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Criar um grupo de permissões para a ferramenta Gestão de documentos

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disponibilidade regional
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Objetivo

Como criar um grupo de permissões para a ferramenta Gestão de documentos.

Histórico

Em vez de precisar definir manualmente permissões para uma pasta ou documento, a ferramenta Gestão de documentos usa uma combinação de diferentes permissões e definições para simplificar o acesso a documentos e determinar quem pode tomar determinadas ações na ferramenta. Os usuários podem ter permissões 'Padrão' ou 'Administrador' para a própria ferramenta de gerenciamento de documentos, mas precisarão ser adicionados a grupos de permissões para visualizar tipos específicos de documentos e fazer upload ou enviar arquivos. 

 Importante
Os administradores de nível de empresa não terão acesso automaticamente a itens na ferramenta Gestão de documentos. Os administradores precisam pertencer ao grupo de permissão correto para acessar, fazer upload e enviar arquivos na ferramenta Gestão de documentos. 

Fatores a considerar

  • Permissões de usuário necessárias:
    • Permissões de nível “Administrador” para a ferramenta Gestão de documentos do projeto.
  • Informações adicionais:
    • Se um usuário for adicionado a mais de um grupo de permissão, as permissões de nível mais alto serão respeitadas. Por exemplo, se um usuário existir em um grupo de permissão que tenha a capacidade de "Fazer upload de novos arquivos", mas for adicionado a um grupo diferente sem permissão para fazer upload, ele ainda poderá fazer upload de arquivos para a ferramenta.

Vídeo

Etapas

  1. Acesse a ferramenta Gestão de documentos do projeto.
  2. Clique no ícone Definir configurações icons-settings-gear.png.  
  3. Na guia Permissões, clique em Criar grupo.
  4. Insira um nome no campo Nome do grupo .pdm-create-perm-group.png
  5. Siga as etapas restantes abaixo para configurar o grupo de permissão:

Adicionar pessoas e empresas

  1. Clique na guia Pessoas.
  2. Clique em Adicionar pessoas e empresas.
  3. Marque a caixa de seleção ao lado de cada usuário e empresa que deseja adicionar ao grupo. Se quiser adicionar todos os usuários do projeto, marque a caixa de seleção no topo da lista.
  4. Clique em Adicionar para confirmar.
  5. Opcional: se precisar editar os usuários ou empresas, clique em Editar pessoas.

Conceder permissões de upload e documento

  1. Clique na guia Permissões.
  2. Na seção "Permissões de upload", marque ou desmarque a caixa de seleção para determinar se este grupo deve ter permissão para fazer upload e enviar arquivos para a ferramenta:
    upload-submit-permissions.png
    • Fazer upload de novos arquivos: permite que os usuários façam upload de arquivos para a ferramenta e preencham as informações. Consulte Carregar Documentos e Informações Completas sobre Documentos.
      Nota: Se a permissão "Fazer upload de novos arquivos" estiver desabilitada, a permissão "Enviar novos arquivos" será desabilitada automaticamente. 
    • Enviar novos arquivos: permite que os usuários enviem documentos preenchidos para o projeto. Consulte Enviar documentos. 
  3. Na seção “Permissões de documento”, clique em Conceder permissões.
  4. Em “Selecionar tipo de permissão”, escolha um dos seguintes tipos de permissão:
    Obs.: é possível personalizar as ações disponíveis para esses tipos de permissão na seção “Configurações do documento” da página Definir configurações. Consulte Definir configurações: Gestão de documentos.
    • Administrador
    • Proprietário
    • Visualizador
  5. Em 'Selecionar Documentos', escolha se este grupo deve ter acesso a todos os documentos ou apenas a alguns documentos:
    Nota: O nível de acesso dependerá do nível de permissão selecionado acima ('Admin', 'Proprietário' ou ' visualizador').grant-permission-panel.png
    • Clique em Todos os documentos para permitir que os usuários desse grupo acessem todos os documentos do projeto.
      OU
    • Clique em Apenas documentos com atributos selecionados para permitir que os usuários desse grupo acessem apenas documentos com atributos específicos (de acordo com campos de metadados).
      • Preencha as seguintes informações:
        1. Clique no menu Incluir atributo e selecione um atributo na lista.
          Isso adicionará um menu de seleção para o atributo.
        2. Clique no menu do atributo para selecionar uma ou mais opções.
        3. Repita as etapas acima se precisar adicionar outros atributos.
  6. Para salvar as permissões selecionadas, clique em Enviar.
  7. Quando estiver pronto para salvar o novo grupo de permissões, clique em Criar.