Preparar usuários e fornecedores do projeto para importação para o aplicativo Procore Imports

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Objetivo

Formatar corretamente seus contatos de usuário e fornecedor para importação.

Fundo

Você pode usar o aplicativo Procore Imports para importar uma lista de usuários ou fornecedores para a ferramenta Diretório da sua empresa ou projeto. Isso adicionará ao seu projeto quantos contatos você precisar sem a necessidade de adicionar cada contato manualmente no Procore.

Coisas a considerar

Permissões de usuário necessárias:
- Permissões de nível “Administrador” no Diretório da empresa.
  Obs.: não há compatibilidade com permissões granulares no aplicativo Procore Imports.

Vídeos

Passos

Fazer download do modelo de importação de usuários ou fornecedores

Escolha entre as seguintes opções:
- Faça download do modelo de importação de usuários: importar-usuários.xlsx
  Obs.: no Procore, um “usuário” é uma pessoa individual que fará login no Procore, como seu funcionário ou um funcionário de outra empresa que acessará seu projeto.
- Faça download do modelo de importação de fornecedores: importar-fornecedores.xlsx
  Obs.: no Procore, um “fornecedor” é outra empresa ou entidade com a qual sua empresa interage durante um projeto.

Formatar o modelo de importação de usuários

Veja abaixo os fatores que devem ser levados em consideração no preenchimento do modelo.
- Dados obrigatórios na linha:
  - Cada linha da tabela corresponde a um usuário individual.
  - Cada linha da tabela corresponde a um registro de contato (ou seja, um usuário). Cada registro requer no mínimo um valor para o Nome, Sobrenome, Endereço de e-mail e Modelo de permissão do contato. Os cabeçalhos das colunas dos campos obrigatórios têm fundo VERMELHO. Todas as outras colunas e células em uma única linha podem ser deixadas em branco.
  - Importante! Não há limite para o número de linhas que você pode importar. No entanto, não pode haver linhas em branco.
- Dados obrigatórios na coluna:
  A primeira linha da tabela deve incluir o cabeçalho, que define os campos da tabela do Excel e o banco de dados de contatos da sua empresa no Procore.
  - Se você modificar os valores nos cabeçalhos das colunas, o processo de importação falhará.
  - Se você inserir novas colunas, mover colunas ou remover colunas do modelo, o processo de importação falhará.
  - Se você alterar a ordem dos cabeçalhos nas colunas no modelo, o processo de importação falhará.
Preencha o modelo de importação.
Obs.:
- Um asterisco (*) indica um campo obrigatório.
- Se você estiver extraindo dados de origem do usuário de uma planilha diferente, é OBRIGATÓRIO separar o nome e o sobrenome do usuário em células diferentes. Para saber como fazer isso antes de adicionar os dados ao modelo, acesse este artigo no Centro de suporte do Microsoft Office para obter ajuda: Dividir texto em células diferentes.
  - *Nome: insira o nome do usuário exatamente como deseja que apareça na ferramenta Diretório (p. ex., John).
    Importante! Os nomes diferenciam maiúsculas de minúsculas e também a pontuação.
  - *Sobrenome: insira o sobrenome do usuário exatamente como deseja que apareça na ferramenta Diretório (p. ex., Smith).
    Importante! Os sobrenomes diferenciam maiúsculas de minúsculas e também a pontuação.
  - *Endereço de e-mail: insira o endereço de e-mail completo do usuário (p. ex., jsmith@example.com)
    Importante! O endereço de e-mail precisa ser exclusivo para cada pessoa. Esse elemento também é usado como identificador único do perfil do usuário.
  - *Modelo de permissão: insira o nome do modelo de permissões do projeto que será aplicado a cada registro de usuário. É necessário digitar o nome exatamente como ele aparece no Procore. Consulte Gerenciar modelos de permissões do projeto.
  - Empresa: insira o nome do fornecedor/empresa exatamente como deseja que apareça na ferramenta Diretório. No Procore, os nomes das empresas diferenciam maiúsculas de minúsculas e também a pontuação.
    Importante! Se o fornecedor/empresa já existir na ferramenta Diretório, insira o nome exatamente como aparece no Diretório para evitar a duplicação. Consulte Adicionar uma empresa ao Diretório da empresa.
  - É funcionário: se o usuário for funcionário da sua empresa, selecione Sim na caixa de listagem. Se o usuário for afiliado a um subempreiteiro, prestador de serviço ou fornecedor, selecione Não na caixa de listagem.
  - Id do funcionário: se tiver selecionado Sim no campo É funcionário, você terá a opção de inserir um ID do funcionário. Se tiver selecionado Não no campo É funcionário, deixe esse campo em branco.
    Obs.: se você tentar inserir um ID de funcionário sem selecionar Sim no campo É funcionário, a validação de dados na planilha destacará o erro em VERMELHO-claro.
  - Cargo: insira o título profissional do usuário exatamente como deseja que apareça na ferramenta Diretório. Você pode inserir até 255 caracteres alfanuméricos.
  - Endereço: insira o endereço do usuário (p. ex., empresa ou endereço de correspondência) exatamente como deseja que apareça na ferramenta Diretório.
  - Cidade: insira o nome completo da cidade para o endereço do usuário (p. ex., La Jolla).
  - Estado: insira a abreviação de duas letras do estado ou território (p. ex., CA). Consulte Abreviações dos estados dos EUA. Se você inserir uma abreviação de estado, será necessário inserir um nome de país.
  - CEP: insira o CEP ou código postal.
    Dica! Se o Microsoft Excel cortar os zeros à esquerda no código, clique com o botão direito do mouse na célula (ou intervalo de células) e escolha “Formatar células” no menu de atalho. Em seguida, clique em “Especial” na seção “Número”. Em seguida, aplique o formato “CEP” ou “CEP + 4”. Para mais detalhes, acesse o site do Microsoft Office para ver as instruções: Exibindo números como códigos postais.
  - País: soletre o nome completo do país.
    Importante! NÃO use abreviações (p. ex., Estados Unidos ou Canadá). Você sempre PRECISA soletrar o nome completo do país.
  - Telefone comercial: insira o número de telefone comercial do usuário seguindo o formato de número NANP (Plano de Numeração Norte-Americano) (p. ex., 805-555-0100). A forma como você insere o número de telefone aqui determina como ele aparecerá no Procore.
  - Ramal de telefone comercial: insira o ramal do número de telefone comercial do usuário.
  - Número de fax: insira o número de fax comercial do usuário usando o formato de número NANP (p. ex., 805-555-0106). A forma como você insere o número de telefone aqui determina como ele aparecerá no Procore.
  - Celular: insira o número do celular do usuário usando o formato de número NANP (p. ex., 805-555-0107). A forma como você insere o número de telefone aqui determina como ele aparecerá no Procore.
  - Observações: adicione até 255 caracteres alfanuméricos.
    Obs.: as observações que você inserir aqui preencherão o campo “Tags/palavras-chave” no perfil da pessoa. Posteriormente, os usuários poderão pesquisar correspondências no campo de observações usando diferentes ferramentas do Procore: Pesquisar e filtrar o Diretório da empresa, Pesquisar e filtrar o Diretório do projeto e Pesquisar e convidar proponentes.
  - Classificação do trabalho: informe a classificação do trabalho do usuário. Sua entrada precisa corresponder à lista “Classificações” na ferramenta Administrador da empresa (consulte Adicionar uma classificação). As classificações também interagem com a ferramenta Planilhas de horas de nível de projeto. Consulte Habilitar classificações em um projeto.
  - Modelo de permissões da empresa: insira o nome do modelo de permissões da empresa que será aplicado a cada registro do usuário. É necessário digitar o nome exatamente como ele aparece no Procore. Consulte Criar um modelo de permissões da empresa.
Responda aos alertas de validação de dados
Se sua entrada de dados NÃO atender aos critérios de importação do Procore, a célula inválida será destacada em vermelho.

Formatar o modelo de importação de fornecedores

Veja abaixo os fatores que devem ser levados em consideração no preenchimento do modelo.
- Dados obrigatórios na linha:
  Importante! Não há limite para o número de linhas que você pode importar. No entanto, não pode haver linhas em branco.
  - Para criar o registro da empresa, cada linha precisa ter um valor na coluna Nome. Outros valores na mesma linha podem ficar em branco.
  - Cada linha na tabela corresponde a um fornecedor individual.
  - Se você alterar a ordem dos cabeçalhos nas colunas no modelo, o processo de importação falhará.
  - Se você inserir novas colunas, mover colunas ou remover colunas do modelo, o processo de importação falhará.
  - Se você modificar os valores nos cabeçalhos das colunas, o processo de importação falhará.
- Dados obrigatórios na coluna:
  - A primeira linha da tabela deve incluir o cabeçalho, que define os campos da tabela do Excel e o banco de dados de fornecedores da sua empresa no Procore.
  - Se você modificar os valores nos cabeçalhos das colunas, o processo de importação falhará.
  - Se você inserir novas colunas, mover colunas ou remover colunas do modelo, o processo de importação falhará.
  - Se você alterar a ordem dos cabeçalhos nas colunas no modelo, o processo de importação falhará.
Preencha o modelo de importação.
Obs.: um asterisco (*) indica um campo obrigatório.
- *Nome: insira o nome do fornecedor/empresa exatamente como deseja que apareça na ferramenta Diretório. Os nomes de empresa diferenciam maiúsculas de minúsculas e também a pontuação. Se sua empresa tiver habilitado a ferramenta Integrações de ERP no nível de empresa, sua entrada será sincronizada com um sistema ERP integrado que impõe limites de caracteres aos nomes de projetos importados. Para obter detalhes, consulte Qual é o comprimento máximo de caracteres para um “Nome da empresa” na ferramenta Diretório?
  Importante! Para evitar a criação de uma entrada duplicada ao importar entradas para um diretório com registros existentes:
  - Se sua empresa estiver importando dados usando a coluna ID (em vez da coluna Nome), o Procore substituirá todos os dados existentes desse fornecedor no Diretório.
  - Se você tiver dados existentes no Diretório, insira o nome exatamente como aparece no Diretório.
- Tipo de entidade: selecione ABN (Número Comercial Australiano) ou EIN (Número de Identificação do Empregador) na lista suspensa. Em seguida, insira o número de identificação da entidade no campo ID da entidade.
- Id da entidade: se você selecionar uma opção da lista Tipo de entidade, deverá inserir o número adequado aqui. Consulte Número Comercial Australiano ou Número de Identificação do Empregador.
- Endereço: insira a rua ou endereço de correspondência do fornecedor/empresa.
- Cidade: insira o nome completo da cidade (p. ex., San Diego, Seattle, Westchester).
- Estado: insira a abreviação de duas letras do estado ou território (p. ex., CA, WA, NY). Consulte Abreviações dos estados dos EUA.
- Código postal: insira o código postal da empresa.
  Dica! Se o código postal contiver um zero à esquerda (p. ex., 92129, 98122, 10503), há um problema conhecido no Microsoft Excel relacionado à exibição de números. Acesse o site do Microsoft Office para mais detalhes: Exibindo números como códigos postais.
- País: insira o nome completo do país do endereço da empresa (p. ex., Estados Unidos ou Canadá).
- Telefone comercial: insira o número de telefone comercial do fornecedor/empresa usando o formato de número NANP (p. ex., 805-555-0100). Não use ESPAÇOS nem parênteses como delineadores.
- Número de fax: insira o número de fax comercial do fornecedor/empresa usando o formato de número NANP (p. ex., 805-555-0101). Não use ESPAÇOS nem parênteses como delineadores.
- Endereço de e-mail da empresa: insira um (1) endereço de e-mail completo do fornecedor/empresa. Normalmente, trata-se de um endereço de e-mail comercial geral (p. ex., info@example.com). Esse campo não é compatível com a entrada de vários endereços de e-mail.
- Endereço de e-mail do contato principal: insira um (1) endereço de e-mail completo do contato principal do fornecedor/empresa. Normalmente, trata-se do endereço de e-mail de uma pessoa (p. ex., jsmith@example.com). Esse campo não é compatível com a entrada de vários endereços de e-mail.
  Importante! O primary_contact precisa ser um endereço de e-mail e o usuário associado ao endereço de e-mail precisa ter um registro na ferramenta Diretório.
- Endereço de e-mail do proponente convidado padrão: insira o endereço de e-mail do proponente convidado padrão para essa empresa. Se houver vários convidados, use a barra vertical (|) como separador e inclua um único ESPAÇO em cada lado da barra vertical (p. ex., jsmith@example.com | mjones@example.com).
- Nome fantasia: insira o nome fantasia da empresa.
- Site: insira o site do fornecedor/empresa.
- Especialidades: insira a especialidade do fornecedor/empresa (p. ex., concreto ou alvenaria). Se houver várias especialidades, use o símbolo de barra vertical (|) como separador e inclua um único ESPAÇO em cada lado do símbolo (p. ex., Concreto | Alvenaria).
  Obs.:
  - Para digitar o símbolo de barra vertical (|), mantenha pressionada a tecla SHIFT do teclado e pressione a tecla de barra invertida (\). Na maioria dos teclados em inglês dos EUA, a tecla de barra invertida está diretamente acima de ENTER ou RETURN. No entanto, seu teclado pode ser diferente.
  - A seção de especialidades permite filtrar registros no Diretório do projeto. Consulte Adicionar ou excluir especialidades. Ela também permite que você crie rapidamente listas de cotação com a ferramenta Concorrência do Procore. Consulte Exportar a lista de cotações de um pacote de cotação para um PDF ou CSV).
- Considerações sobre o tipo de negócio:
  Obs.: se os regulamentos locais, federais ou estaduais restringirem a coleta destes dados por sua organização, deixe esta célula em branco.
  - Proponente autorizado: selecione “Sim” para indicar se o fornecedor está autorizado a enviar cotação para todos os projetos de sua empresa (se você estiver fazendo a importação no nível de empresa) ou em um projeto específico (se você estiver fazendo a importação no nível de projeto). Selecione “Não” para indicar que o fornecedor não é um proponente autorizado.
  - Membro de sindicato: selecione “Sim” ou “Não” para indicar se o fornecedor é membro de um sindicato.
  - Salário vigente: selecione “Sim” para indicar que a empresa está sujeita a determinações gerais de salário vigente. Selecione “Não” para indicar que a empresa não está sujeita a essas determinações.
  - Pequenos negócios: selecione “Sim” para indicar que a empresa é certificada como um pequeno negócio pela U.S. Small Business Administration. Selecione “Não” para indicar que a empresa não é certificada como pequena empresa. O Procore interpreta um valor em branco como uma entrada “Não”.
  - Empresa afro-americana: selecione “Sim” para indicar que a empresa é certificada como uma empresa de propriedade de minorias (p. ex., empresa comercial afro-americana) pela U.S. Small Business Administration. Selecione “Não” para indicar que a empresa não é certificada. O Procore interpreta um valor em branco como uma entrada “Não”.
  - Empresa ásio-americana: selecione “Sim” para indicar que a empresa é certificada como uma empresa de propriedade de minorias (p. ex., empresa comercial ásio-americana) pela U.S. Small Business Administration. Selecione “Não” para indicar que a empresa não é certificada. O Procore interpreta um valor em branco como uma entrada “Não”.
  - Empresa hispânica: selecione “Sim” para indicar que a empresa é certificada como uma empresa de propriedade de minorias (p. ex., empresa hispânica) pela U.S. Small Business Administration. Selecione “Não” para indicar que a empresa não é certificada. O Procore interpreta um valor em branco como uma entrada “Não”.
  - Negócio de nativos americanos: selecione “Sim” para indicar que a empresa é certificada como uma empresa de propriedade de minorias (p. ex., empresa comercial de nativos americanos) pela U.S. Small Business Administration. Selecione “Não” para indicar que a empresa não é certificada. O Procore interpreta um valor em branco como uma entrada “Não”.
  - Negócio de propriedade feminina: selecione “Sim” para indicar que a empresa é certificada como uma empresa de propriedade de minorias (p. ex., negócio de propriedade feminina) pela U.S. Small Business Administration. Selecione “Não” para indicar que a empresa não é certificada. O Procore interpreta um valor em branco como uma entrada “Não”.
  - Negócio desfavorecido: selecione “Sim” para indicar que a empresa é certificada como uma empresa de propriedade de minorias (p. ex., negócio desfavorecido) pela U.S. Small Business Administration. Selecione “Não” para indicar que a empresa não é certificada. O Procore interpreta um valor em branco como uma entrada “Não”.
  - Negócio historicamente subutilizado: selecione “Sim” para indicar que a empresa é certificada como uma empresa de propriedade de minorias (p. ex., negócio historicamente subutilizado) pela U.S. Small Business Administration. Selecione “Não” para indicar que a empresa não é certificada. O Procore interpreta um valor em branco como uma entrada “Não”.
  - Empresa de propriedade de minorias: selecione “Sim” para indicar que a empresa é certificada como uma empresa de propriedade de minorias pela U.S. Small Business Administration. Selecione “Não” para indicar que a empresa não é certificada. O Procore interpreta um valor em branco como uma entrada “Não”.
  - Pequena empresa de propriedade de veterano com invalidez em serviço: selecione “Sim” para indicar que a empresa é certificada como uma empresa de propriedade de minorias (p. ex., pequena empresa de propriedade de veterano com invalidez em serviço) pela U.S. Small Business Administration. Selecione “Não” para indicar que a empresa não é certificada. O Procore interpreta um valor em branco como uma entrada “Não”.
  - Empresa 8a: selecione “Sim” para indicar que a empresa é certificada como uma empresa de propriedade de minorias (p. ex., negócio socialmente ou economicamente desfavorecido sob o programa 8[a]) pela U.S. Small Business Administration. Selecione “Não” para indicar que a empresa não é certificada. O Procore interpreta um valor em branco como uma entrada “Não”.
  - Ação afirmativa: selecione “Sim” para indicar que a empresa está sujeita a ação afirmativa durante a concorrência. Selecione “Não” para indicar que o fornecedor não está sujeito a ações afirmativas. O Procore interpreta um valor em branco como uma entrada “Não”.
  - Empresa certificada: selecione “Sim” para indicar que a empresa está registrada no Programa CBE (Empresa certificada) do DSLBD (Departamento de Desenvolvimento de Pequenos e Negócios Locais). Selecione “Não” para indicar que a empresa não é uma empresa com sede no distrito (ou seja, Washington D.C.).
  - Pré-qualificado: selecione “Sim” se o empreiteiro estiver na lista de empreiteiros pré-qualificados relevantes para o estado no qual fará negócios. Selecione “Não” se o empreiteiro não estiver na lista. O Procore interpreta um valor em branco como uma entrada “Não”.
  - Número da licença: insira a licença estadual da empresa do empreiteiro.
  - Palavras-chave de tags: insira qualquer tag de palavra-chave para o fornecedor. Separe as entradas com uma vírgula (,). Você pode inserir até 255 caracteres nesse campo.
- Códigos de custo:
  Insira um ou mais códigos de custo. Use um traço (-) para separar cada item de segmento escalonado no segmento 'Código de custo' e um símbolo de barra vertical (|) para separar cada entrada de código de custo individual. Sempre inclua um ESPAÇO em cada lado do símbolo de barra vertical (|).
  
  Notas:
  Na EAP da Procore, o segmento 'Código de custo' é um segmento escalonado em sua estrutura de código de orçamento. No modelo de importação, as camadas dentro de um segmento devem ser delimitadas por um traço (-). Dependendo da estrutura específica do código de orçamento da sua empresa, as entradas do código de custo podem ser diferentes destes exemplos:
  - Se o segmento "Código de custo" de nível de empresa ou de projeto tiver dois (2) níveis, o primeiro nível poderá representar um número de Divisão (01) no MasterFormat do CSI (Relatório geral de projetos). O segundo nível inclui itens de segmento aninhados com a "Divisão", que são considerados códigos de custo no MasterFormat (000, 002, 010 e assim por diante). Ao usar este exemplo, sua entrada de código de custo no modelo de importação seria semelhante: 01-000
  - Se o seu segmento "Código de custo" tiver três (3) níveis, o primeiro nível pode representar o número da Divisão (01) no MasterFormat do CSI, o segundo nível é uma subdivisão (10) e o terceiro nível é o código de custo (010), então sua entrada de código de custo seria semelhante: 01-10-010
  - Se quiser inserir vários códigos de custo para associar à empresa, separe cada código com o símbolo de pipe (•) e não esqueça de incluir um único ESPAÇO em cada lado do símbolo do pipe (ş). Por exemplo: 01-000" 01-002" 01-010 ou 01-10-000 01-10-002 • 01-10-010
  Para saber mais sobre o segmento 'Código de custo' padrão do Procore, consulte Quais são os códigos de custo padrão do Procore? e Estrutura Analítica do Trabalho.
- Id: esse campo é destinado ao ID exclusivo pré-designado do Procore de um fornecedor que só será preenchido quando você exportar a lista de fornecedores do seu diretório.