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Procore

Criar um pedido de compra (legado)

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 Conteúdo legado

Este tutorial detalha a experiência legada do Procore para criar um ordem de compra. As informações nesta página serão substituídas por conteúdo atualizado quando a experiência Beta de compromissos reprojetada estiver disponível em geral. Para saber mais sobre esta versão e seu cronograma, consulte Finanças do projeto: experiência modernizada para compromissos.

Importante! Se você estiver usando a experiência beta de compromissos, consulte o tutorial Criar pedidos de compra em vez das informações abaixo. 

Objetivo

Criar um pedido de compra na ferramenta Compromissos do projeto.

Histórico

In Procore, a Purchase Order (PO) is a documented financial commitment that details the types, quantities, and agreed-upon prices for products or services. As part of the procurement process, purchase orders are created by a 'buyer' (for example, a general contractor) and issued to a 'seller' (for example, a subcontractor) to cover the cost of a contract. Once accepted by the 'seller,' a purchase order represents an agreement between the two parties

Coisas a considerar

  • Permissões de usuário necessárias:
    • Para criar um pedido de compra e consultar/inserir dados na Tabela de Valores:
      • Permissões de nível "Administrador" na ferramenta Compromissos do projeto. 
        OU
      • Permissões de nível "Padrão" na ferramenta Compromissos do projeto e a definição "Permitir que os usuários vejam itens de SOV" precisam estar habilitadas e seu nome precisa estar selecionado na lista suspensa "Selecionar uma pessoa".
    • Para criar apenas um pedido de compra, permissões de nível 'Somente leitura' ou 'Padrão' na ferramenta Compromissos do projeto com a permissão granular 'Criar contrato de pedido de compra' habilitada em seu modelo de permissões.
  • Informações adicionais:
    • Os pedidos de compra podem ser transferidos para uma Solicitação de Mudança (para Pedidos de Mudança de 1 nível) ou para um Pedido de Mudança Potencial (para Pedidos de Mudança de 3 níveis).
    • Você só pode criar um pedido de alteração potencial a partir de um pedido de compra que esteja com o status 'Aprovado'.
    • Para saber como definir o método contábil, consulte Como definir o método contábil para um contrato ou financiamento?

  • For companies using the icon-erp-synced2.png ERP Integrations tool: Prerequisites, requirements, limitations, and considerations might apply depending on the ERP system your Procore account is integrated with. Visit Things to Know about your ERP Integration for details.

Passos

Etapa 1: criar uma ordem de compra

  1. Acesse a ferramenta Compromissos do projeto.
  2. Escolha uma opção para começar a criar um ordem de compra:
    • Se este for o primeiro compromisso do projeto, clique em + Criar e selecione Ordem de compra no menu suspenso no centro da página.
    • Se já tiver criado a primeira compromisso, clique em + Criar e selecione Ordem de compra no menu suspenso no canto superior direito da página.
       Observação
      • O botão Criar estará disponível quando você estiver visualizando as guias Contratos e Lixeira. Novas ordens de compra sempre serão adicionadas à guia Contratos. 
      • O botão Exportar está disponível apenas na guia Contratos. Para saber mais, consulte Exportar uma lista de compromissos.
  3. Na página 'Novo pedido de compra' em Informações gerais, faça o seguinte:
    • Assine com DocuSign
      Se o seu projeto estiver usando a integração Procore + DocuSign® (consulte Habilitar ou desabilitar a integração DocuSign® em um projeto Procore), uma marca de seleção aparecerá nesta caixa por padrão. Se você NÃO quiser assinar a ordem de compra com o DocuSign®, remova a marca de verificação. 
       Tip
      How do you collect signatures with DocuSign? After the data entry for the item is complete, Procore recommends changing the item's status to 'Out for Signature' before clicking the Complete with DocuSign button to launch the DocuSign® application. If you have not previously signed in, you will be prompted to Log In to DocuSign®. Once you are signed in, you can prepare the DocuSign® envelope for signatures. After the signature process is complete, Procore automatically changes the status of the item to 'Approved' and marks the item as 'Executed'. To learn more, see DocuSign®.
    • Número #
      Insira ou confirme o identificador exclusivo do pedido de compra. Se você estiver criando o primeiro pedido de compra para o seu projeto, o Procore numerará automaticamente seus pedidos de compra em ordem sequencial. Por exemplo, PO-01-001, PO-01-002 e assim por diante.
       Obs.
    • Título
      Forneça um nome descritivo para a ordem de compra. 
       Obs.
    • Cobrar para
      Insira as informações de contato comercial do destinatário da cobrança. Essas informações aparecerão como endereço de 'Cobrança' em todas as faturas criadas para este pedido de compra. Isso normalmente inclui o nome comercial, endereço comercial e outras informações de contato importantes. 
    • Destinatário da remessa
      Insira as informações de contato comercial do recebedor da remessa. Essas informações aparecerão como endereço de “Envio para” em todas as faturas criadas para este pedido de compra. Lembre-se de que isso pode ser diferente do endereço de cobrança, como o endereço do local de trabalho ou outro local de preparação externo onde você deseja que os materiais sejam entregues.  
      Empresa Contratada
      Selecione o fornecedor/empresa que fornecerá os materiais adquiridos (por exemplo, American Construction Co.). Este fornecedor/empresa deve existir no Diretório de Projetos do Procore. Consulte Adicionar uma empresa ao diretório do projeto.
    • Contatos da fatura
      Selecione um (1) ou mais funcionários da "Empresa contratada" para designar como contatos da fatura. Depois de salvar o pedido de compra, todos os usuários adicionados aqui serão adicionados à lista “Privado”. É necessário selecionar uma "Empresa contratada" antes que possa selecionar os contatos da fatura. 
       Note
      It is important to always add at least one  'Invoice Contact' on a purchase order or subcontract. This ensures that important email invitations and automatic email notifications are sent to the appropriate contact. To learn more about the importance of including invoice contacts on your commitments, see What is an invoice contact? 
    • Status. Atribua um status ao pedido de compra. Para saber mais sobre os status disponíveis e quais status de compromisso refletem os valores do contrato no orçamento do seu projeto, consulte Quais são os status de compromisso padrão no Procore? 
    • Executado
      Coloque uma marca nesta caixa de seleção para indicar se o pedido de compra foi executado ou não.
       Obs.
      • Muitos usuários do Procore optam por colocar uma marca de seleção na caixa 'Executado' ao colocar o pedido de compra no status 'Aprovado' ou 'Concluído'.
      • O momento no qual seu equipe de projeto marca de verificação na caixa "Executado" sempre deve estar alinhado ao processo de negócios exclusivo do seu projeto 
    • Privado
      Marque as caixas de seleção e escolha qualquer usuário ou colaborador do projeto na lista 'Selecione uma pessoa'. Para saber mais sobre as opções de privacidade, consulte Alterar as configurações de privacidade de um compromisso.
      • Tornar isso visível apenas para administradores e os seguintes usuários
        Marque esta caixa de seleção para limitar a visibilidade do pedido de compra aos usuários com 'Administrador' na ferramenta Compromissos do projeto e aos usuários especificados na lista suspensa 'Selecionar uma Pessoa'. 
      • Permitir que esses usuários vejam itens SOV
        Marque esta caixa de seleção nesta caixa para limitar a visibilidade dos itens da Tabela de Valores (SOV) no pedido de compra para usuários com 'Admin' na ferramenta Compromissos do projeto e usuários especificados no ' Selecione a lista suspensa de uma pessoa. 
    • Atribuído a
      Selecione a pessoa do fornecedor/empresa responsável pelo atendimento do pedido de compra.
    • Retenção padrão
      Especifique o valor percentual de retenção a ser retido na primeira fatura do subcontratado. Por exemplo, é uma prática comum inserir 5 ou 10% nesse campo.
       Obs.
      O valor de "Retenção padrão" definido no subcontrato afetará apenas o valor no primeiro medição do subempreiteiro. A edição deste valor após a criação da primeira fatura do subcontratado NÃO afetará o valor de retenção nas faturas subsequentes. Para definir ou liberar o valor de retenção em uma fatura subsequente, conclua as etapas em Habilitar retenção em uma ordem de compra ou subcontrato. Em seguida, use uma destas ferramentas Procore para definir ou liberar a retenção na fatura: Se desejar configurar regras de retenção que ajustem automaticamente os valores retidos nas faturas do seu subcontratado, consulte Habilitar regras de retenção de escala móvel nas faturas de um compromisso. 
    • Descrição
      Forneça mais informações, conforme necessário.
    • Anexos
      Anexe qualquer material relacionado, como cotações de preços, recibos, ordens de compra assinadas e assim por diante. É possível anexar arquivos que foram enviados por upload para seu projeto ou arrastar e soltar arquivos de seu computador local.
  4. Em Datas do contrato, faça o seguinte:
    • Data de entrega. Especifique a data em que as mercadorias adquiridas serão entregues no local especificado no campo 'Enviar para'.
  5. Em Informações Adicionais, faça o seguinte:
    • Termos de pagamento. Especifique as condições de pagamento relevantes, se for o caso.
    • Nave via. Insira o método de envio/transporte para os materiais (p. ex., frete, FedEx e assim por diante).
  6. Escolha uma destas opções:
    • Clique no botão Criar . Essa ação criará sua nova ordem de compra.
      OU
    • Opcional. Clique em Criar e inserir SOV. Esta ação cria seu novo pedido de compra e permite que você comece a inserir dados no SOV. 

Etapa 2: inserir os SOV (Itens do contrato)

Existem duas maneiras de inserir a Tabela de Valores (SOV) em um pedido de compra:

Importar itens de linha de SOV de um arquivo CSV

Se você quiser importar vários itens de linha para SOV, a ferramenta Compromissos fornece aos usuários um modelo CSV para o qual você pode fazer download, concluir e fazer upload no Procore. Para obter as instruções, consulte <a title=" " href.path="//products/online/user-guide/project-level/commitments/tutorials/import-commitment-sov-line-items-from-a-csv-file" href.nome de arquivo..."href...".. /importar-compromisso-sov-line-itens-de-a-csv-file/">Enportar itens de linha de SOV de compromisso de um arquivo CSV.

Adicionar itens de linha ao SOV

 Obs.
  • Se sua empresa estiver usando a integração Procore + Integration by Procore e seu sistema Integration by Procore estiver configurado para usar o Método Calculado, a Integration by Procore NÃO permitirá o uso de Lump Sum (LS) como unidade de medida.
  • Se você estiver usando o "Substituir subtotal", deverá inserir SOMENTE o valor do subtotal. A integração Integration by Procore criará um item "LS" no Integration by Procore.
  1. Navigate to the project's Commitments tool.
  2. Under the Contracts tab, locate the commitment to update. Then click Edit.
  3. Click Schedule of Values.
  4. Click Add Line.
     Note
     If the 'Enable Always Editable Schedule of Values' setting is turned ON in the Commitments tool, users with the required user permission to Edit a Commitment can modify the Schedule of Values while a commitment is in any status. To learn more, see What is the 'Enable Always Editable Schedule of Values' setting?
  5. Follow the appropriate steps depending on whether your accounting method is Amount Based or Unit/Quantity Based:
     Note
    To edit your accounting method before adding SOV line items, see Edit the Advanced Settings Tab on a Commitment. To learn more, see How do I set the accounting method for a contract or funding?
    1. For contracts using the Amount Based accounting method:
      1. #
        Automatically enters a line item number in sequential order. 
      2. Change Event Line Item
        If you have change events enabled, you can select a change event line item if the commitment needs to be linked to a change event. 
      3. Budget Code
        Select a budget code from the list or click Create Budget Code to create a new one. See What is a budget code in Procore's WBS? 
      4. Description
        Enter a description for the line item. For example, type: Monthly Service Fee
      5. Amount
        Enter the amount of the cost.
      6. Billed to Date
        The system automatically calculates the amount billed on the commitment up to the current date.  
      7. Amount Remaining
        Enter the amount that has NOT been billed to the current date. 
      8. Tax Code
        Enter a tax code to use for this line item. This field only appears if you have enabled the tax codes feature. See How can I use tax codes on a project?
    2. For contracts using the Unit/Quantity Based accounting method:
      1. #
        Automatically enters a line item number in sequential order. 
      2. Change Event Line Item
        If you have change events enabled, you can select a change event line item if the commitment needs to be linked to a change event. 
      3. Budget Code
        Select a budget code from the list or click Create Budget Code to create a new one. See What is a budget code in Procore's WBS? 
      4. Description
        Enter a description for the line item. For example, type: Monthly Service Fee
      5. Qty
        Enter the number of units.
      6. UOM
        Enter the Unit of Measure (UOM).
         Notes
      7. Unit Cost
        Enter the Unit Cost in the box provided.
      8. Amount
        The system automatically calculates the subtotal for you, based on the Qty, UOM, and Unit Cost entries. 
      9. Billed to Date
        The system automatically calculates the amount billed on the commitment up to the current date. 
      10. Amount Remaining
        Enter the amount that has NOT been billed to the current date. 
      11. Tax Code
        Enter a tax code to use for this line item. This field only appears if you have enabled the tax codes feature. See How can I use tax codes on a project?
  6. Choose one of these options:
    • Save. Click this button to save the changes to the SOV. 
    • Save & Email. Click this button to save the change to the SOV and email the updates to the invoice contact.

Não deixe de conferir

If you would like to learn more about Procore's commitments software and how it can help your business, please visit our construction financials tool product page icon-external-link.png.