. Como diferentes equipes de design podem usar terminologias diferentes, recomendamos defini-las com antecedência para que não sejam criadas várias versões de "Informações do produto", por exemplo.
Considerações adicionais: Gerador de envios para aprovação
Se você planeja usar o Gerador de envios para aprovação para criar seu registro de envio para aprovação a partir do memorial descritivo, o tipo de envio será preenchido automaticamente apenas se houver uma correspondência exata para o tipo em sua conta Procore. Os plurais são considerados uma correspondência exata. Por exemplo, "Planta de construção" corresponde a "Plantas de construção". Se uma correspondência exata não for encontrada, o Gerador de envios para aprovação selecionará "Outro" como o tipo de envio para aprovação. Ao adicionar tipos personalizados para aprovação depois de usar o Gerador de envios para aprovação, você deverá atualizar manualmente todos os envios existentes com os novos tipos, se necessário.
Consulte Práticas recomendadas: Gerador de envios para aprovação para obter mais considerações e recomendações.
Status personalizados de envio para aprovação
O Procore fornece 3 status padrão para envios para aprovação: Aberto, Fechado e Rascunho. No entanto, você pode adicionar mais status para mostrar a posição exata de um envio para aprovação no seu processo de envio e aprovação.
Um envio para aprovação "Aberto" pode ser:
- Um envio para aprovação solicitado, mas ainda não recebido
- Um envio para aprovação recebido e em revisão (interna ou externamente)
Um envio para aprovação "Fechado" pode ser:
- Um envio para aprovação aprovado, com ou sem exceções
- Um envio para aprovação rejeitado ou marcado como "Revisar e reenviar"
Prática recomendada
Recomendamos adicionar status personalizados de envio para aprovação, adequados aos processos da sua empresa. Consulte Criar status personalizados de registro de envio para aprovação. Veja algumas destas recomendações comuns:
- Aguardando Envio (considerado "Aberto")
- Revisão Pendente (considerado "Aberto")
- Aprovado / Sem Exceções (considerado "Fechado")
- Aprovado com comentários / Exceções adotada (considerado "Fechado")
- Revisar e Reenviar (considerado "Fechado")
- Rejeitado (considerado "Fechado")
- Nulo (considerado "Fechado")
- Apenas para Registro (considerado "Fechado")
Por que eu deveria fazer isso agora?
Você deve adicionar status personalizados de envio para aprovação no início de um projeto para que as opções estejam disponíveis para as equipes de projeto usarem imediatamente. Com status claros, as equipes podem ver se um envio para aprovação corre o risco de ser adiado e confirmar se é a versão mais atual e aprovada. Sem status personalizados como "Aprovado / Sem exceções" ou "Rejeitado", pode ser difícil para os usuários encontrarem a versão final se todas as suas revisões tiverem "Fechado" como status.
Conjuntos de campos configuráveis
Use conjuntos de campos configuráveis para ajudar a garantir que sua equipe de projeto veja e preencha apenas os campos aplicáveis aos processos da sua empresa. Consulte Criar novos conjuntos de campos configuráveis.
Por que eu deveria fazer isso agora?
Você deve definir o conjunto de conjunto de campos de envio para aprovação no início do projeto para simplificar o processo de envio e garantir que suas equipes, desde o início, insiram as informações corretas no Procore de acordo com suas necessidades de negócios. Isso aumenta a adoção do Procore e limita a necessidade de editar manualmente os envios para aprovação posteriormente. Embora você possa editar mais de um envio por vez, só é possível editar em massa determinados campos em um único projeto.
Campos personalizados
Os campos personalizados permitem que suas equipes capturem dados exclusivos de sua empresa e/ou projeto. Consulte Criar novos campos personalizados.
Por que eu deveria fazer isso agora?
Assim como conjuntos de campos, definir campos personalizados no início de um projeto ajuda a garantir que as equipes de projeto capturem os dados importantes para seus processos de negócios. Embora seja possível adicionar campos personalizados durante o projeto, o Procore não permite adicionar dados a campos personalizados em massa a envios para aprovação existentes.
Exemplos comuns
Campos personalizados
- Envio para aprovação de LEED ? (usar o tipo de campo personalizado "Caixa de Verificação")
- Prioridade (usando o tipo de campo personalizado "Seleção múltipla")