Pular para o conteúdo principal
Procore

Vincular arquivos do SharePoint à ferramenta Gestão de documentos

  1. Última atualização
  2. Salvar como PDF
 Em versão Beta

Agora, uma integração nativa do SharePoint está disponível para a ferramenta Gestão de documentos, permitindo que usuários qualificados vinculem e carreguem arquivos diretamente no Procore. Saiba mais sobre este beta aberto e como seu ponto de contato do Procore pode ajudar sua equipe a habilitá-lo. 

Fundo

Essa integração permite que os funcionários qualificados da empresa do projeto autentiquem com segurança suas contas do SharePoint e vinculem documentos externos do projeto nativamente ao Gerenciamento de documentos. Os arquivos são processados de forma assíncrona e espelham os comportamentos padrão de carregamento manual depois de carregados.

Coisas a considerar

  • Permissões necessárias: Você precisa ser um funcionário da empresa do projeto com permissões personalizadas concedendo ações de Upload na ferramenta Gestão de documentos.

  • Limitações:

    • Máximo de 500 arquivos por ação de vinculação única.

    • Tamanho máximo de arquivo de 1 GB por arquivo.

    • Arquivos vazios (0 byte) são bloqueados e dispararão uma mensagem de erro.

  • Informações adicionais:

    • Esta é uma transferência de arquivo única. Não há suporte para sincronização manual ou automática contínua de arquivos vinculados anteriormente.

    • Não há suporte para selecionar/importar uma pasta inteira do SharePoint de uma só vez; A seleção de arquivos individuais é necessária.

    • No momento , esse recurso não tem suporte em dispositivos móveis e é restrito a funcionários da empresa do projeto (no momento, colaboradores/fornecedores externos não podem vincular sites do SharePoint).

Passos

Configuração administrativa pela primeira vez

Antes que equipe de projeto membros possam vincular arquivos do SharePoint, um administrador do Microsoft 365/SharePoint deve concluir um fluxo de autorização único.

Conceder consentimento de administrador de locatário da Microsoft: O administrador do Microsoft 365 da empresa precisa conceder o consentimento necessário para o registro do aplicativo de integração do Procore durante a conexão inicial.
Observação: O administrador de TI/SharePoint que executa essas etapas geralmente é uma pessoa diferente dos carregadores de projetos diários.

Autenticar e conectar-se ao seu site do SharePoint

Após a conclusão do consentimento do administrador, os funcionários do projeto poderão fazer logon, acessar e procurar arquivos do SharePoint diretamente na ferramenta Gestão de documentos.

  1. Acesse a ferramenta Gestão de documentos do projeto.

  2. Navegue até a guia Documentos ou a guia Uploads .

  3. Clique no botão Adicionar no canto superior direito e selecione Vincular do SharePoint.

  4. No modal Link from SharePoint , insira o prefixo do subdomínio do SharePoint da sua empresa no campo de texto Site do SharePoint . Por exemplo, https://[your-subdomain].sharepoint.com.

  5. Clique em Iniciar sessão no SharePoint.

  6. Forneça o credenciais do Microsoft 365 quando solicitado.
    Observação:

    • Se você receber um erro aqui, verifique com o administrador de TI se as etapas de consentimento do administrador do locatário pela primeira vez foram concluídas.

    • Se você conseguir entrar com êxito, mas a sincronização/importação falhar, verifique com o administrador de TI se as etapas de autorização do aplicativo foram totalmente concluídas.

Selecionar e vincular arquivos

Após uma autenticação rápida e única, você pode navegar e acessar perfeitamente seus diretórios de arquivos sem sair da Gestão de documentos.

  1. Navegue pelos diretórios e bibliotecas acessíveis do site do SharePoint diretamente dentro do modal de navegação de arquivos.

  2. Selecione os arquivos específicos que deseja transferir.
    Observação:

    • Não há suporte para selecionar ou importar uma pasta inteira do SharePoint de uma só vez. A seleção de arquivos individuais é necessária.

    • Você pode selecionar até 500 arquivos por ação, com um limite de tamanho máximo de 1 GB por arquivo. Arquivos vazios (0 byte) são bloqueados e dispararão uma mensagem de erro.

  3. Clique em Vincular itens.

     Obs.
    Todos os arquivos vinculados começarão a ser processados de forma assíncrona e, em breve, aparecerão na guia Todos os uploads de documentos . Depois de aparecerem, eles exigem exatamente as mesmas etapas de revisão de metadados, configuração de atributos e processamento que os uploads manuais padrão antes do envio final.