Gestão financeira Guia do usuário: Proprietário

Para Proprietários Este guia do usuário fornece aos proprietários de projetos informações sobre como usar as ferramentas de Finanças do Projeto no Procore para simplificar os processos de negócios financeiros em todo o ciclo de vida de um projeto. Você aprenderá a configurar cada ferramenta e executar tarefas comuns usando práticas recomendadas recomendadas.  Alguns dos tópicos deste guia incluem:

• Como configurar sua EAP (Estrutura de analítica de projetos). O Procore fornece uma EAP padrão que inclui o código de custo, o tipo de custo e os segmentos opcionais de subobra. Com a EAP, você pode criar um estrutura de códigos de orçamento de nível de empresa e/ou projeto para uso com as ferramentas de Finanças do Projeto no Procore. Para saber mais, consulte Configuração da estrutura de analítica de projetos.
• Como adicionar ou importar um orçamento de projeto preciso. Saiba como adicionar itens de linha do orçamento ao seu projeto, configurar e atribuir visualizações do orçamento ao seu projeto e configurar uma visualização de previsão para identificar e rastrear custos críticos do projeto. Use os dados coletados em campo para rastrear os custos de mão de obra do seu projeto e registrar as quantidades de produção em seu orçamento. Saiba como criar alterações no orçamento para realocar fundos de um item de linha do orçamento para outro.  Consulte Configuração de orçamento.
• Como criar um ou mais financiamentos para o seu projeto. Configure sua ferramenta Financiamento e saiba mais sobre as considerações a serem consideradas se seu projeto tiver várias fontes de financiamento ou métodos de entrega. Gerencie o processo de medição upstream e crie um registro de recebimento de pagamento. Consulte Financiamento.
• Como gerenciar os compromissos do seu projeto. Saiba mais sobre as definições de configuração da ferramenta Compromissos e como criar compromissos para seus colaboradores downstream. Designe contatos da fatura para enviar faturas em relação a esses compromissos e criar um pagamento no registro de pagamentos emitidos. Consulte Compromissos.
• Como melhorar a supervisão e gerenciamento de mudanças no projeto. Escolha entre gerenciar alterações contratuais com ou sem a ferramenta Registros de Imprevistos. Defina as configurações do nível de alteração contratual para seus contratos. Traga o gerenciamento de mudanças para o campo – facilitando aprovações mais rápidas, comunicação mais precisa e eliminando a necessidade de prosseguir em risco. Consulte Gestão de alterações com Registros de Imprevistos e Gestão de alterações sem Registros de Imprevistos.
• Como administrar o processo de faturamento para os colaboradores do seu projeto. Defina seus períodos de faturamento e escolha o método desejado do seu projeto para criar e enviar faturas para seus colaboradores upstream e downstream. Consulte Faturamento. 
• Como criar e registrar pagamentos. Depois que suas faturas upstream e downstream forem aprovadas e concluídas, você poderá criar pagamentos no Procore para manter um registro dos pagamentos. Para pagamentos upstream, consulte Criar um registro para um pagamento recebido. Para pagamentos downstream, consulte Adicionar um novo pagamento à guia Pagamentos emitidos de um compromisso.

Muitas empresas projetam seus estrutura de códigos de orçamento para se alinharem com o MasterFormat do CSI. Outras empresas decidem implementar um estrutura de códigos de orçamento exclusivo para seu setor, organização ou ambiente de projeto. Independentemente da estrutura, você pode enviar uma solicitação para ter um representante do Procore importando itens de segmento para você ou pode agilizar o processo de importação e realizar suas próprias importações usando o aplicativo Procore Imports.

Para saber mais sobre a EAP, consulte a Estrutura de analítica de projetos página de aterrissagem. Recomendamos a leitura Sobre a Estrutura de analítica de projetos e a revisão das etapas em Criar a estrutura de analítica de projetos padrão da sua empresa e Criar a estrutura de analítica de projetos do seu projeto com sua equipe.  

A primeira etapa ao configurar as ferramentas de Finanças do Projeto do Procore em um projeto do Procore é criar a Estrutura de analítica de projetos da sua empresa. Você também tem a opção de criar uma EAP exclusiva de nível de projeto.

A ferramenta Orçamento mostra detalhes sobre todos os custos estimados relacionados a um projeto. A primeira etapa é criar seu orçamento diretamente no Procore (ou, alternativamente, importar um orçamento existente). Os proprietários geralmente usam o orçamento como uma ferramenta interna para gerenciar contratos de projeto e custos associados a vários empreiteiros. Ele também é usado para rastrear o custo estimado de conclusão — para mostrar onde você está abaixo/acima do seu orçamento em todos os projetos. No entanto, por motivos de privacidade, as informações de orçamento geralmente ficam ocultas de colaboradores externos.

• Configurar um orçamento
• Importar um orçamento
• Ler um orçamento

A ferramenta Administrador de nível de empresa permite configurar uma visualização do orçamento (consulte Quais são as visualizações padrão do orçamento do Procore?), que é uma maneira personalizada de configurar e visualizar seu orçamento. Sua visualização personalizada do orçamento pode incluir uma ampla variedade de colunas de dados, como Valor do orçamento original, Alterações no orçamento, Orçamento revisado, Alterações pendentes no orçamento e muito mais.

• Configure uma nova visualização de orçamento

Para obter mais informações sobre a ferramenta Orçamento, consulte o página de aterrissagem de orçamento.

As ferramentas Finanças do Projeto do Procore enviam dados para a ferramenta Orçamento por meio dos códigos de orçamento relacionados atribuídos aos itens de linha de cada ferramenta. Como resultado, você poderá usar o recurso Previsão de conclusão do Procore para prever com precisão o custo adicional estimado de cada item de linha.

• Usar o recurso Previsão de conclusão

Para obter mais informações sobre a ferramenta Orçamento, consulte o página de aterrissagem de orçamento.

A coluna Alterações no orçamento permite realocar fundos em seu orçamento para transferir dinheiro entre itens de linha do orçamento. Por exemplo, se você tiver economia de custos relacionada a um código de orçamento porque ele entrou abaixo do orçamento, mas esperar que outro código de orçamento entre acima do orçamento, você poderá extrair fundos do código de orçamento anterior e adicioná-lo ao último como uma contingência. Como as alterações de orçamento aparecem apenas na ferramenta Orçamento, os membros da equipe externa ou fornecedores não verão seus ajustes internos de orçamento. No entanto, ele lhe dará um método melhor para equilibrar estrategicamente os itens de linha do orçamento ao longo da construção para garantir que você permaneça abaixo do orçamento.

• Criar alterações no orçamento

Para obter mais informações sobre a ferramenta Orçamento, consulte o página de aterrissagem de orçamento.

Com a visualização de Previsão avançada do Procore, sua empresa pode distribuir os valores do orçamento pelos próximos meses para ajudar as equipes de projeto a avaliar as condições de custo potenciais, criando visualizações personalizadas de previsão avançada e atribuindo essas visualizações aos orçamentos do projeto. Os detalhes importantes a serem observados incluem:

• O Administrador do Procore da sua empresa pode criar modelos de previsão personalizados usando a visualização "Previsão padrão do Procore" do sistema (consulte Sobre a visualização de previsão padrão padrão do Procore) na ferramenta Administrador de nível de empresa.
• As etapas para configurar colunas e atribuir a visualização a projetos são semelhantes às etapas usadas para criar visualizações do orçamento, mas especificamente adaptadas para uso com uma nova guia Previsão, disponível na ferramenta Orçamento. Para obter instruções, consulte Configurar uma nova visualização de previsão.

Custos Indiretos são os custos incorridos pela sua empresa que não estão associados a compromissos (p. ex., despesas reembolsáveis e custos indiretos). Os diferentes tipos de custos indiretos que os usuários podem criar no Procore são faturas, despesas e folha de pagamento. As faturas são recebidas de um fornecedor e são custos que não estão vinculados a um compromisso com esse fornecedor. As despesas são usadas para rastrear custos alocados da empresa para o projeto, como computadores, telefones, viagens e assim por diante. Você também pode acompanhar os custos mensais de folha de pagamento e classificá-los por código de orçamento para que os valores folha de pagamento reflitam cada mês no orçamento.

• Criar um custo direto

Para obter mais informações sobre a ferramenta Custos Indiretos, consulte o Custos Indiretos página de aterrissagem.

Os proprietários com um requisito de aprovação de orçamento upstream (ou um empreiteiro geral interno) geralmente encontram valor usando a ferramenta Financiamento para configurar contratos e faturas upstream. Depois que seu orçamento estiver configurado e visível na ferramenta Orçamento do projeto, você poderá criar o financiamento do projeto. É aqui que todas as suas faturas a receber (também chamadas de faturamentos upstream) e ordens de alteração de financiamento serão criadas e gerenciadas.

Se o orçamento e o financiamento de um projeto forem idênticos, ou se o financiamento for um resumo do orçamento em nível de divisão, o orçamento poderá ser usado para criar o financiamento. Muitas vezes, o orçamento interno e o financiamento externo têm diferentes níveis de pormenor, pelo que o financiamento não é apenas um resumo do orçamento a nível de divisão.

Você pode configurar os SOVs (Itens do contrato) de financiamento diretamente no Procore ou importar um. Após a conclusão configuração, seu financiamento precisa ser aprovado antes que os usuários do projeto possam criar alterações contratuais ou faturas ao proprietário. Se você não quiser gerenciar o financiamento no Procore, a ferramenta Financiamento pode ser removida. Consulte Adicionar e remover Ferramentas de Projeto.

• Criar financiamentos
• Importar itens do contrato de financiamento de um arquivo CSV
• Aprovar um financiamento

Para obter mais informações sobre a ferramenta Financiamento, consulte a ferramenta Financiamento.

Se a ferramenta Financiamento estiver desabilitada, consulte os links abaixo:

• Como ajusto minha visualização do orçamento quando a ferramenta Contratos de cliente, Financiamento ou Contratos principais estiver desabilitada na conta Procore da minha empresa?
• Como ajusto a visualização de Previsão padrão do Procore quando a ferramenta Contratos de cliente, Financiamento ou Contratos principais estiver desabilitada?

Depois que o financiamento for aprovado (ou se você optar por remover a ferramenta Financiamento do seu projeto porque não tem um requisito de aprovação de orçamento upstream), você poderá configurar seus contratos. No Procore, há dois tipos de contratos: ordens de compra e subcontratos.

A ferramenta Registros de Imprevistos do Procore foi desenvolvida para qualquer projeto de trabalho que possa resultar em um custo adicional. Com essa ferramenta, você cria um evento de alteração que ajuda sua equipe a entender melhor o custo potencial de uma alteração, antes que ela se torne um custo real. Após criar um registro de imprevisto, você poderá usar a ferramenta para criar uma SdC (Solicitação de cotação), que será enviada aos colaboradores downstream apropriados para definição de preço.

Depois que as SdCs forem criadas e seus empreiteiros responderem com uma cotação, sua equipe também poderá criar alterações contratuais baseadas na cotação enviada. Você pode configurar seu fluxo de alteração contratual definindo o número de níveis de alteração contratual: um, dois ou três níveis. Mais níveis de alteração contratual tornam a fluxo mais complexa, mas fornecem uma quantidade maior de controle. Consulte Quais são as diferentes configurações de nível de pedido de alteração no Finanças do Projeto?

Depois de criar seus contratos de compromisso, você poderá criar alterações contratuais para contabilizar custos adicionais. Embora a maioria dos proprietários prefira começar usando os níveis de alteração contratual de 2 níveis, existe a opção de configurá-lo para usar uma configuração de 1 nível, 2 níveis ou 3 níveis. Mais níveis de alteração contratual tornam a fluxo mais complexa, mas fornecem uma quantidade maior de controle.

À medida que o projeto avança e seus contratos são criados e aprovados, você pode começar a convidar colaboradores para cobrar você. Há dois (2) tipos de faturas no Procore: 

• Faturas de financiamento. Se você for um proprietário de projeto que está recebendo financiamento de um banco e precisar criar solicitações de sorteio, poderá usar os recursos de preenchimento prévio no Procore para criar uma medição ao proprietário. Com o recurso de preenchimento prévio disponível nas faturas ao proprietário, o Procore permite que você crie um medição ao proprietário que extrai automaticamente todos os valores faturados das faturas de subempreiteiro aprovadas do seu projeto, custos indiretos relevantes e compromisso aprovado alterações contratuais. O Procore também pode compilar esses dados em um PDF quando você precisar criar seu solicitação de faturamento ou pedido de pagamento.
• Medições do subempreiteiro/empreiteiro. Se você tiver contratos downstream sendo gerenciados na ferramenta Compromissos do Procore (p. ex., seus empreiteiros, subempreiteiros e outros empreiteiros especializados), também poderá criar faturas downstream. Essas faturas são usadas por seus colaboradores downstream para faturar você pelo trabalho que concluem à medida que o projeto avança. 

Para saber mais sobre faturamento no Procore:

• Gerenciar períodos de faturamento
• Adicionar contatos da fatura a uma ordem de compra ou subcontrato
• Criar uma medição de financiamento
• Criar uma fatura em nome de um subempreiteiro (Nesse contexto, um 'subempreiteiro' pode ser um empreiteiro ou empreiteiro geral )

Para obter mais informações, consulte a página de aterrissagem Compromissos e a página de aterrissagem Financiamento.

Depois que as faturas ao proprietário e as faturas subempreiteiro forem aprovadas e concluídas, você poderá criar pagamentos no Procore para manter um registro dos pagamentos recebidos. 

• Acompanhe as faturas ao proprietário feitas no lado do financiamento:
  • Criar um pagamento recebido para uma fatura de financiamento
• Acompanhe as solicitações de sorteio feitas no lado Compromissos. Quando você atualiza consistentemente a guia Pagamentos emitidos , a coluna "Pagos até a data" em seus relatórios de orçamento é atualizada automaticamente para refletir essas alterações.
  • Adicionar um novo pagamento à guia Pagamentos emitidos de um compromisso

Para obter mais informações, consulte a página de aterrissagem Compromissos e o página de aterrissagem Contrato principal.