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Como uso tags com datas de vencimento no Planejamento de recursos?

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Tags são critérios específicos que podem ser criados e adicionados a pessoas e projetos no Planejamento de Recursos. Para as pessoas, as tags podem armazenar datas de vencimento que podem ajudar a monitorar quando ações precisam ser tomadas, como quando uma pessoa precisa participar de um treinamento ou atualizar uma certificação. Tags comuns incluem RCP, Empilhadeira, OSHA, etc. Você pode configurar perfis de notificação para receber alertas sobre tags que estão expirando ou rastrear datas de vencimento usando o Relatório de tags que precisam de atenção.

Resposta

Para usar tags com datas de vencimento, siga estas etapas:

  1. Configurar tags para planejamento de recursos
  2. Atribuir tags a pessoas
  3. Configurar e atribuir perfis de notificação
  4. Atribuir perfis de notificação a pessoas
  5. Exportar o Relatório de tags que precisam de atenção

1. Configurar tags para planejamento de recursos

Primeiro, crie as tags que deseja monitorar. Ao configurar a tag, marque a caixa de seleção para monitorar a data de vencimento e insira um número de dias para receber um aviso antes da expiração da tag.

  1. Navigate to the Company level Resource Planning tool.
  2. Click the Configure Settings icons-settings-gear.png icon.
  3. Click Tags.
  4. Optional: To group tags in categories, click the Group Tags in Categories? toggle to ON.
    1. To create a new tag Category, click New in the 'Categories' section.
    2. Enter the Category Name.
    3. Click Save.
  5. In the Tags section, click New.
  6. Configure your tag with the following properties:
    1. Name*. Enter the name of the tag.
    2. Color. Enter the color of the tag.
    3. Require Expiration Date. Mark this checkbox if the tag requires an expiration date.
      Note: If requiring an expiration date, the expiration date needs to be added when adding the tag to a person's profile. This is commonly used to track a person's certifications. For more information, see How do I use tags with expiration dates?
    4. # Days Warning Ahead of Expiration. Enter the number of days in advance the person will be notified when their tag is expiring.
    5. Globally Accessible to All Groups. Mark this checkbox if you want to make this tag available in all groups. See Configure Groups for Resource Planning.
    6. Groups*. If you choose not to make the tag available to all groups, select which groups should have access to the tag.
    7. Abbreviations (5 Characters). Enter the tag's abbreviation.
    8. Categories. If you chose to categorize your tags, select the categories in which the tag should appear.
  7. Click Save.

2. Atribuir tags a pessoas

Em seguida, atribua a tag a pessoas e insira a data de vencimento. A data de vencimento pode ser a data na qual uma pessoa precisa participar de uma aula ou a data na qual sua certificação vai expirar.

You can take the following actions from the following tools:

Manage Tags from the Resource Planning Tool

Add Tags for People

  1. Navigate to the Company level Resource Planning tool.
  2. Click People and select People List.
  3. Click the person's name.
  4. Under the 'Overview' tab, locate the 'Tags' section.
  5. Click Add Tags.
  6. Select the tags.
    1. If the tag requires an expiration date, add the Expiration Date.
      Note: This is commonly used when adding tags for certifications.
  7. Optional: Click Upload File to add attachments, for example proof of certification.
  8. Click Save.

Edit Tags for People

  1. Navigate to the Company level Resource Planning tool.
  2. Click People and select People List.
  3. Click the person's name.
  4. Under the 'Overview' tab, locate the 'Tags' section.
  5. Click the edit icon-edit2.png icon.
  6. Update the tag information.
  7. Click Save.

Bulk Edit Tags for People

  1. Navigate to the Company level Resource Planning tool.
  2. Click People and select People List.
  3. Mark the checkboxes for the users you want to edit.
  4. Click the edit icon-edit2.png icon.
  5. Select the tag.
  6. If prompted, add the expiration date.
  7. Click Save.

Remove Tags for People

  1. Navigate to the Company level Resource Planning tool.
  2. Click People and select People List.
  3. Click the person's name.
  4. Under the 'Overview' tab, locate the 'Tags' section.
  5. Click Add Tags.
  6. Click the delete icon-delete-trash6.png icon.
  7. Click Delete to confirm.

Manage Tags from the Company Directory Tool

Add Tags for People from the Company Directory Tool

  1. Navigate to the Company level Directory tool.
  2. Click the Users tab.
  3. Optional: Click Add Filter and select Resource Planning.
  4. Click View next to the person's name.
  5. Click the Resource Planning tab.
  6. Click Add Tags in the 'Tags' section.
  7. Select the tags.
    1. If the tag requires an expiration date, add the Expiration Date.
      Note: This is commonly used when adding tags for certifications.
  8. Optional: Click Upload File to add attachments, for example proof of certification.
  9. Click Save.

Edit Tags for People from the Company Directory Tool

  1. Navigate to the Company level Directory tool.
  2. Click the Users tab.
  3. Optional: Click Add Filter and select Resource Planning.
  4. Click View next to the person's name.
  5. Click the Resource Planning tab.
  6. Click the edit icon-edit2.png icon next to the tag in the 'Tags' section.
  7. Update the tag information.
  8. Click Save.

Remove Tags for People from the Company Directory Tool

  1. Navigate to the Company level Directory tool.
  2. Click the Users tab.
  3. Optional: Click Add Filter and select Resource Planning.
  4. Click View next to the person's name.
  5. Click the Resource Planning tab.
  6. Click the delete icon-delete-trash6.png icon next to the tag in the 'Tags' section.
  7. Click Delete to confirm.

3. Configurar e atribuir perfis de notificação

Para receber alertas sobre tags expiradas, crie ou atualize um perfil de notificação existente e atribua esse perfil aos usuários que devem receber os alertas.
Nota: Os usuários só podem ter um perfil de notificação por vez.

  1. Acesse a ferramenta Planejamento de recursos de nível de empresa.
  2. Clique no ícone Configurar definições icons-settings-gear.png .
  3. Selecione Perfis de notificação.
  4. Clique em Novo.
  5. Insira o Nome do perfil de notificação.
  6. Selecione as notificações desejadas sobre tags que o usuário deve receber:
  7. Clique em Salvar.

4. Atribuir perfis de notificação a pessoas

Depois de configurar o perfil de notificação, atribua-o ao usuário que deve receber o alerta. Consulte Editar pessoas no Planejamento de recursos.

5. Exporte o Relatório de tags que precisam de ação

Para ver um relatório de tags que estão expiradas ou dentro da janela de aviso, você pode exportar o Relatório de tags que precisam de atenção.

  1. Navigate to the Company level Resource Planning tool.
  2. Click Reports and select Tags Requiring Action.
  3. From the drop-down list, choose the Category of tags.
  4. Mark the checkboxes for the Tags to include in the report.
    Note: You can only choose tags that are configured with an expiration date.
  5. Configure your report with the following options:
    • To 'Include Tags that are not expired but within their warning range,' move the toggle to the ON position. See How do I use tags with expiration dates in Resource Planning?
      Note: If this toggle is OFF, only expired tags are included in your report.
    • To 'Show Employee Number,' move the toggle to the ON position.
    • To 'Show Employee Job Title,' move the toggle to the ON position.
    • Select whether to display the tag by Name, Abbreviation, or Both.
    • To 'Show Expiration Date,' move the toggle to the ON position.
    • To 'Show Time Until Expiration,' move the toggle to the ON position.
  6. Click the export icon-export-wfp.png icon, then select to download a CSV or PDF. 
    • If exporting a PDF, select the page orientation and paper size.
  7. Click Export CSV or Export PDF.
 Tip

If a report does not immediately download, you can check the status by navigating to Reports and Queued Download.

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