Preencher informações para documentos na ferramenta Gestão de documentos
Objetivo
Aplicar atributos de metadados a documentos preenchendo campos para documentos carregados na ferramenta de gerenciamento de documentos de um projeto.
Histórico
Após o upload dos documentos na ferramenta Gestão de documentos, eles precisarão ter todos os atributos ausentes preenchidos antes que possam ser enviados e visualizados na guia Todos os documentos. Dependendo das definições do projeto e da empresa, é possível exigir outros campos.
Para obter informações sobre cada campo, consulte Quais são os diferentes campos da ferramenta Gerenciamento de Documentos?
Fatores a considerar
- Permissões de usuário necessárias:
- Permissões de nível 'Padrão' ou 'Administrador' para a ferramenta de gerenciamento de documentos com a permissão 'Carregar novos arquivos' habilitada no grupo de permissões.
Nota:- Se você tiver permissões de nível "Administrador" para a ferramenta Gestão de documentos, poderá visualizar todos os arquivos que foram adicionados à guia "Uploads". Caso contrário, você só poderá visualizar os arquivos que enviou por upload.
- Para enviar documentos, a permissão 'Enviar novos arquivos' deve estar habilitada no grupo de permissões. Consulte Enviar documentos na ferramenta de gerenciamento de documentos.
- Permissões de nível 'Padrão' ou 'Administrador' para a ferramenta de gerenciamento de documentos com a permissão 'Carregar novos arquivos' habilitada no grupo de permissões.
Etapas
- Acesse a ferramenta Gestão de documentos do projeto.
- Você pode preencher informações de documentos das seguintes maneiras:
Observação
- Ao concluir os campos, a coluna "Nome" começará a ser preenchida com base nos dados inseridos.
- Para obter informações sobre cada campo, consulte Quais são os diferentes campos da ferramenta Gerenciamento de Documentos?
- Os campos "Nome", "Tipo", "Status" e "Revisão" sempre são obrigatórios. É possível ocultar ou exigir outros campos com base nas definições do projeto e da conta.
- Se você quiser editar informações de vários documentos de uma vez, consulte a seção Edição em massa de informações de documentos abaixo.
Na tabela
- Clique na guia Uploads.
- Preencha os atributos obrigatórios clicando nos campos para inserir informações. Role para a direita conforme necessário para acessar colunas adicionais para entrada de dados.
Ponta! Você pode usar atalhos de teclado para se mover rapidamente pela tabela:
Observação
Você pode passar o mouse sobre a mensagem "Atributos ausentes" na coluna "Pronto para enviar" para visualizar quais campos ainda precisam ser preenchidos antes que um documento possa ser enviado.- Use as teclas SETA para a esquerda, para a direita, para cima e para baixo para movimentar-se até diferentes campos.
- Enquanto um campo estiver selecionado, use a tecla TAB para ir para a direita e SHIFT+TAB para ir para a esquerda.
- Pressione ENTER ou RETURN para selecionar o campo a para que possa digitar ou selecionar informações.
- Use as teclas de SETAS para selecionar opções nos menus suspensos e pressione ENTER ou RETURN novamente para confirmar.
- Se você tiver a permissão "Enviar novos arquivos" e estiver pronto para enviar os documentos, clique em Enviar. Consulte Enviar documentos na ferramenta de gerenciamento de documentos.
Nota: Se um documento tiver uma fluxo de aprovação, um fluxo será iniciado e o documento será enviado para a guia "Em revisão".
Editar informações em massa para documentos
- Marque as caixas de seleção ao lado dos arquivos que deseja editar em massa.
Ponta!- Se quiser selecionar todos os arquivos de uma só vez, marque a caixa de seleção na parte superior da tabela.
- Se quiser selecionar um intervalo de linhas de uma só vez, mantenha a tecla SHIFT pressionada no teclado e marque as caixas de seleção necessárias.
- Clique na edição
ícone.
Isso abrirá o painel lateral Editar atributos do documento. - Clique em um campo para inserir informações. Consulte Quais são os diferentes campos da ferramenta Gestão Documental?
- Após concluir todos os campos necessários, clique em Aplicar.
- Se você tiver a permissão "Enviar novos arquivos" e estiver pronto para enviar os documentos, clique em Enviar.
Isso moverá os arquivos selecionados da guia "Uploads".
No visualizador de documentos
Ponta
Se você carregou documentos recentemente e a janela "Uploads" ainda estiver aberta, passe o mouse sobre a marca verde 
ícone para um documento e clique em Revisar para abri-lo no visualizador.
- Clique no documento que deseja abrir no visualizador.
O documento será carregado e o painel lateral Informações será aberto. Você também pode clicar nas informações
ícone para abrir o painel. - Clique em um campo para inserir informações. Consulte Quais são os diferentes campos da ferramenta Gestão Documental?
Sua seleção é salva quando você clica fora do campo. - Continue preenchendo informações dos campos conforme necessário.
- Se você tiver a permissão "Enviar novos arquivos" e estiver pronto para enviar os documentos, clique em Enviar. Caso contrário, clique em Avançar.
O visualizador carregará automaticamente o próximo documento. Você pode usar as setas ou o menu suspenso na parte superior da visualizador para abrir outro documento. - Se quiser fechar a visualizador e retornar a todos os documentos, clique em Fechar.