Introdução à Gestão de documentos - Padrão de nomenclatura
Visão geral
Fundo
Sua equipe conhecerá facilmente o autor e a finalidade de cada documento devido aos padrões consistentes de nomenclatura de documentos em todos os seus projetos. A ferramenta Gestão de documentos do Procore usa os atributos de cada revisão para impor automaticamente padrões de nomenclatura e preencher automaticamente os metadados (atributos), simplificando o processo de upload. Ele determina se um upload deve ser associado a revisões anteriores ou se deve se tornar um documento totalmente novo.
Como funciona
A ferramenta Gestão de documentos pode usar códigos de atributo de documento para impor um padrão de nomenclatura de documento. Quando novas revisões são carregadas com um nome e formato idênticos ao que já existe, o sistema empilha essas revisões em um único contêiner de documento com um nome exclusivo. Isso reduz o risco de duplicação de arquivos e mantém todos trabalhando com as informações mais recentes.
Na página Configurar definições da ferramenta Gestão de documentos, você pode adicionar ou remover campos e reorganizá-los para criar um padrão de nomenclatura personalizado que possa ser usado para alguns ou todos os documentos em seu projeto.
Importante
Como a ferramenta Gestão de documentos usa o nome e o formato do documento (p. ex., PDF) para identificar automaticamente as revisões subsequentes, é importante que seus padrões de nomenclatura contenham o conjunto completo de campos que identificam exclusivamente um contêiner de documento, mas não cada revisão independente dentro dele.
Se você quiser que as revisões do mesmo documento sejam rastreadas em um único contêiner de documento, seu padrão de nomenclatura NÃO deve incluir campos específicos de revisão, como status, código de revisão, autor ou datas de qualquer tipo.
Práticas recomendadas
É importante definir a estrutura do padrão de nomenclatura do documento o mais cedo possível em um novo projeto. Isso evita inconsistências e refatoração no futuro.
Antes de configurar o padrão de nomenclatura para a ferramenta Gestão de documentos, considere o seguinte:
- Quais tipos de documentos precisam ser aplicados em um padrão de nomenclatura?
- Que combinação e ordem de informações no nome ajudaria sua equipe a entender melhor a finalidade de um documento, especialmente em cenários em que eles encontram o documento sem contexto adicional?
- Que combinação de informações no nome garantiria que os documentos individuais sejam identificados exclusivamente e não se sobreponham acidentalmente?
- Por exemplo, você pode decidir que, em um projeto menos complexo, apenas suas plantas e envios técnicos precisam ser nomeados como Projeto-Tipo-Disciplina-Número (p. ex., ABC-DR-A-101 ou ABC-TS-C-202), enquanto todos os outros documentos, como relatórios ou rastreadores, podem manter seu nome de arquivo original.
Exemplo
Imagine que você está gerenciando um projeto chamado "Duke Hospital (DH)" localizado em Londres, Reino Unido, e seu projeto segue as normas ISO 19650. Você estabeleceu esta convenção de nomenclatura estruturada para suas plantas:
Projeto - Originador - Volume/Sistema - Localização - Tipo - Disciplina - Número.
Vamos considerar um desenho arquitetônico para o quarto andar com a designação de volume/sistema "ZZ" e numerado como "401". Este desenho foi emitido por John Moore & Associates (JMA), o arquiteto do projeto.
De acordo com sua convenção de nomenclatura, o arquivo para este desenho seria rotulado da seguinte forma: DH-JMA-ZZ-04-DR-A-401
Se você tivesse esse padrão de nomenclatura configurado na ferramenta Gestão de documentos, o sistema exigiria cada um desses campos no upload e, em seguida, geraria o nome do documento para você. Além disso, se esse documento fosse carregado no sistema com esse nome já intacto, todos esses campos do documento seriam marcados para a revisão automaticamente, sem qualquer esforço manual.
Essa abordagem sistemática de nomenclatura garante clareza e consistência, facilitando a identificação e organização de documentos do projeto, mesmo em projetos complexos como o Duke Hospital.
Próxima Lesson: Padrão de nomenclatura - Configurar
Configure-o
Agora que você aprendeu sobre padrões de nomenclatura na ferramenta Gestão de documentos, está pronto para concluir a seguinte ação no Procore:
ITENS DE AÇÃO
Editar o padrão de nomenclatura
Na seção "Requisitos de upload" da página Configurar definições, revise o padrão de nomenclatura "Padrão do Procore" e faça as alterações necessárias.
Vídeo
Nota: Na próxima seção deste guia, você decidirá quais tipos de documento associar a esse padrão de nomenclatura.