Como o Procore preenche automaticamente os valores em uma fatura upstream?
Para clientes do Procore nos Estados Unidos
Quando sua empresa aplicar o dicionário de ponto de vista 'Inglês para proprietários' ou 'Inglês para empreiteiros especializados', você verá diferentes nomes de ferramentas e alterações de termos na interface do usuário. Aprenda a aplicar as opções de dicionário.
- Para saber as diferenças: Mostrar/ocultar
Histórico
Ao criar uma fatura upstream, o Procore pergunta se você deseja preencher automaticamente a fatura com dados de outras ferramentas do Procore. Isso inclui dados de:
- Faturas do subcontratado no status Aprovado, Aprovado como anotado ou Aprovação pendente do proprietário para o mesmo período de faturamento da fatura do proprietário.
- Custos diretos no status Aprovado quando a 'Data de Recebimento' estiver no mesmo período de faturamento da fatura do proprietário.
- Pedidos de alteração de compromisso no status Aprovado que também são incluídos em pedidos de alteração de contrato principal para o mesmo período de cobrança da fatura do proprietário.
Resposta
Após criar uma fatura upstream, um aviso de confirmação solicitará que você decida se deseja que o Procore preencha automaticamente os campos da fatura usando os valores inseridos nas alterações contratuais, custos indiretos e faturas downstream do seu projeto.
Importante
Para garantir que o Procore inclua os valores em dólares pretendidos na fatura upstream, os seguintes itens precisarão corresponder exatamente à “Divisão” ou “Código de custo” em um item de linha de contrato ou financiamento:
- O código de custo e o tipo de custo na fatura precisarão corresponder exatamente ao código de custo e ao tipo de custo em um item de linha nos SOV (Itens do contrato) do contrato ou do financiamento. Para que o Procore preencha automaticamente a fatura com uma divisão e código de custo (01-100) específicos, o código de custo precisará corresponder exatamente (01-100) a um item de linha nos SOV.
- O código de custo e o tipo de custo em qualquer item de linha de custo precisarão corresponder exatamente ao código de custo e ao tipo de custo no contrato ou financiamento.
Exemplo
O exemplo abaixo mostra o aviso de mensagem para preencher automaticamente uma fatura upstream. Neste exemplo, a mensagem é para uma fatura upstream criada na ferramenta Contratos principais.
Ao responder a essa mensagem, você tem as seguintes opções:
- Cancelar. Fecha a janela.
- Não, obrigado. NÃO permite que o Procore preencha a fatura automaticamente.
- Sim. Permite que o Procore preencha automaticamente os valores da fatura. O Procore inclui apenas os valores do período de faturamento atual. A fatura foi projetada para faturar por “Divisão” e “Código de custo”. Ela também inclui automaticamente os dados das colunas “Trabalho concluído” e “Materiais atualmente armazenados”.
Quando você clica em Sim na mensagem de confirmação, os PDFs relevantes e quaisquer anexos em PDF de fatura e custo direto do período de faturamento de compromisso selecionado serão combinados em um único arquivo PDF e serão automaticamente anexados à sua nova fatura upstream no campo Anexos.
Como o Procore usa seus dados para concluir automaticamente a fatura
Os seguintes elementos deverão ser verdadeiros para que o Procore preencha corretamente uma fatura usando os valores de sua fatura e custos indiretos para o período de faturamento de um compromisso:
Para valores de custo indireto
- Os valores de custo indireto precisam estar no status Aprovado.
- A 'Data de recebimento' no custo direto (consulte Criar um custo direto) deve estar entre a 'Data de início' e a 'Data de término' do período de faturamento de uma fatura. Consulte <a title=" " href.path="//products/online/user-guide/project-level/invoicing/manage-billing-periods" href.nome de arquivo..."períodos de faturamento >Manage.
- Somente os custos indiretos da ferramenta Custo indireto do projeto serão preenchidos automaticamente.
Importante
- Os usuários podem trabalhar com seus Ponto de contato da Procore para solicitar que a equipe de ERP do Procore estabeleça uma definição no cliente de sincronização hh2 para definir a “Data de contabilidade” ou “Data de transação” do contrato no Sage 300 CRE® como a “Data de recebimento de custo indireto” no Procore. Isso permitirá que as transações de custo da obra do seu sistema ERP preencham automaticamente as faturas ao proprietário no Procore para o período de faturamento relevante.
- Para clientes que usam Integrações de ERP, os custos indiretos só podem ser preenchidos automaticamente em um medição ao proprietário ao usar determinadas integrações do Procore + ERP. Consulte O que você deve saber sobre sua integração com ERP para obter detalhes.
Para valores de fatura downstream
As faturas downstream incluem faturas de subempreiteiros e faturas de empreiteiros criadas na ferramenta Compromissos de nível de projeto.
- A fatura downstream precisa estar associada ao período de faturamento do compromisso selecionado.
- A fatura downstream precisa estar no status Aprovado, Aprovado com ressalvas ou Aprovação pendente do proprietário.
- A fatura downstream precisa ter pelo menos um (1) item de linha.
- Os itens de linha da fatura downstream precisam satisfazer uma das seguintes condições:
- O código de custo e o tipo de custo no item de linha precisam corresponder ao código e ao tipo de custo na fatura upstream e/ou no item de linha de custo indireto.
OU - O código de custo no item de linha precisa ser membro da divisão. Por exemplo, suponhamos que haja um item de linha em uma fatura downstream para o código de custo 03-300 e um item de linha separado para a divisão 03. Nesse cenário, o valor do item de linha do código de custo 03-300 será copiado para o item de linha da divisão 03.
Cuidado
Se uma fatura downstream tiver vários itens de linha em um medição do subempreiteiro e/ou item de linha de custo indireto que compartilhe o mesmo código de custo e tipo de custo, é importante observar que o Procore duplicará o valor em AMBOS os itens de linha na fatura upstream, duplicando o valor da fatura. Para evitar esse comportamento, é importante garantir que você tenha apenas um item de linha por combinação de código de custo/tipo de custo.
- O código de custo e o tipo de custo no item de linha precisam corresponder ao código e ao tipo de custo na fatura upstream e/ou no item de linha de custo indireto.
- Se você optar por compilar um backup da fatura, o Procore anexa o backup compilado à fatura posterior. Se estiver usando a integração do DocuSign©, o backup também incluirá todos os PDFs.
Para valores de custos indiretos e fatura downstream
- Após a criação de uma fatura upstream, você não poderá copiar automaticamente valores de faturas downstream ou direcionar custos para a fatura upstream posteriormente. Em vez disso, será necessário inserir os valores manualmente.
- Somente valores de custos indiretos e faturas downstream são copiados. Se a fatura downstream copiada e o custo indireto forem revisados após a conclusão da ação de cópia, a fatura upstream não será atualizada com os valores revisados.
- Se o método contábil de um compromisso for baseado em unidade/quantidade, apenas o valor será copiado. A quantidade NÃO será refletida na fatura upstream. Consulte Como defino o método contábil de um contrato ou financiamento?
Informações adicionais
- Os valores cobrados para alterações contratuais são preenchidos automaticamente, com a obtenção de valores da fatura downstream e inclusão desses valores na fatura upstream quando os itens de linha satisfizerem o seguinte:
- A alteração contratual de contrato ou de financiamento e sua alteração contratual de compromisso correspondente precisam ser do mesmo item de linha que o registro de imprevisto no qual os itens foram criados. Lembre-se de que seus projetos precisam estar com a ferramenta Registros de imprevistos habilitada.
- Os itens de linha têm alterações contratuais divididas por item de linha. Essa função será ativada automaticamente por padrão, a menos que seu projeto do Procore tenha sido criado antes de 29 de março de 2018.
- Ao preencher dados automaticamente, estes dados são copiados das faturas downstream (ou custos indiretos) e inseridos na guia “Detalhe” da sua fatura upstream:
- Os valores da coluna “Trabalho concluído (este período)” em faturas downstream e custos indiretos são copiados para a coluna “Trabalho concluído (este período)” da sua fatura upstream.
- Os valores da coluna “Materiais atualmente armazenados” nas faturas downstream são copiados para a coluna “Materiais atualmente armazenados” da sua fatura upstream.