A ferramenta Gestão de documentos do Procore é um sistema de gestão de documentos que organiza automaticamente seus documentos de acordo com seus atributos. Encontre rapidamente os documentos de que precisa com confiança de que está abrindo a revisão aprovada mais recente e que apenas pessoas que devem vê-la têm acesso.
Essa ferramenta foi desenvolvida para empresas que precisam de uma solução unificada e configurável para gerenciar informações e aprovações em todas as fases de um projeto de construção.
Com a ferramenta Gestão de documentos, as empresas podem:
Para tutoriais, vídeos e recursos adicionais, consulte Gerenciamento de Documentos (Web) | (iOS) | (Android).
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No momento, a ferramenta Gestão de documentos inclui os seguintes recursos e benefícios:
Depois que as definições forem configuradas (conforme explicado posteriormente neste guia), o processo geral de uso da ferramenta Gestão de documentos será o seguinte:
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A ferramenta Gestão de documentos faz upload de documentos de maneira semelhante à ferramenta Documentos original do Procore. No entanto, a ferramenta Gestão de documentos usa aprendizagem de máquina no conteúdo do nome do documento e do arquivo para preencher automaticamente dados, como tipo de documento, número da planta e descrição da planta.
Nota: Você configurará seus campos, padrões de nomenclatura e requisitos de upload na próxima seção deste guia.
Após o processo de upload, todos os campos obrigatórios restantes serão revisados e concluídos para que possam ser enviados ao projeto para maior acesso. Você configurará esses requisitos em uma seção posterior deste guia.
Documentos com os campos obrigatórios concluídos serão enviados ao projeto para acessá-los na guia "Documentos".
Se os documentos tiverem fluxos de aprovação configurados com a ferramenta Fluxos, os usuários poderão acessá-los em visualizações salvas, como "Atribuído a mim", para que possam revisar, fornecer comentários e responder com um resultado de aprovação.
Depois que os documentos forem enviados para o projeto, as pessoas com as permissões adequadas poderão visualizar, compartilhar e fazer download dos documentos de que precisam.
Nota: As permissões de documento serão configuradas posteriormente neste guia.
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Os documentos enviados são acessados por meio da guia "Documentos". É possível visualizar as informações do documento na tabela ou abri-los no visualizador de documentos do Procore. Dependendo de como o administrador configurou as coleções do projeto e a visualização salva que você está visualizando, a revisão mais recente em um determinado contêiner de documento pode ser exibida por padrão, mas também é possível acessar rapidamente as revisões anteriores.
Os documentos também são facilmente acessados e visualizados no aplicativo móvel do Procore para iOS e Android.
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Vídeo: visualizar no dispositivo móvel
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É possível fazer download dos documentos individualmente na tabela ou no visualizador e em massa na tabela no aplicativo Web do Procore.
É possível adicionar documentos como anexos para itens (p. ex., comunicados) na ferramenta Correspondência.
Sendo assim, os destinatários da correspondência que têm permissão para visualizar e fazer download dos documentos na ferramenta Gestão de documentos podem visualizar e fazer download dos documentos.