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Procore

Criar um item de correspondência

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Objetivo

Criar uma Correspondência geral usando a ferramenta Correspondência.

Histórico

Você pode usar a ferramenta Correspondência para criar um item de correspondência baseado em um tipo de correspondência específico, como uma Correspondência geral. Este artigo usará Correspondência geral como o tipo de correspondência para o tutorial de criação de item de correspondência, no entanto, você pode substituir o nome “Correspondência geral” neste tutorial por qualquer outro tipo de correspondência criado para aprender como criar um item de correspondência para esse tipo de correspondência. Além disso, você pode definir uma correspondência como privada para limitar a quantidade de colaboradores que têm acesso a ela.

Fatores a considerar

  • Permissões de usuário necessárias:
    • Permissões de nível “Padrão” ou superior no tipo de correspondência do item.
      OU
    • Permissões de nível “Somente leitura” no tipo de correspondência do item com a permissão granular “Criar item” habilitada em seu modelo de permissão.
  • Diferenças para itens com um fluxo aplicado, uma vez criado e emitido:
    • 'Status': campo somente leitura que é preenchido automaticamente com informações do fluxo.
    • 'Data limite': campo somente leitura que é preenchido automaticamente com datas determinadas pelo fluxo e tem um nome alterado para 'Data limite da etapa atual'.
    • 'Responsáveis': campo somente leitura que é preenchido automaticamente com o usuário atribuído à etapa atual, conforme determinado pelo fluxo. O nome do campo muda para "Responsável da etapa atual", mas o campo "Responsáveis" continua sendo um campo único e relatável listando todos os responsáveis na fluxo. 
    • 'Membro de distribuição': qualquer membro de distribuição no modelo de fluxo é preenchido automaticamente aqui e não pode ser removido depois que o fluxo for iniciado. A seleção manual de membros de distribuição adicionais é permitida no item de correspondência, e esses podem ser removidos se desejado. As notificações são enviadas apenas aos membros no fluxo lista de distribuição, não no item de correspondência lista de distribuição.

Pré-requisitos

Etapas

  1. Acesse a ferramenta Correspondência do projeto.
  2. Clique em + Criar e, na lista suspensa, selecione Correspondência geral.
  3. Na página Nova Correspondência geral , preencha o formulário com as informações desejadas.
    Obs.: um asterisco (*) indica um campo obrigatório. 
    • Número: esse é o número exclusivo para identificar o item de correspondência. Quando vinculado a outras ferramentas, bem como a qualquer outro local no qual o item de correspondência esteja listado, o prefixo e o número serão exibidos na correspondência na visualização em lista.
    • *Status: Selecione uma das seguintes opções:
      Nota: Se um fluxo for aplicado ao item de correspondência, o modelo de fluxo controlará o status depois que o item for criado e emitido. 
      • Abrir: A correspondência está aberta.
      • Fechado com sucesso: A correspondência está fechada e foi bem-sucedida. 
      • Fechado sem sucesso: A correspondência está fechada e não obteve sucesso ou não foi aprovada. 
      • Status personalizado: É possível selecionar um status personalizado se algum tiver sido criado. Consulte Gerenciar status personalizados para tipos de correspondência.
    • Assunto: o assunto é um título do item de correspondência que será exibido na correspondência na visualização em lista quando estiver vinculado a outras ferramentas, bem como a qualquer outro local no qual o item de correspondência esteja listado. 
    • Privado: selecione Privado para tornar a correspondência privada. As correspondências privadas ficam visíveis apenas para o criador da correspondência, o usuário listado em Recebido de, os usuários listados em Responsáveis, os usuários listados em Distribuição e usuários com permissões “Administrador” de nível de empresa ou de projeto.
       Obs.
      • Os usuários que pertençam às mesmas empresas dos usuários listados no item também poderão visualizar itens privados se a permissão granular “Visualizar itens privados acessíveis a usuários na mesma empresa” do tipo de correspondência geral estiver habilitada.
      • Entre em contato com seu ponto de contato do Procore se quiser que os itens de correspondência Privados sejam ocultados dos usuários com permissões de nível “Administrador” no nível de empresa ou de projeto, garantindo que eles não possam visualizar ou responder a itens privados, a menos que sejam especificamente incluídos no item de correspondência. (Se sua empresa estiver sediada na Austrália ou na Nova Zelândia, esse nível adicional de privacidade será habilitado por padrão).
      • Ao visualizar um item de correspondência, sempre é possível ver quem tem permissões para itens privados por meio da guia “Permissões”.
    • Cessionários: Atribua a responsabilidade por responder a uma correspondência geral a um ou mais equipe de projeto membros dos usuários no Diretório. Adicione usuários com permissões de nível "Somente leitura" ou superior ao lista de distribuição. Dependendo do nível de permissão do usuário, ele poderá responder à correspondência.
      Nota: Se uma fluxo for aplicada ao item de correspondência, esse campo será substituído por "Responsável da etapa atual" e ficará somente leitura. 
    • Data de Vencimento:  Insira ou selecione uma data no calendário para a entrega da resposta.
      Nota: Se um fluxo for aplicado ao item de correspondência, esse campo mudará para "Data limite da etapa atual" e será somente leitura.
    • Recebido de: Adicione a pessoa de quem a item de correspondência se originou.  
    • Membro de Distribuição: Adicione usuários com permissão de nível "Somente leitura" ou superior ao lista de distribuição. Dependendo do nível de permissão do usuário, ele poderá responder à correspondência, semelhante ao campo "CC" de um e-mail.
      Nota: Se um fluxo for aplicado, depois que o item de correspondência for emitido, todos os membros de distribuição no modelo de fluxo serão preenchidos automaticamente aqui e não poderão ser removidos. Adicione (ou remova) manualmente membros de distribuição adicionais no item de correspondência para dar acesso ao item. No entanto, as notificações são enviadas apenas aos membros no fluxo lista de distribuição, não no item de correspondência lista de distribuição.
    • *Impacto no cronograma: Selecione se esse item de correspondência assunto faz ou vai afetar o cronograma.
      • "Sim": o cronograma é afetado de uma maneira conhecida. 
      • "Sim (desconhecido)": Sim, o cronograma é afetado, mas os detalhes ou extensão do impacto ainda não são conhecidos. 
      • "Não": o cronograma não é afetado.
      • "A ser determinado": a ser determinado. Você não tem certeza se o cronograma será afetado ou não. 
      • "N/A": o cronograma não é relevante para essa item de correspondência. 
    • Subobra: Selecione uma subobra para conectar-se à item de correspondência. 
    • Código de custo: Selecione um código de custo para atribuir à item de correspondência. 
    • Comércios: Selecione uma ou mais especialidades para associar à item de correspondência.
    • Localização: Selecione o local pertencente à correspondência na lista suspensa. 
      Nota: Se o Procore estiver configurado para permitir que os usuários criem locais (consulte Permitir ou proibir que os usuários criem locais em uma ferramenta), você poderá clicar em Adicionar novo local na parte inferior da lista. 
    • Descrição: forneça detalhes sobre a correspondência geral que deseja comunicar.
    • Anexos: Anexe os arquivos aplicáveis que deseja incluir em sua comunicação dessa correspondência geral. O anexo máximo para cada item de correspondência é de 2.500 arquivos. Os anexos incluídos nas respostas ao item de correspondência não são contabilizados nesse máximo. Consulte Quais tipos e formatos de arquivo são compatíveis com o Visualizador de anexos unificado?
  4. Clique em um destes botões:
    • Salvar como rascunho: clique nesse botão se quiser salvar seu trabalho em uma versão de Rascunho que possa ser enviada aos usuários listados na Correspondência geral posteriormente.
      OU
    • Criar problema de pneu: Se quiser enviar essa correspondência para os usuários listados na Correspondência geral que serão notificados por e-mail, clique nesse botão.
      Nota: Se um fluxo for aplicado ao item de correspondência, você será solicitado a confirmar o entendimento de que a criação do item aciona automaticamente o início do fluxo atribuído.