Gestão de documentos: guia de configuração
Importante
Um novo guia de primeiros passos abrangente para a ferramenta de gerenciamento de documentos já está disponível: Gerenciamento de documentos - Guia de primeiros passos.
Em breve, o novo guia substituirá essa página.
Fundo
Antes de usar a ferramenta Gestão de documentos pela primeira vez no Procore, você precisará configurar algumas definições e informações para aproveitar os recursos. Consulte Sobre a ferramenta de gerenciamento de documentos para obter uma visão geral dos recursos da ferramenta de gerenciamento de documentos.
Coisas a considerar
- Permissões de usuário necessárias:
- Para definir as configurações na ferramenta Administrador de nível de empresa, “Administrador” para a ferramenta Diretório de nível de empresa.
- Para definir as configurações na ferramenta Administrador de nível de projeto, “Administrador” para a ferramenta Diretório de nível de projeto.
- Para definir as configurações na ferramenta Gestão de documentos, “Administrador” para a ferramenta Gestão de documentos.
- Para considerações adicionais sobre permissões para a ferramenta de gerenciamento de documentos, consulte Como funcionam as permissões na ferramenta Document Management?
Vídeo
Passos
Clique para ir diretamente a uma seção:
- Configuração de nível de empresa
- Configuração de nível de projeto
Configuração de nível de empresa
Ferramenta Administrador
Gerenciar conjuntos de campos configuráveis e campos padrão
Os Administradores da empresa podem gerenciar conjuntos de campos e opções para campos de documentos (p. ex., Disciplina, Status e Tipo) na página da ferramenta Gestão de documentos da ferramenta Administrador de nível de empresa. Consulte Gerenciar conjuntos de campos configuráveis e campos padrão para a ferramenta de gerenciamento de documentos e quais são os diferentes campos da ferramenta de gerenciamento de documentos?
Nota: Você pode optar por mostrar ou ocultar opções de campo no nível de projeto na página Configurar definições da ferramenta Gestão de documentos. Consulte a seção Mostrar ou ocultar opções de campo abaixo.
Adicionar ou gerenciar fases personalizadas do projeto
Os Administradores da empresa podem adicionar e gerenciar fases personalizadas do projeto para usar em projetos. Consulte Adicionar uma fase personalizada do projeto e Alterar a fase de construção de um projeto. As fases definidas na ferramenta Administrador serão preenchidas no campo "Estágio" para documentos na ferramenta Gestão de documentos. "Estágio" também pode ser definido como um campo obrigatório para documentos. Consulte Editar requisitos de upload.
Ferramenta Fluxos
Configurar um modelo de fluxo para documentos
Se quiser usar fluxos de aprovação para documentos, será necessário definir um modelo de fluxo e configurá-lo para o projeto. Consulte Sobre fluxos na ferramenta Gestão de documentos.
Configuração de nível de projeto
Ferramenta Administrador
Adicionar ou atualizar locais do projeto
Se você estiver usando o padrão de nomenclatura para automatizar entrada de dados com base em nomes de arquivo (consulte O que o Procore pode preencher automaticamente ao fazer upload de arquivos para a ferramenta Gestão de documentos?), será necessário garantir que você tenha códigos de local no projeto que correspondam aos códigos que estão sendo usados nos nomes de arquivo. Consulte Adicionar locais estratificados a um projeto.
Exemplo
Se o nome do arquivo forVTX-PRO-XX-L01-DR-A-100.pdf, com L01 indicando o local, insira “L01” como um código para o local no projeto.Para adicionar códigos de locais:
- Acesse a página Locais na ferramenta Administrador de nível de projeto.
- Em ‘Configurações de localização’, marque a caixa de seleção ao lado de ‘Incluir código opcional’.
- Insira um código no campo 'Código' para cada local adicionado ao projeto.
Após fazer upload de um arquivo com o segmento de código de local em seu nome de arquivo na ferramenta Gestão de documentos, o campo Local será preenchido automaticamente com o código correspondente.
Adicionar um código de projeto
O campo "Código" na ferramenta Administrador de nível de projeto é usado para preencher o campo Projeto para uploads de arquivos. Consulte O que é o campo 'Código' na página de criação do projeto? Certifique-se de inserir um código (geralmente um prefixo ou abreviatura, como 'VTX' para 'Vortex') no campo 'Código' do projeto antes de enviar documentos.
Ferramenta Diretório
Adicionar usuários ao Diretório de nível de projeto
Antes de criar grupos de permissão para a ferramenta Gestão de documentos, você precisará ter pessoas e empresas no Diretório. Consulte Adicionar usuários e empresas em massa a um diretório de projetos ou Adicionar uma conta de usuário ao diretório de projetos.
Observação: Caso queira utilizar o campo ‘Originador’ em um Padrão de Nomenclatura, será necessário preencher o campo ‘Nome Abreviado’ para empresas do Diretório.
Ferramenta Gestão de documentos
Configurar permissões
A ferramenta Gestão de documentos usa dois níveis de permissão: permissões gerais da ferramenta do Procore para conceder acesso à própria ferramenta e grupos de permissões flexíveis para conceder acesso a revisões individuais de documentos com base em seus atributos.
É possível criar grupos de permissões para diferentes funções de usuário ou empresas no projeto e você pode definir regras específicas para controlar automaticamente quais revisões de documentos esses grupos têm acesso e em qual nível devem ter acesso (p. ex., Visualizador, Proprietário ou Administrador). É possível personalizar ainda mais as permissões na guia Permissões da página Configurar definições e nos modelos de permissão para a ferramenta Fluxos.
Consulte Como funcionam as permissões na ferramenta Document Management? para obter mais detalhes sobre permissões e os seguintes tutoriais para etapas detalhadas:
- Criar um grupo de permissão
- Visualizar e gerenciar permissões de documentos
- Visualizar e gerenciar permissões de fluxo
Ponta
Após a criação dos grupos de permissão, você terá a opção de atribuir um grupo de permissões de Gestão de documentos a um novo usuário na ferramenta Diretório. Consulte Definir um grupo de permissões de gerenciamento de documentos para um novo usuário.Configurar definições para documentos
Na guia Documentos, você poderá configurar regras para seus documentos. Consulte Definir configurações: gerenciamento de documentos.
Mostrar ou ocultar opções de campo
Depois de configurar previamente os campos do documento na ferramenta Administração em nível de empresa (consulte a seção Conjuntos de campos configuráveis e campos padrão acima), você pode gerenciar as opções de campo disponíveis para seleção de campos suspensos de seleção única no projeto. Para saber como mostrar ou ocultar opções de campo, consulte Mostrar ou ocultar opções de um campo.
Configurar um padrão de nomenclatura
Para evitar a duplicação de arquivo que possa levar à retrabalho, é imperativo ter nomes exclusivos para documentos. Um padrão de nomenclatura de documento é usado na ferramenta Gestão de documentos para criar e aplicar padrões para documentos de nomenclatura, ajudando a garantir a qualificação para qualquer requisito de documento que possa existir para sua empresa, país ou projeto.
Com o padrão de nomenclatura, o Procore cria um contêiner de documento exclusivo correspondente a cada Nome do documento. Isso ajuda a garantir que as revisões do mesmo documento permaneçam unidas, reduzindo o risco de duplicação de arquivo e mantendo todos trabalhando com as informações mais recentes. Além disso, quando os arquivos são nomeados de acordo com o padrão de nomenclatura antes do upload, o Procore pode preencher automaticamente os atributos de documento. Consulte Quais dados o Procore pode preencher automaticamente ao fazer upload de arquivos para a ferramenta de gerenciamento de documentos?
Para saber como definir o padrão de nomenclatura, consulte Editar o padrão de nomenclatura.
Definição de requisitos de upload
Para garantir que o upload dos documentos seja feito de maneira consistente com os metadados necessários, você configurará os requisitos de upload do projeto usando regras condicionais específicas para diferentes tipos de documentos.
Esses requisitos determinam quais campos de metadados são obrigatórios ao fazer upload de determinados tipos de documentos e se identificadores de revisão duplicados (números) são permitidos em mais dois documentos. Você pode configurar diferentes requisitos de upload para diferentes tipos de documentos.
Para saber como definir requisitos de upload, consulte Editar requisitos de upload.
Criar visualizações salvas para o projeto
Em vez de precisar organizar arquivos em pastas, você pode criar visualizações salvas que permitam aos usuários encontrar e acessar documentos facilmente.
Para saber como criar visualizações salvas para documentos de projeto, consulte Criar uma visualização salva na ferramenta de gerenciamento de documentos.