Introdução à Gestão de documentos: distribuição de documentos com a ferramenta Correspondência
Visão geral
Fundo
Com tantas maneiras de compartilhar documentos e comunicações digitalmente, pode ser difícil manter um registro claro das comunicações de um projeto. A anexação e envio manual de documentos por e-mail fora do Procore aumenta o risco de consultar revisões desatualizadas e dificulta a localização e consulta às comunicações quando necessário.
A ferramenta Correspondência do Procore serve como um local central para compartilhar documentos do projeto e manter um registro formal de comunicação. É possível anexar e vincular os arquivos de Gestão de documentos diretamente em um item de correspondência da Web ou do aplicativo móvel, facilitando o acesso aos documentos, juntamente com um histórico claro de comunicação.
Como funciona
Quando precisar distribuir ou discutir qualquer item relacionado a seus documentos, você poderá usar a ferramenta Correspondência do Procore para anexar e compartilhar documentos na ferramenta Gestão de documentos. Por exemplo, você pode criar uma tipo de correspondência para que os comunicados compartilhem pacotes de plantas aprovados.
O compartilhamento de documentos por meio de um item de correspondência ajuda a garantir que um sistema formal de registro seja mantido no Procore. Os arquivos anexados (que não são cópias) são vinculados diretamente da ferramenta Gestão de documentos, o que significa que o histórico completo, o contexto e as permissões para documentos são mantidos.
VER TUTORIALVídeo
Práticas recomendadas
Antes de configurar modelos de correspondência para seu projeto, considere o seguinte:
- Quais tipos de comunicações formais sobre documentos de construção seu equipe de projeto requer, e quando eles podem precisar emiti-los?
- Você está familiarizado com a ferramenta Correspondência? Em caso afirmativo, como você está usando o recurso hoje e como isso pode mudar depois de começar a usar a ferramenta Gestão de documentos?
- Quem deve enviar e gerenciar as comunicações?
- Considere as permissões necessárias para a ferramenta Correspondência: permissões de nível "Padrão" ou superior na tipo de correspondência do item. OU Permissões de nível "Somente leitura" na tipo de correspondência do item com a permissão granular "Criar item" habilitada em seu modelo de permissão.
Exemplo
Vamos considerar a M's Mechanical, uma subempreiteiro mecânica que obteve aprovação com sucesso para um pacote de plantas de construção mecânicos. É crucial que eles distribuam essas informações para a equipe de campo. Isso garante que todos os membros do projeto estejam bem informados sobre a planta emitida mais recente e possam trabalhar com o conjunto mais atual de planos.
Para realizar isso, a M's Mechanical criará uma nova tipo de correspondência na ferramenta Administrador de nível de empresa para comunicados. Após inserir os detalhes, eles atribuirão esse tipo de correspondência ao projeto.
Na ferramenta Correspondência, eles criarão uma nova item de correspondência e selecionarão o tipo de comunicado. Eles preencherão as informações necessárias e anexarão as plantas de construção mecânica aprovadas.
Após a criação e envio da correspondência, essas plantas recém-aprovadas serão distribuídas prontamente, por e-mail, para todos os equipe de projeto membros que tiverem as permissões adequadas de Gestão de documentos. Por exemplo, os responsáveis por correspondência precisam ter acesso a plantas de construção mecânicas aprovadas para poder acessar os documentos anexados.
Próxima lição: Distribuição de documentos com correspondência - Configure
Configurá-lo
Agora que aprendeu a distribuir documentos por meio da ferramenta Correspondência, você está pronto para concluir as seguintes ações no Procore:
Observação:
- Se já tiver configurado a ferramenta Correspondência para seu projeto no Procore, você poderá ignorar os dois primeiros itens de ação.
- A ferramenta Correspondência não aparecerá em um projeto até que pelo menos um tipo de correspondência tenha sido criado e um conjunto de campos por pelo menos um tipo de correspondência tenha sido aplicado ao projeto.
1. Criar um tipo de correspondência
Na página Correspondência da ferramenta Administrador de nível de empresa (em Definições da ferramenta), crie uma tipo de correspondência.
2. Criar e aplicar uma conjunto de campos de correspondência a um projeto
Na guia "Conjuntos de campos" da página Correspondência na ferramenta Administrador de nível de empresa, crie uma nova conjunto de campos ou edite uma existente. No link "Projetos atribuídos" para a conjunto de campos, escolha os projetos aos quais deseja aplicar a conjunto de campos Correspondência.
3. Criar um item de correspondência
Na ferramenta Correspondência do projeto, crie um ou mais itens de correspondência que usará para compartilhar arquivos da ferramenta Gestão de documentos.
