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Procore

Adjudicar uma cotação e convertê-la em um subcontrato ou ordem de compra

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 Nota
O conteúdo abaixo descreve a funcionalidade que faz parte da nova Experiência Aprimorada da Gestão de Cotações. Consulte Sobre a experiência aprimorada do gerenciamento de lances.

Objetivo

Selecionar a cotação vencedora e convertê-la em um novo subcontrato ou ordem de compra.

Fundo

Ao selecionar uma cotação para adjudicar, você terá a opção de convertê-la em um subcontrato ou ordem de compra. Após a conversão, você também poderá enviar o contrato por e-mail para o fornecedor que recebeu a escopo de trabalho.

Se ainda não quiser criar um contrato, também é possível "adjudicar" uma cotação. Consulte Soft Award uma licitação.

Coisas a considerar

  • Permissões de usuário necessárias:
    • Permissões de nível "Administrador" na ferramenta Concorrência do projeto.
      E
    • Permissões de nível "Administrador" na ferramenta Compromissos do projeto.
  • Para empresas que utilizam a icon-erp-synced2.png ferramenta Integrações de ERP: mostrar/ocultar 
    • Há compatibilidade dos botões Converter em contrato e Converter em contrato .
    • Importante! Para sincronizar dados com seu sistema ERP integrado, você deve definir o tipo de custo do código de custo (consulte Quais sistemas ERP integrados suportam o conceito de 'Tipo de custo'?) nos contratos da seguinte forma: 
      • Integração do Procore. Use o padrão tipo de custo de código de custo configurado para Viewpoint® Spectrum® durante o processo de implementação. 
      • Integração do Ryvit. Navegue até a ferramenta Integrações de ERP , clique em Definir configurações icons-settings-gear.png e selecione manualmente um tipo de custo de código de custo padrão para Viewpoint® Vista™. 
      • QuickBooks® Desktop. O tipo de custo para subcontratos sempre deve ser definido como Outro "O". 
      • QuickBooks® Online. Navegue até a ferramenta Integrações de ERP , clique em Definir configurações icons-settings-gear.png e selecione manualmente um tipo de custo de código de custo padrão para o contrato.
      • Sage 100 Contractor®. Navegue até a ferramenta Integrações de ERP , clique em Definir configurações icons-settings-gear.png e selecione manualmente um tipo de custo de código de custo padrão para o contrato
      • Sage 300 CRE®. Navegue até a ferramenta Integrações de ERP , clique em Definir configurações icons-settings-gear.png e selecione manualmente um tipo de custo de código de custo padrão para o contrato.
      • Xero™. Navegue até a ferramenta Integrações de ERP , clique em Definir configurações icons-settings-gear.png e selecione manualmente um tipo de custo de código de custo padrão para o contrato.

Pré-requisitos

  • É necessário ativar a ferramenta Compromissos para converter as cotações vencedoras.
  • É necessário enviar pelo menos uma (1) cotação de um proponente convidado. 

Passos

  1. Acesse a ferramenta Concorrência do projeto.
  2. Clique em Visualizar no pacote de cotação para o qual deseja adjudicar uma cotação.
  3. Clique no ícone de seta ao lado do formulário de cotação relevante para mostrar as informações.
  4. Na coluna Proponentes, clique no nome da empresa que deseja selecionar como a cotação vencedora.
    Observação: como alternativa, você pode passar o mouse sobre o nome da empresa na visualização de tabela e clicar nas reticências verticais icon-ellipsis-vertical.pngícone.
    bidding-award-bidder-menu.png
  5. Clique no menu Proponente adjudicar e selecione Converter em ordem de compra ou Converter em subcontrato.
  6. Clique em Adjudicar e Converta para confirmar a ação.
    Nota: Após a conversão bem-sucedida da cotação, a ferramenta Compromissos do projeto será aberta na guia Geral do novo contrato. As informações adequadas da cotação vencedora são copiadas automaticamente para o novo contrato.
  7. Na guia "Geral" do contrato, clique na guia Itens do contrato. Para saber mais, consulte <a data-track-click="Content, Link, Schedule of Values" title=" " href.path="//products/online/user-guide/project-level/commitments/tutorials/view-a-subcontract" href.anchor="Schedule_of_Values" href.nome de arquivo...">Schedə de valores.
  8. Para notificar a empresa sobre a cotação vencedora:
    1. Clique em Enviar contrato por e-mail.
    2. Na guia E-mails , preencha as seguintes informações:
      • Para: selecione os nomes dos destinatários.
      • CC: selecione os nomes das pessoas que devem ser copiadas no e-mail.
      • Privado: marque a caixa de verificação se quiser que os destinatários e usuários com permissão de nível "Administrador" para a ferramenta Compromissos vejam o e-mail. Essa é a definição de padrão. 
      • Anexos: adicione um ou mais arquivos à mensagem de e-mail. Se adequado, recomenda-se adicionar o formulário oficial de contrato da sua empresa como anexo.
      • Mensagem: digite o corpo da sua mensagem de e-mail. Recomenda-se fornecer instruções claras aos seus destinatários (ou seja, subempreiteiros) sobre como os contratos e documentos precisam ser assinados. Sua mensagem também deve incluir um lembrete para retornar o contrato assinado, que pode ser adicionado convenientemente como um anexo em sua resposta de e-mail.
        Nota: A mensagem de e-mail incluirá automaticamente os detalhes do contrato.
    3. Quando estiver pronto para enviar o contrato por e-mail, clique emEnviar.
      O sistema envia o contrato aos destinatários designados. 

Veja também