Criar SdCs com base em um registro de imprevisto
Objetivo
Criar uma Solicitação de Cotação (RFQ) a partir de um evento de alteração para obter uma cotação de um colaborador.
Histórico
Depois de criar um evento de mudança em um projeto, você poderá criar uma RFQ para esse evento de mudança. No Procore, uma RFQ é uma solicitação a um colaborador para enviar uma cotação de preços para os bens, serviços e tarefas associadas aos requisitos do evento de mudança. Depois de criar uma RFQ a partir de um evento de mudança conforme descrito nas etapas abaixo, sua equipe terá duas opções:
- Você pode convidar seus colaboradores para inserir suas próprias respostas e citações em seu projeto Procore. Para fazer isso, siga as etapas em Atribuir e enviar uma solicitação de cotação a um colaborador. Em seguida, forneça ao seu colaborador as instruções para enviar uma cotação como colaborador.
OU - Se NÃO quiser que seus colaboradores insiram suas próprias respostas e cotações, você pode gerenciar o processo de envio fora do Procore. Depois você pode inserir a resposta e o orçamento em nome do seu colaborador. Para obter instruções, consulte Responder a uma RFQ em nome de um colaborador.
Coisas a considerar
- Permissões de usuário necessárias:
Para criar ou editar uma SdC (Solicitação de cotação) com base em um registro de imprevisto:- Permissões de nível "Administrador" na ferramenta Registros de imprevistos do projeto.
E - Permissões de nível "Administrador" na ferramenta Compromissos do projeto.
- Permissões de nível "Administrador" na ferramenta Registros de imprevistos do projeto.
- Requisitos:
Pré-requisitos
- Adicione a ferramenta Registros de imprevistos ao menu Ferramentas de projeto. Consulte <a title=" " href.path="//products/online/user-guide/project-level/admin/tutorials/add-and-remove-project-tools" href.nome de arquivo...">D e Remover ferramentas de projeto.
- Conclua as etapas em Criar um compromisso para ativar o recurso RFQs na ferramenta Eventos de mudança.
- Conclua as etapas em Criar um evento de mudança.
Passos
- Acesse a ferramenta Registros de imprevistos do projeto.
- Na guia Detalhe , marque a caixa de seleção que corresponde ao registro de imprevisto desejado.
- Escolha Ações em massa > Enviar RFQs.
- Verifique as informações que são preenchidas automaticamente pelo Procore:
- Título. O Procore preencherá esse campo automaticamente com o número e a descrição do registro de imprevisto. É possível alterar o título como quiser.
- Data limite. O Procore define automaticamente o data limite por sete (7) dias úteis. Você pode alterar a data como desejar.
Observação
- Para saber como alterar a configuração padrão da data de vencimento padrão, consulte Definir configurações: compromissos e definir dias úteis do projeto.
- Pedir detalhes. O Procore insere o número, o título e a descrição do evento de alteração por padrão. Você pode substituir ou inserir uma nova mensagem que será enviada aos "Destinatários" na tabela "Seleção de compromisso".
- Preencha os seguintes campos:
- Distribuição. Selecione todos os usuários que deseja que o Procore notifique quando uma resposta a uma SdC for enviada por um "Destinatário" nomeado na tabela Seleção de compromisso. Você pode escolher um grupo de distribuição e qualquer usuário do Procore que tenha sido adicionado à ferramenta Diretório do projeto.
Obs.
- A lista de distribuição tem o objetivo de notificar os membros sobre a equipe de projeto interna da sua empresa. A intenção não é usá-la para notificar seus subempreiteiros, fornecedores e assim por diante.
- Para configurar um grupo de distribuição, consulte Definir configurações: compromissos.
- O criador da SdC receberá automaticamente notificações do Procore.
- Anexos. Anexe qualquer item relacionado à SdC (Solicitação de cotação) do Procore ou do seu computador.
- Distribuição. Selecione todos os usuários que deseja que o Procore notifique quando uma resposta a uma SdC for enviada por um "Destinatário" nomeado na tabela Seleção de compromisso. Você pode escolher um grupo de distribuição e qualquer usuário do Procore que tenha sido adicionado à ferramenta Diretório do projeto.
- Na seção Seleção de compromisso , algumas informações serão preenchidas automaticamente para você. Confirme esta informação:
- Descrição do escopo da RFQ. Confirme se a descrição do escopo da RFQ inserida automaticamente pelo Procore está como você deseja. Você pode atualizar esta entrada conforme necessário.
- Empresa contratada. Confirme se o nome correto da empresa aparece no lista suspensa. O nome da empresa é a "Empresa contratada" associada ao registro de imprevisto item de linha. A 'Empresa Contratada' também determina os destinatários que você pode selecionar na lista 'Destinatários'.
- Número do contrato. Confirme se o número correto do contrato está selecionado.
- Destinatários. Confirme o destinatário nomeado na lista suspensa. Esse usuário é o "Responsável" na SdC.
Observação
Se não houver "Destinatários" designados disponíveis na lista, o Procore permitirá que você salve os detalhes da RFW. No entanto, a SdC não pode ser enviada por e-mail sem um "Destinatário" válido. Para saber como atribuir uma RFQ a um colaborador, consulte Atribuir e enviar uma RFQ a um colaborador.
- Clique em Criar solicitações de cotação.
Nota: E-mails individuais solicitando cotação de preços são enviados para cada colaborador.