Práticas recomendadas: configurações do projeto de envio para aprovação

Introdução

Para aproveitar ao máximo a ferramenta Envios para Aprovação, você deve garantir que tem todas as suas configurações no nível de projeto em vigor antes de criar envios para aprovação. Este artigo passará por cima do práticas recomendadas das definições mais notáveis. Está pronto?

Numerar envios para aprovação por seção do memorial descritivo

Essa definição permite uma opção de prefixar o número do envio para aprovação e revisão com a seção de memorial descritivo vinculada. Por exemplo, se uma seção do memorial descritivo n.º 03 30 00 for identificada no campo Seção do Memorial Descritivo de um envio para aprovação, o número do envio para aprovação (p. ex., n.º 007) e o número da revisão (p. ex., n.º 01) serão formatados como n.º 03 30 00-007.01 quando a configuração estiver habilitada. Se a configuração não estiver habilitada, o número do envio para aprovação e o número da revisão serão formatados como n.º 007.01.

Além disso, os envios para aprovação em cada seção do memorial descritivo serão numerados sequencialmente e independentemente dos envios para aprovação em outra seção do memorial descritivo quando essa definição estiver habilitada. Por exemplo:

• Seção do memorial descritivo: 03 30 00
  • N.º 03 30 00-001: Design de mistura de concreto
  • N.º 03 30 00-002: dados do produto
  • N.º 03 30 00-003: Layout conjunto de expansão
• Seção do memorial descritivo: 07 45 00
  • N.º 07 45 00-001: dados do produto
  • N.º 07 45 00-002: amostras

Datas limite dinâmicas

As Datas limite dinâmicas são uma configuração opcional, mas recomendada, que define fluxo durações das etapas em vez de datas limite fixas. Isso garante que cada fluxo etapa e função tenha seu prazo contratualmente obrigatório para revisar e responder a cada item de envio para aprovação. Conforme fluxo etapas forem concluídas, o data limite da próxima etapa se ajustará automaticamente para a frente (se a etapa anterior estava atrasada) ou para trás (se a etapa anterior era antecipada) para sempre cumprir as durações definidas. As regras vencidas ainda se aplicam se as etapas do fluxo não responderem por seus data limite. Consulte O que são as datas limite dinâmicas do aprovador?

Cálculos do cronograma do envio para aprovação

Os cálculos do cronograma do envio para aprovação são um recurso opcional, mas altamente recomendado, que exibe datas de marco relevantes para um item de envio para aprovação. Esses campos consistem no seguinte:

• Data necessária no local: Um campo de entrada do usuário para a data na qual o envio para aprovação deve ser instalado ou usado no local. 
• Tempo de espera: Um campo de entrada do usuário para o número de dias corridos que o envio para aprovação requer para processamento, fabricação e envio. 
• Tempo de revisão da equipe de design: Um campo de entrada do usuário para os dias corridos alocados para que equipes externas revisem e aprovem o envio para aprovação.
• Tempo de Revisão Interna: Um campo de entrada do usuário para os dias corridos alocados para que as equipes internas revisem o envio para aprovação.
• Data Planejada de Retorno: Um campo gerado pelo sistema para exibir a data de marco de quando você requer um envio para aprovação aprovado de seus revisores externos para atender ao marco da data necessária no local, também comumente conhecido como a "data de lançamento morto".
  • O cálculo usado para determinar isso é: Data necessária no local - Tempo de Execução
• Data Planejada para Conclusão da Revisão Interna: Um campo gerado pelo sistema para exibir a data de marco de quando você precisa de um envio para aprovação revisado de seus revisores internos para atender ao marco da data necessária no local.
  • O cálculo usado para determinar isso é: Data necessária no local - Tempo de Execução - Tempo de Revisão da Equipe de Design
• Data Planejada de Envio para Envio: Um campo gerado pelo sistema para exibir a data de marco de quando você requer que um envio para aprovação seja enviado de sua função de Apresentador para atender ao marco da data necessária no local.
  • O cálculo usado para determinar isso é: Data Necessária no Local - Tempo de Execução - Tempo de Revisão da Equipe de Design - Tempo de Revisão Interna

Esses campos são compatíveis com a capacidade de calcular retroativamente as datas limite planejadas para cada membro do processo de fluxo com base em datas específicas necessárias no local, horários de execução e tempos de revisão alocados. Essa configuração facilita o relatório sobre o andamento de um envio para aprovação para determinar se está no caminho certo.

Quando a opção "Cálculos do Cronograma do Envio para Aprovação" estiver ATIVADA:

• Primeiro insira uma data no campo Data Necessária no Local . 
• Em seguida, insira os dias no campo Tempo de Execução. Por exemplo, se você inserir 10 dias, o sistema adicionará automaticamente a Data Planejada de Retorno subtraindo o tempo de execução de 10 dias da Data Necessária no Local.
• O mesmo é válido para as datas inseridas no campo Tempo de revisão da equipe de design. Por exemplo, se você inserir 7 dias, o sistema subtrairá 7 dias da Data de Retorno Planejada para calcular a entrada automática para a Data Planejada de Conclusão da Revisão Interna. 
• Por fim, insira os dias no campo Tempo de Revisão Interna. Por exemplo, se você inserir 5 dias, o sistema subtrairá 5 dias da data de Tempo de Revisão Interna para calcular automaticamente a Data Planejada de Envio para Aprovação.

Habilitar a Fluxos rejeitar

Essa definição é altamente recomendada. Quando habilitada, as respostas do envio para aprovação de "Rejeitar" ou "Revisar e reenviar" de um aprovador do fluxo encaminham automaticamente a responsabilidade "Atribuído a" para o gerente de envio para aprovação determinar a próxima etapa.

• O gerente de envio para aprovação será notificado por e-mail de que agora ele é o usuário responsável por uma resposta "Rejeitar" ou "Revisar e reenviar". Quando a responsabilidade "Atribuído a" for encaminhada ao gerente de envio para aprovação, ele poderá optar por:
  • Feche o envio para aprovação e crie uma revisão, se desejar.
  • Retornar a responsabilidade "Atribuído a" à etapa anterior no fluxo.
  • Retome a fluxo.
    • Quando um fluxo é retomado, ele vai continuar de onde parou. Por exemplo:
      • Se a resposta "Rejeitar" ou "Revisar e reenviar" tiver sido inserida em uma etapa sem outros aprovadores, a fluxo avança para a próxima etapa. Se não houver uma próxima etapa, a fluxo concluída.
      • Se a resposta "Rejeitar" ou "Revisar e reenviar" tiver sido inserida em uma etapa com os aprovadores mais obrigatórios que ainda não responderam, a fluxo será retomada na mesma etapa para que os outros aprovadores necessários possam responder.

E-mails de envio para aprovação

Essas configurações regulam quais funções de envio para aprovação serão copiadas nas notificações por e-mail resultantes de uma ação de envio para aprovação específica. Essas notificações podem ser configuradas conforme necessário para alterar o número de notificações que estão sendo enviadas. Consulte Quem recebe um e-mail quando um envio para aprovação é criado ou atualizado?

Definindo as funções de Apresentador, Aprovador e Revisor

Essas funções identificam as ações específicas necessárias do Responsável em um item de envio para aprovação. As funções e suas ações específicas incluem:

• Submitter: Como uma primeira etapa opcional, mas recomendada no fluxo, a função de apresentador é responsável pelo envio da documentação solicitada. É possível adicionar vários usuários à função "Apresentador", mas só é possível haver uma etapa do Apresentador em um fluxo. 
• Aprovador: Esses usuários são responsáveis por responder ao item do envio para aprovação. As opções de resposta podem ser configuradas nas configurações da ferramenta Envios para Aprovação do projeto. Consulte Gerenciar respostas de envio personalizadas.
• Revisor: Em geral, essa função é usada para fornecer flexibilidade de função ao Aprovador para enviar um item para revisão a outro usuário não adicionado anteriormente à mesma etapa do fluxo. Um Aprovador só pode fazer isso quando o item estiver em sua atribuição. Depois que o item for encaminhado a eles, o Revisor poderá executar ações de resposta semelhantes às do Aprovador. A responsabilidade retornar ao Aprovador para a resposta final. Consulte Encaminhar uma submissão para revisão.

Consulte Envios – Diagramas de fluxo de trabalho para ver como essas funções funcionam juntas no ciclo de vida de um envio.

Respostas do envio para aprovação

Essas definições permitem personalizar as respostas que podem ser usadas por Revisores e Aprovadores. Por exemplo, você pode adicionar "Revisado" como a resposta preferencial do seu projeto em vez de "Aprovado". Os administradores do envio para aprovação podem criar até 12 respostas personalizadas para cada padrão resposta, com exceção de "Pendente" e "Enviado", que permitem cada uma uma resposta personalizada. Não é possível excluir as respostas personalizadas se estiverem sendo usadas em um envio para aprovação. É possível editá-la, mas observe que a resposta editada substituirá a resposta anterior em todos os lugares nos quais a resposta anterior foi usada. Consulte Gerenciar respostas de envio personalizadas.

Modelos de fluxo

Ao longo de um projeto, as equipes reutilizam constantemente a mesma fluxo em vários envios para aprovação. As equipes precisam ser capazes de definir esses fluxos como modelos e aplicá-los quando necessário, em vez de recriar a mesma fluxo para vários envios manualmente. Se um engenheiro de projetos vai construir a mesma fluxo em 10 itens diferentes, isso é muito tempo extra gasto realizando uma ação repetitiva. Com esse recurso, é possível criar e reutilização dos modelos conforme necessário. 

Próximos passos

Agora que as configurações de envio para aprovação do seu projeto estão em vigor, você pode começar a criar envios para aprovação. Os métodos mais rápidos para criar um registro de envio para aprovação estão usando o Gerador de envios para aprovação ou importações de envio para aprovação do Procore. Consulte <a title=" " href.path="//products/online/user-guide/project-level/submittals/best-practices-submittals/best-practices-submittal-builder" href.nome de arquivo..."href...".. /práticas recomendadas-gerador de envios para aprovação/">Est práticas: Gerador de envios para aprovação e <a title=" " href.path="//products/online/user-guide/project-level/submittals/best-practices-submittals/best-practices-submittal-imports" href.nome de arquivo..."href...".. /práticas recomendadas-envios para aprovação-importações/">Est práticas: importações de envios para aprovação para obter mais informações e recomendações para o uso desses métodos.