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Editar um item de correspondência

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Objetivo

Editar um item de correspondência.

Fatores a considerar

  • Permissões de usuário necessárias:
    • Para editar qualquer item de correspondência:
      • Permissões de nível “Administrador” no tipo de correspondência do item.
    • Para editar um item de correspondência em “Rascunho” que você criou:
      • Permissões de nível “Padrão” no tipo de correspondência do item.
        OU
      • Permissões de nível “Somente leitura” no tipo de correspondência do item com a permissão granular “Criar item” habilitada em seu modelo de permissão.
    • Para editar um item de correspondência “Aberto” que você criou: 
  • Informações adicionais:
    • Se o Procore for solicitado a habilitar a configuração "não editável" no nível de empresa, apenas os itens de correspondência em "Rascunho" poderão ser editados, independentemente das permissões do usuário. Em vez disso, considere criar e vincular um novo item . 
    • Se você tiver sido atribuído ou associado a um item de correspondência e quiser adicionar uma resposta ao item, consulte Responder a um item de correspondência.
    • Se um fluxo for aplicado ao item e o item for emitido, estas diferenças existirão:
      • 'Status': campo somente leitura que é preenchido automaticamente com informações do fluxo.
      • 'Data limite': campo somente leitura que é preenchido automaticamente com datas determinadas pelo fluxo e tem um nome alterado para 'Data limite da etapa atual'.
      • 'Responsáveis': campo somente leitura que é preenchido automaticamente com o usuário atribuído à etapa atual, conforme determinado pelo fluxo. O nome do campo muda para "Responsável da etapa atual", mas o campo "Responsáveis" continua sendo um campo único e relatável listando todos os responsáveis na fluxo. 
      • 'Membro de distribuição': qualquer membro de distribuição no modelo de fluxo é preenchido automaticamente aqui e não pode ser removido depois que o fluxo for iniciado. A seleção manual de membros de distribuição adicionais é permitida no item de correspondência, e esses podem ser removidos se desejado. As notificações são enviadas apenas aos membros no fluxo lista de distribuição, não no item de correspondência lista de distribuição.
      • ​​​​'Botão "Publicar resposta e alterar status": não está mais disponível a menos que as "Respostas" estejam habilitadas no conjunto de campos. 
    • Informações de notificação por e-mail:  
      • A edição de um item de correspondência "Aberto" resulta em uma notificação por e-mail para o criador do item e qualquer pessoa nos campos "Responsável", "Membro de distribuição" ou "Recebido de", se um administrador tiver habilitado as notificações por e-mail "Item atualizado" para o tipo de correspondência. 
      • As notificações por e-mail serão enviadas para todos os itens de correspondência até que seu status seja alterado para "Fechado". 
      • Para obter mais detalhes , consulte Quem recebe item de correspondência e-mails e notificações por push? 

Etapas

  1. Acesse a ferramenta Correspondência do projeto. 
  2. Clique em Editar ao lado do item de correspondência que deseja modificar.
    Nota: Se não houver um botão "Editar", foi solicitado ao Procore que habilite a configuração "não editável" no nível de empresa para manter os registros de comunicação confiáveis para todos os itens "Abertos" e "Fechados" na ferramenta Correspondência. Em vez disso, considere criar e vincular um novo item . 
  3. Modifique as Informações gerais da tarefa clicando nos seguintes campos:
    Obs.: um asterisco (*) indica um campo obrigatório. 
    • Número: esse é o número exclusivo para identificar o item de correspondência. Quando vinculado a outras ferramentas, bem como a qualquer outro local no qual o item de correspondência esteja listado, o prefixo e o número serão exibidos na correspondência na visualização em lista.
    • *Status: selecione o status apropriado para sua item de correspondência:
      Nota: Se um fluxo for aplicado, o status será determinado pelo fluxo e não poderá ser editado. 
      • Fechado: a correspondência foi fechada.
      • Aberto: a correspondência está aberta.
      • Status personalizado: É possível selecionar os status personalizados criados anteriormente para o tipo de correspondência ao editar itens de correspondência. Consulte Definir configurações avançadas: correspondência.
    • Assunto: o assunto é um título do item de correspondência que será exibido na correspondência na visualização em lista quando estiver vinculado a outras ferramentas, bem como a qualquer outro local no qual o item de correspondência esteja listado.
    • Privado: Selecione Privado para tornar a correspondência privada. As correspondências privadas ficam visíveis apenas para o criador da correspondência, o usuário listado em "Recebido de", os usuários listados em "Responsáveis", os usuários listados em "Distribuição" e usuários com permissões de empresa ou nível de projeto "Administrador".
       Obs.
      • Os usuários que pertençam às mesmas empresas dos usuários listados no item também poderão visualizar itens privados se a permissão granular “Visualizar itens privados acessíveis a usuários na mesma empresa” do tipo de correspondência geral estiver habilitada.
      • Entre em contato com seu ponto de contato do Procore se quiser que os itens de correspondência Privados sejam ocultados dos usuários com permissões de nível “Administrador” no nível de empresa ou de projeto, garantindo que eles não possam visualizar ou responder a itens privados, a menos que sejam especificamente incluídos no item de correspondência. (Se sua empresa estiver sediada na Austrália ou na Nova Zelândia, esse nível adicional de privacidade será habilitado por padrão).
      • Ao visualizar um item de correspondência, sempre é possível ver quem tem permissões para itens privados por meio da guia “Permissões”.
    • Cessionários: Atribua a responsabilidade por responder a uma correspondência geral a um ou mais equipe de projeto membros dos usuários no Diretório. Adicione usuários com permissões de nível "Somente leitura" ou superior ao lista de distribuição. Dependendo do nível de permissão do usuário, ele poderá responder à correspondência.
      Nota: Se uma fluxo for aplicada, esse campo será substituído por "Responsável pela etapa atual" e ficará somente leitura. 
    • Data de Vencimento:  Insira ou selecione uma data no calendário para a entrega da resposta.
      Nota: Se uma fluxo for aplicada ao item, esse campo mudará para "Data limite da etapa atual" e será somente leitura.
    • Recebido de: semelhante a “CC” em e-mails. Adicione pessoas que não sejam diretamente responsáveis, mas que precisem estar cientes dessa correspondência geral. Adicione usuários com permissões de nível “Somente leitura” ou superior à lista de distribuição. Dependendo do nível de permissão do usuário, ele poderá responder à correspondência.
    • Membro de Distribuição: Adicione usuários com permissão de nível "Somente leitura" ou superior ao lista de distribuição. Dependendo do nível de permissão do usuário, ele poderá responder à correspondência.
      Nota: Se um fluxo for aplicado ao item, depois que o item for emitido, todos os membros de distribuição no modelo de fluxo serão preenchidos automaticamente aqui e não poderão ser removidos. Adicione (ou remova) manualmente membros de distribuição adicionais no item de correspondência para dar acesso ao item. No entanto, as notificações são enviadas apenas aos membros no fluxo lista de distribuição, não no item de correspondência lista de distribuição.
    • *Impacto no cronograma: Selecione se esse item de correspondência assunto faz ou vai afetar o cronograma.
      • "Sim": o cronograma é afetado de uma maneira conhecida. 
      • "Sim (desconhecido)": Sim, o cronograma é afetado, mas os detalhes ou extensão do impacto ainda não são conhecidos. 
      • "Não": o cronograma não é afetado.
      • "A ser determinado": a ser determinado. Você não tem certeza se o cronograma será afetado ou não. 
      • "N/A": o cronograma não é relevante para essa item de correspondência. 
    • Subobra: Selecione uma subobra para conectar-se à item de correspondência. 
    • Código de custo: Selecione um código de custo para atribuir à item de correspondência. 
    • Comércios: Selecione uma ou mais especialidades para associar à item de correspondência.
    • Localização: Selecione o local pertencente à correspondência na lista suspensa. 
      Nota: Se o Procore estiver configurado para permitir que os usuários criem locais (consulte Permitir ou proibir que os usuários criem locais em uma ferramenta), você poderá clicar no botão Criar um novo local na parte inferior da lista. 
    • Descrição: forneça detalhes sobre a correspondência geral que deseja comunicar.
    • Anexos: Anexe os arquivos aplicáveis que deseja incluir em sua comunicação dessa correspondência geral. O anexo máximo para cada item de correspondência é de 2.500 arquivos. Os anexos incluídos nas respostas ao item de correspondência não são contabilizados nesse máximo. 
    • Tarefas do cronograma: pesquise e selecione uma ou mais tarefas do cronograma no cronograma do projeto para associar ao item de correspondência.
  4. Clique em Salvar.