Práticas recomendadas: Envios para aprovação

Introdução

Antes de sua equipe começar a criar envios para aprovação, você deve garantir que possui todas as configurações no nível de empresa em vigor. Isso ajudará a evitar problemas e retrabalhos mais tarde. Tudo pronto?

Tipos de envio para aprovação personalizados

Com a ferramenta Envios para Aprovação do Procore, você pode encaminhar qualquer tipo de documento que exige uma fluxo de aprovação em seu projeto. Os tipos de envio para aprovação permitem organizar esses documentos criando categorias separadas de envios para aprovação. Consulte Criar tipos personalizados de envio para aprovação. Seu equipe de projeto pode filtrar e relatar envios com base no tipo para encontrar facilmente os dados necessários.

Status personalizados de envio para aprovação

O Procore fornece 3 status padrão para envios para aprovação: Aberto, Fechado e Rascunho. No entanto, você pode adicionar mais status para mostrar a posição exata de um envio para aprovação no seu processo de envio e aprovação.

Um envio para aprovação "Aberto" pode ser:

• Um envio para aprovação solicitado, mas ainda não recebido
• Um envio para aprovação recebido e em revisão (interna ou externamente)

Um envio para aprovação "Fechado" pode ser:

• Um envio para aprovação aprovado, com ou sem exceções
• Um envio para aprovação rejeitado ou marcado como "Revisar e reenviar"

Conjuntos de campos configuráveis

Use conjuntos de campos configuráveis para ajudar a garantir que sua equipe de projeto veja e preencha apenas os campos aplicáveis aos processos da sua empresa. Consulte Criar novos conjuntos de campos configuráveis.

Campos personalizados

Os campos personalizados permitem que suas equipes capturem dados exclusivos de sua empresa e/ou projeto. Consulte Criar novos campos personalizados.

Introdução

Para aproveitar ao máximo a ferramenta Envios para Aprovação, você deve garantir que tem todas as suas configurações no nível de projeto em vigor antes de criar envios para aprovação. Este artigo passará por cima do práticas recomendadas das definições mais notáveis. Está pronto?

Numerar envios para aprovação por seção do memorial descritivo

Essa definição permite uma opção de prefixar o número do envio para aprovação e revisão com a seção de memorial descritivo vinculada. Por exemplo, se uma seção do memorial descritivo n.º 03 30 00 for identificada no campo Seção do Memorial Descritivo de um envio para aprovação, o número do envio para aprovação (p. ex., n.º 007) e o número da revisão (p. ex., n.º 01) serão formatados como n.º 03 30 00-007.01 quando a configuração estiver habilitada. Se a configuração não estiver habilitada, o número do envio para aprovação e o número da revisão serão formatados como n.º 007.01.

Além disso, os envios para aprovação em cada seção do memorial descritivo serão numerados sequencialmente e independentemente dos envios para aprovação em outra seção do memorial descritivo quando essa definição estiver habilitada. Por exemplo:

• Seção do memorial descritivo: 03 30 00
  • N.º 03 30 00-001: Design de mistura de concreto
  • N.º 03 30 00-002: dados do produto
  • N.º 03 30 00-003: Layout conjunto de expansão
• Seção do memorial descritivo: 07 45 00
  • N.º 07 45 00-001: dados do produto
  • N.º 07 45 00-002: amostras

Datas limite dinâmicas

As Datas limite dinâmicas são uma configuração opcional, mas recomendada, que define fluxo durações das etapas em vez de datas limite fixas. Isso garante que cada fluxo etapa e função tenha seu prazo contratualmente obrigatório para revisar e responder a cada item de envio para aprovação. Conforme fluxo etapas forem concluídas, o data limite da próxima etapa se ajustará automaticamente para a frente (se a etapa anterior estava atrasada) ou para trás (se a etapa anterior era antecipada) para sempre cumprir as durações definidas. As regras vencidas ainda se aplicam se as etapas do fluxo não responderem por seus data limite. Consulte O que são as datas limite dinâmicas do aprovador?

Cálculos do cronograma do envio para aprovação

Os cálculos do cronograma do envio para aprovação são um recurso opcional, mas altamente recomendado, que exibe datas de marco relevantes para um item de envio para aprovação. Esses campos consistem no seguinte:

• Data necessária no local: Um campo de entrada do usuário para a data na qual o envio para aprovação deve ser instalado ou usado no local. 
• Tempo de espera: Um campo de entrada do usuário para o número de dias corridos que o envio para aprovação requer para processamento, fabricação e envio. 
• Tempo de revisão da equipe de design: Um campo de entrada do usuário para os dias corridos alocados para que equipes externas revisem e aprovem o envio para aprovação.
• Tempo de Revisão Interna: Um campo de entrada do usuário para os dias corridos alocados para que as equipes internas revisem o envio para aprovação.
• Data Planejada de Retorno: Um campo gerado pelo sistema para exibir a data de marco de quando você requer um envio para aprovação aprovado de seus revisores externos para atender ao marco da data necessária no local, também comumente conhecido como a "data de lançamento morto".
  • O cálculo usado para determinar isso é: Data necessária no local - Tempo de Execução
• Data Planejada para Conclusão da Revisão Interna: Um campo gerado pelo sistema para exibir a data de marco de quando você precisa de um envio para aprovação revisado de seus revisores internos para atender ao marco da data necessária no local.
  • O cálculo usado para determinar isso é: Data necessária no local - Tempo de Execução - Tempo de Revisão da Equipe de Design
• Data Planejada de Envio para Envio: Um campo gerado pelo sistema para exibir a data de marco de quando você requer que um envio para aprovação seja enviado de sua função de Apresentador para atender ao marco da data necessária no local.
  • O cálculo usado para determinar isso é: Data Necessária no Local - Tempo de Execução - Tempo de Revisão da Equipe de Design - Tempo de Revisão Interna

Esses campos são compatíveis com a capacidade de calcular retroativamente as datas limite planejadas para cada membro do processo de fluxo com base em datas específicas necessárias no local, horários de execução e tempos de revisão alocados. Essa configuração facilita o relatório sobre o andamento de um envio para aprovação para determinar se está no caminho certo.

Quando a opção "Cálculos do Cronograma do Envio para Aprovação" estiver ATIVADA:

• Primeiro insira uma data no campo Data Necessária no Local . 
• Em seguida, insira os dias no campo Tempo de Execução. Por exemplo, se você inserir 10 dias, o sistema adicionará automaticamente a Data Planejada de Retorno subtraindo o tempo de execução de 10 dias da Data Necessária no Local.
• O mesmo é válido para as datas inseridas no campo Tempo de revisão da equipe de design. Por exemplo, se você inserir 7 dias, o sistema subtrairá 7 dias da Data de Retorno Planejada para calcular a entrada automática para a Data Planejada de Conclusão da Revisão Interna. 
• Por fim, insira os dias no campo Tempo de Revisão Interna. Por exemplo, se você inserir 5 dias, o sistema subtrairá 5 dias da data de Tempo de Revisão Interna para calcular automaticamente a Data Planejada de Envio para Aprovação.

Habilitar a Fluxos rejeitar

Essa definição é altamente recomendada. Quando habilitada, as respostas do envio para aprovação de "Rejeitar" ou "Revisar e reenviar" de um aprovador do fluxo encaminham automaticamente a responsabilidade "Atribuído a" para o gerente de envio para aprovação determinar a próxima etapa.

• O gerente de envio para aprovação será notificado por e-mail de que agora ele é o usuário responsável por uma resposta "Rejeitar" ou "Revisar e reenviar". Quando a responsabilidade "Atribuído a" for encaminhada ao gerente de envio para aprovação, ele poderá optar por:
  • Feche o envio para aprovação e crie uma revisão, se desejar.
  • Retornar a responsabilidade "Atribuído a" à etapa anterior no fluxo.
  • Retome a fluxo.
    • Quando um fluxo é retomado, ele vai continuar de onde parou. Por exemplo:
      • Se a resposta "Rejeitar" ou "Revisar e reenviar" tiver sido inserida em uma etapa sem outros aprovadores, a fluxo avança para a próxima etapa. Se não houver uma próxima etapa, a fluxo concluída.
      • Se a resposta "Rejeitar" ou "Revisar e reenviar" tiver sido inserida em uma etapa com os aprovadores mais obrigatórios que ainda não responderam, a fluxo será retomada na mesma etapa para que os outros aprovadores necessários possam responder.

E-mails de envio para aprovação

Essas configurações regulam quais funções de envio para aprovação serão copiadas nas notificações por e-mail resultantes de uma ação de envio para aprovação específica. Essas notificações podem ser configuradas conforme necessário para alterar o número de notificações que estão sendo enviadas. Consulte Quem recebe um e-mail quando um envio para aprovação é criado ou atualizado?

Definindo as funções de Apresentador, Aprovador e Revisor

Essas funções identificam as ações específicas necessárias do Responsável em um item de envio para aprovação. As funções e suas ações específicas incluem:

• Submitter: Como uma primeira etapa opcional, mas recomendada no fluxo, a função de apresentador é responsável pelo envio da documentação solicitada. É possível adicionar vários usuários à função "Apresentador", mas só é possível haver uma etapa do Apresentador em um fluxo. 
• Aprovador: Esses usuários são responsáveis por responder ao item do envio para aprovação. As opções de resposta podem ser configuradas nas configurações da ferramenta Envios para Aprovação do projeto. Consulte Gerenciar respostas de envio personalizadas.
• Revisor: Em geral, essa função é usada para fornecer flexibilidade de função ao Aprovador para enviar um item para revisão a outro usuário não adicionado anteriormente à mesma etapa do fluxo. Um Aprovador só pode fazer isso quando o item estiver em sua atribuição. Depois que o item for encaminhado a eles, o Revisor poderá executar ações de resposta semelhantes às do Aprovador. A responsabilidade retornar ao Aprovador para a resposta final. Consulte Encaminhar uma submissão para revisão.

Consulte Envios – Diagramas de fluxo de trabalho para ver como essas funções funcionam juntas no ciclo de vida de um envio.

Respostas do envio para aprovação

Essas definições permitem personalizar as respostas que podem ser usadas por Revisores e Aprovadores. Por exemplo, você pode adicionar "Revisado" como a resposta preferencial do seu projeto em vez de "Aprovado". Os administradores do envio para aprovação podem criar até 12 respostas personalizadas para cada padrão resposta, com exceção de "Pendente" e "Enviado", que permitem cada uma uma resposta personalizada. Não é possível excluir as respostas personalizadas se estiverem sendo usadas em um envio para aprovação. É possível editá-la, mas observe que a resposta editada substituirá a resposta anterior em todos os lugares nos quais a resposta anterior foi usada. Consulte Gerenciar respostas de envio personalizadas.

Modelos de fluxo

Ao longo de um projeto, as equipes reutilizam constantemente a mesma fluxo em vários envios para aprovação. As equipes precisam ser capazes de definir esses fluxos como modelos e aplicá-los quando necessário, em vez de recriar a mesma fluxo para vários envios manualmente. Se um engenheiro de projetos vai construir a mesma fluxo em 10 itens diferentes, isso é muito tempo extra gasto realizando uma ação repetitiva. Com esse recurso, é possível criar e reutilização dos modelos conforme necessário. 

Próximos passos

Agora que as configurações de envio para aprovação do seu projeto estão em vigor, você pode começar a criar envios para aprovação. Os métodos mais rápidos para criar um registro de envio para aprovação estão usando o Gerador de envios para aprovação ou importações de envio para aprovação do Procore. Consulte <a title=" " href.path="//products/online/user-guide/project-level/submittals/best-practices-submittals/best-practices-submittal-builder" href.nome de arquivo..."href...".. /práticas recomendadas-gerador de envios para aprovação/">Est práticas: Gerador de envios para aprovação e <a title=" " href.path="//products/online/user-guide/project-level/submittals/best-practices-submittals/best-practices-submittal-imports" href.nome de arquivo..."href...".. /práticas recomendadas-envios para aprovação-importações/">Est práticas: importações de envios para aprovação para obter mais informações e recomendações para o uso desses métodos.

Introdução

Importações de envio para aprovação é o método mais eficiente para gerar em massa um registro de envio para aprovação com dados detalhados dos envios para aprovação e pacotes do seu projeto. Este guia mostrará a práticas recomendadas para ajudá-lo a maximizar a eficiência ao usar o aplicativo Importações de envios para aprovação. Está pronto?

Usando o modelo de importação

Primeiro, baixe o modelo de importação de envios diretamente do aplicativo Procore Imports ou de nosso site de suporte aqui: Baixe o modelo de importação de envios.

Próximos passos

Agora que seu registro de envio para aprovação foi criado a partir da importação, recomendamos usar o recurso Pacotes de Envios para Aprovação do Procore para iniciar uma fluxo para vários itens de envio para aprovação. Consulte Melhores Práticas: Pacotes de Envio – Criação e Revisão.

Como alternativa, o recurso de ações em massa do Procore pode adicionar um fluxo a vários itens de envio para aprovação diretamente da visualização em lista. Consulte Melhores práticas: configurações de envio de projetos.

Introdução

O Gerador de envios para aprovação do Procore é provavelmente um dos métodos mais rápidos para criar um Registro de envio para aprovação se o seu projeto tiver um livro de memorial descritivo publicado. O Gerador de envios para aprovação pode encontrar envios para aprovação com base em formatação específica em um memorial descritivo e criar um registro básico de envio para aprovação. Este guia mostrará práticas recomendadas ajudar você a maximizar a eficiência ao usar o Gerador de envios para aprovação. Está pronto?

Por que devo usar o Gerador de envios para aprovação?

Gerar um registro de envio para aprovação no início de um projeto ajuda a evitar que envios críticos sejam esquecidos. O que alguém levaria semanas para fazer manualmente pode ser concluído com muito menos tempo e esforço com o Gerador de envios para aprovação.

Formatação ideal do memorial descritivo para o Gerador de envios para aprovação

O Gerador de envios para aprovação procura componentes específicos quando processa um memorial descritivo. Se esses componentes estiverem ausentes, poucos ou nenhum item de envio para aprovação será detectado. Revise as informações abaixo e revise seu memorial descritivo para garantir que estas regras sejam seguidas:

1. A tecnologia OCR depende muito da qualidade do documento PDF. Por isso, recomendamos usar PDFs baseados em vetor sempre que possível. Consulte Qual a diferença entre conteúdo rasterizado e vetorial em PDFs? para maiores informações.
2. O Gerador de envios para aprovação procura informações de envios para aprovação apenas nos títulos das seções que contêm a palavra em inglês "submittals".
3. Nas subseções de "envios para aprovação", os itens precisam ser recuados para serem capturados adequadamente como itens de envio para aprovação individuais.
4. No nome de cada item, o Gerador de envios para aprovação procura correspondências exatas com os tipos de envio para aprovação da sua empresa (padrão ou personalizado) antes de dois pontos (:). Se nenhuma correspondência exata for detectada, o tipo de envio para aprovação será selecionado como "Outro" por padrão.

Criação de item de envio para aprovação a partir do Gerador de envios para aprovação

Antes de confirmar os envios para aprovação no processo de revisão do gerador de envios para aprovação, você deve saber como quer organizar esses envios no Procore. Para entender melhor a organização dos envios para aprovação no Procore, consulte Práticas recomendadas: Pacotes de envios para aprovação - Introdução.

O Gerador de envios para aprovação cria itens de envio para aprovação com os seguintes campos confirmados pelo usuário preenchidos:

• Título
  • Observação: como o título geralmente contém texto relacionado ao tipo de envio para aprovação, verifique se o campo "Tipo de Envio para Aprovação" está correto antes de configurar e aplicar o título. A aplicação do título configurado atualizará automaticamente todos os títulos existentes em envios para aprovação que aguardam confirmação. Alterar o "Tipo" de um envio manualmente depois de configurar os títulos não atualizará automaticamente o "Título" do envio para aprovação.
• Tipo
• Descrição
• Gerente de envio para aprovação

O Gerador de envios para aprovação cria itens de envio para aprovação com os seguintes campos pré-preenchidos pelo sistema:

• Número e descrição da seção de memorial descritivo
• Status (todos os envios para aprovação criados estarão no status Rascunho.)
• Número do envio para aprovação
  • Observação:
    • Se o projeto tiver a configuração "Numerar Envio para Aprovação por Seção do Memorial Descritivo" ativada, os envios para aprovação serão numerados de acordo com sua seção de memorial descritivo. Por exemplo: 
      • 06 25 09 - 001
      • 06 25 09 - 002
      • 06 25 09 - 003
    • Se o projeto tiver a configuração "Numerar Envio para Aprovação por Seção do Memorial Descritivo" desativada, toda a lista de envios para aprovação revisados será numerada sequencialmente, sem considerar o número da seção do memorial descritivo.

Próximas etapas

Agora que seu registro de envio para aprovação foi criado com os campos mencionados acima, há muitos outros campos que devem ser atualizados para oferecer mais contexto. Para adicionar essas informações restantes em seus envios para aprovação, recomendamos usar o recurso de ações em massa do Procore para editar vários itens de envio para aprovação dentro dos pacotes. Consulte Editar um pacote de envios para aprovação em massa. O recurso de ações em massa do Procore também pode ser usado para editar vários itens de envio para aprovação fora dos pacotes. Consulte Usar Ações em Massa > Editar na ferramenta Envios para Aprovação.

Não deixe de conferir

Práticas recomendadas: Pacotes de envios para aprovação - Criação e revisão

Introdução

Para ter menos problemas posteriormente, é necessário entender como você quer organizar os envio para aprovação no seu projeto antes de começar a criá-los e enviá-los. Além daquilo que funciona melhor para suas equipes de design, considere também suas equipes de campo.Muitas vezes, as equipes de campo não são levadas muito em consideração nessa fase, o que pode causar dificuldades depois para elas encontrarem os documentos aprovados. Além disso, alterar os planos da sua organização para envio para aprovação é muito mais difícil depois de iniciar o processo, devido a possíveis problemas de numeração de envios para aprovação entre você e suas equipes de design.

Problemas relacionados ao empacotamento e aprovações de documentos

Normalmente, qualquer documento enviado pelo empreiteiro à equipe de design com o objetivo de receber aprovação para uso em um projeto (equipamento, materiais, etc) é considerado um envio para aprovação. Historicamente, a maioria dos profissionais de construção pensa em um pacote de envios para aprovação como um único PDF que inclui uma folha de rosto e todos os itens de envio para aprovação. Quando um pacote assim é enviado à equipe de design, eles podem fazer comentários sobre os itens individuais, mas geralmente apresentam uma única resposta, como "Aprovado" ou "Revisar e reenviar" para todo o pacote.  Quando as aprovações dizem respeito a um pacote inteiro, pode haver dificuldades dependendo do processo de revisão de envio para aprovação da sua empresa.

Pacotes de envios para aprovação no Procore

No Procore, itens individuais em um pacote de envios para aprovação têm seus próprios fluxos e aprovações, em vez do pacote como um todo. Dentro do Procore, os itens individuais se parecem mais com os pacotes familiares descritos acima e os pacotes de envio para aprovação são mais semelhantes a um agrupamento flexível de itens relacionados.

A principal diferença do uso de pacotes de envio para aprovação no Procore é maneira de gerenciar reenvios. Ao reenviar um pacote no Procore, apenas os itens rejeitados são reenviados e todos os itens permanecem no mesmo pacote. Isso elimina a necessidade de pesquisar várias versões do documento. O Procore mostra as versões mais recentes dos itens de envio para aprovação dentro dos pacotes.

Se isso parecer um pouco estranho, as revisões também podem ser movidas para um pacote diferente (que serve como uma revisão de pacote ) se a equipe de design preferir mantê-las separadas dos envios anteriores (exemplo abaixo). No entanto, lembre-se de que não recomendamos essa opção, pois ela pode ser ineficiente para a equipe de campo, que precisa examinar vários pacotes para encontrar aprovações de itens. 

O conceito exclusivo de pacote de envios para aprovação do Procore trata de muitas dificuldades de gerenciamento de documentos enfrentadas pelas equipes de projeto, especialmente pelas equipe de campo.

• Como recomendamos listar os itens individualmente, a probabilidade de um envio para aprovação crítico ser ignorado é significativamente reduzida.
• A organização de itens individuais permite que envios para aprovação específicos sejam agilizados a qualquer momento, mas permaneçam conectados ao seu pacote associado.
• Itens individuais podem ser revisados quantas vezes forem necessárias, mas apenas a versão mais atual é mostrada a qualquer momento. Isso reduz o risco de as equipes de projeto consultarem uma versão anterior.
• Quando os itens são listados individualmente, a equipe de campo gasta menos tempo pesquisando em pacotes separados e PDFs grandes que contêm vários itens.

A seguir nesta série

Práticas recomendadas: Pacotes de envios para aprovação - Itemização do envio para aprovação

Não deixe de conferir

• Práticas recomendadas: Pacotes de envios para aprovação - Criação e revisão
• Práticas recomendadas: Pacotes de envios para aprovação - Distribuição e Revisão
• Práticas recomendadas: Configurações de envio para aprovação no nível de empresa

Introdução

Depois de determinar como organizar seus pacotes de envios para aprovação, a próxima etapa é decidir como relacionar os itens de envio em cada pacote (normalmente chamado de Registro de envio para aprovação). Não existem configurações certas ou erradas do registro de envio para aprovação, mas certamente existem vantagens e desvantagens para cada opção.

Um registro de envio para aprovação tradicionalmente começa com o memorial descritivo, então vamos começar por ele. Veja aqui uma subseção típica do memorial descritivo para envio para aprovação de luminárias:

Recomendamos começar a criar seu registro de envio para aprovação com um item de linha individual para cada um dos itens identificados como requisitos no memorial descritivo. Em nossa seção do memorial descritivo de exemplo acima, os itens são: Dados do produto, Plantas de construção, Dados de qualificação, Certificados do produto, Relatórios de controle de qualidade em campo, O&Ms e Garantia.

Opções de itemização

A seguir nesta série

Práticas recomendadas: Pacotes de envios para aprovação - Criação e revisão

Não deixe de conferir

• Práticas recomendadas: Pacotes de envios para aprovação - Introdução
• Práticas recomendadas: Pacotes de envios para aprovação - Distribuição e Revisão
• Práticas recomendadas: Configurações de envio para aprovação no nível de empresa

Introdução

Neste artigo, você encontrará a sequência recomendada de eventos para maximizar o uso de pacotes de envio para aprovação.

Etapa 1: criar pacote de envios para aprovação e itens

Etapa 2: (opcional) gerenciar a numeração do item de envio para aprovação em um pacote

Recomendamos usar 0 como espaço reservado temporário para os números de seus envios para aprovação ao criá-los, pois pode ser difícil saber a ordem em que eles serão recebidos e enviados. Ao receber os itens enviados e antes de enviá-los para revisão, clique no botão "Editar" no pacote. Neste modo de edição, você pode editar os números de envio em linha. Depois que os números de envio forem definidos, passe para a próxima etapa para editar em massa o pacote e enviar os itens para revisão. 

Etapa 3: editar itens de envio em massa para aprovação em um pacote

Quando um registro de envio para aprovação é criado antecipadamente (antes da compra, por exemplo), os detalhes conhecidos nos itens de envio para aprovação geralmente são limitados. Com o botão "Editar em Massa" em um pacote de envios para aprovação, você pode adicionar rapidamente os dados ausentes a vários itens de envio em um pacote à medida que as informações se tornam conhecidas. Você também pode aplicar um fluxo na mesma tela. Sem o uso de pacotes, seriam duas etapas separadas para cada grupo de envios para aprovação se você fizesse a mesma coisa por meio da opção de edição em massa de visualização em lista.

Etapa 4: iniciar fluxos de trabalho e notificações de resumo por e-mail

Depois que os fluxos forem adicionados aos itens do pacote de envios para aprovação, você estará pronto para enviar os e-mails de "Ação necessária" para a primeira pessoa no fluxo. Ao contrário de criar envios para aprovação individualmente, onde vários e-mails de notificação são enviados quando você clica em "Criar e enviar e-mail", os pacotes adotam uma abordagem diferente que resulta em um único e-mail enviado para cada usuário.

Depois que um fluxo for adicionado a pelo menos um envio para aprovação em um pacote, um novo banner de alerta aparecerá na página de visualização do pacote. Esse banner permite que um usuário administrador inicie um único e-mail de "Ação necessária" para a primeira pessoa no fluxo. Quanto menor o número de e-mails de envio para aprovação, maior o benefício para usar a funcionalidade do pacote.

Recomendamos enviar e-mails para todos os itens de envio para aprovação em um pacote ao mesmo tempo. Você pode adicionar novos itens a um pacote quando quiser, mas clicar em "Enviar agora" na faixa de alerta de pacote também reenviará qualquer já e-mail enviado, o que pode confundir seus apresentadores/aprovadores.

Etapa 5: função de Apresentador - análise e resposta do pacote

Depois de clicar no botão "Enviar agora", o e-mail "Ação necessária" mostra ao destinatário todos os envios para aprovação que agora exigem resposta (4 itens neste exemplo). Eles podem clicar no link "Revisar no Procore" para ir diretamente para a página do Procore, onde podem enviar a resposta e os documentos solicitados.

Na página de revisão de exemplo abaixo, você pode ver que todos os quatro itens têm o Empreiteiro da porta listado como "Atribuído a". Nessa visualização, os usuários podem ver e responder a todos os seus itens em uma única página e é outro grande benefício do uso de pacotes. Clicar em "Revisar" para cada item mostra sua data limite e inclui os campos para os usuários inserirem suas respostas, comentários e anexos.

Como existem fluxos nos itens de envio para aprovação individuais, as datas limites não precisam ser as mesmas para cada envio para aprovação em um pacote. No exemplo acima, incluímos um item de envio para aprovação em uma Garantia de Fechamento que falta muitos meses para vencer. Se o empreiteiro da porta não estiver pronto para enviar esse item no momento, ele poderá enviar os outros três sem ficar atrasado nesse item de fechamento. O empreiteiro da porta permanecerá listado como "Atribuído a" na garantia até que ela seja enviada para aprovação. As notificações por e-mail atrasadas também serão enviadas ao empreiteiro da porta se não forem enviadas até a data limite. Essa é uma ótima maneira de acompanhar as entregas de fechamento. Se as equipes de design do seu projeto preferirem receber pacotes "completos", é fácil mover qualquer item de fechamento para um pacote separado. 

Etapa 6: função de Aprovador - análise e resposta do pacote

O processo do aprovador é semelhante ao processo do apresentador descrito acima. O aprovador recebe um único e-mail de "Ação necessária" com os três itens desse pacote que precisam revisar. Ao seguir o link "Revisão no Procore" no e-mail, a tela de revisão é quase idêntica à função do Apresentador. As únicas diferenças são as opções disponíveis no menu suspenso "Resposta" e na seção "Resposta anterior".

Novamente, como os fluxos existem nos itens de envio para aprovação individuais, cada um deles pode ser encaminhado para outro usuário ou aprovado separadamente. Seja qual for o progresso dos itens de envio para aprovação, cada usuário permanece na lista como o "Atribuído a" até que publiquem sua resposta.

A seguir nesta série

Práticas recomendadas: Pacotes de envios para aprovação - Distribuição e Revisão

Não deixe de conferir

• Práticas recomendadas: Pacotes de envios para aprovação - Introdução
• Práticas recomendadas: Pacotes de envios para aprovação - Itemização do envio para aprovação

Introdução

Neste artigo final do pacote de envios para aprovação, falaremos sobre como fechar um envio, enviá-lo de volta ao criador, criar revisões e outras informações úteis.

Distribuição de pacotes

Depois que os fluxos de envio para aprovação são concluídos, o Gerente de envio para aprovação geralmente retorna itens individuais ao Empreiteiro/ Apresentador responsável. Como cada item de envio para aprovação tem o próprio fluxo e aprovações, todos os itens de envio são distribuídos por e-mails separados, conforme descrito em Distribuir um envio para aprovação.

Revisão de pacotes

Assim como a distribuição, não há revisões no nível de pacote, já que os itens de envio para aprovação são aprovados individualmente por fluxos separados. Voltando às Práticas recomendadas: Pacotes de envios para aprovação - Introdução, isso evita ter que escolher entre as duas opções identificadas no pacote "Setor". Apenas os itens que precisam ser reenviados para aprovação são processados, o que reduz o tempo total de aprovação. As revisões de itens em um pacote podem ser gerenciadas de várias maneiras, mas estas estão as duas mais comuns:

Conclusão

Esperamos que estes artigos tenham esclarecido o propósito e os benefícios da funcionalidade do pacote de envios para aprovação do Procore. Sabemos que essa funcionalidade pode não ser a mais adequada para todos os projetos ou equipes, mas pedimos que você observe essas considerações finais ao pensar em como organizar envios para aprovação no seu próximo projeto.

1. Os pacotes de envio para aprovação podem ser utilizados simplesmente como uma ferramenta organizacional sem enviar notificações de fluxo dos pacotes. Isso significa que eles podem ser usados como uma alternativa para visualizar e agrupar itens de envio para aprovação.
2. Se você ainda não tiver certeza de como usar os pacotes de envio para aprovação, recomendamos experimentar usar itens amplos. Essa opção pode ser mais parecida com seu processamento de itens anterior. Se decidir que isso não é para você, não será necessário gerenciar uma quantidade enorme de itens de envio para aprovação.
3. Embora o uso de pacotes de envio para aprovação possa não ser a escolha certa para o seu projeto atualmente, a funcionalidade continuará a ser desenvolvida e poderá funcionar melhor para você mais tarde ou em outro projeto. Para se informar sobre os novos lançamentos, recomendamos se inscrever em nosso Webinar de novos lançamentos.

Não deixe de conferir

• Práticas recomendadas: Pacotes de envios para aprovação - Introdução
• Práticas recomendadas: Pacotes de envios para aprovação - Itemização do envio para aprovação
• Práticas recomendadas: Pacotes de envios para aprovação - Criação e revisão

Introdução

A seção fluxo habilita os componentes de notificação e rastreamento da ferramenta Envios para Aprovação. Os fluxos proporcionam o benefício da progressão de fluxo automatizada e notificações de ação/atraso. Este artigo discutirá práticas recomendadas para editar os fluxos de envio para aprovação. Está pronto?

Ações em massa > aplicar fluxo

Esse recurso permite que usuários administradores selecionem em massa vários itens de envio para aprovação e apliquem um novo modelo de fluxo fluxo ou pré-criado. Para aplicar um fluxo em massa, todos os itens de envio para aprovação precisam estar em rascunho status E não ter fluxo aplicadas anteriormente. As duas opções para adicionar fluxos em massa a envios para aprovação são descritas abaixo.

Substituir em massa um usuário

As pessoas se movem regularmente para dentro e para fora de projetos, portanto, precisa haver uma maneira de substituir um usuário fluxo por outro usuário facilmente. Se você precisar substituir um aprovador, apresentador ou revisor em um número grande de envios para aprovação, um usuário com permissões de nível "Administrador" na ferramenta Envios para Aprovação do projeto pode fazê-lo nas definições da ferramenta Envios para Aprovação. Consulte Definir configurações: ferramenta Envios para Aprovação.

Rejeitar fluxo e reverter a atribuição a uma etapa anterior

Em muitos cenários, um administrador pode precisar reverter a atribuição em um envio para aprovação de volta a uma etapa fluxo anterior. Alguns cenários de exemplo incluem:

• Um fluxo usuário esquece de fazer upload de um anexo ou fazer upload do anexo incorreto em sua resposta
• Um usuário fluxo forneceu a resposta incorreta
• O envio para aprovação foi encaminhado para aprovadores incorretos.

A qualquer momento, um gerente de envio para aprovação pode reverter a atribuição a uma etapa anterior. Para uma experiência mais automatizada com base em respostas específicas, recomendamos habilitar a definição "Rejeitar fluxo". Consulte Configurar definições: habilitar rejeitar Fluxos.

Revisão de envio para aprovação

A funcionalidade "Criar revisão" cria uma cópia dos detalhes do item original (em um número de revisão), excluindo todos os dados inseridos anteriormente na fluxo. As etapas fluxo serão copiadas, mas a ordem será reiniciada da primeira etapa para que você possa solicitar um novo envio da função Apresentador. Essa funcionalidade garante que todos os dados históricos sejam mantidos no item de envio para aprovação original, permitindo que novos dados sejam adicionados à revisão.