Definir configurações: ferramenta Envios para Aprovação

Definir as configurações da ferramenta Envios para Aprovação

1. Na página Definir configurações de envio para aprovação, clique em Configurações de Envio para Aprovação.
2. Em Configurações de Envio para Aprovação, defina estas configurações:
   
   
    
   • Gerente de Envio para Aprovação Padrão
     Selecione a pessoa que deseja designar como gerente de envio para aprovação para novos envios para aprovação nesta lista suspensa.  
   • Distribuição Padrão
     Selecione todos os contatos para incluir na distribuição de notificação por e-mail da ferramenta para novos envios para aprovação.
   • Classificar por número a lista da seção de memorial descritivo de envio para aprovação
     Selecione "Crescente" ou "Descendente" na lista. A configuração padrão é decrescente (por exemplo, de 999 a 1). 

   • Definir a ordem de classificação dos itens do pacote de envios para aprovação
     Selecione "Crescente" ou "Descendente" na lista.  A configuração padrão é crescente (por exemplo, de A a Z). 

   • Rótulo para Campos Personalizados

     • Para adicionar um campo de texto curto, digite o rótulo do campo desejado na caixa Rótulo para Campo Personalizado 1 (Curto). Por exemplo, digite: Número do Compromisso
     • Para adicionar um campo de texto longo, digite o rótulo do campo desejado na caixa Rótulo para o campo personalizado 2 (longo). Por exemplo, digite: Observações
       O campo de texto curto é usado para entrada de dados curtos. O campo de texto longo permite que os usuários insiram sequências longas de texto (por exemplo, mensagens) e também oferece aos usuários ferramentas básicas de formatação.
       Observação: o campo personalizado 1 tem um limite de caracteres de 255 caracteres.
   • Datas Limite Dinâmicas do Aprovador
     Marque a caixa de seleção para permitir que o Procore ajuste a configuração da data limite do aprovador. Para manter o recurso DESATIVADO, deixe a caixa de seleção desmarcada. Para saber mais sobre essa configuração, consulte Quais são as datas limite dinâmicas do aprovador?
   • Envios para aprovação novos devem chegar
     Digite um número de dias na caixa de texto. A configuração de padrão no Procore é de 14 dias.
     Nota: A data limite respeita quais dias são definidos como "dias de trabalho" para o projeto. Consulte Definir dias úteis do projeto.

   • Envios para Aprovação Privados por Padrão
     Marque esta caixa de verificação para tornar os envios para aprovação privados por padrão. No Procore, marcar envios para aprovação como privados limita o público a usuários com permissões de nível "Administrador" para a ferramenta de envios para aprovação, membros da lista de distribuição de envios para aprovação e revisores atribuídos ao fluxo de envios para aprovação. Por padrão, essa caixa de verificação fica desmarcada no Procore, o que significa que novos envios para aprovação são visíveis para usuários atribuídos como "Somente leitura" ou superior na ferramenta Envios para Aprovação.
     Observação: os usuários com a permissão granular "Visualizar envios para aprovação privados associados a usuários na mesma empresa" habilitada em seu modelo de permissões podem visualizar um envio para aprovação marcado como "Privado" se outro usuário em sua empresa for o criador do envio para aprovação ou for designado como Gerente de Envios para Aprovação, um Apresentador, um Aprovador ou um membro da Lista de Distribuição.

   • Permitir que os aprovadores adicionem revisores à sua etapa no fluxo 
     Essa configuração fica habilitada por padrão e permite que os aprovadores adicionem outros revisores ao envio para aprovação. Os revisores são idênticos aos Aprovadores, exceto que não podem adicionar outros revisores. 

   • As respostas dos aprovadores são exigidas por padrão
     Marque esta caixa de verificação para tornar as respostas dos aprovadores em envios para aprovação obrigatórios por padrão. Por padrão, esta caixa de verificação fica marcada no Procore, o que significa que as respostas dos aprovadores selecionados são necessárias ao aprovar o envio para aprovação.

   • Ativar lembretes por e-mail para envios para aprovação atrasados
     Marque essa caixa de verificação para enviar automaticamente uma notificação de atraso por e-mail ao usuário atribuído quando a "Data limite do aprovador" dessa pessoa passar. Os lembretes por e-mail não serão enviados quando o envio para aprovação tiver 45 dias de vencimento. Essa caixa de seleção é selecionada por padrão no Procore. 

   • Ativar QR Codes em itens de envio para aprovação e modelo de PDF personalizado
     Marque esta caixa de verificação para permitir que os QR codes sejam gerados para envios para aprovação. Consulte Gerar um QR Code para um envio para aprovação.

   • Habilitar cálculos de cronograma de envio para aprovação
     Esta configuração fica desativada por padrão. Quando ATIVADA, a página Novo Envio para Aprovação inclui a área de Informações do Cronograma de Envio para Aprovação, que recebe a entrada de dados do usuário final no campo "Data Necessária no Local" e calcula automaticamente a "Data Planejada de Retorno", "Data de Conclusão Planejada da Revisão Interna" e 'Envio para Aprovação Planejado por Data".

     • Quando ativado, o usuário final pode configurar o recurso conforme descrito em Configurar cálculos de cronograma de envio para aprovação.

     • Para saber como esse recurso funciona na ferramenta Envios para Aprovação, consulte Calcular informações de cronograma de envios para aprovação (se ativado)

   • Permitir que os usuários façam download de anexos de e-mail de envio para aprovação sem fazer login no Procore
     Marque esta caixa de verificação para permitir que os usuários façam download de um anexo de envio para aprovação (adicionado nas Informações Gerais do Envio para Aprovação ou em uma etapa do fluxo) do corpo de um e-mail sem fazer login no Procore. Esses links de download expiram 14 dias calendário a partir do dia em que o e-mail foi enviado. Por padrão, essa caixa de verificação fica desmarcada.

     Observação: 

     • Anexos de envio para aprovação e anexos carregados no campo "Anexos" quando um envio para aprovação é distribuído e quando um envio para aprovação é encaminhado não exigem que os usuários façam login para fazer download do anexo, mesmo que esta caixa de verificação esteja desmarcada.
     • Os anexos carregados no campo "Anexos" quando um envio para aprovação é encaminhado não exigem que os usuários façam login para baixar os anexos, mesmo que esta caixa de verificação esteja desmarcada.
     • Os anexos acessados clicando em Visualizar PDF no e-mail exigem que os usuários façam login para fazer download do anexo, mesmo que esse caixa de verificação esteja marcado.

   • Numerar envios para aprovação por seção do memorial descritivo
     Quando habilitados, os números de envio para aprovação serão anexados automaticamente com o número da seção do memorial descritivo. Por exemplo, se a seção do memorial descritivo for 03-3000-Concreto, o primeiro envio para aprovação com essa seção do memorial descritivo será numerado 03-3000-1.

   • Habilitar Fluxos de rejeição na versão Beta 
     Quando habilitada, as respostas do envio para aprovação de "Rejeitar" ou "Revisar e reenviar" de um aprovador do fluxo encaminham automaticamente a responsabilidade "Atribuído a" para o gerente de envio para aprovação determinar a próxima etapa.

     • O gerente de envio para aprovação será notificado por e-mail de que agora ele é o usuário responsável por uma resposta "Rejeitar" ou "Revisar e reenviar". Quando a responsabilidade "Atribuído a" for encaminhada ao gerente de envio para aprovação, ele poderá optar por:
       • Feche o envio para aprovação e crie uma revisão, se desejar.
       • Retornar a responsabilidade "Atribuído a" à etapa anterior no fluxo.
       • Retome a fluxo.
         • Quando um fluxo é retomado, ele vai continuar de onde parou. Por exemplo:
           • Se a resposta "Rejeitar" ou "Revisar e reenviar" tiver sido inserida em uma etapa sem outros aprovadores, a fluxo avança para a próxima etapa. Se não houver uma próxima etapa, a fluxo concluída.
           • Se a resposta "Rejeitar" ou "Revisar e reenviar" tiver sido inserida em uma etapa com os aprovadores mais obrigatórios que ainda não responderam, a fluxo será retomada na mesma etapa para que os outros aprovadores necessários possam responder.

      Importante

     • Quando habilitado, esse recurso apresenta um novo comportamento para todas as novas respostas fluxo envios para aprovação em um projeto, incluindo novas respostas aos fluxos atualmente em andamento. 
     • Antes de habilitar essa definição de projeto, é importante avaliar os fluxos e modelos existentes para determinar se alguma alteração é necessária. 
     • Fluxos que foram criadas com outras etapas do Gerente de Envios para Aprovação para revisar as respostas "Rejeitados" e "Revisar e reenviar" provavelmente não serão mais necessárias com esse recurso ativado e poderão ser removidos do modelo de fluxo ou fluxo. 
     • Esse recurso também se aplica a qualquer resposta personalizada mapeada para os tipos de resposta "Rejeitar" ou "Revisar e reenviar".
     • Quando o gerente de envio para aprovação optar por definir a responsabilidade "Atribuído a" de volta a uma etapa de fluxo anterior, essa ação será registrada no histórico de alterações, mas não pode ser reportável nas ferramentas de relatórios.  Se quiser reverter para o comportamento legado que sempre transfere a responsabilidade Atribuído a para frente, desabiira a configuração "Habilitar rejeitar Fluxos" e salve sua seleção. 

      

3. Em E-mails de envio para aprovação, escolha uma destas opções para definir as definições de notificação por e-mail para itens de envio para aprovação:
   Obs.: 
   • Essas definições de e-mail não se aplicam ao enviar e reenviar envios para aprovação em pacotes de envios para aprovação. Consulte E-mails para Pacotes de Envios para Aprovação.
   • Para saber mais sobre as ações que acionam uma notificação automática por e-mail, consulte Quando a ferramenta Envios para Aprovação envia notificações por e-mail para usuários do Procore? 
   • Os e-mails de "Ação Necessária" não podem ser DESATIVADOS. Para saber mais, consulte: Por que não consigo desativar os e-mails de "Ação Necessária" enviados da ferramenta Envios para Aprovação?
4. Remova uma marca da caixa de seleção desejada para impedir que o sistema envie uma notificação automática por e-mail ao(s) usuário(s) designado(s) em cada função para cada evento. 
5. Marque a caixa de verificação apropriada para dar permissão ao sistema para enviar uma notificação automática por e-mail ao usuário designado na função apropriada para cada evento.
6. Clique em Redefinir para Padrão para restaurar as configurações padrão do sistema para e-mails de envio para aprovação.
   
   
    
7. Quando terminar de atualizar as configurações na página Configurações de Envio para aprovação, clique em Atualizar.

Criar respostas personalizadas ao envio para aprovação

Substituir usuário do fluxo

Você pode substituir um usuário nos fluxos de envio para aprovação em massa em todos os envios para aprovação para os quais ele tem uma resposta "Pendente". Ao substituir fluxo usuários:

• Somente os fluxos nos quais a resposta do usuário atual esteja com o status Pendente serão substituídos pelo novo usuário.
• Se um usuário atual já tiver respondido em um fluxo, ele NÃO será substituído pelo novo usuário fluxo.
• O novo usuário fluxo receberá apenas novos e-mails fluxo. Eles não receberão nenhum fluxo e-mails enviados anteriormente ao usuário atual.

Definir permissões de usuário para a ferramenta Envios para Aprovação

Se você tiver um pequeno número de usuários sem modelos de permissão atribuídos a eles, poderá optar por gerenciar as permissões do usuário para a ferramenta Envios para Aprovação do projeto usando as etapas abaixo. Se você tiver um grande número de usuários, recomendamos que você gerencie as permissões de usuário nas ferramentas de projeto do Procore usando modelos de permissão. Consulte Gerenciar modelos de permissões do projeto.

1. Navegue até a ferramenta Envios para Aprovação do projeto.
2. Clique no ícone Definir configurações .
3. Clique em Tabela de permissões. 
4. Defina a permissão de cada usuário para a guia Envios para Aprovação de acordo com suas preferências.  
   •  Acesso
   •  Sem acesso
     Observação: para visualizar uma lista completa de tarefas disponíveis por nível de permissão, consulte Permissões.
5. Clique em Voltar quando terminar de atualizar as permissões do usuário.