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Práticas recomendadas: Pacotes de envios para aprovação - Itemização do envio para aprovação

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 Observação
Esta página descreve as práticas recomendadas para usar os pacotes de envios para aprovação. Clique aqui para ver tutoriais, vídeos e mais sobre a ferramenta Envios para Aprovação do projeto.

Introdução

Depois de determinar como organizar seus pacotes de envios para aprovação, a próxima etapa é decidir como relacionar os itens de envio em cada pacote (normalmente chamado de Registro de envio para aprovação). Não existem configurações certas ou erradas do registro de envio para aprovação, mas certamente existem vantagens e desvantagens para cada opção.

Um registro de envio para aprovação tradicionalmente começa com o memorial descritivo, então vamos começar por ele. Veja aqui uma subseção típica do memorial descritivo para envio para aprovação de luminárias:

best-practices-submittals-spec-book-example.png

Recomendamos começar a criar seu registro de envio para aprovação com um item de linha individual para cada um dos itens identificados como requisitos no memorial descritivo. Em nossa seção do memorial descritivo de exemplo acima, os itens são: Dados do produto, Plantas de construção, Dados de qualificação, Certificados do produto, Relatórios de controle de qualidade em campo, O&Ms e Garantia.

Opções de itemização

Opção 1: itemizações amplas

Como o projeto pode ter 50 luminárias separadas, cada uma dessas linhas de envio para aprovação neste exemplo pode conter 50 documentos separados para cada luminária a ser revisada e aprovada. Você pode optar por parar aqui ao organizar seu registro, mas essa opção tem vantagens e desvantagens.

Nº 165000-1.0: Pacote de luminárias
Seção do memorial descritivo Envio para aprovação Nº Revisão nº Título Tipo Status
16 50 00 Iluminação 16 50 00-1 0 Dados do produto de luminária Dados do produto Aberto
16 50 00 Iluminação 16 50 00-2 0 Plantas de construção de luminária Planta de construção Aberto
16 50 00 Iluminação 16 50 00-3 0 Dados de qualificação de luminária Qualificações/Certificações Aberto
16 50 00 Iluminação 16 50 00-4 0 Certificados de produto de luminária Qualificações/Certificações Aberto
16 50 00 Iluminação 16 50 00-5 0 Relatórios de controle de qualidade de luminária Outro Aberto
16 50 00 Iluminação 16 50 00-6 0 Dados de O&M de luminária Manuais de Operações e Manutenção (O&Ms) Aberto
16 50 00 Iluminação 16 50 00-7 0 Dados de garantia de luminária Garantia do produto Aberto

Vantagens

  • É mais fácil fazer upload de todos os documentos de dados do produto em um único envio para aprovação do que criar envios separados para cada luminária.
  • É mais rápido revisar todos os documentos de dados do produto em um envio para aprovação, em vez de revisar envios separados para cada luminária.

Desvantagens

  • Como os itens são agrupados e listados amplamente, há uma probabilidade maior de que um item de envio para aprovação crítico seja negligenciado. Se o revisor não estiver atento, poderá não perceber que recebeu dados de envio para aprovação apenas para 40 dos 50 equipamentos do projeto.
  • Se houver necessidade de revisões, isso pode levar a vários envios para aprovação de "Dados do produto de luminária" parcialmente aprovados e confusão sobre qual revisão é a mais atual.
  • A equipe de campo gasta mais tempo pesquisando documentos grandes que podem ter várias revisões.

Opção 2: itemizações específicas

Em vez de parar com itens amplos, você pode continuar a desenvolver o registro em mais detalhes e ser muito específico com seus itens. Você pode usar o mesmo exemplo de seção do memorial descritivo acima para criar quantas linhas individuais de envio para aprovação forem necessárias para o seu projeto para cada dado, plantas de construção, etc. do seu produto de luminária.

Nº 165000-1.0: Pacote de luminárias
Seção do memorial descritivo Envio para aprovação Nº Revisão nº Título Tipo Status
16 50 00 Iluminação 16 50 00-1 0 Dados do produto de luminária Peerless BRM9-1-28T5-SPR-20/80 Dados do produto Aberto
16 50 00 Iluminação 16 50 00-2 0 Dados do produto da luminária Pinnacle E4A-35-28-G9G Dados do produto Aberto
16 50 00 Iluminação 16 50 00-3 0 Dados do produto da luminária Gotham EVO-SQ-30-10-4AR Dados do produto Aberto
16 50 00 Iluminação 16 50 00-4 0 Dados do produto da luminária Pinnacle F36-A-35-G-120 Dados do produto Aberto
16 50 00 Iluminação 16 50 00-5 0 Dados do produto da luminária Pinnacle EV3WG-35-28-SFS Dados do produto Aberto
16 50 00 Iluminação 16 50 00-6 0 Dados do produto da luminária Pinnacle F48-CL-35-S-120 Dados do produto Aberto
16 50 00 Iluminação 16 50 00-7 0 Dados do produto da luminária Gotham EVO-CYL-30-10-6AR Dados do produto Aberto

Dependendo do número de itens no pacote e no projeto, você pode decidir separar ainda mais seus pacotes de envio para aprovação. Por exemplo, em vez de apenas criar um pacote de "Luminárias", você pode criar pacotes com base nos locais, fases, tipos de envio para aprovação do seu projeto ou até mesmo pacotes separados para cada equipamento com todos os itens de envio para aprovação correspondentes (dados do produto, garantia, O&M, etc). 

Vantagens

  • Como os itens são listados individualmente, a probabilidade de um envio para aprovação ou componente crítico passar despercebido é significativamente reduzida. 
  • Itens individuais permitem agilizar facilmente os envios para aprovação a qualquer momento.
  • Itens individuais podem ser revisados quantas vezes forem necessárias e podem ser exibidos para mostrar apenas a versão mais atual a qualquer momento. Isso reduz o risco de as equipes de campo consultarem uma versão anterior.
  • Como os itens são listados individualmente, a equipe de campo pode encontrar o que precisa mais rapidamente e gastar menos tempo pesquisando documentos grandes contendo vários itens.

Desvantagens

  • Requer mais tempo e mais trabalho durante a criação do registro de envio para aprovação.
  • As equipes de design podem ficar sobrecarregadas com a quantidade de itens que precisam ser revisados e aprovados.
  • A distribuição de envio para aprovação pode ser tediosa porque a distribuição do Procore está disponível apenas no nível do item.

Qual opção é recomendada?

A resposta simples é que ambas as opções são recomendadas para finalidades diferentes. A melhor opção realmente se resume às necessidades do projeto e da equipe, mas você pode usar as duas no mesmo projeto. Itens que raramente são rejeitados ou consultados, como acessórios de gesso cartonado, podem ser agrupados para simplificar. No entanto, para itens comumente revisados, como luminárias, separar esses dados em pacotes de luminárias individuais provavelmente é a melhor opção.

O Procore oferece flexibilidade para permitir muitos casos de uso e projetos diferentes, para que você sempre possa organizar seus envios da melhor maneira para apoiar a equipe de projeto.Se ainda não tiver certeza de qual opção escolher, recomendamos passar mais tempo no início, criando itens de envio para aprovação mais específicos.