Introdução à ferramenta Correspondência
Índice
Introdução à ferramenta Correspondência
A ferramenta Correspondência é tão flexível que você pode usá-la para gerenciar praticamente qualquer comunicação que queira elevar fora de seu e-mail para manter em seu sistema formal de registro do Procore.
Veja abaixo algumas ideias sobre o que você pode fazer com a ferramenta Correspondência, com base em como nossos clientes atuais fazem uso dela
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Configurar
Para começar a usar a ferramenta Correspondência em seus projetos, primeiro um Administrador da empresa precisa criar um ou mais tipos de correspondência de nível de empresa.
Para quem não tem permissões de administrador de nível de empresa: se quiser começar a usar a ferramenta Correspondência, converse com o administrador nome de arquivo...">Procore" da <a class="F1" title=" " href.path="//procore-learning-paths/general-contractor/procore-administrator" href.sua empresa e confira as listas acima para obter ideias.
Etapas para administradores:
A ferramenta Correspondência é diferente de qualquer outra ferramenta do Procore. Considerando que a maioria das ferramentas do Procore é aplicável a um processo de negócios específico (p. ex., RFIs [Solicitação de informações]), e que a maioria vem pré-modelada com conjuntos de campos associados (p. ex., todas as RFIs têm campos “Responsável” e “Data limite”), a ferramenta Correspondência é aberta para você configurar. Ao configurar um novo tipo de correspondência para sua empresa, você está essencialmente construindo do zero uma “ferramenta personalizada do Procore”, incluindo a decisão de quais campos de dados serão associados a ela. Isso significa que há algumas etapas iniciais de configuração envolvidas.
Observe que o Procore fornece os seguintes modelos predefinidos para tipos de correspondência:
- Adendo
- Boletim
- Solicitação de alteração
- Instrução do cliente
- Restrições
- Aviso prévio
- Prorrogação do prazo
- Correspondência geral
- Lições aprendidas
- Cartas
- Cartas de intenção
- Solicitação de material
- Plano de mitigação
- Aviso de atraso
- Aviso para prosseguir
- Notificação de retenção
- Solicitação de autorização
- Solicitação de projeto
- Identificação de risco
- Instruções de trabalho
Você encontrará os modelos predefinidos na ferramenta Administrador de nível de empresa. Consulte Adicionar um tipo de correspondência de modelo. Esses modelos são uma maneira fácil de começar a usar a ferramenta Correspondência. Quando estiver pronto para criar seus próprios tipos de correspondência, siga as etapas abaixo.
Abaixo, abordamos as etapas recomendadas para configurar novos tipos de correspondência para suas equipes. Você pode criar vários tipos de correspondência para sua empresa. As instruções a seguir orientam você a configurar um tipo de correspondência.
Criar um tipo de correspondência
Fatores a considerar
- O nome que você dá ao tipo de correspondência precisa descrever claramente seu uso planejado (alguns exemplos são apresentados nas listas acima). O Tipo é o primeiro elemento que as equipes de projeto verão quando iniciarem uma nova Correspondência em um projeto, então escolha um nome para o Tipo que seja fácil de reconhecer e entender.
- Recomendado: defina um prefixo no nome do tipo de correspondência que seja facilmente compreendido e reconhecido pelas equipes de projeto. Isso facilitará o reconhecimento rápido do tipo de correspondência para as equipes de projeto ao usá-lo na marcação da planta ou ao vinculá-lo a outras ferramentas.
- As permissões são aplicadas no nível de Tipo e são baseadas em modelo (geralmente por função na ferramenta Permissões de nível de empresa). Portanto, avalie quem precisará visualizar e usar esse tipo de correspondência e crie tipos distintos para acomodar comunicações com públicos diferentes (p. ex., um aviso geral a um subempreiteiro seria um tipo diferente de um tipo de aviso geral para um proprietário). Para mais informações, consulte Correspondência: permissões.
- Recomendado: selecione “privado por padrão” ao criar o tipo de correspondência. Como as permissões de correspondência são baseadas em função, essa etapa garantirá que apenas partes específicas (p. ex., um subempreiteiro específico) poderão ver as correspondências atribuídas ou distribuídas a elas (em vez de todos os subempreiteiros). (Por outro lado, se a intenção do tipo de correspondência for transmitir informações a todos os membros de uma determinada função do projeto [p. ex., todos os subempreiteiros], você deve desmarcar a opção “privado por padrão”).
- O tipo de correspondência também aparece em sua própria linha no gráfico Visão geral do projeto, na página inicial do projeto. Dessa forma, você poderá acompanhar facilmente os status dos itens em cada tipo de correspondência.
- Se sua empresa estiver usando uma ferramenta personalizada (criada pela equipe da Procore Custom Solutions), você não pode ter tipos de correspondência que correspondam aos nomes de ferramentas personalizadas. Se você quiser usar um tipo de correspondência que já esteja associado a uma ferramenta personalizada, recomendamos que altere o nome da ferramenta personalizada.
Etapas
Criar e aplicar um conjunto de campos
Fatores a considerar
- Nesta etapa, você está decidindo quais informações (ou campos de dados) serão associadas ao tipo de correspondência. Os campos que você adicionar determinarão quais informações as equipes de projeto coletarão “externamente” quando usarem esse tipo de correspondência em um projeto real. Por exemplo, esse tipo de correspondência precisa de uma data limite, um campo de anexo ou um local para documentar o impacto no custo?
- Você pode marcar os campos como “obrigatório”, “opcional” ou ocultá-los completamente.
- Você pode adicionar campos personalizados para personalizar ainda mais o conjunto de campos.
- Você pode criar vários conjuntos de campos diferentes para um determinado tipo de correspondência, a fim de acomodar variações nas necessidades de dados para diferentes tipos de projeto.
Etapas
Após criar o tipo de correspondência, você pode concluir a criação do conjunto de campos para o tipo de correspondência.
Atualizar as definições do conjunto de campos
Comece na etapa 6 abaixo:
Opcional: adicionar um campo personalizado ao conjunto de campos
Comece na etapa 3 abaixo:
- Clique na guia Conjuntos de campos .
- Clique em Editar ao lado dos conjunto de campos aos quais deseja adicionar os campos personalizados.
OU
Clique em Criar novo para criar uma nova conjunto de campos. Consulte Criar novos conjuntos de campos configuráveis. - Opcional: Adicione o campo a uma seção personalizada. Consulte Criar seções personalizadas e O que são seções personalizadas e quais ferramentas Procore as suportam?
- Role em direção à parte inferior da página e clique em Adicionar campo personalizado.
- Clique em Criar nova.
- Preencha as seguintes informações do novo campo:
- Nome do campo: Insira um nome para o campo.
- Tipo de campo: Selecione o tipo de campo que deseja criar.
Nota: Talvez alguns tipos de campo não estejam disponíveis para todas as ferramentas.Expandir ou recolher opções de tipo de campo
- Checkbox: O campo será um caixa de verificação que poderá ser marcado ou desmarcado.
- Empresa: O campo será um menu suspenso que permite aos usuários selecionar uma empresa no Diretório do projeto.
- Data: O campo permitirá que o usuário selecione uma data de calendário.
- Uploads de arquivo: O campo permitirá a adição de anexos de ferramentas compatíveis no Procore ou no computador do usuário.
- Localização: O campo será um menu suspenso que permite aos usuários selecionar um local existente.
- Seleção múltipla: O campo será um menu suspenso que permite aos usuários selecionar vários valores.
- Número: O campo permitirá a inserção de um valor numérico.
Nota: Quando um usuário insira um número em um campo personalizado "Número" sem valor decimal ou com dois zeros após um ponto decimais, as exportações de PDF com o campo mostrarão um valor decimais de 0,0 para o número. Por exemplo, se um usuário inserir 123 ou 123,00, a exportação de PDF mostrará o número como 123,0. - Texto simples (curto): O campo será um campo de texto livre.
- Usuário do Diretório do projeto (seleção múltipla): O campo será um menu suspenso que permite aos usuários selecionar um ou mais usuários do Diretório do projeto.
- Usuário do Diretório do projeto (seleção única): O campo será um menu suspenso que permite aos usuários selecionar um usuário no Diretório do projeto.
- Entrada somente leitura: O campo permitirá que você digite uma mensagem, como instruções, na caixa de texto, que ficará visível em um item.
- Rich Text (Longo): O campo será um rico campo de texto compatível com parágrafos para permitir respostas mais longas e texto a negrito, itálico e audaciosa.
- Seleção única (menu suspenso): O campo será um menu suspenso que permite aos usuários selecionar um valor.
- Usuário da ferramenta (seleção única): O campo será um menu suspenso que permite aos usuários selecionar um usuário com permissões "Somente leitura" ou superiores para a ferramenta.
- Data/hora: O campo será uma combinação de um menu de calendário e uma hora de entrada de dia.
- Para os tipos de campo Seleção múltipla e Seleção única , execute as seguintes etapas para adicionar opções:
- Clique em Adicionar opções.
- Insira a opção no campo.
- Para cada opção adicional necessária, clique em Adicionar opção e insira a opção.
- Clique em Salvar opções.
- Clique em Concluído.
- Clique em Criar e o campo será adicionado automaticamente à parte inferior da conjunto de campos.
- Clique no botão para ativar
posição para tornar o campo personalizado visível na seção ou clique no botão OFF 
posição para ocultar o campo personalizado. - Se o campo personalizado precisar, marque a caixa de verificação "Obrigatório". Caso contrário, o campo será opcional.
- Clique em Salvar.
- Se a conjunto de campos já estiver aplicada a um ou mais projetos, clique em Aplicar a existente.
OU
Se você acabou de criar um novo conjunto de campos, clique em Atribuir projetos e comece na etapa 3 da seção Aplicar um conjunto de campos com campos personalizados a projetos abaixo. - Opcional: clique e arraste na alça de reordenação
ícone para reorganizar a ordem em que os campos personalizados aparecerão em um conjunto de campos.
Nota: Não é possível reordenar os campos Padrão do Procore.
Opcional: adicionar uma seção personalizada ao conjunto de campos para organizar campos personalizados
Comece na etapa 5 abaixo:
Terminar de criar seu conjunto de campos e aplicá-lo a projetos
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Após ter adicionado um ou mais campos personalizados ao conjunto de campos, clique em Salvar.
- Na janela “Aplicar alterações a [n.º] projetos?”:
Importante
A ferramenta Correspondência não será exibida em um projeto até que pelo menos um tipo de correspondência tenha sido criado e um conjunto de campos para pelo menos um tipo de correspondência tenha sido aplicado ao projeto.- Clique em Aplicar a existente para salvar suas alterações no conjunto de campos em projetos aos quais o conjunto de campos já esteja aplicado.
OU - Clique em Atribuir projetos para adicionar ou remover o conjunto de campos dos projetos.
- Na janela “Atribuir projetos”, marque a caixa de seleção ao lado de cada projeto ao qual deseja aplicar o conjunto de campos e clique em Atualizar.
- Na janela “Aplicar alterações a [n.º] projetos?”, clique em Confirmar.
- Clique em Aplicar a existente para salvar suas alterações no conjunto de campos em projetos aos quais o conjunto de campos já esteja aplicado.
- Opcional: para definir um conjunto de campos como padrão para novos projetos, clique no ícone
no final de sua linha na guia “Conjuntos de campos” e selecione Definir como novo padrão de projeto.
Ajustar permissões
Fatores a considerar
- As definições de permissão para Correspondência são baseadas em modelos (geralmente de acordo com a função) e são processadas na ferramenta Permissões da empresa.
- Cada tipo de correspondência recebe seu próprio conjunto de permissões, assim como qualquer outra ferramenta do Procore. As definições de permissão incluem as permissões Nenhuma, Somente Leitura, Padrão, Administrador e permissões granulares.
Etapas
- Acesse a ferramenta Permissões da empresa.
- Clique na guia Modelos de permissões do projeto.
- Clique em Ações ao lado do modelo para o qual deseja conceder permissões granulares e selecione Editar modelo.
- Localize a seção “Tipos de correspondência e Ferramentas Personalizadas”.
- Selecione o botão na coluna Nenhuma, Somente leitura, Padrão ou Administrador na linha de cada tipo de correspondência.
- Clique no ícone de maior que (>) para abrir ou fechar o menu de permissões granulares para cada tipo de correspondência.
Obs.: esse ícone só é exibido quando o botão Somente leitura ou Padrão é selecionado. - Marque a caixa de seleção “ATIVAR TUDO” para habilitar todas as permissões granulares da ferramenta Correspondência no modelo de permissões.
Obs.: o nome dessa caixa de seleção muda para “DESATIVAR TUDO” se todas as permissões granulares da ferramenta Correspondência estiverem habilitadas.
OU
Marque a caixa de seleção para cada permissão granular que deseja habilitar no modelo de permissões.
- Clique em Salvar.
Configurar definições avançadas em um projeto
Há definições adicionais que você pode configurar para cada tipo de correspondência no nível de projeto. Você pode usar essas definições para:
- Habilitar lembretes por e-mail para itens atrasados
- Definir uma lista de distribuição padrão
- Definir datas limite para respostas automatizadas
- Adicionar uma descrição padrão
Etapas
Definições da guia
- Acesse a ferramenta Correspondência do projeto.
- Clique no ícone Configurar definições
e selecione o tipo de correspondência para o qual deseja configurar as definições. - Clique em Definições da guia na barra lateral.
- Preencha o seguinte, conforme necessário para o seu projeto:
Obs.: os usuários que criarem ou editarem um item de correspondência usando esse tipo de correspondência poderão alterar os campos Distribuição, Data limite e Descrição de itens individuais.- Distribuição padrão: selecione um ou mais usuários ou grupos de distribuição no menu suspenso. Clique no ícone
ao lado do nome de um usuário se você quiser removê-lo dessa lista.
Obs.: os usuários precisam ter permissões de nível “Somente leitura” ou superior no tipo de correspondência para que sejam adicionados a essa lista. Consulte Conceder permissões granulares em um modelo de permissões do projeto. - Prazo para as respostas: insira um número para os dias úteis padrão de prazo até a resposta.
- Descrição padrão: insira uma descrição padrão para adicionar aos itens criados usando esse tipo de correspondência.
- Definições de e-mail: Marque ou desmarque as caixas de seleção em cada função de usuário para determinar quem receberá as notificações por e-mail para cada evento de e-mail. Consulte Quem recebe e-mails de itens de correspondência e notificações push? Para maiores informações.
Nota: Algumas definições de e-mail são configuradas no nível de empresa e afetam todos os projetos. Por exemplo, a caixa de seleção "Enviar lembretes por e-mail para itens atrasados" é descrita em <a title=" " href.path="//products/online/user-guide/company-level/admin/tutorials/create-a-new-correspondence-type" href.nome de arquivo...">Crear um novo tipo de correspondência.Importante
Se um fluxo personalizado de autoatendimento de Correspondência for usado em um projeto, item de correspondência notificações por e-mail desse projeto serão gerenciadas por meio das definições de configuração fluxo. Consulte Quais notificações por e-mail são enviadas dos fluxos?
- Distribuição padrão: selecione um ou mais usuários ou grupos de distribuição no menu suspenso. Clique no ícone
- Clique em Atualizar para salvar suas alterações.
Tabela de permissões
- Acesse a ferramenta Correspondência do projeto.
- Clique no ícone Configurar definições e selecione o tipo de correspondência para o qual deseja visualizar as permissões do usuário.
- Clique em Tabela de permissões na barra lateral.
A tabela Permissões do usuário é exibida para o tipo de correspondência.- Um ícone de marca de verificação verde
indica o nível de permissão que o usuário recebeu no tipo de correspondência: “Nenhum”, “Somente leitura”, “Padrão” ou “Administrador”. - O ícone vermelho
indica quais níveis de permissão não estão atribuídos ao usuário. - O cinza
O ícone indica quais níveis de permissão não estão atribuídos ao usuário e não podem ser alterados no momento, pois o usuário recebeu um modelo de permissões de projeto. Para alterar suas permissões na ferramenta Diretório no nível do projeto, consulte Alterar as permissões de um usuário no diretório do projeto.
Dica
Consulte Matriz de permissões do usuário: Web e Matriz de permissões do usuário: Mobile para obter mais informações sobre as diferentes ações que podem ser executadas pelos usuários com o nível de permissão que você selecionar.
- Um ícone de marca de verificação verde
- Para alterar o nível de permissão de um usuário no tipo de correspondência quando ele não tiver um modelo de permissões do projeto atribuído, clique no ícone vermelho para o nível de permissão que deseja conceder ao usuário.
O ícone vermelho será substituído por um ícone de marca de verificação verde e o nível de permissão do usuário para o tipo de correspondência será salvo automaticamente.
Práticas recomendadas
Planejamento
Como a Correspondência é muito flexível, é importante ter um plano abrangente antecipadamente para garantir que você esteja usando a ferramenta de maneira eficiente e que atenda às necessidades da sua equipe.
Fatores a considerar
- Sonde as partes interessadas internas. Você pode criar vários tipos de correspondência. Não esqueça de obter a opinião das equipes sobre quais são os tipos mais cruciais ou benéficos para seus projetos.
- Identifique processos adequados. Para um determinado processo, se você responder “sim” às perguntas abaixo, a Correspondência provavelmente será uma boa opção.
- Esse processo é baseado no compartilhamento de informações e na comunicação com outras partes interessadas? Você precisa que as partes interessadas sejam responsáveis por receber ou responder a essas informações?
- Esse processo está sendo tratado atualmente por e-mail ou até mesmo por telefone/mensagem de texto?
- Seu negócio obteria benefícios ao formalizar e centralizar a comunicação desse processo?
- Há o risco de perda de tempo ou dinheiro se esse processo não for rastreado ou registrado adequadamente?
- Você tem modelos existentes que usa para esse processo?
- No momento, você está concluindo esse processo fora do Procore ou em uma das ferramentas personalizadas do Procore?
- Há a necessidade de vincular esse processo a RFIs e registros de imprevistos para rastreamento e acompanhamento completos?
- A vinculação de uma marcação na planta beneficiaria esse processo?
- Avalie o quadro geral. Mapeie seu plano para os tipos de correspondência e seus dados associados, garantindo que você esteja usando a Correspondência de maneira eficiente, sem redundância e de uma forma que faça sentido para suas equipes e processos.
Implementação
Um processo bem-sucedido de implementação e adoção exige que as equipes participem e comecem a usar a nova funcionalidade. Isso significa que as pessoas precisam estar cientes da funcionalidade, de suas expectativas de uso e também sobre onde obter ajuda e fazer comentários!
Fatores a considerar
- Socialize. Certifique-se de que as equipes de projeto estejam cientes dos tipos de correspondência que você configurou e esclareça as expectativas para o uso da correspondência. Faça anúncios amplos e forneça oportunidades para perguntas e respostas (idealmente, mais de uma vez). Atualize adequadamente os manuais de procedimentos da empresa.
- Treine. Se suas equipes precisarem de treinamento na ferramenta Correspondência, direcione-as para o centro de suporte do Procore ou ao ícone de Ajuda no aplicativo, para a página de webinars ou trabalhe com seu ponto de contato do Procore para solicitar treinamento personalizado.
- Obtenha comentários. Mantenha uma linha de comunicação aberta com as equipes de projeto para que você possa obter informações diretas sobre o que está funcionando bem ou quais elementos podem precisar de ajustes.
- Use relatórios e painéis. Monitore os números e status de correspondências em todos os projetos, para que você possa identificar áreas que precisam de melhora na adoção, esclarecer expectativas ou fazer alterações em seus modelos.