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Criar e editar um modelo de plano de ação em nível de projeto

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Objetivo

Criar um modelo de plano de ação no nível de projeto para a ferramenta Planos de ação.

Histórico

Os modelos podem ser criados no nível da empresa ou do projeto, permitindo que você use facilmente a mesma estrutura de plano de ação em todo o seu projeto, sem a necessidade de recriar modelos com requisitos semelhantes várias vezes. É possível criar modelos do zero ou criar modelos que tenham sido criados anteriormente no nível de empresa. 

Coisas a considerar

  • Permissões de usuário necessárias:
    • Permissões de nível “Administrador” na ferramenta Planos de ação.
      OU
    • Permissões de nível "Somente leitura" ou "Padrão" na ferramenta Planos de ação do projeto com a permissão granular "Criar e editar modelos de projeto" habilitada em seu modelo de permissão.
  • Informações adicionais:
    • As informações gerais padrão e as seções e itens padrão podem ser alterados enquanto um plano de ação está sendo criado a partir de um modelo por usuários com as permissões apropriadas.
    • Os modelos de projeto podem ter o mesmo nome dos modelos gerenciados no nível de empresa.
    • Cada campo em um modelo de projeto pode ser preenchido e será copiado para planos de ação criados usando esse modelo. 
    • Você pode definir modelos como "Privados" por padrão. No entanto, ao criar um plano de ação a partir de um modelo, os usuários podem optar por tornar o plano de ação privado ou não.

Passos

Adicionar informações gerais padrão

  1. Acesse a ferramenta Planos de ação de nível de projeto.
  2. Clique nas configurações dos planos de ação icon-settings-gear-android.png ícone.
  3. Acesse a guia "Modelos".
  4. Clique em +Criar modelo.
  5. Selecione a opção de criar um novo modelo com base em um modelo de empresa existente ou criar um novo modelo do zero.
  6. Insira as informações gerais.
  7. Continue e adicione seções e itens padrão ou clique em Salvar rascunho ou Publicar.

Adicionar seções e itens padrão

  1. Insira um nome para a seção.
  2. Preencha as informações de cada item da seção:
    • Na coluna "Título", insira um nome para o item.
    • Na coluna 'Critérios de aceitação', insira quaisquer requisitos associados à conclusão bem-sucedida deste item.
    • Na coluna 'Referências', clique em +Adicionar Referências para adicionar arquivos ao plano de ação para referência.
      • Na janela 'Adicionar Referências', selecione uma ferramenta e objeto para referenciar ou anexar um ou mais arquivos do seu computador e clique em Salvar.
        Nota: Os usuários com as permissões apropriadas para criar um plano de ação podem remover esses anexos ou adicionar seus próprios anexos ao criar um plano de ação.
    • Na coluna 'Cessionários', clique em +Editar Responsáveis para atribuir as partes responsáveis ao item e para designar cujas assinaturas serão solicitadas. 
      Na janela 'Editar responsáveis', faça o seguinte:
      • Em 'Funcionalidade de bloqueio', selecione o botão para uma das seguintes opções: (Veja
        What is 'Blocking Functionality' in an action plan?
        )
        • Assinatura do cessionário necessária para liberar o restante da seção. Isso exigirá a assinatura do responsável antes que todos os itens restantes na mesma seção sejam liberados, mas permitirá a conclusão dos itens liberados em outras seções.
        • Assinatura do cessionário necessária para liberar o restante do plano. Isso exigirá a assinatura do responsável antes que todos os itens em todas as seções restantes sejam liberados para serem concluídos.
        • Nenhum. Isso permitirá que outros itens liberados no plano de ação sejam concluídos, independentemente de quando o responsável por esse item adicionar sua assinatura.
          Nota: A assinatura do responsável deve ser marcada como 'Obrigatória'.
      • Clique em Selecionar responsável e selecione a entidade (p. ex., "Empreiteiro") para a parte responsável.
        Nota: É possível adicionar usuários específicos como responsáveis quando os planos de ação estiverem sendo executados.
      • Clique em Selecionar método de verificação e selecione o método que a parte responsável deve usar para verificar a conclusão do item. Consulte Criar métodos de verificação de plano de ação.
        OU
        Para criar um novo método de verificação ao criar o modelo de plano de ação:
        • Clique em +Criar novo método de verificação.
        • Insira um nome para o método verificação.
        • Clique em Criar.
      • Se você selecionou Assinatura do cessionário necessária para liberar o restante da seção ou Assinatura do cessionário necessária para liberar o restante do plano conforme observado acima: Marque a caixa de seleção na coluna 'Obrigatório' para exigir a assinatura do cessionário e bloquear os itens restantes na seção ou no plano de ser concluído até que este cessionário adicione sua assinatura.
      • Clique em +Adicionar responsável para adicionar entidades adicionais para partes responsáveis adicionais.
      • Clique em Salvar.
        Notas:
        • Os responsáveis adicionados quando um plano de ação está sendo criado ou editado são considerados obrigatórios e só podem ser removidos ao criar ou editar um plano de ação.
        • Outros responsáveis adicionados enquanto um plano de ação estiver sendo executado são considerados opcionais e podem ser removidos durante a execução ou edição de um plano de ação.
    • Na coluna "Registros", clique em +Adicionar registros para solicitar a inclusão de um ou mais registros como parte da conclusão do item.
      • Clique em Inspeções e marque uma ou mais caixas de seleção ao lado de cada modelo de inspeção que deseja usar para adicionar ou criar inspeções para o item.
        Obs.: para solicitar registros usando modelos de inspeções de nível de projeto, é necessário ter permissões de nível "Somente leitura" ou superior na ferramenta Inspeções de nível de projeto.
      • Clique em Correspondência e marque uma ou mais caixas de seleção ao lado de cada tipo de correspondência que deseja usar para adicionar ou criar itens de correspondência para o item.
        Obs.: para solicitar registros de correspondência, é necessário ter permissões de nível "Somente leitura" ou superior em um dos tipos de correspondência do projeto.
      • Clique em Formulários e marque uma ou mais caixas de seleção ao lado de cada formulário que deseja anexar como um registro
        Obs.: para solicitar registros de formulários, é necessário ter permissões de nível "Somente leitura" ou superior na ferramenta Formulários de nível de projeto.
      • Clique em Envios para Aprovação, Reuniões, Observações, Anexos ou Fotos e marque a caixa de verificação para solicitar esse registro.
      • Clique em Salvar após selecionar os registros solicitados para o item.
  3. Clique em +Adicionar item para adicionar um novo item na seção.
  4. Clique em +Adicionar seção para adicionar uma nova seção.
  5. Continue adicionando seções e itens conforme necessário.
  6. Clique em Salvar rascunho ou Publicar.

Copiar seções e itens em um plano de ação

  1. Em "Seções e Itens", localize a seção ou item que deseja copiar.
  2. Se você estiver copiando uma seção, passe o mouse sobre a barra de título da seção e clique em Duplicar icon-duplicate.png.
    OU
    Se você estiver copiando um item, passe o mouse sobre o item e clique em Duplicar icon-duplicate.png.
  3. Preencha as informações conforme necessário na seção ou item recém-criado.
  4. Clique em Salvar rascunho.
    OU
    Clique em Publicar.

Editar itens em massa

  1. Marque as caixas de seleção ao lado dos itens que deseja editar.
  2. Selecione Adicionar, Editar ou Substituir Responsáveis com base na alteração que você deseja fazer.
    • Você pode adicionar Responsáveis, Registros ou Referências.
    • Você pode editar Critérios de aceitação, Datas limite ou Status do item. 
    • Você pode substituir responsáveis e atualizar seu método de verificação.
  3. Insira as novas informações.
  4. Clique em Salvar.

Reorganizar seções ou itens

  1. Passe o cursor sobre o início da linha com a seção ou item que deseja mover.
  2. Clique e segure o ícone da alça vertical (⋮⋮) .
  3. Arraste e solte a linha para movê-la para cima ou para baixo na ordem da tabela.

Excluir uma seção ou item

  1. Passe o cursor sobre o final da linha.
  2. Clique no icon-delete-trash4.png ícone.
  3. Clique em Excluir.

Visualizar e editar um modelo de nível de empresa no nível de projeto

  1. Acesse a ferramenta Planos de ação de nível de projeto.
  2. Clique na engrenagem de configurações para acessar as configurações dos planos de ação.
  3. Acesse a guia "Modelos".
  4. Selecione o modelo de empresa que você deseja gerenciar.
    Nota: O símbolo vetorial icon-company-level.png indica que o modelo de plano de ação é gerenciado no nível da Empresa.
  5. Clique no botão Editar para fazer alterações no modelo.
  6. Depois que as alterações forem feitas, clique em Publicar.
    Nota: As alterações são salvas automaticamente.

Próximos passos