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Procore

Quais dados o Procore pode preencher automaticamente ao fazer upload de arquivos para a ferramenta Gestão de documentos?

disponibilidade regional
A ferramenta Gestão de documentos está disponível em países selecionados. Ele ainda não está disponível para contas Procore nos Estados Unidos. Para obter mais informações, entre em contato com seu ponto de contato do Procore.

Histórico

Para ajudar a poupar tempo e reduzir operações de entrada manual de dados, o Procore é capaz de usar aprendizado de máquina, padrões de nomenclatura e definições de projeto para reconhecer e preencher dados de documentos enviados por upload para a ferramenta Gestão de documentos.

 Observação

Os documentos enviados por upload precisam estar com os campos Nome, Tipo, Status e Revisão preenchidos antes que você possa enviá-los para a guia Todos os documentos. Talvez seja necessário adicionar outros campos em projetos específicos de acordo com as configurações definidas nas seguintes áreas:

Para obter mais informações sobre os campos da ferramenta Gestão Documental, consulte Quais são os diferentes campos da ferramenta Gestão Documental?

Resposta

A ferramenta Gestão de documentos pode preencher os dados automaticamente de várias maneiras:

Entrada automática de dados com base no conteúdo do arquivo

O Procore usa um algoritmo de aprendizado de máquina na ferramenta Gestão de documentos para fazer a varredura do conteúdo de arquivos PDF e reconhecer padrões de acordo com uma margem de erro. É possível detectar e preencher automaticamente os seguintes campos:

  • Tipo: para plantas e memoriais descritivos, o campo Tipo será preenchido com base no documento. Em outros tipos de documento, o campo Tipo ficará em branco.
  • Descrição: para plantas, o campo Descrição será preenchido com a descrição na folha da planta.
  • Número: para plantas, o campo Número será preenchido com o número na folha da planta.

Para otimizar resultados, consulte Como posso melhorar a precisão dos dados preenchidos na ferramenta Gestão de documentos?

Entrada automática de dados com base nas informações do projeto

É possível preencher automaticamente os seguintes campos com base nas informações existentes no projeto e sem recorrer ao aprendizado de máquina:

  • Nome: se a nome de arquivo original corresponde ao padrão de nomenclatura configurado para o projeto, o Procore extrairá os códigos e preencherá automaticamente cada campo relevante usado no padrão de nomenclatura quando detectar um código conhecido. Para <a title=" " href.path="//faq/what-data-can-procore-automatically-populate-when-uploading-files-to-the-document-management-tool" href.anchor="Automatic_Data_Entry_with_the_Project's_Naming_Standard" href.obter mais informações, consulte nome de arquivo..."" href..."./"> Entrada de dadosautomática com o padrão de nomenclatura do projeto abaixo.
  • Revisão: se um documento com o mesmo nome for enviado por upload novamente, o campo Revisão será preenchido com o próximo número ou letra disponível, dependendo do último número de revisão desse documento (p. ex., Revisão 1 para 2, A para B ou 1.1 para 1.2).
  • Projeto: o campo “Projeto” será preenchido com base no que for inserido no campo “Código” na ferramenta Administrador de nível de projeto. Consulte O que é o campo “Código” na página de criação de projeto? No entanto, se o segmento de código do projeto no nome de arquivo for diferente do código definido para o projeto, o código do nome de arquivo será inserido no campo Projeto. O objetivo é ajudar a confirmar se o upload dos arquivos foi feito para o projeto correto.

Entrada automática de dados com base no padrão de nomenclatura do projeto

Se a nome de arquivo de um documento que você enviou por upload para a ferramenta Gestão de documentos corresponde ao padrão de nomenclatura definido para o projeto, o Procore preencherá automaticamente os metadados do documento com base em palavras-chave e identificadores na nome de arquivo original enviada por upload. Consulte Editar o padrão de nomenclatura da ferramenta de gerenciamento de documentos.

Você precisará garantir que os campos com opções precaminadas (p. ex., "L01" como código para o local do primeiro andar na ferramenta Locais) estejam configurados com códigos adequados antes do upload de documentos e que correspondam exatamente aos códigos nos nomes de arquivo dos documentos. Qualquer campo que não seja detectado na nome de arquivo ou que não esteja de acordo com o padrão de nomenclatura ficará em branco e precisará ser preenchido manualmente. Consulte Preencher informações para documentos na ferramenta Gestão de documentos.

Nota: Para que os entrada de dados automáticos funcionem com base no padrão de nomenclatura do projeto, o padrão de nomenclatura precisa incluir o campo Tipo. 

Exemplo

Suponha que o padrão de nomenclatura do seu projeto esteja definido como: Projeto - Originador - Volume/sistema - Local - Tipo - Disciplina - Número, e que os arquivos já tenham sido nomeados de acordo com esses padrões de nomenclatura (consulte a imagem de um arquivo chamado VTX-PRO-XX-L01-DR-A-101.pdf abaixo).

filename.png

Se você fizer upload do arquivo acima para a ferramenta Gestão de documentos, o Procore preencherá automaticamente os seguintes campos com base nos identificadores presentes no nome do arquivo.

  • VTX para o campo Projeto
  • PRO para o campo Originador
  • XX para o campo Volume/sistema
  • L01 para o campo Local
  • DR para o campo Tipo
  • A para o campo Disciplina
  • 101 para o campo Número