Práticas recomendadas: Gestão do fluxo de envio para aprovação
Observação
Esta página descreve a práticas recomendadas recomendada para editar os fluxos de envio para aprovação. Clique aqui para ver tutoriais, vídeos e muito mais sobre a ferramenta de envios do projeto.Introdução
A seção fluxo habilita os componentes de notificação e rastreamento da ferramenta Envios para Aprovação. Os fluxos proporcionam o benefício da progressão de fluxo automatizada e notificações de ação/atraso. Este artigo discutirá práticas recomendadas para editar os fluxos de envio para aprovação. Está pronto?
Ações em massa > aplicar fluxo
Esse recurso permite que usuários administradores selecionem em massa vários itens de envio para aprovação e apliquem um novo modelo de fluxo fluxo ou pré-criado. Para aplicar um fluxo em massa, todos os itens de envio para aprovação precisam estar em rascunho status E não ter fluxo aplicadas anteriormente. As duas opções para adicionar fluxos em massa a envios para aprovação são descritas abaixo.
Por que devo usar ações em massa?
Os fluxos aplicáveis em massa economizam tempo adicionando a mesma fluxo a vários envios simultaneamente. É possível usar esse recurso com modelos de fluxo para economizar ainda mais tempo.
Opção 1: ações em massa dos pacotes de envios para aprovação
Recomendamos o uso de Pacotes de Envios para Aprovação (consulte <a title=" " href.path="//products/online/user-guide/project-level/submittals/best-practices-submittals/best-practices-submittal-packages-introduction" href.nome de arquivo..."href...".. /práticas recomendadas-envios para aprovação-pacotes-introdução/">Est práticas: Pacotes de envios para aprovação - Introdução), já que você também pode aplicar fluxos em massa por meio da Edição em massa do pacote de envios para aprovação. O principal benefício dessa opção é que você também pode iniciar fluxo e-mails em massa como parte do processo, em vez de exigir ações separadas para enviar cada item de envio para aprovação separadamente. Consulte <a title=" " href.path="//products/online/user-guide/project-level/submittals/tutorials/bulk-edit-submittals" href.nome de arquivo..."href...".. /.. /tutoriais/editar em massa-envios para aprovação/">Bulk Editar envios para aprovação em um pacote.
Opção 2: ações em massa na visualização em lista
Essa provavelmente será a opção mais demorada, mas você também pode aplicar fluxos em massa da visualização em lista se optar por não usar os pacotes de envio para aprovação. Consulte Usar ações em massa > Aplicar fluxo de trabalho na ferramenta de envios. No entanto, ao contrário dos fluxos aplicados em massa por meio do pacote de envios para aprovação, essa opção exigirá que você envie e-mails para cada item individualmente.
Considerações
Nenhuma notificação será enviada quando o fluxo for aplicado, pois os itens ainda estarão em Status em Rascunho . Para concluir esse processo, é necessário editar cada item do envio para aprovação, atualizar a status e clicar em Atualizar e enviar e-mails. Se você clicar em Atualizar , nenhum e-mail (além de notificações de atraso quando qualquer data limite passar) será enviado.
Substituir em massa um usuário
As pessoas se movem regularmente para dentro e para fora de projetos, portanto, precisa haver uma maneira de substituir um usuário fluxo por outro usuário facilmente. Se você precisar substituir um aprovador, apresentador ou revisor em um número grande de envios para aprovação, um usuário com permissões de nível "Administrador" na ferramenta Envios para Aprovação do projeto pode fazê-lo nas definições da ferramenta Envios para Aprovação. Consulte Definir configurações: ferramenta Envios para Aprovação.
Rejeitar fluxo e reverter a atribuição a uma etapa anterior
Em muitos cenários, um administrador pode precisar reverter a atribuição em um envio para aprovação de volta a uma etapa fluxo anterior. Alguns cenários de exemplo incluem:
- Um fluxo usuário esquece de fazer upload de um anexo ou fazer upload do anexo incorreto em sua resposta
- Um usuário fluxo forneceu a resposta incorreta
- O envio para aprovação foi encaminhado para aprovadores incorretos.
A qualquer momento, um gerente de envio para aprovação pode reverter a atribuição a uma etapa anterior. Para uma experiência mais automatizada com base em respostas específicas, recomendamos habilitar a definição "Rejeitar fluxo". Consulte Configurar definições: habilitar rejeitar Fluxos.
Considerações
Não recomendamos usar essa funcionalidade para gerenciar revisões de envio para aprovação. Quando você volta para uma etapa fluxo anterior e novos dados são inseridos, os dados registrados anteriormente - datas (Enviado, Devolvido e Datas limites), comentários, respostas e anexos - são substituídos. As alterações ainda estão documentadas na histórico de alterações do item, mas não são imediatamente óbvios. Além disso, os relatórios no Procore exibem apenas os dados mais atuais, portanto, você não pode ter uma verdadeira noção das durações reais da atribuição se você mudar a fluxo para trás em vez de criar revisões de envio para aprovação.
Consulte Alterar a bola na quadra em uma submissão para obter informações e instruções adicionais.
Revisão de envio para aprovação
A funcionalidade "Criar revisão" cria uma cópia dos detalhes do item original (em um número de revisão), excluindo todos os dados inseridos anteriormente na fluxo. As etapas fluxo serão copiadas, mas a ordem será reiniciada da primeira etapa para que você possa solicitar um novo envio da função Apresentador. Essa funcionalidade garante que todos os dados históricos sejam mantidos no item de envio para aprovação original, permitindo que novos dados sejam adicionados à revisão.
Prática recomendada
O processo recomendado é criar imediatamente uma revisão quando necessário depois que você fechar e distribuir o item de envio para aprovação original. Isso comunica as informações rejeitadas ao Apresentador sobre o envio para aprovação original e fornece um novo item para eles enviarem. Consulte Criar uma revisão de envio.