Quais dados o Procore pode preencher automaticamente ao fazer upload de arquivos para a ferramenta Gestão de documentos?
Histórico
Para ajudar a poupar tempo e reduzir operações de entrada manual de dados, o Procore é capaz de usar aprendizado de máquina, padrões de nomenclatura e definições de projeto para reconhecer e preencher dados de documentos enviados por upload para a ferramenta Gestão de documentos.
Observação
Os documentos enviados por upload precisam estar com os campos Nome, Tipo, Status e Revisão preenchidos antes que você possa enviá-los para a guia Todos os documentos. Talvez seja necessário adicionar outros campos em projetos específicos de acordo com as configurações definidas nas seguintes áreas:
- Conjuntos de campos configuráveis e padrão campos. Consulte Gerenciar conjuntos de campos configuráveis e campos padrão para a ferramenta de gerenciamento de documentos.
- Padrão de nomenclatura. Consulte Editar o padrão de nomenclatura da ferramenta de gerenciamento de documentos.
- Requisitos de upload. Consulte <a class="F1" title=" " href.path="//products/online/user-guide/project-level/document-management/tutorials/edit-upload-requirements-for-the-document-management-tool" href.nome de arquivo..."requisitos de upload >Edit para a ferramenta Gestão de documentos.
Para obter mais informações sobre os campos da ferramenta Gestão Documental, consulte Quais são os diferentes campos da ferramenta Gestão Documental?
Resposta
A ferramenta Gestão de documentos pode preencher os dados automaticamente de várias maneiras:
- Entrada automática de dados com base no conteúdo do arquivo
- Entrada automática de dados com base nas informações do projeto
- Entrada automática de dados com base no padrão de nomenclatura do projeto
Entrada automática de dados com base no conteúdo do arquivo
O Procore usa um algoritmo de aprendizado de máquina na ferramenta Gestão de documentos para fazer a varredura do conteúdo de arquivos PDF e reconhecer padrões de acordo com uma margem de erro. É possível detectar e preencher automaticamente os seguintes campos:
- Tipo: para plantas e memoriais descritivos, o campo Tipo será preenchido com base no documento. Em outros tipos de documento, o campo Tipo ficará em branco.
- Descrição: para plantas, o campo Descrição será preenchido com a descrição na folha da planta.
- Número: para plantas, o campo Número será preenchido com o número na folha da planta.
Para otimizar resultados, consulte Como posso melhorar a precisão dos dados preenchidos na ferramenta Gestão de documentos?
Entrada automática de dados com base nas informações do projeto
É possível preencher automaticamente os seguintes campos com base nas informações existentes no projeto e sem recorrer ao aprendizado de máquina:
- Nome: se a nome de arquivo original corresponde ao padrão de nomenclatura configurado para o projeto, o Procore extrairá os códigos e preencherá automaticamente cada campo relevante usado no padrão de nomenclatura quando detectar um código conhecido. Para <a title=" " href.path="//faq/what-data-can-procore-automatically-populate-when-uploading-files-to-the-document-management-tool" href.anchor="Automatic_Data_Entry_with_the_Project's_Naming_Standard" href.obter mais informações, consulte nome de arquivo..."" href..."./"> Entrada de dadosautomática com o padrão de nomenclatura do projeto abaixo.
- Revisão: se um documento com o mesmo nome for enviado por upload novamente, o campo Revisão será preenchido com o próximo número ou letra disponível, dependendo do último número de revisão desse documento (p. ex., Revisão 1 para 2, A para B ou 1.1 para 1.2).
- Projeto: o campo “Projeto” será preenchido com base no que for inserido no campo “Código” na ferramenta Administrador de nível de projeto. Consulte O que é o campo “Código” na página de criação de projeto? No entanto, se o segmento de código do projeto no nome de arquivo for diferente do código definido para o projeto, o código do nome de arquivo será inserido no campo Projeto. O objetivo é ajudar a confirmar se o upload dos arquivos foi feito para o projeto correto.
Entrada automática de dados com base no padrão de nomenclatura do projeto
Se a nome de arquivo de um documento que você enviou por upload para a ferramenta Gestão de documentos corresponde ao padrão de nomenclatura definido para o projeto, o Procore preencherá automaticamente os metadados do documento com base em palavras-chave e identificadores na nome de arquivo original enviada por upload. Consulte Editar o padrão de nomenclatura da ferramenta de gerenciamento de documentos.
Você precisará garantir que os campos com opções precaminadas (p. ex., "L01" como código para o local do primeiro andar na ferramenta Locais) estejam configurados com códigos adequados antes do upload de documentos e que correspondam exatamente aos códigos nos nomes de arquivo dos documentos. Qualquer campo que não seja detectado na nome de arquivo ou que não esteja de acordo com o padrão de nomenclatura ficará em branco e precisará ser preenchido manualmente. Consulte Preencher informações para documentos na ferramenta Gestão de documentos.
Nota: Para que os entrada de dados automáticos funcionem com base no padrão de nomenclatura do projeto, o padrão de nomenclatura precisa incluir o campo Tipo.
Exemplo
Suponha que o padrão de nomenclatura do seu projeto esteja definido como: Projeto - Originador - Volume/sistema - Local - Tipo - Disciplina - Número
, e que os arquivos já tenham sido nomeados de acordo com esses padrões de nomenclatura (consulte a imagem de um arquivo chamado VTX-PRO-XX-L01-DR-A-101.pdf
abaixo).
Se você fizer upload do arquivo acima para a ferramenta Gestão de documentos, o Procore preencherá automaticamente os seguintes campos com base nos identificadores presentes no nome do arquivo.
VTX
para o campo ProjetoPRO
para o campo OriginadorXX
para o campo Volume/sistemaL01
para o campo LocalDR
para o campo TipoA
para o campo Disciplina101
para o campo Número