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Procore

Fazer upload e enviar um envio para aprovação

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Objetivo

Fazer upload de um envio para aprovação como apresentador no fluxo.

Histórico

Se o empreiteiro geral de um projeto de construção lhe atribuir a função de "Apresentador" em um fluxo de envio para aprovação, isso significa que você deve executar uma ação em um envio. Por exemplo, pode ser necessário fazer upload de plantas, planos ou outros documentos como anexos ao envio para atender aos requisitos para depois prosseguir para a revisão do design.

No Procore, normalmente, os envios são criados pelo gerente de envio para aprovação (no entanto, essa função pode ser reatribuída). Essa pessoa nomeia o item do envio para aprovação e depois conclui a entrada de dados básicos no envio. O gerente de envio para aprovação também designa membros da equipe do projeto como "Apresentador" ou "Aprovador" no fluxo.

Se você for designado como "Apresentador" (normalmente um subempreiteiro), a Procore lhe enviará uma mensagem de e-mail automática com a linha de assunto "Ação Necessária em um Envio para Aprovação" para alertá-lo que o empreiteiro geral requer a sua resposta. 

Dependendo dos requisitos do seu contrato, pode ser necessário fazer upload de anexos (documentos, plantas, planos etc.), que posteriormente serão enviados à equipe de design para revisão e aprovação. Para ajudá-lo nesse processo, a notificação por e-mail (veja a ilustração abaixo) contém um link Visualizar On-line. Ele também pode conter anexos que talvez você precise baixar e revisar antes de responder à solicitação. 

 

submitter-email.png

Fatores a considerar

  • Permissões de usuário necessárias:
    • Para responder a uma solicitação de ação em um envio para aprovação: Permissões de nível "Padrão" na ferramenta Envios para Aprovação do projeto.
  • Requisitos:
    • Para que o sistema lhe envie uma notificação automática por e-mail, você deve ter (1) uma conta de usuário do Procore que tenha um mínimo de permissões de nível "Padrão" na ferramenta Envios para Aprovação do projeto e (2) ser designado como "Apresentador" no fluxo do envio. Além disso, o usuário que criou o envio (ou o Gerente de Envios para Aprovação) deve ter clicado no botão Criar e Enviar E-mails do envio.
  • Informações adicionais:
    • O status do envio deve ser "Aberto".
    • Você pode receber notificações por e-mail em várias fases da revisão, dependendo das configurações do projeto.

Etapas

Responder à solicitação de ação

  1. Escolha uma destas opções:
    • Abra a mensagem de e-mail e clique no link Visualizar On-line. Se você não estiver logado no Procore, será solicitado a fazer login. Consulte: Entrar no Procore Web.

      click-view-online.png

      OU
    • Faça login no Procore e navegue até a ferramenta Envios para Aprovação do projeto. Em seguida, localize o envio na visualização "Itens" e clique em Visualizar ao lado do envio. Seu nome será listado no campo "Atribuído a".

      submittals-bic.png

       
  2. Revise as informações e os anexos do envio.
  3. Clique em Responder ao lado do seu nome na tabela 'Fluxo de trabalho de envio'.

    submittal-table-respond3.png
     
  4. Opcional: Anexe quaisquer arquivos para incluir em sua resposta.

    submittal-response-attach-files.png
     
    • Clique em Anexar Arquivo(s) para adicionar arquivos do Procore ou do seu computador.
      • Localize e selecione (ou faça upload) os arquivos que deseja incluir usando as opções Meu Computador, Fotos, Documentos ou Formulários. As opções que você vê podem variar de acordo com suas permissões de usuário nas outras ferramentas do projeto.
      • Clique em Anexar.
    • OU
    • Arraste e solte arquivos do seu computador.

      submittal-response-attach-file-and-send.png
       
  5. Clique em Avançar.
  6. Adicione as seguintes informações:
    • Resposta. O sistema seleciona automaticamente "Enviado" como sua resposta ou seleciona a resposta personalizada configurada para um item "Enviado". 
      Observação: a resposta selecionada automaticamente pode ser diferente se uma resposta personalizada tiver sido configurada nas configurações avançadas da ferramenta.
    • Comentários Atenção! Opcional. Insira quaisquer comentários para incluir na resposta.

      submittal-respond-2.png
       
  7. Clique em Visualizar.
  8. Visualize as informações. 
     Dica
    Se houver outra etapa no fluxo do envio para aprovação, o nome do usuário ou grupo de nomes de usuários da próxima etapa será exibido no campo "Próximo no Fluxo".
  9. Clique em uma das seguintes opções:
    • Clique em Responder para salvar suas informações e enviar o envio para aprovação.
    • Clique em Voltar se precisar alterar alguma informação.
    • Clique em Cancelar para fechar a janela e retornar à página do envio para aprovação. Nota: Qualquer informação adicionada antes de fechar a janela não será salva.

      submittal-response-preview-and-respond.png
       

O sistema envia uma notificação por e-mail para todos os tipos de usuário selecionados na configuração de e-mail "A Função do Aprovador Responde (Via Fluxo)" depois que você salva sua resposta. Consulte: Quando a ferramenta Envios para Aprovação envia notificações por e-mail para usuários do Procore? 

O sistema espera até que todos os usuários necessários em cada etapa do fluxo do envio para aprovação respondam antes de mudar a atribuição para a próxima etapa.