Como uso tags com datas de vencimento no Planejamento de recursos?
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Tags são critérios específicos que podem ser criados e adicionados a pessoas e projetos no Planejamento de Recursos. Para as pessoas, as tags podem armazenar datas de vencimento que podem ajudar a monitorar quando ações precisam ser tomadas, como quando uma pessoa precisa participar de um treinamento ou atualizar uma certificação. Tags comuns incluem RCP, Empilhadeira, OSHA, etc. Você pode configurar perfis de notificação para receber alertas sobre tags que estão expirando ou rastrear datas de vencimento usando o Relatório de tags que precisam de atenção.
Resposta
Para usar tags com datas de vencimento, siga estas etapas:
- Configurar tags para planejamento de recursos
- Atribuir tags a pessoas
- Configurar e atribuir perfis de notificação
- Exportar o Relatório de tags que precisam de atenção
1. Configurar tags para planejamento de recursos
Primeiro, crie as tags que deseja monitorar. Ao configurar a tag, marque a caixa de seleção para monitorar a data de vencimento e insira um número de dias para receber um aviso antes da expiração da tag.
- Acesse a ferramenta Planejamento de recursos de nível de empresa.
- Clique no ícone Configurar definições
. - Clique em Tags.
- Opcional: Para agrupar tags em categorias, clique no botão Agrupar tags em categorias? alterne para ATIVADO.
- Para criar uma nova categoria de tag, clique em Novo na seção "Categorias".
- Insira o nome da categoria.
- Clique em Salvar.
- Na seção Marcas, clique em Novo.
- Configure sua tag com as seguintes propriedades:
- Nome*. Digite o nome da tag.
- Cor. Insira a cor da tag.
- Exigir data de validade. Marque essa caixa de verificação se a tag exigir um data de vencimento.
Nota: Se precisar de um data de vencimento, será necessário adicionar o data de vencimento ao adicionar a tag ao perfil de uma pessoa. Isso é comumente usado para rastrear as certificações de uma pessoa. Para obter mais informações, consulte Como uso tags com datas de vencimento? - # Dias de aviso antes do vencimento. Insira o número de dias com antecedência com que a pessoa será notificada quando sua tag expirar.
- Globalmente acessível a todos os grupos. Marque essa caixa de verificação se quiser disponibilizá-la em todos os grupos. Consulte Configurar grupos para planejamento de recursos.
- Grupos*. Se você optar por não disponibilizar a tag para todos os grupos, selecione quais grupos devem ter acesso à tag.
- Abreviações (5 caracteres). Insira a abreviação da tag.
- Categorias. Se você optar por categorizar suas tags, selecione as categorias nas quais a tag deve aparecer.
- Clique em Salvar.
2. Atribuir tags a pessoas
Em seguida, atribua a tag a pessoas e insira a data de vencimento. A data de vencimento pode ser a data na qual uma pessoa precisa participar de uma aula ou a data na qual sua certificação vai expirar.
Siga estas etapas para:
Adicionar tags para pessoas
- Acesse a ferramenta Planejamento de recursos de nível de empresa.
- Clique em Pessoas e selecione Lista de pessoas.
- Localize o registro do usuário a ser modificado. Em seguida, clique em seu nome.
- Localize a seção "Tags" e clique em Novo.
- No menu suspenso, selecione a tag desejada e clique em Salvar.
- Opcional: faça upload de todos os arquivos relacionados à tag, por exemplo, prova de certificação.
- Se a tag exigir um data de vencimento, adicione a Data de vencimento.
Nota: Isso é comumente usado ao adicionar tags para certificações. - Clique em Concluído.
Editar tags para pessoas
- Acesse a ferramenta Planejamento de recursos de nível de empresa.
- Clique em Pessoas e selecione Lista de pessoas.
- Localize o registro do usuário a ser modificado. Em seguida, clique no nome.
- Localize a seção "Tags" e clique em Editar.
- Clique no ícone de engrenagem
ao lado da tag que deseja editar. - Opcional: faça upload de todos os arquivos relacionados à tag, por exemplo, prova de certificação.
- Opcional: Atualize a data de vencimento.
- Clique em Concluído.
Remover tags para pessoas
- Acesse a ferramenta Planejamento de recursos de nível de empresa.
- Clique em Pessoas e selecione Lista de pessoas.
- Localize o registro do usuário a ser modificado. Em seguida, clique em seu nome.
- Localize a seção "Tags" e clique em Editar.
- Clique no ícone Remove
ao lado da tag que deseja excluir. - Clique em Remover tag.
3. Configurar e atribuir perfis de notificação
Para receber alertas sobre tags expiradas, crie ou atualize um perfil de notificação existente e atribua esse perfil aos usuários que devem receber os alertas.
Nota: Os usuários só podem ter um perfil de notificação por vez.
- Acesse a ferramenta Planejamento de recursos de nível de empresa.
- Clique no ícone Configurar definições .
- Selecione Perfis de notificação.
- Clique em Novo.
- Insira o Nome do perfil de notificação.
- Selecione as notificações desejadas sobre tags que o usuário deve receber:
- Pessoas em grupos de usuários. Essas notificações são enviadas sobre pessoas que estão nos grupos do usuário. Consulte Configurar grupos para planejamento de recursos.
- Aviso de tag aplicada. Mova o seletor para o posição ATIVADO para enviar notificações quando a tag de uma pessoa estiver dentro do intervalo de aviso de expiração. Consulte Configurar tags para planejamento de recursos.
- Tag aplicada expirando. Mova o seletor para a posição ATIVADO para enviar notificações no dia em que a tag de uma pessoa expira. Consulte Adicionar ou editar tags para pessoas no Planejamento de recursos.
- Pessoas em grupos de usuários. Essas notificações são enviadas sobre pessoas que estão nos grupos do usuário. Consulte Configurar grupos para planejamento de recursos.
- Clique em Salvar.
Após configurar o perfil de notificação, atribua-o ao usuário que deve receber o alerta:
4. Exportar o Relatório de tags que precisam de atenção
Para ver um relatório de tags que estão expiradas ou dentro da janela de aviso, você pode exportar o Relatório de tags que precisam de atenção.
- Acesse a ferramenta Planejamento de recursos de nível de empresa.
- Clique em Relatórios e selecione Tags que precisam de ação.
- Na lista suspensa, escolha a Categoria das tags.
- Marque as caixas de seleção das Tags a serem incluídas no relatório.
Nota: Você só pode escolher tags configuradas com um data de vencimento. - Configure seu relatório com as seguintes opções:
- Para "Incluir tags que não expiraram, mas estão dentro do intervalo de aviso", mova o seletor para a posição ATIVADO. Consulte Como uso tags com datas de vencimento no Planejamento de recursos?
Nota: Se essa alternância estiver DESATIVADA, apenas as tags expiradas serão incluídas no relatório. - Para "Mostrar número do funcionário", mova o seletor para a posição ATIVADO.
- Para "Mostrar cargo do funcionário", mova o seletor para a posição ATIVADO.
- Selecione se deseja exibir a tag por Nome, Abreviação ou Ambos.
- Para "Mostrar data de vencimento", mova o seletor para a posição ATIVADO.
- Para "Mostrar tempo até a expiração", mova o seletor para a posição ATIVADO.
- Para "Incluir tags que não expiraram, mas estão dentro do intervalo de aviso", mova o seletor para a posição ATIVADO. Consulte Como uso tags com datas de vencimento no Planejamento de recursos?
- Clique no ícone de exportação
e selecione para fazer download de um CSV ou PDF.
- Se estiver exportando um PDF, selecione a orientação da página e o tamanho do papel.
- Clique em Exportar CSV ou Exportar PDF.
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