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Editar requisitos de upload para a ferramenta Gestão de documentos

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Objetivo

Editar os requisitos de upload de documentos na ferramenta Gestão de documentos de um projeto.

Histórico

A ferramenta Gestão de documentos permite que você defina os requisitos de upload com base nos atributos do documento para garantir que os documentos sejam adicionados ao projeto de maneira consistente e com os metadados necessários. Os atributos do documento são usados para controlar automaticamente as permissões para revisões individuais e facilitar a organização e a localização de documentos. Os requisitos de upload especificam se é necessário aplicar um padrão de nomenclatura e se é permitido ter identificadores de revisão duplicados. É possível personalizar os requisitos de upload por tipo de documento. 

 Importante
Os campos Nome, Tipo, Status e Revisão sempre são obrigatórios para cada documento. 

Fatores a considerar

  • Permissões de usuário necessárias:
    • Permissões de nível “Administrador” para a ferramenta Gestão de documentos do projeto.
  • Informações adicionais:
    • A pesquisa de documentos, a organização e as permissões na ferramenta Gestão de documentos são baseadas nos atributos associados a cada revisão de documento, portanto, é fundamental que você exija as informações certas para cada tipo de documento antes do upload de qualquer arquivo. 

Etapas

  1. Acesse a ferramenta Gestão de documentos do projeto.
  2. Clique no ícone Definir configurações icons-settings-gear.png.  
  3. Clique em Documentos para abrir a página Configurações do documento.
  4. Clique na seta icon-arrow-expand.pngícone ao lado de Requisitos de upload para expandir a seção. 
    pdm-upload-req.png
    Observação: você pode definir uma regra padrão segundo a qual todos os documentos devem atender aos requisitos e criar regras condicionais conforme necessário para diferentes tipos de documentos. A menos que uma regra condicional seja atendida, os documentos precisam satisfazer os requisitos definidos na regra padrão. 
  5. Confira as etapas abaixo para ver as ações disponíveis:

Editar a regra padrão

Todos os documentos enviados por upload para o projeto precisarão satisfazer os requisitos definidos na regra de padrão, a menos que uma regra condicional seja atendida. 

  1. Na seção 'Regra padrão', clique no botão editar  icon-edit2.png ícone.
  2. Preencha as seguintes informações para editar a regra do padrão:
    • Padrão de nomenclatura: selecione o padrão de nomenclatura para usar para a regra do padrão ou selecione "Nenhum" se não quiser que o padrão de nomenclatura seja usado. 
    • Campos obrigatórios do documento: marque ou desmarque as caixas de seleção na coluna "Obrigatório" para configurar quais campos serão obrigatórios.
      Nota:  "Nome", "Status", "Tipo" e "Revisão" sempre são campos obrigatórios.
    • Definição de revisão: Selecione se deseja permitir identificadores de revisão duplicados para a regra padrão ou aplicar identificadores exclusivos de revisão. 
      Nota: A permissão de identificadores de revisão duplicados permite que os usuários façam upload de uma nova revisão e, em seguida, editem manualmente seu identificador de revisão para corresponder ao identificador de uma revisão anterior. Um caso de uso comum para isso é quando alguém faz uma pequena alteração e não deseja considerar o upload de uma nova revisão. Em contraste com o campo Revisão, o campo Versão não é editável e pode ser usado como um identificador único. 
  3. Clique em Salvar.

pdm-edit-default-rule.png

Criar uma nova regra condicional

As regras condicionais são criadas separadamente da regra do padrão e são usadas para definir requisitos diferentes para tipos específicos de documento.

  1. Na seção “Requisitos de upload”, clique em Criar regra condicional.
  2. Crie a regra condicional selecionando um tipo de documento que terá requisitos diferentes:
    • Tipo: selecione um tipo de documento para a regra condicional.
    • Padrão de nomenclatura: Selecione se o padrão de nomenclatura deve ser obrigatório.
    • Campos obrigatórios do documento: marque a caixa de verificação ao lado de cada campo que deve ser obrigatório.
      Nota: "Nome", "Status", "Tipo" e "Revisão" sempre são campos obrigatórios.
    • Definição de revisão: selecione se deseja permitir identificadores de revisão duplicados para a regra condicional ou aplicar identificadores exclusivos de revisão. 
      Nota: A permissão de identificadores de revisão duplicados permite que os usuários façam upload de uma nova revisão e, em seguida, editem manualmente seu identificador de revisão para corresponder ao identificador de uma revisão anterior. Um caso de uso comum para isso é quando alguém faz uma pequena alteração e não deseja considerar o upload de uma nova revisão. Em contraste com o campo Revisão, o campo Versão não é editável e pode ser usado como um identificador único. 
    • Clique em Criar para salvar a regra condicional.

pdm-create-rule.png

Editar uma regra condicional

  1. Na seção “Requisitos de upload”, localize a regra condicional que deseja editar.
  2. Clique no ícone editar  icon-edit2.png.
  3. Faça alterações na regra conforme necessário. Para obter mais detalhes, consulte a seção Criar uma regra condicional acima.
  4. Clique em Salvar.

Remover uma regra condicional

Observação: se você remover uma regra condicional, os requisitos para o tipo de documento não serão mais aplicados a uploads no projeto.

  1. Na seção “Requisitos de upload”, localize a regra condicional que deseja remover.
  2. Clique no ícone excluir icon-delete-trash6.png.
  3. Clique em Enviar para remover a regra.