Objetivo
Para criar uma transmissão usando a ferramenta Transmissões do projeto.
Fundo
Usando a ferramenta Comunicados do projeto, você pode criar um registro das informações do projeto que foram enviadas a outras pessoas por fax e canais de envio. Quando você cria um comunicado e envia uma cópia por e-mail para seus destinatários, todas as informações são capturadas e armazenadas com seu projeto do Procore, incluindo os nomes do remetente, destinatário e quaisquer datas relevantes. Por exemplo, talvez o sistema de e-mail de um usuário esteja desativado e a única maneira de enviar uma resposta oficial é por fax ou por telefone. Nesses casos, você deseja criar uma comunicado para acompanhar a correspondência, portanto, um registro histórico está disponível para fins de auditoria no Procore.
Coisas a considerar
- Permissões de usuário necessárias:
- Criar uma comunicadopermissões de nível "Padrão" ou "Administrador" na ferramenta Comunicados do projeto.
- Para ser adicionado aos campos "To" ou "Cc" em um comunicado, o usuário precisa ser adicionado ao Diretório do projeto. Consulte Adicionar uma conta de usuário ao diretório do projeto.
Passos
Criar um comunicado
- Acesse a ferramenta Comunicados do projeto.
- Clique em Criar.
- Siga estas etapas:
Adicionar informações gerais ao comunicado
- Localize a página Informações Gerais.
- Preencha a entrada de dados da seguinte maneira:
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Number: Procore automatically assigns numbers to new transmittals in sequential order. You may change this number as desired.
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Subject: A descriptive subject for the transmittal.
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To: Select people or distribution groups from the project's Directory. This action assigns the transmittal to the named individuals. If you choose to click the Create and Email button (or 'Save and Email' if you are an 'Admin' user editing an existing transmittal), the system will automatically email a notification about the transmittal to the recipients.
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CC: Select people or distribution groups from the project's Directory. This action carbon copies the transmittal to the named individuals. If you choose to click the Create and Email button (or 'Save and Email' if you are an 'Admin' user editing an existing transmittal), the system will automatically email a notification about the transmittal to the recipients.
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Sent Via: Select Attached to attach an item from Procore to the transmittal or Under Separate Cover. If you select Under Separate Cover, you can also select one of these options: Email, US Mail, Hand Delivery, FedEx, UPS, DHL, Express Mail, Fax, and Other.
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Private: Mark this checkbox to hide the transmittal from everyone except 'Admin' level users, designated users in the 'To' and 'Cc' fields, and members of the default distribution group (see Configure Advanced Settings: Transmittals).
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Submitted For: Mark the checkboxes that correspond to the reason the transmittal is being submitted. You have these choices: Approval, Your Use, As Requested, Review and Comment, or Further Processing.
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Action as Noted: Mark the checkboxes that correspond to the desired action. You have these choices: Out for Signature, Approved as Submitted, Approved as Noted, Submit, Resubmitted, Returned, Returned for Corrections, Resubmit, Due By, Received, Received as Noted, and Sent Date. (Note: It is recommended that you work with your project's management to define the proper use for each of these default actions in your environment).
- Continue com Adicionar itens ao comunicado.
Adicionar itens ao comunicado
- Na página Novo Comunicado, role para baixo até a área Itens .
- Selecione um item na lista suspensa Formato.
Notas:
- Você pode adicionar vários itens a um comunicado.
- Ao adicionar itens a um comunicado, o sistema permite anexar vários arquivos de uma só vez para estes formatos: Documentos, Plantas, Impressões, Amostras e Plantas de construção. Consulte Como anexo vários arquivos de uma só vez a um comunicado?
Dependendo das ferramentas do Procore habilitadas em seu ambiente, você pode ter estas opções:
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Attic Stock: Select this option to create a transmittal for any attic stock Then enter a description, select a date from the calendar, and enter the number of copies.
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CDs: Select this option to create a transmittal for a compact disc. Then enter a description, select a date from the calendar, and enter the number of copies.
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Commitment Contract: Select this option to create a transmittal for subcontract (see Create a Subcontract). Next, select a subcontract from the Description list, the date of the subcontract is captured automatically, and then enter a number of copies.
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Communication: Select this option to create a transmittal for an email message in the project's Emails tool.
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Document: When you select this option, the system prompts you to select a document from the project's Documents tool.
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Other: To create a different type of submittal, select this option. Then enter a description, select a date from the calendar, and enter a number of copies.
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Plans: Select this option to create a transmittal for any construction plans. Then enter a description, attach any files to the item, select a date from the calendar, and enter a number of copies.
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Potential Change Order: When you select this option, the system prompts you to select a potential change order from the project's Prime Contracts tool.
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Prime Contract: When you select this option, the system prompts you to select a contract line item from the project's Prime Contracts tool.
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Prints: Select this option to create a transmittal for prints. Next, enter a description of the print(s), attach a file of the print, select a date from the calendar, and enter a number of copies.
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Punch List Item: When you select this option, the system prompts you to select a punch list item from the project's Punch List tool.
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Purchase Order Contract: Select this option to create a transmittal for a purchase order (see Create a Purchase Order). Then select a purchase order from the Description list, the system sets the date automatically, and enter a number of copies.
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RFI: When you select this option, the system prompts you to select an RFI from the project's RFIs tool.
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Samples: Select this option to create a transmittal for a sample. Then type a description of the sample, attach a file to the item, select a date from the calendar, and enter a number of copies.
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Shop Drawings: Select this option to create a transmittal for shop drawing. Then type a description of the shop drawing, attach a file to the item, select a date from the calendar, and enter a number of copies.
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Submittal Log: Select this option to create a transmittal for a submittal. Then select a submittal from the Description list and specify the number of copies.
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Submittal Package: When you select this option, the system prompts you to select a submittal package from the project's Submittals tool.
- Clique em Adicionar.
Obs.: se você tiver anexado vários arquivos ao comunicado, cada arquivo será adicionado como uma item de linha distinta.
- Repita as etapas acima para adicionar outros itens de linha.
A ilustração abaixo mostra um exemplo de uma área de Itens preenchida.
Obs.: o sistema NÃO permite que você edite itens existentes. Se precisar corrigir um item, clique no "x" VERMELHO para excluí-lo. Em seguida, adicione o item novamente.
- Continue com Adicionar comentários ao comunicado.
Adicionar comentários ao comunicado
- Na página Novo Comunicado, localize a área Comentários .
- Digite qualquer informação adicional sobre a comunicado na caixa Comentários.
- Continue com Criar ou Criar e enviar o comunicado.
Criar ou criar e enviar o comunicado
- Siga até a parte inferior da página Novo Comunicado.
- Escolha uma destas opções:
- Para criar a comunicado sem enviar um e-mail às pessoas listadas nos campos "Para" e "Cc", clique em Criar.
OU
- Para criar a comunicado e enviar uma notificação por e-mail às pessoas listadas nos campos "Para" e "Cc", clique em Criar e enviar por e-mail.
Obs.: após a criação de um comunicado, o sistema torna visíveis as guias Itens Relacionados, E-mails e Histórico de alterações. A guia E-mails permite que os usuários encaminhem uma comunicado a outros equipe de projeto membros. Consulte <a title=" " href.path="//products/online/user-guide/project-level/transmittals/tutorials/forward-a-transmittal-by-email" href.nome de arquivo..."href...".. /encaminhar-a-comunicado-por-e-mail/">Enviar um comunicado por e-mail.
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