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Introdução à ferramenta Correspondência

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Índice

Visão geral

Introdução à ferramenta Correspondência

A ferramenta Correspondência é tão flexível que você pode usá-la para gerenciar praticamente qualquer comunicação que deseje elevar fora do seu e-mail para manter em seu sistema formal de registro do Procore.

Veja abaixo algumas ideias sobre o que você pode fazer com a ferramenta Correspondência, com base em como nossos clientes atuais fazem uso dela

gc-company.jpg
Empreiteiro geral
  • Autorização de trabalho extra/autorização de trabalho de campo
  • Solicitação de alteração/notificação
  • Instrução para prosseguir/aviso para continuar
  • Reivindicação de progresso
  • Solicitação de documentação de segurança
  • Plano de mitigação do subempreiteiro
  • Solicitação de vistoria
gc-company.jpg
Proprietário/CM
  • Alterar diretriz, alterar notificação
  • Resolução de problemas
  • NCR (Relatório de não conformidade), resposta e revisão
  • Notificação de retenção
  • Solicitação de autorização
  • Atualização de status semanal do projeto
gc-company.jpg
Empreiteiro especializado
  • Restrições
  • Solicitação de alteração/notificação
  • Pedido/notificação de entrega
  • Autorização de trabalho extra/autorização de trabalho de campo
  • Ordem do material
  • Aviso de atraso/aviso de atraso potencial
  • Solicitação de alteração de subnível
gc-company.jpg
Todas as empresas

Configurar

Para começar a usar a ferramenta Correspondência em seus projetos, primeiro um Administrador da empresa precisa criar um ou mais tipos de correspondência de nível de empresa. 

Para aqueles sem permissões de administrador de nível de empresa: Se quiser começar a usar a ferramenta Correspondência, fale com o Administrador do Procore da sua empresa e confira as listas acima para obter ideias.

Etapas para administradores:

A ferramenta Correspondência é diferente de qualquer outra ferramenta do Procore. Considerando que a maioria das ferramentas do Procore é aplicável a um processo de negócios específico (p. ex., RFIs [Solicitação de informações]), e que a maioria vem pré-modelada com conjuntos de campos associados (p. ex., todas as RFIs têm campos “Responsável” e “Data limite”), a ferramenta Correspondência é aberta para você configurar. Ao configurar um novo tipo de correspondência para sua empresa, você está essencialmente construindo do zero uma “ferramenta personalizada do Procore”, incluindo a decisão de quais campos de dados serão associados a ela. Isso significa que há algumas etapas iniciais de configuração envolvidas.

Observe que o Procore fornece os seguintes modelos predefinidos para tipos de correspondência: 

  • Adendo
  • Boletim
  • Solicitação de alteração
  • Instrução do Cliente
  • Restrições
  • Aviso prévio
  • Prorrogação do prazo
  • Correspondência Geral
  • Lições Aprendidas
  • Cartas
  • Cartas de intenção
  • Solicitação de material
  • Plano de mitigação
  • Aviso de atraso
  • Aviso para prosseguir
  • Notificação de retenção
  • Solicitação de autorização
  • Solicitação de projeto
  • Identificação de risco
  • Instruções de trabalho

Você encontrará os modelos predefinidos na ferramenta Administrador de nível de empresa. Consulte Adicionar um tipo de correspondência de modelo. Esses modelos são uma maneira fácil de começar a usar a ferramenta Correspondência. Quando estiver pronto para criar seus próprios tipos de correspondência, siga as etapas abaixo.

Abaixo, abordamos as etapas recomendadas para configurar novos tipos de correspondência para suas equipes. Você pode criar vários tipos de correspondência para sua empresa. As instruções a seguir orientam você a configurar um tipo de correspondência. 

 

Criar um tipo de correspondência

Coisas a considerar

  • O nome que você dá ao tipo de correspondência precisa descrever claramente seu uso planejado (alguns exemplos são apresentados nas listas acima). O Tipo é o primeiro elemento que as equipes de projeto verão quando iniciarem uma nova Correspondência em um projeto, então escolha um nome para o Tipo que seja fácil de reconhecer e entender.
    • Recomendado: defina um prefixo no nome do tipo de correspondência que seja facilmente compreendido e reconhecido pelas equipes de projeto. Isso facilitará o reconhecimento rápido do tipo de correspondência para as equipes de projeto ao usá-lo na marcação da planta ou ao vinculá-lo a outras ferramentas.
  • As permissões são aplicadas no nível de Tipo e são baseadas em modelo (geralmente por função na ferramenta Permissões de nível de empresa). Portanto, considere quem precisará visualizar e usar esse tipo de correspondência e crie tipos separados para acomodar comunicações com públicos diferentes (por exemplo, um aviso geral a um subempreiteiro seria um tipo diferente de um tipo geral para um proprietário). Para mais informações , consulte Correspondência: permissões.
  • Recomendado: selecione “privado por padrão” ao criar o tipo de correspondência. Como as permissões de correspondência são baseadas em função, essa etapa garantirá que apenas partes específicas (p. ex., um subempreiteiro específico) poderão ver as correspondências atribuídas ou distribuídas a elas (em vez de todos os subempreiteiros). (Por outro lado, se a intenção do tipo de correspondência for transmitir informações a todos os membros de uma determinada função do projeto [p. ex., todos os subempreiteiros], você deve desmarcar a opção “privado por padrão”).
  • O tipo de correspondência também aparece em sua própria linha no gráfico Visão geral do projeto, na página inicial do projeto. Dessa forma, você poderá acompanhar facilmente os status dos itens em cada tipo de correspondência.
  • Se sua empresa estiver usando uma ferramenta personalizada (criada pela equipe da Procore Custom Solutions), você não pode ter tipos de correspondência que correspondam aos nomes de ferramentas personalizadas. Se você quiser usar um tipo de correspondência que já esteja associado a uma ferramenta personalizada, recomendamos que altere o nome da ferramenta personalizada.

Passos

  1. Navigate to the Company level Admin tool. 
  2. Under 'Tool Settings', click Correspondence.
  3. Click the Types tab.
  4. Click + Create.
  5. In the 'Add Correspondence Type' window, select the Make New Custom Type button. 
    Note: See Add a Template Correspondence Type if you prefer to start from a template or your company's version of the Correspondence tool does not have the option to 'Make a New Custom Type'.
  6. Complete the following information for the new correspondence type:
    • Name: Enter a name for the correspondence type.
       Tip
      Based on the text you enter in the Name field, the system suggests similarly named template correspondence types that have not yet been added to your company's Procore account. You can select the button for a template correspondence type to finish populating the Name field and to automatically populate the Number Prefix field.
    • Number Prefix (Optional): Enter an alphanumeric prefix (up to 10 characters long) for the correspondence type.
    • Optional: Mark the Items are private by default checkbox if you want all items that are created under this correspondence type to be private by default.
    • Optional: Mark the Send Email Reminders for Overdue Items checkbox if you want Procore to send automatic email reminders to assignees when an item they are assigned to is overdue. Enabling or disabling this feature affects all projects that use this correspondence type. This is a global feature that cannot be configured for a single project.
  7. Click Add.
    The new correspondence type is created and a banner stating "The template was successfully added." appears. You are then redirected to the 'Edit Fieldset' page for the new correspondence type where you can update the fieldset and apply it to one or more projects (which will allow you to start creating and viewing correspondence items with the new correspondence type on those projects). See Create New Configurable Fieldsets.
     Tip

 

Criar e aplicar um conjunto de campos

Fatores a considerar

  • Nesta etapa, você está decidindo quais informações (ou campos de dados) serão associadas ao tipo de correspondência. Os campos que você adicionar determinarão quais informações as equipes de projeto coletarão “externamente” quando usarem esse tipo de correspondência em um projeto real. Por exemplo, esse tipo de correspondência precisa de uma data limite, um campo de anexo ou um local para documentar o impacto no custo? 
  • Você pode marcar os campos como “obrigatório”, “opcional” ou ocultá-los completamente.
  • Você pode adicionar campos personalizados para personalizar ainda mais o conjunto de campos.
  • Você pode criar vários conjuntos de campos diferentes para um determinado tipo de correspondência, a fim de acomodar variações nas necessidades de dados para diferentes tipos de projeto.

Passos

Após criar o tipo de correspondência, você pode concluir a criação do conjunto de campos para o tipo de correspondência.

Atualizar as definições do conjunto de campos

Comece na etapa 6 abaixo:

  1. Navigate to the Company level Admin tool. 
  2. Under 'Tool Settings', click the tool you want to create configurable fieldsets for.
  3. Click the Fieldsets tab.
    admin-fieldsets-tab.png
    Note: Tools without other settings in the Company level Admin tool will open to this page automatically.
  4. Click Create Fieldset and if required, select the fieldset type.
  5. Enter a name for the fieldset, then click Create.
  6. On the 'Edit Fieldset' page, each field name has the following options:
    • Click the toggle to the ON icon-toggle-on.png position to make the field visible in the section.
      OR
      Click the toggle to the OFF icon-toggle-off.png position to hide the field in the section.
      Note: A icon-toggle-on2.png icon indicates that the field is visible by default and cannot be changed to hidden.
    • Mark the 'Required' checkbox to designate the field as required.
      OR
      Clear the 'Required' checkbox to designate the field as optional.
      Notes:
      • Fields without a checkbox are optional by default and cannot be changed to required.
      • A gray marked checkbox icon-checkbox-marked-grayed-out.png indicates that the field is required by default and cannot be changed to optional.
  7. Optional: If available, click Create Section to create a new section. See Create Custom Sections.
  8. Click Save.
  9. In the 'Apply changes to [#] project(s)?' window, click Assign Projects to add the fieldset to projects.
    • In the 'Assign Projects' window, mark the checkbox next to each project you want to apply the fieldset to and click Update.
    • In the 'Apply changes to [#] project(s)?' window, click Confirm.
  10. Optional: To set a fieldset as the default for new projects, click the icon-ellipsis-options-menu.png icon at the end of its row on the 'Fieldsets' tab and select Set as New Project Default.
     Note
    Projects created from a project template that includes fieldsets will inherit the fieldsets from the project template instead of your company's default fieldsets. See Configure a Project Template.
Opcional: adicionar um campo personalizado ao conjunto de campos

Comece na etapa 3 abaixo:

  1. Click the Fieldsets tab.
  2. Click Edit next to the fieldset you want to add the custom fields to.
    OR
    Click Create New to create a new fieldset. See Create New Configurable Fieldsets.
  3. Optional: Add the field to a custom section. See Create Custom Sections and What are custom sections and which Procore tools support them?
  4. Scroll toward the bottom of the page and click Add Custom Field.
  5. Click Create New.
  6. Complete the following information for the new field:
    • Field Name: Enter a name for the field.
    • Field Type: Select the type of field you want to create.
      Note: Some field types may not be available for all tools.

      Expand or Collapse Field Type Options 

      • Checkbox: The field will be a checkbox that can be marked or cleared.
      • Company: The field will be a drop-down menu that allows users to select a Company from the Project Directory.
      • Date: The field will allow the user to select a calendar date.
      • File Uploads: The field will allow attachments to be added from supported tools in Procore or the user's computer.
      • Location: The field will be a drop-down menu that allows users to select an existing location.
      • Multi Select: The field will be a drop-down menu that allows users to select multiple values.
      • Number: The field will allow a number value to be entered.
        Note: When a user enters a number into a 'Number' custom field with no decimal value or with two zeroes after a decimal point, PDF exports with the field will show a decimal value of .0 for the number. For example, if a user enters 123 or 123.00, the PDF export will show the number as 123.0.
      • Plain Text (Short): The field will be a free text field.
      • Project Directory User (Multi Select): The field will be a drop-down menu that allows users to select one or more users from the Project Directory.
      • Project Directory User (Single Select): The field will be a drop-down menu that allows users to select a user from the Project Directory.
      • Read Only Entry: The field will allow you to type a message, such as instructions, in the text box, which will be visible on an item.
      • Rich Text (Long): The field will be a rich text field that supports paragraphs to allow longer responses and bold, italic, and underlined text.
      • Single Select (Dropdown): The field will be a drop-down menu that allows users to select one value.
      • Tool User (Single Select): The field will be a drop-down menu that allows users to select a user with 'Read Only' or higher permissions to the tool.
      • Date / Time: The field will be a combination of a calendar menu and a time of day entry.
  7. For Multi Select and Single Select field types, complete the following steps to add options:
    1. Click Add Options.
    2. Enter the option in the field. 
    3. For each additional option needed, click Add Option and enter the option.
    4. Click Save Options.
    5. Click Done. 
  8. Click Create and the field will automatically be added to the bottom of the fieldset.
  9. Click the toggle to the ON icon-toggle-on.png position to make the custom field visible in the section, or click to the OFF icon-toggle-off.png position to hide the custom field.
  10. If the custom field should be required, mark the 'Required' checkbox. Otherwise, the field will be optional.
  11. Click Save.
  12. If the fieldset is already applied to one or more projects, click Apply to Existing.
    OR
    If you have just created a new fieldset, click Assign Projects and begin at step 3 of the Apply a Fieldset with Custom Fields to Projects section below.
  13. Optional: Click and drag on the reorder grip icon-reorder-grip.png icon to rearrange the order that the custom fields will appear on a fieldset.
    Note: Procore Standard fields cannot be reordered.
Opcional: adicionar uma seção personalizada ao conjunto de campos para organizar campos personalizados

Comece na etapa 5 abaixo:

  1. Navigate to the Company level Admin tool.
  2. Under 'Tool Settings', click the tool you want to create a custom section for.
  3. Click Fieldsets.
  4. Click Edit next to the fieldset you want to add a custom section to.
    OR
    Click Create New to create a new fieldset. See Create New Configurable Fieldsets.
  5. Click +Add Section.
  6. In the 'Add Section' window, enter a name for the section and click Add.
  7. To add one or more custom fields to the new custom section, click Add Custom Field under the custom section's name.
  8. Click Choose from Existing to add an existing custom field.
    OR
    Click Create New to create and add a new custom field. See Create Custom Fields Within a Fieldset.
  9. Repeat steps 5-8 to add more custom sections.
  10. Optional: To rearrange custom sections, follow these steps:
    • Hover your cursor next to the custom section until the grip icon icon-reorder-grip.png displays.
    • Click on the grip icon and drag the custom section above or below another custom section.
  11. Optional: To move a custom field to a different custom section, follow these steps:
    • Hover your cursor next to the custom field until the grip icon icon-reorder-grip.png displays.
    • Click on the grip icon and drag the custom field above the Add Custom Field button in the custom section you want to move it to.
  12. Click Save.
Terminar de criar seu conjunto de campos e aplicá-lo a projetos

  1. Após ter adicionado um ou mais campos personalizados ao conjunto de campos, clique em Salvar.

  2. Na janela “Aplicar alterações a [n.º] projetos?”:
     Importante
    A ferramenta Correspondência não será exibida em um projeto até que pelo menos um tipo de correspondência tenha sido criado e um conjunto de campos de pelo menos um tipo de correspondência tenha sido aplicado ao projeto.
    • Clique em Aplicar a existente para salvar suas alterações no conjunto de campos em projetos aos quais o conjunto de campos já esteja aplicado.
      OU
    • Clique em Atribuir projetos para adicionar ou remover o conjunto de campos dos projetos.
      • Na janela “Atribuir projetos”, marque a caixa de seleção ao lado de cada projeto ao qual deseja aplicar o conjunto de campos e clique em Atualizar.
      • Na janela “Aplicar alterações a [n.º] projetos?”, clique em Confirmar.
  3. Opcional: Para definir um conjunto de campos como o padrão para novos projetos, clique icon-ellipsis-options-menu.png no ícone no final de sua linha na guia "Conjuntos de campos" e selecione Definir como novo padrão de projeto.

Ajustar permissões

Coisas a considerar

  • As definições de permissão para Correspondência são baseadas em modelos (geralmente de acordo com a função) e são processadas na ferramenta Permissões da empresa.
  • Cada tipo de correspondência recebe seu próprio conjunto de permissões, assim como qualquer outra ferramenta do Procore. As definições de permissão incluem as permissões Nenhuma, Somente Leitura, Padrão, Administrador e permissões granulares.

Passos

  1. Acesse a ferramenta Permissões da empresa.
  2. Clique na guia Modelos de permissões do projeto.
  3. Clique em Ações ao lado do modelo para o qual deseja conceder permissões granulares e selecione Editar modelo.
  4. Localize a seção “Tipos de correspondência e Ferramentas Personalizadas”.
  5. Selecione o botão na coluna Nenhuma, Somente leitura, Padrão ou Administrador na linha de cada tipo de correspondência.
  6. Clique no ícone de maior que (>) para abrir ou fechar o menu de permissões granulares para cada tipo de correspondência.
    Obs.: esse ícone só é exibido quando o botão Somente leitura ou Padrão é selecionado.
  7. Marque a caixa de seleção “ATIVAR TUDO” para habilitar todas as permissões granulares da ferramenta Correspondência no modelo de permissões.
    Obs.: o nome dessa caixa de seleção muda para “DESATIVAR TUDO” se todas as permissões granulares da ferramenta Correspondência estiverem habilitadas.
    OU
    Marque a caixa de seleção para cada permissão granular que deseja habilitar no modelo de permissões.
 Important
Granular permissions for the project's Correspondence tool can be granted for each of your company's correspondence types individually, rather than a tool-wide basis. For information about creating correspondence types, see Create a New Correspondence Type.
Granular Permission Name Granular Permission Description
Create Item Grants users the privilege to create a correspondence item.
Note: Since users with 'Standard' level permissions on a correspondence type can create correspondence items, the 'Create Item' granular permission cannot be unchecked while 'Standard' is selected for the correspondence type on the permissions template.
Respond to Items They Are On Grants users the privilege to respond to correspondence items that they are added to the item's 'Assignee' field, 'Received From' field, or 'Distribution' list.
Note: Since users with 'Standard' level permissions on a correspondence type can respond to correspondence items they are on, the 'Respond to Items They Are On' granular permission cannot be unchecked while 'Standard' is selected for the correspondence type on the permissions template.

Edit Open Items They Created

 

 Grants users the privilege to edit 'Open' correspondence items that they created.
Note: Since users with 'Standard' level permissions on a correspondence type can edit 'Open' correspondence items they created, the 'Edit Open Items They Created' granular permission cannot be unchecked while 'Standard' is selected for the correspondence type on the permissions template.

Important: This granular permission is not available for accounts with the 'non-editable" setting turned on at the company level. 
Respond to Items Accessible to Users within Same Company Grants users the privilege to respond to correspondence items that are accessible to another user within their same company. Users with this granular permission cannot view 'Private' correspondence items unless they have also been granted the 'View Private Items Accessible to Users within Same Company' granular permission.
View Private Items Accessible to Users within Same Company Grants users the privilege to view 'Private' correspondence items that are accessible to another user within their same company.
  1. Clique em Salvar.

Configurar Advan

Configurar definições avançadas em um projeto

Há definições adicionais que você pode configurar para cada tipo de correspondência no nível de projeto. Você pode usar essas definições para:

  • Habilitar lembretes por e-mail para itens atrasados
  • Definir um padrão lista de distribuição
  • Definir datas limite para respostas automatizadas
  • Adicionar uma descrição padrão

Passos

Tab Settings

  1. Navigate to the project's Correspondence tool.
  2. Click the Configure Settings icons-settings-gear.png icon and select the correspondence type you want to configure settings for.
  3. Click Tab Settings in the sidebar.
  4. Complete the following as necessary for your project:
    Note: Users who create or edit a correspondence item using this correspondence type can change the Distribution, Due Date, and Description fields for individual items.
    • Default Distribution: Select one or more users or distribution groups from the drop-down menu. Click the icon-delete-x.png icon next to a user's name if you want to remove them from this list.
      Note: Users must have 'Read Only' level permissions or higher on the correspondence type to be added to this list. See Grant Granular Permissions in a Project Permissions Template.
    • Responses will be due: Enter a number for the default working days after which a response will be due.
    • Default Description: Enter a default description to add to items created using this correspondence type.
    • Email Settings: Mark or clear the checkboxes under each user role to determine who will receive the email notifications for each Email Event. See Who receives correspondence item emails and push notifications? for more information.
      Note: Some email settings are configured on the Company level and affect all projects. For example, the checkbox 'Send Email Reminders for Overdue Items' is described in Create a New Correspondence Type.
       Important
      If a custom Correspondence self-serve workflow is used on a project, correspondence item email notifications for that project are managed through the workflow configuration settings instead. See What email notifications are sent from workflows? 
  5. Click Update to save your changes.

Project level Correspondence tool settings WITHOUT Workflow settings section.png

Permissions Table 

  1. Navigate to the project's Correspondence tool.
  2. Click the Configure Settings icons-settings-gear.png icon and select the correspondence type you want to view user permissions for.
  3. Click Permissions Table in the sidebar.
    The User Permissions table displays for the correspondence type.
    • The green checkmark green-check.png icon indicates the permission level the user has been granted on the correspondence type: 'None', 'Read Only', 'Standard', or 'Admin'.
    • The red red-x.png icon indicates which permission levels are not assigned to the user.
    • The gray icon-permissions-admin-x.png icon indicates which permission levels are not assigned to the user and cannot currently be changed since the user has been assigned a project permissions template. To change their permissions in the Project level Directory tool, see Change a User's Permissions in the Project Directory.
       Tip
      See User Permissions Matrix - Web and User Permission Matrix - Mobile for more information about the different actions that can be performed by users with the permission level you select.
  4. To change a user's permission level on the correspondence type when they do not have a project permissions template assigned, click the red red-x.png icon for the permission level you want to grant to the user.
    The red red-x.png icon is replaced with green checkmark green-check.png icon and the user's permission level to the correspondence type is automatically saved.

 

 

Práticas recomendadas

Planejamento

Como a Correspondência é muito flexível, é importante ter um plano abrangente antecipadamente para garantir que você esteja usando a ferramenta de maneira eficiente e que atenda às necessidades da sua equipe.

Coisas a considerar
  1. Sonde as partes interessadas internas. Você pode criar vários tipos de correspondência. Não esqueça de obter a opinião das equipes sobre quais são os tipos mais cruciais ou benéficos para seus projetos.
  2. Identifique processos adequados. Para um determinado processo, se você responder “sim” às perguntas abaixo, a Correspondência provavelmente será uma boa opção. 
    • Esse processo é baseado no compartilhamento de informações e na comunicação com outras partes interessadas? Você precisa que as partes interessadas sejam responsáveis por receber ou responder a essas informações?
    • Esse processo está sendo tratado atualmente por e-mail ou até mesmo por telefone/mensagem de texto?
    • Seu negócio obteria benefícios ao formalizar e centralizar a comunicação desse processo? 
    • Há o risco de perda de tempo ou dinheiro se esse processo não for rastreado ou registrado adequadamente? 
    • Você tem modelos existentes que usa para esse processo?
    • No momento, você está concluindo esse processo fora do Procore ou em uma das ferramentas personalizadas do Procore? 
    • Há a necessidade de vincular esse processo a RFIs e registros de imprevistos para rastreamento e acompanhamento completos?
    • A vinculação de uma marcação na planta beneficiaria esse processo?
  3. Avalie o quadro geral. Mapeie seu plano para os tipos de correspondência e seus dados associados, garantindo que você esteja usando a Correspondência de maneira eficiente, sem redundância e de uma forma que faça sentido para suas equipes e processos.

Implementação

Um processo bem-sucedido de implementação e adoção exige que as equipes participem e comecem a usar a nova funcionalidade. Isso significa que as pessoas precisam estar cientes da funcionalidade, de suas expectativas de uso e também sobre onde obter ajuda e fazer comentários!

Coisas a considerar
  • Socialize. Certifique-se de que as equipes de projeto estejam cientes dos tipos de correspondência que você configurou e esclareça as expectativas para o uso da correspondência. Faça anúncios amplos e forneça oportunidades para perguntas e respostas (idealmente, mais de uma vez). Atualize adequadamente os manuais de procedimentos da empresa.
  • Trem. Se suas equipes precisarem de treinamento na ferramenta Correspondência, direcione-as para o centro de suporte do Procore ou ao ícone de Ajuda no aplicativo, para a página de webinars ou trabalhe com seu ponto de contato do Procore para solicitar treinamento personalizado.
  • Obtenha comentários. Mantenha uma linha de comunicação aberta com as equipes de projeto para que você possa obter informações diretas sobre o que está funcionando bem ou quais elementos podem precisar de ajustes.
  • Use relatórios e painéis. Monitore os números e status de correspondências em todos os projetos, para que você possa identificar áreas que precisam de melhora na adoção, esclarecer expectativas ou fazer alterações em seus modelos.