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Editar uma visualização salva na ferramenta Gestão de documentos

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regional availability
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Objetivo

Editar uma visualização salva na ferramenta Gestão de documentos do projeto.

Fundo​

A saved view is a saved set of search filters for quick access to documents in the Document Management tool. Saved views visually organize your documents while also meeting the needs of a particular context, such as the saved view 'Published Electrical Drawings' for electricians who only want to see the latest approved versions of a specific document type. Unlike traditional folders, saved views don't require users to specify an upload location; they automatically absorb past, present, and future revisions of the same document. 

Admins can create saved views for everyone on the project, and individual users can create saved views that are only visible to them. Each saved view is kept inside a collection, which is a parent category with its own set of filters determined by project Admins. 

Os filtros de uma coleção afetam quais filtros podem ser escolhidos para qualquer visualização salva dentro dela. Por exemplo, ao criar uma visualização salva "Elétrica" na coleção "Em revisão", a coleção já filtra todos os documentos, exceto aqueles com o status IR-In Review , portanto, a visualização salva só precisa adicionar o filtro E-Electric no menu suspenso disciplina. Um usuário não pode adicionar o status DR-Rascunho  porque a coleção "Em revisão" o exclui.  Em outras palavras, coleções e visualizações salvas têm uma relação pai e filho. As visualizações salvas (crianças) adotam os filtros de sua coleção (principal).

Coisas a considerar

  • Permissões de usuário necessárias:
    • Para editar sua própria visualização salva, permissões de nível "Padrão" ou "Administrador" na ferramenta Gestão de documentos.
    • Para editar uma visualização salva de projeto, Permissões de nível "Administrador" para a ferramenta Gestão de documentos. 
  • Informações adicionais:
    • As visualizações salvas que foram criadas para "Todos no projeto" não podem ser alteradas para visualizações pessoais. 

Passos

  1. Acesse a ferramenta Gestão de documentos do projeto.
  2. Verifique se você está na guia Documentos.
  3. No painel Modos de Exibição Salvos, clique no modo de exibição que deseja atualizar. 
    Nota: Se os painéis Modo de Exibição Salvo estiverem ocultos, clique no ícone Mostrar Modos de Exibição Salvos icon-show-saved-views.png na parte superior da tabela. 
  4. Você terá acesso às seguintes ações:

Atualizar filtros de visualização salvos

Siga as etapas abaixo se quiser fazer alterações nos documentos que aparecem em uma visualização salva que você criou. Você também pode modificar os filtros de uma visualização salva de um administrador criado, mas para salvar seus novos filtros, será necessário criar uma nova visualização salva. 

  1. Clique no nome da visualização salva.
  2. No menu Mais filtros icon-filter2.png, adicione ou remova filtros para alterar quais documentos são exibidos na exibição.
    • Após fazer uma alteração, um botão "Atualizar" aparecerá ao lado do nome da visualização salva e o botão "Criar" ficará ativo caso você queira criar uma nova visualização salva .
    • Se você não vir o botão "Atualizar", a visualização salva não foi criada por você e você não poderá editá-la. 
    • Consulte Pesquisar e filtrar documentos para saber mais sobre filtragem, inclusive sobre a localização do filtro Revisão/revisão mais recente. 
  3. Clique em Atualizar ao lado do nome do modo de exibição salvo. As alterações serão aplicadas automaticamente ao modo de exibição salvo.
    2024-07-02_Update a saved view.png

Atualizar colunas de visualização salvas

Você pode salvar as preferências de coluna para que elas façam parte de uma visualização salva. Faça alterações na coluna e clique no botão "Atualizar" que aparece ao lado do nome da visualização salva. Você pode salvar configurações como quais colunas estão visíveis, sua ordem e se alguma está fixada à esquerda ou à direita. Siga as instruções detalhadas, consulte Configurar sua visualização na ferramenta Gestão de documentos. 

Editar o nome ou a descrição de uma visualização salva 

Siga as etapas abaixo se quiser fazer alterações no nome ou na descrição de uma visualização salva. Também é possível alterar uma visualização salva para ficar visível para todos no projeto se você tiver permissões de "Administrador" para a ferramenta Gestão de documentos.

  1. Na seção "Visualizações salvas", clique no ícone de reticências verticais icon-ellipsis-vertical.png ao lado da visualização salva para a qual deseja editar os detalhes.
    Nota: Para ver esse ícone e editar os detalhes de uma visualização salva, você precisa ser o criador da visualização salva ou um administrador no projeto. 
  2. Clique em Editar nome e descrição. 
    Isso abrirá a janela "Atualizar visualização salva".
  3. Atualize os campos Nome e Descrição conforme necessário. 
    Nota: Se você tiver permissões de "Administrador" para a ferramenta Gestão de documentos, também poderá optar por alterar sua visualização salva pessoal para uma que todos no projeto possam ver selecionando "Todos no projeto" no campo "Visualizar acesso". No entanto, as visualizações do projeto não podem ser alteradas novamente para visualizações pessoais.   
  4. Clique em Atualizar. 
    2024-07-02_Edit name and description of saved view.png