Configurar um prefixo e um número inicial para RFIs
Fundo
Para melhores resultados, um usuário com permissão de nível “Administrador” sempre deve configurar a ferramenta RFIs (Solicitação de informações) no início de um projeto. Para ajudar nessa etapa de configuração, é importante entender as diferentes opções disponíveis.
Opções de configuração
Os números de RFI no Procore sempre precisam ser configurados para usar um número inicial. Dependendo das necessidades de seu ambiente, um usuário com permissão de nível “Administrador” também pode configurar a ferramenta RFIs em seu projeto para usar um prefixo personalizado ou um prefixo manual. A tabela abaixo descreve suas opções:
| Opção de configuração RFI | Prefixo | Número inicial | Exemplo |
|---|---|---|---|
| Número inicial padrão | Nenhuma | 1 | 1, 2... |
| Número inicial personalizado de comprimento consistente | Nenhuma | Definido pelo usuário (p. ex., 0001 ou 1001) | 0001, 0002... 1001, 1002... |
| Prefixo manual e número inicial padrão | Definido pelo usuário (p. ex., RFI-) | 1 | RFI-1, RFI-2... |
| Prefixo manual e número inicial personalizado de comprimento consistente | Definido pelo usuário (p. ex., RFI-) | Definido pelo usuário (p. ex., 001 ou 101) | RFI-001, RFI-002... RFI-101, RFI-102... |
| Prefixo da fase do projeto e número inicial padrão | Fase personalizada (p. ex., BID, PRE, RFI, PST, WAR) | 1 | COTAÇÃO 1, BID-2... |
| Prefixo da fase do projeto e número inicial personalizado de comprimento consistente | Fase personalizada (p. ex., BID, PRE, RFI, PST, WAR) | Definido pelo usuário (p. ex., 0001 ou 1001) | COTAÇÃO-0001, COTAÇÃO-0002... COTAÇÃO-1001, COTAÇÃO-1002... |
Práticas recomendadas
Para obter melhores resultados ao configurar seus prefixos de RFI e/ou numeração em um projeto, o Procore recomenda seguir estas diretrizes:
- O número inicial sempre deve ser maior que zero (0). Recomenda-se sempre começar com um (1) (p. ex., 1, 01, 001, 0001, 00001, 000001 e assim por diante).
- O prefixo deve usar um nome significativo que comunique claramente a fase do projeto ou a intenção do uso. Por exemplo, Cotação (BID).
- O prefixo deve ter entre um (1) caractere e 30 caracteres de comprimento. Recomenda-se usar de um (1) a três (3) caracteres.
- O prefixo pode conter qualquer caractere UTF-8. Os caracteres UTF-8 mais comuns a serem usados com numeração são o hífen (-) e o sublinhado (!').
Limitações
Esteja ciente das seguintes limitações de prefixo e numeração:
- NÃO é permitido usar prefixos duplicados
Por exemplo, você não pode usar “PCST” ou “P-CST” para representar a pré-construção e a pós-construção. Em vez disso, o Procore recomenda usar os prefixos padrão de Pré-construções (PRE) e Pós-construção (PST) ou criar um prefixo exclusivo para cada fase. - NÃO é permitido ter números duplicados
Por exemplo, você não pode ter duas RFIs com o mesmo número. - Os números de RFI excluídas NUNCA são reutilizados
O sistema NÃO reutiliza números de RFIs excluídas.
Caso seu projeto tenha sido configurado para usar prefixos de RFI, esteja ciente do seguinte:
- O Procore sempre separa o prefixo do número de RFI com um hífen (p. ex., BID-1, BID-001 e assim por diante). Não é possível remover esse hífen.
Ponta
Se um usuário autorizado habilitar a opção RFI Prefixo por Fase do projeto após a criação das RFIs do seu projeto, o prefixo automático será aplicado a números existentes que tiverem inserido manualmente os prefixos. Às vezes, isso pode resultar em alguns números com dois prefixos. Para contornar essa limitação conhecida, consulte Por que alguns dos números de RFI de nosso projeto têm dois prefixos?Passos
- Configurar um prefixo manual e um número inicial
OU - Configurar um prefixo de fase do projeto e um número inicial
Configurar um prefixo manual e um número inicial
Faça o seguinte ao criar o primeiro RFI para seu projeto. Para obter as instruções passo a passo, consulte Criar um RFI.
- Acesse a ferramenta RFIs do projeto.
Isso exibirá a página RFIs. - Clique em Criar RFI.
Isso abrirá a página Nova RFI. - No campo Número, digite o número inicial desejado na sequência personalizada.
Exemplos:- Para configurar um número inicial de comprimento consistente, digite: 0001 ou 1001
- Para configurar um prefixo manual seguido de um número inicial, digite: RFI0001 ou RFI-1001
- Continue criando a RFI conforme descrito em Criar uma RFI.
Na próxima vez que você criar um RFI, o sistema usará seu formato personalizado para atribuir o próximo número a um RFI. É possível alterar o esquema de numeração a qualquer momento, embora isso NÃO seja recomendado.
Configurar um prefixo de fase do projeto e um número inicial
Você precisa ter permissão de nível “Administrador” para executar as seguintes etapas:
- Acesse a ferramenta RFIs do projeto.
Isso exibirá a página RFIs. - Clique em Configurar definições.
Isso abrirá a página Definições de RFI. - Ao lado da área Número de prefixo de RFI: prefixo por fase, marque a caixa Uma vez habilitada e em uso, não é possível desabilitar essa configuração.
Isso revelará uma lista de fases do projeto da ferramenta Administrador de nível de empresa.
Obs.: o Administrador do Procore pode configurar o Procore para usar as fases de projeto padrão e/ou criar fases personalizadas de projeto na ferramenta Administrador de nível de empresa. Consulte Adicionar uma fase personalizada do projeto. - Marque a caixa de seleção “Prefixo de fase habilitado” para cada fase que quiser usar nos prefixos de número de RFI.
- Insira um prefixo para cada fase do projeto selecionada. Você pode inserir uma combinação de caracteres alfanuméricos nessa caixa.
- Siga até a parte inferior da página e clique em Atualizar para salvar suas alterações.