Rastreamento de recursos e orçamento baseado em quantidade unitária: guia de configuração

Índice

Visão geral

Esse fluxo permite que os clientes, sem Finanças do Projeto do Procore, façam upload de horas de mão de obra e quantidades de produção orçadas sem o uso da ferramenta Orçamento.

Depois que suas horas estiverem orçadas e as quantidades de produção estiverem estabelecidas, suas equipes de campo poderão usar as Planilhas de horas para registrar o tempo em relação a essas tarefas orçadas e enviar e adicionar quantidades para as unidades instaladas diariamente nas Planilhas de horas. 

No relatório, é possível usar seu orçamento importado no Relatório de mão de obra orçada em relação ao real, no qual os usuários podem comparar as horas de cartão de ponto inseridas no Procore com as horas de mão de obra em seu orçamento importado. O principal objetivo desse relatório é ver o percentual de horas usadas para cada código de custo e incluir valores calculados como horas restantes e horas de obra até a data.

Para quantidades de produção, é possível usar seu orçamento importado no Relatório de produção de campo, no qual os usuários podem comparar as quantidades de produção inseridas na ferramenta Planilhas de horas com as quantidades de produção em seu orçamento importado. O principal objetivo desse relatório é acompanhar o andamento dos produtos instalados no local, vendo o percentual concluído para cada código de custo. Ela também inclui valores calculados como quantidades orçadas, reais e restantes. Isso fornece às equipes insights em tempo real sobre o percentual de trabalho concluído para tarefas no local.

 Nota
Essas etapas são para clientes sem Finanças do Projeto. Se você tiver Finanças do Projeto, consulte Controle de recursos e Finanças do Projeto: guia de configuração.

Permissões

Para seguir as etapas neste guia, os usuários precisam das seguintes permissões:

Nível de empresa

  • Permissões de nível "Administrador" na ferramenta Administrador da empresa.

Nível de projeto

  • Permissões de nível "Administrador" na ferramenta Administrador do projeto.
  • Permissões de nível "Administrador" na ferramenta Diretório do projeto.
  • Permissões de nível "Padrão" ou superior na ferramenta Planilhas de horas do projeto.

Algumas dessas tarefas podem ser executadas com nível inferior ou permissões granulares. Consulte a Matriz de permissões do usuário para obter a lista completa de ações executadas em todas as outras ferramentas.

 

Configurar a EAP de nível de empresa

Adicionar segmentos personalizados

  1. Acesse a ferramenta Administrador de nível de empresa. 
  2. Em “Definições da empresa”, clique no link Estrutura de analítica de projetos. 
  3. Na tabela "Segmentos", clique no botão Adicionar segmento . 
    wbs-default-segment-click-add.png
  4. Na janela "Novo segmento", faça o seguinte:
     Obs.
    Um asterisco (*) na lista abaixo indica um campo obrigatório. 
    wbs-new-segment.png
    • Nome do segmento*. Insira um nome para o seu novo segmento. Esse campo é obrigatório. NÃO é permitido ter nomes de segmento duplicados. Você verá uma mensagem "Nome do segmento em uso" para notificar se você tentar inserir um nome que já exista. 
       Ponta
      Não sabe quais segmentos personalizados criar? Para saber como outros clientes Procore usam a Estrutura Analítica do Trabalho, consulte Quais segmentos personalizados devemos criar para a Estrutura Analítica do Trabalho da nossa empresa?
    • Estrutura do segmento*. Selecione um valor na lista suspensa. Esse campo é obrigatório. Suas opções incluem:
  5. Na seção Ações de nível de projeto, escolha uma (1) ou todas estas opções:
     Obs.
    Quando as definições de "Ações de nível de projeto" estiverem ATIVADAS, seus administradores de projeto (usuários com permissões de nível "Administrador" na ferramenta Administrador de nível de projeto) poderão executar tarefas específicas em segmentos e itens de segmento no nível de projeto. Essas definições são DESATIVADAS por padrão. 
    • Adicionar/editar/excluir itens de segmento de nível de projeto. Marque essa caixa de verificação fornecer aos administradores do projeto a capacidade de adicionar, editar e excluir itens de segmento não utilizados em um projeto. Essa definição é DESATIVADA por padrão.
       Obs.

      Quando essa definição estiver ATIVADA, os administradores do projeto poderão executar estas tarefas:

    • Excluir itens de segmento herdados da empresa. Marque essa caixa de verificação fornecer aos administradores do projeto a capacidade de excluir itens de segmento herdados no nível de projeto da ferramenta Administrador de nível de empresa. Isso é útil para administradores de projeto que não desejam que novos itens de segmento sejam criados na nível de empresa sejam usados em um projeto. Consulte <a title=" " href.path="//products/online/user-guide/project-level/admin/tutorials/delete-unused-segment-items-from-a-project" href.nome de arquivo...">Delete itens de segmento não utilizados de um projeto.
  6. Clique em Criar. 
    O Procore adicionará o novo segmento à parte inferior da lista de "Segmentos". 
  7. Repita as etapas acima para adicionar todos os novos segmentos.
 Dicas
  • Precisa editar as definições do seu novo segmento? A melhor hora para editar um novo segmento é antes de começar a usá-lo em um projeto. Depois que um segmento personalizado for usado para criar um código de orçamento do projeto, você poderá editá-lo a qualquer momento. Para obter detalhes, consulte Editar configurações de segmento personalizado.
  • Quer excluir um segmento personalizado? É importante observar que não é possível excluir um segmento personalizado após ele ter sido adicionado ao estrutura de códigos de orçamento em um (1) ou mais projetos na conta Procore da sua empresa. Para saber mais, consulte Excluir segmentos personalizados. 
  • Quer adicionar itens de segmento? Se o seu novo segmento for criado, você poderá adicionar novos itens agora. Para obter instruções, consulte Adicionar itens de segmento personalizado. 
  • Tudo pronto para definir o padrão estrutura de códigos de orçamento da sua empresa? Você pode organizar seus segmentos na ordem que desejar. Esse arranjo define o estrutura de códigos de orçamento da sua empresa. Para obter instruções, consulte Organizar segmentos para formar a estrutura do código de orçamento da empresa.

Crie a EAP do seu projeto

Objetivo

Ajustar a EAP (Estrutura de analítica de projetos) da sua empresa para um projeto do Procore.

Histórico

Após criar um novo projeto na conta Procore da sua empresa, você poderá usar os recursos integrados da EAP para definir a estrutura de custo das ferramentas de Finanças do projeto do Procore. Ao definir a estrutura de custo da EAP de um projeto, você tem duas opções. Se não tiver certeza de qual escolha fazer, entre em contato com o Administrador do Procore da sua empresa para obter orientação:

  • Aplicar a EAP padrão da sua empresa
    Trata-se da EAP definida pelo Administrador do Procore da sua empresa e você pode utilizá-la exatamente como ela foi criada. 
  • Copiar a EAP de outro projeto
    Trata-se da EAP definida em um de seus modelos existentes de projeto do Procore. Lembre-se de que você pode criar uma EAP exclusiva para cada projeto na conta da sua empresa. Para copiar a EAP de outro projeto de origem para seu novo projeto de destino, primeiro você precisará salvar o projeto de origem como um modelo de projeto. Consulte Configurar um modelo de projeto.

Fatores a considerar

  • Permissões de usuário necessárias:
    • Permissões de nível “Administrador” na ferramenta Administrador de nível de projeto. 
  • Informações adicionais:
  • Limitações:
    • For customers using the Company level ERP Integrations tool
      The default segments in WBS are compatible with Procore's ERP Integrations tool. However, some integrations do NOT yet support custom segments. To learn more, see Things to Know about your ERP Integration.
    • For customers who have independently developed or purchased a third-party solution to integrate with Procore
      To take advantage of the custom segment capabilities associated with WBS, any existing API integrations that you have independently developed or purchased to interact with Procore must be updated to support Procore's new WBS API.

Pré-requisitos

 Dica
Quer copiar a EAP de um projeto existente para seu novo projeto? Nesse caso, um usuário do Procore com as permissões de usuário necessárias precisará configurar o projeto de origem como um modelo de projeto. Um projeto de origem é o projeto que contém a EAP que você deseja copiar para o novo projeto. Para ver as instruções, consulte Configurar um modelo de projeto. Após concluir essa etapa, você poderá selecionar a opção “Copiar a EAP de outro projeto” detalhada nas etapas abaixo. 

Etapas

  1. Acesse a ferramenta Administrador de nível de projeto. 
  2. Em "Definições do projeto", clique no link Estrutura de analítica de projetos . 

    wbs-project-settings-create-project-wbs.png
     
  3. Revise as informações sobre EAP, Códigos de orçamento, Segmentos de código de orçamento na sequência da caixa de diálogo. Clique em Avançar.
  4. Na caixa de diálogo “Criar EAP de projeto”, escolha uma das seguintes opções:
    • Aplicar a EAP padrão da empresa
      Escolha esse botão de opção se quiser que o projeto use a EAP padrão da sua empresa. O Administrador do Procore da sua empresa é o responsável por criar essa estrutura. 

      wbs-apply-company-wbs-to-project.png
       
    • Copiar a EAP de outro projeto
      Escolha esse botão de opção se quiser usar a EAP de um projeto existente. Em seguida, comece a digitar um nome de projeto e escolha o projeto desejado na lista Selecionar um projeto . 

      wbs-copy-from-project-select-project.png
  5. Clique em Criar.
 Tip
Did you know you can customize the budget code descriptions for your project? Customization is useful when your team wants to create two or more descriptions for a single budget code. Customization can also improve the readability of your codes on financial line items for your end users. To learn more, see Why and how do I create a custom budget code description for Procore's Project Financials tools?

Habilitar códigos de tarefa

Atribuir tipo de custo padrão

Atribua o tipo de custo padrão para entradas no cartão de ponto na ferramenta Planilhas de horas da empresa.

  1. Acesse a ferramenta Planilhas de horas da empresa. 
  2. Clique no ícone Configurar definições icons-settings-gear.png .
  3. Tipo de custo padrão para cartões de ponto. Selecione o tipo de custo a ser atribuído às entradas no cartão de ponto do seu projeto. Se a sua empresa estiver usando o Finanças do Projeto do Procore, essa ação garantirá que os custos de mão de obra dos cartões de ponto do seu projeto sejam refletidos nas visualizações do orçamento "Custo de produtividade da mão de obra do Procore" e "Custo de mão de obra em tempo real". 
    Nota: Por padrão, essa opção é definida como "Mão de obra". 
    • Clique em Atualizar para aplicar o tipo de custo padrão a qualquer entrada futura no cartão de ponto.
    • Clique em Aplicar a entradas existentes para aplicar o tipo de custo padrão a todas as entradas existentes no cartão de ponto.
       Importante
      • A aplicação de um novo tipo de custo de padrão a cartões de ponto existentes clicando em Aplicar a cartões de ponto existentes é uma ação única e não pode ser desfeita sem entrar em contato com seu ponto de contato do Procore.
      • Se sua empresa estiver usando o Rastreamento de Recursos com Finanças do Projeto, você deverá atribuir um Tipo de custo padrão às entradas no cartão de ponto antes que suas equipes de projeto possam trabalhar com as seguintes visualizações do orçamento: 

Para definir configurações adicionais, consulte Configurar definições avançadas: planilhas de horas de nível de empresa.

Adicionar ferramentas ao projeto

  1. Acesse a ferramenta Administrador do projeto.
  2. Em "Definições do projeto", clique em Definições da ferramenta.
  3. Mova o seletor icon-toggle-on.png relevante para "Ativo" para adicionar as seguintes ferramentas ao seu projeto:
    • RDO com o Registro do cartão de ponto (opcional)
    • Planilhas de horas
  4. Clique em Atualizar.

Considerações

  • Permissões de usuário necessárias

  • Somente usuários com a ferramenta Planilhas de horas podem acessar a seção "Orçamento baseado em quantidade unitária" na ferramenta Administrador do projeto.

  • Você não precisa da ferramenta Orçamento para importar horas de mão de obra e quantidades de produção. Mas se a ferramenta orçamento estiver habilitada, importe um orçamento .

  • O Procore recomenda importar suas horas orçadas apenas uma vez. No entanto, se você importar uma nova versão, o sistema adicionará novos itens e substituirá quaisquer alterações nas horas orçadas originais.

  • Tipo de arquivo de importação suportado: XLSX

  • Para garantir um upload bem-sucedido, não faça nenhuma das seguintes alterações no arquivo:

    • Renomeie qualquer título de coluna.

    • Adicionar, remover ou alterar a ordem das colunas.

    • Exclua valores na guia Campos de dados do importador.

Importe seu Orçamento

 Ponta
O Relatório de produção de campo é configurado automaticamente quando você importa um orçamento baseado em quantidade unitária.

Preparar arquivo para importação

  1. Acesse a ferramenta Administrador do projeto.

  2. Em "Definições do projeto", clique em Orçamento baseado em quantidade unitária.

  3. Clique em Importar.

  4. Clique em Fazer download de modelo do Excel para fazer download do modelo de orçamento para o seu computador.

  5.  

    No arquivo XLSX, insira suas informações de orçamento nas guias relevantes. Mostrar/ocultar campos

    • Guia Itens de linha do orçamento

      • Código de Custo. O código de custo do item.

      • Tipo de Custo. O tipo de custo do item.

      • Descrição. A descrição do item.

      • Quantidade Unitária. O número orçado de itens.

      • UOM. O quantidade unitária é unidade de medida.

    • Guia Quantidades de produção do orçamento

      • Código de Custo. O código de custo das quantidades a serem instaladas.

      • Descrição. A descrição das quantidades a serem instaladas.

      • Quantidade de Produção. O valor a ser instalado.

      • UOM. O unidade de medida para as quantidades a serem instaladas.

    • Campos de dados do importador.

      • Não edite. Isso tem a lista de opções disponíveis para as outras guias.

     Nota
    • A guia Campos de dados do importador contém os dados para as listas suspensas no modelo, com base nas configurações do seu projeto e da empresa, e não deve ser editada.
    • Os Itens de linha do orçamento são usados para orçar horas de mão de obra ou equipamento. Isso preencherá os seletores nas ferramentas Planilhas de horas e Meu tempo para que suas equipes saibam o que está orçado para o projeto. Adicione as horas de mão de obra e equipamento à coluna Quantidade unitária .
    • As Quantidades Orçadas de Produção são usadas para orçar unidades a serem instaladas para que sua equipe possa registrar as unidades instaladas ao fazer entrada de tempo em Planilhas de horas.
    • A UUM (Unidade de Medida) para mão de obra orçada deve ser em horas.

    Observação: O Relatório de importação e de produção de campo respeita as unidades de medida em sua lista principal de unidades de medida. Para garantir que você possa relatar com eficácia, certifique-se de usar o UoM designado por horas. Isso é respeitado mesmo que você precise alterar o nome de exibição para se alinhar ao seu ERP.

  6. Salve suas alterações no arquivo e mantenha o .xlsx formato de arquivo.

Importação

  1. Acesse a ferramenta Administrador do projeto.

  2. Em "Definições do projeto", clique em Orçamento baseado em quantidade unitária.

  3. Clique em Importar.

  4. Selecione o arquivo.

    • Clique em Carregar .xlsx arquivo e selecione o arquivo de equipamento preparado.

    • Arraste e solte o arquivo de equipamento preparado do seu computador para a caixa de upload.

  5. Clique em Carregar.

Inserir tempo em planilhas de horas

  1. Acesse a ferramenta Planilhas de horas do projeto.

  2. Selecione a data para a qual você deseja criar um planilha de horas. Você pode usar as setas para navegar em cada dia ou selecionar usando o controle suspenso de calendário.

  3. Clique em Criar e selecione uma das seguintes opções:

    • Nova planilha de horas diária para criar um planilha de horas em branco.

      1. Clique em Todos os funcionários, equipamentos ou selecione uma equipe de obra.

      2. Marque a(s) caixa de verificação(s) para as pessoas ou equipamentos para os quais deseja criar um planilha de horas.

      3. Clique em Adicionar.

    • Da Planilha de horas anterior para copiar a última planilha de horas que você criou.

    • Copiar de qualquer data para copiar qualquer planilha de horas anterior à qual você tenha acesso.

      1. Selecione o planilha de horas que deseja copiar.
        Nota: Por padrão, o Procore exibe a data com os planilha de horas mais recentes.

      2. Clique em Copiar Planilha de horas.

  4. Opcional: Clique no botão Adicionar recursos para adicionar outros funcionários.

  5.  

    Insira as informações do cartão de ponto da mão de obra. Mostrar/ocultar campos

     Obs.

    Planilhas de horas do projeto Os administradores configuram como o tempo é coletado para cada projeto. Além disso, alguns campos podem ser configurados como obrigatórios, opcionais ou ocultos.

     

    • Classificação: A classificação do recurso.

    • Códigos

    • Localização: O local onde o trabalho foi realizado.

    • Horário

      • Tempo Total: O tempo total trabalhado para o dia.

      • Hora de início: A hora em que o recurso começou a funcionar.

      • Tempo de parada: A hora em que o recurso parou de funcionar.
        Nota: Você só verá os campos Início e Parada se tiver configurado suas definições para mostrar esses campos. Consulte Configurar definições avançadas: planilhas de horas de nível de projeto.

      • Hora do almoço: A quantidade de tempo necessária para uma pausa para o almoço.
        Notas:

        • A quantidade de tempo selecionada será subtraída do Tempo total.

        • Esse campo só estará disponível se Hora de início e Hora de parada estiverem habilitados.

      • Tipo de tempo: Selecione o tipo de pagamento que está sendo inserido.

        • Horário comum

        • Horário duplicado

        • Isento

        • Feriado

        • Horas extras

        • Licença remunerada

        • Salário

        • Férias

    • Faturável: Selecione esta opção para indicar se a entrada é ou não faturável.

    • Regras de tipo de tempo. Marque o caixa de verificação para aplicar automaticamente as regras de horas extras.

    • Descrição: Comentários adicionais que serão exibidos no entrada no cartão de ponto.

  6.  

    Insira as informações do cartão de ponto do equipamento. Mostrar/ocultar campos

    Clique para expandir os detalhes

     Obs.

    Planilhas de horas do projeto Os administradores configuram como o tempo é coletado para cada projeto. Além disso, alguns campos podem ser configurados como obrigatórios, opcionais ou ocultos.

     

    • Código da tarefa: Uma combinação de códigos de custo e subobras.  Consulte Habilitar códigos de tarefa.

    • Operador: O usuário que opera o equipamento.

    • Horário de funcionamento: Quantas horas o equipamento estava operando.

    • Horas ociosas: Quantas horas o equipamento ficou ocioso.

  • Revise o resumo das horas da planilha de horas e as horas diárias e semanais em todos os projetos.

  • Clique em Enviar ou Enviar e adicionar quantidades para adicionar as quantidades ao seu planilha de horas.

Inserir quantidades de produção em planilhas de horas

Agora que você preencheu sua planilha de horas, execute as seguintes ações antes de enviar:

  1. Clique em Enviar e adicionar quantidades.
    Nota: Esse botão será desativado se as quantidades não tiverem sido enviadas por upload para o projeto. Consulte Importar um orçamento baseado em quantidade unitária.
    add-timesheet-quantities.png

  2. Insira um valor no campo Unidades instaladas .

     Notas
    • A página Adicionar quantidades mostra apenas códigos de custo que têm uma quantidade orçada importada associada a ela.
    • Se o recurso Subtrabalhos estiver habilitado em seu projeto (consulte Habilitar subtrabalhos em projetos para WBS), o 'Subtrabalho' associado à entrada 'Unidades instaladas' aparecerá na janela Adicionar quantidades. Se as subobras estiverem desabilitadas, o campo "Subobra" exibirá a palavra "Nenhuma".
    • O percentual concluído adequado (%) e a UM (UNIDADE de medida) e o Percentual concluído (%) automaticamente com os dados importados. Consulte Importar um orçamento baseado em quantidade unitária.

  3. Insira as anotações no campo "Notas".

  4. Clique em Enviar.
    submit-timesheet-quantities.png

Visualizar o relatório Mão de obra orçada em relação ao real

Visualizar um relatório na ferramenta de relatórios do projeto

  1. Acesse a ferramenta Relatórios do projeto.
  2. Localize a seção Relatórios do projeto.
  3. Clique em Mão de obra orçada em relação ao real.

    view of lbta report 5-10-18.jpg

    As colunas no relatório Mão de obra orçada em relação ao real são as seguintes:
    • Taxa de horas usadas: O percentual de horas usadas que você importou em relação às horas inseridas. Calculado da seguinte forma:
      • Horas reais ÷ horas orçadas %) usado
    • Horas orçadas: o número de horas orçadas que você importou para a ferramenta de administração de projetos do Procore.
    • Horas reais: O número de horas que você inseriu até o momento nas ferramentas de monitoramento de mão de obra do Procore (planilhas de horas, cartão de ponto da empresa e registro diário).
    • Horas restantes: O número de horas restantes das horas que você importou em relação às horas inseridas. Calculado da seguinte forma:
      •  Horas orçadas - Horas reais = Horas restantes

Visualizar um relatório da ferramenta Planilhas de horas do projeto

  1. Acesse a ferramenta Planilhas de horas do projeto.
  2. Clique em Relatórios.
  3. Clique em Mão de obra orçada em relação ao real.

    labor budget to actual report button.jpg


    view of lbta report 5-10-18.jpg

    As colunas no relatório Mão de obra orçada em relação ao real são as seguintes:
    • Taxa de horas usadas: O percentual de horas usadas que você importou em relação às horas inseridas. Calculado da seguinte forma:
      • Horas reais ÷ horas orçadas %) usado
    • Horas orçadas: o número de horas orçadas que você importou para a ferramenta de administração de projetos do Procore.
    • Horas reais: O número de horas que você inseriu até o momento nas ferramentas de monitoramento de mão de obra do Procore (planilhas de horas, cartão de ponto da empresa e registro diário).
    • Horas restantes: O número de horas restantes das horas que você importou em relação às horas inseridas. Calculado da seguinte forma:
      •  Horas orçadas - Horas reais = Horas restantes

Visualizar o Relatório de produção de campo

Na ferramenta Relatórios do projeto

  1. Acesse a ferramenta Relatórios 360º do projeto.
  2. Localize os Relatórios do projeto.
  3. Clique em Relatório de produção de campo.

    field production report reports tool.jpg

    Isso exibirá o Relatório de produção de campo. Para saber mais sobre as colunas de dados, consulte Quais são as colunas de dados em um relatório de produção de campo?

    FPR-accurate-12-13-18.jpg
     
  4. Clique em Adicionar filtro para restringir os resultados de exibição.
    filter button.jpg
     
  5. Selecione um dos seguintes:
    • Código de custo
    • Nome da subobra
    • Unidade de medida

Na ferramenta Planilhas de horas do projeto

  1. Acesse a ferramenta Planilhas de horas do projeto.
  2. Clique em Relatórios.
  3. Clique em Relatório de produção de campo.

    field production report timesheets.jpg

    Isso exibirá o Relatório de produção de campo. Para saber mais sobre as colunas de dados, consulte Quais são as colunas de dados em um relatório de produção de campo?

    FPR-accurate-12-13-18.jpg
     
  4. Clique em Adicionar filtro para restringir os resultados de exibição.

    filter button.jpg
     
  5. Selecione um dos seguintes:
    • Código de custo
    • Nome da subobra
    • Unidade de medida