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Criar um grupo de permissões para a ferramenta Gestão de documentos

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regional availability
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Objetivo

Como criar um grupo de permissões para a ferramenta Gestão de documentos.

Histórico

Instead of needing to manually set permissions for a folder or document, the Document Management tool uses a combination of different permissions and settings to streamline access to documents and determine who can take certain actions in the tool. Users can have either 'Standard' or 'Admin' permissions for the Document Management tool itself, but will need to be added to permission groups in order to view specific types of documents and upload or submit files. 

 Important
Company level Administrators will not automatically have access to items in the Document Management tool. Admins need to belong to the correct permission group to access, upload, and submit files in the Document Management tool. 

Fatores a considerar

  • Permissões de usuário necessárias:
    • Permissões de nível “Administrador” para a ferramenta Gestão de documentos do projeto.
  • Informações adicionais:
    • Se um usuário for adicionado a mais de um grupo de permissão, as permissões de nível mais alto serão respeitadas. Por exemplo, se um usuário existir em um grupo de permissão que tenha a capacidade de "Fazer upload de novos arquivos", mas for adicionado a um grupo diferente sem permissão para fazer upload, ele ainda poderá fazer upload de arquivos para a ferramenta.

Vídeo

 

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Etapas

  1. Acesse a ferramenta Gestão de documentos do projeto.
  2. Clique no ícone Configurar definições icons-settings-gear.png .  
  3. Na guia Permissões, clique em Criar grupo.
  4. Insira um nome no campo Nome do grupo .pdm-create-perm-group.png
  5. Siga as etapas restantes abaixo para configurar o grupo de permissão:

Adicionar pessoas e empresas

  1. Clique na guia Pessoas.
  2. Clique em Adicionar pessoas e empresas.
  3. Marque a caixa de seleção ao lado de cada usuário e empresa que deseja adicionar ao grupo. Se quiser adicionar todos os usuários do projeto, marque a caixa de seleção no topo da lista.
  4. Clique em Adicionar para confirmar.
  5. Opcional: se precisar editar os usuários ou empresas, clique em Editar pessoas.

Conceder permissões de upload e documento

  1. Clique na guia Permissões.
  2. Na seção "Permissões de upload", marque ou desmarque a caixa de verificação para determinar se esse grupo deve ter permissão para fazer upload e enviar arquivos para a ferramenta:
    upload-submit-permissions.png
    • Fazer upload de novos arquivos: permite que os usuários façam upload de arquivos para a ferramenta e preencham as informações. Consulte Carregar Documentos e Informações Completas sobre Documentos.
      Nota: Se a permissão "Fazer upload de novos arquivos" estiver desabilitada, a permissão "Enviar novos arquivos" será desabilitada automaticamente. 
    • Enviar novos arquivos: permite que os usuários enviem documentos preenchidos para o projeto. Consulte Enviar documentos. 
  3. Na seção "Permissões de documento", clique em Conceder permissões.

    2025-08-01-doc-management-tool-grant-permissions.png
  4. Em “Selecionar tipo de permissão”, escolha um dos seguintes tipos de permissão:
    Obs.: é possível personalizar as ações disponíveis para esses tipos de permissão na seção “Configurações do documento” da página Definir configurações. Consulte Definir configurações: Gestão de documentos.
    • Administrador
    • Proprietário
    • Visualizador
  5. Em “Selecionar documentos”, escolha se o grupo deve ter acesso a todos os documentos ou apenas a alguns documentos:
    Obs.: o nível de acesso dependerá do nível de permissão selecionado acima (“Administrador”, “Proprietário” ou “Visualizador”).
    • Clique em Todos os documentos para permitir que os usuários desse grupo acessem todos os documentos do projeto.
      OU
    • Clique em Somente documentos com atributos selecionados para permitir apenas o acesso a documentos com valores de atributo (campo) específicos.
      1. Clique no botão Adicionar conjunto de atributos. 
      2. Clique em Selecionar atributos para escolher um atributo (campo) relevante para controlar o acesso desse grupo.  
        Nota: Você pode selecionar um campo personalizado (atributo) se for um dos seguintes tipos de campo: empresa, local ou seleção única (lista suspensa). 
      3. Clique no menu 'inclui qualquer de' para selecionar um ou mais valores para o atributo selecionado acima.
        Nota: Se algum dos valores selecionados se aplicar a um documento, o documento será exibido na ferramenta Gestão de documentos de cada membro do grupo. Um documento não precisa de todos os valores selecionados para estar disponível para um membro do grupo. 
      4. Se quiser adicionar outros conjuntos de atributos, repita essas etapas.
  6. Para salvar as permissões selecionadas, clique em Enviar.
  7. Quando estiver pronto para salvar o novo grupo de permissões, clique em Criar.