Importar opções de campo para a ferramenta Gestão de documentos

Objetivo

Importar campos personalizados para usar em documentos na ferramenta Gestão de documentos.

Histórico

Se quiser adicionar um grande número de opções de campo para um campo de Gestão de documentos, você pode fazer download de um modelo de arquivo CSV e importar as opções.

Coisas a considerar

Permissões de usuário necessárias:
- Permissão de nível "Administrador" para a ferramenta Administrador de nível de empresa.
  Nota: Os usuários com permissões de nível "Administrador" para a ferramenta Gestão de documentos podem mostrar ou ocultar padrão opções de campo para um projeto específico na página Configurar definições. Consulte Definir configurações: gerenciamento de documentos.

Pré-requisitos

Você só poderá importar campos depois que todos os campos tiverem sido removidos. Consulte a seção Opções de exclusão de campo abaixo.

Passos

Acesse a ferramenta Administrador de nível de empresa.
Na barra lateral, role para baixo até "Definições da ferramenta" e clique em Gestão de documentos.
Clique na guia Campos padrão .
Clique na seta ícone próximo ao campo (Classificação, Disciplina, Status, Tipo, Volume/Sistema) para o qual você deseja gerenciar as opções.
Siga as etapas abaixo:

Etapa 1: excluir opções de campo existentes

Nota: Após excluir opções de campo, você não poderá usá-las em nenhum projeto. No entanto, essas opções não serão excluídas de nenhum documento atual que os use.

Clique nas reticências verticais ícone para o campo e selecione Excluir tudo.
Clique em Excluir opções para confirmar a exclusão.
Se as alterações não aparecerem na tabela após alguns momentos, atualize a página e retorne à tabela.

Etapa 2: fazer download e preencher o modelo

Clique nas reticências verticais ícone para o campo e selecione Baixar modelo.
O download de um arquivo CSV será feito em seu computador.
Abra o arquivo CSV e preencha as opções de campo nas colunas fornecidas. Não altere os cabeçalhos do modelo nem adicione nenhuma coluna adicional.
Salve seu arquivo.

Etapa 3: importar o modelo

Clique nas reticências verticais ícone para o campo e selecione Importar modelo.
Selecione o arquivo que você atualizou.
Se o modelo contiver uma ou mais opções que foram excluídas anteriormente, você verá uma janela "Opções de recuperação".
- Para recuperar todas as opções, clique em Continuar.
- Para retornar à sua importação e criar uma opção de campo exclusiva, clique em Cancelar.
- Para continuar com a importação sem fazer alterações, clique em Ignorar.
As opções de campo serão adicionadas automaticamente. Você pode fazer qualquer alteração conforme necessário. Consulte Gerenciar conjuntos de campos configuráveis e campos padrão para a ferramenta de gerenciamento de documentos para obter mais informações.