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Procore

Criar um envio para aprovação

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Objetivo

Criar um envio para aprovação para um projeto usando a ferramenta Envios para Aprovação do projeto.

Histórico

No setor da construção, um envio para aprovação é uma informação escrita e/ou física fornecida pelos subempreiteiros ao empreiteiro geral e depois à equipe de projeto para aprovação de equipamentos, materiais, entre outros, antes de serem fabricados e entregues ao projeto. Os envios para aprovação podem ser apresentados em vários formatos, como plantas de construção, fichas técnicas em equipamentos e amostras de materiais. Os envios para aprovação são necessários principalmente para que o arquiteto e o engenheiro verifiquem se os produtos e quantidades corretos serão instalados no projeto em conformidade com os documentos de projeto/documentos do contrato. 

In Procore, a submittal manager is a person responsible for overseeing a submittal throughout its lifecycle. If you create a submittal and have 'Standard' or 'Admin' level permission to the Submittals tool, your name appears as the 'Submittal Manager' by default. However, users with 'Admin' level permission to the Submittals tool have the ability to assign the submittal manager role to any Procore user who has been granted 'Standard' or 'Admin' level permission to the Submittals tool (Note: Users with 'Standard' permission do not have permission to change the submittal manager). The 'Submittal Manager' field lets you change ownership of a submittal when the person who created a submittal (or that submittal's current manager) is no longer a member of the project team.

Embora cada empresa e projeto possa ter seu processo específico, é comum que o gerente de projetos ou engenheiro seja o responsável por atuar como gerente de envio para aprovação. Primeiro, o gerente de envio para aprovação criará o envio para aprovação. Em seguida, a subempreiteiro fornece a documentação necessária para o envio para aprovação. Então, quando a documentação necessária estiver em vigor, o envio para aprovação será enviado aos membros adequados da equipe de design para revisão e aprovação.

Fatores a considerar

Vídeo

 

Etapas

  1. Navegue até a ferramenta Envios para Aprovação do projeto.
  2. Clique em + Criar > Envio para Aprovação.
  3. Crie um novo envio para aprovação da seguinte maneira:

​Adicionar informações gerais

 Observação

Os usuários com permissão padrão para a ferramenta Envios para Aprovação estão limitados a visualizar os seguintes campos ao criar um novo envio para aprovação:

Título, Seção de Memorial Descritivo, Número e Revisão, Tipo de Envio para Aprovação, Empreiteiro Responsável, Recebido de, Data Limite Final, Local, Plantas Vinculadas, Lista de Distribuição, Atribuído a, Privado, Descrição, Anexos

  1. Conclua a entrada de dados na guia Geral da seguinte forma:

       Anotações:
       Se um envio para aprovação estiver Aberto e não tiver fluxo, a responsabilidade "Atribuído a" será do Gerente de Envio para Aprovação e o item deverá aparecer na ferramenta Meus Itens em Aberto.
       Se um envio para aprovação estiver aberto e tiver um fluxo, a etapa fluxo atual responsável terá a opção Atribuído a. Quando a fluxo estiver concluída, a BIC retornará ao Gerente de Envios para Aprovação.
       Se um envio for Fechado, a Bola em Quadra será liberada.

  • Responsible Contractor. The company name of the contractor/subcontractor that is responsible for completing the work specified on the submittal. 

  • Received From. The contact for the responsible contractor who provided the submittal information to the project team. 

  • Submit By. Select the date by which a contractor/subcontractor must submit all relevant documentation (i.e., documents, drawings, manuals, plans, and so on) for the submittal to the project's design team for review.

  • Issue Date. The date the contractor/subcontractor submitted the submittal items (i.e., documents, plans, and so on) to your project team for the review process. 

  • Received Date. The date that the submittal information was received from the contractor/subcontractor responsible for the performing work associated with the submittal.

  • Final Due Date. The due date by which all approvers on the submittal workflow must submit a response.

    Anotações:
    Quando ocorre a "Data Limite Final", o sistema envia uma notificação automática por e-mail para notificar os usuários de que o envio para aprovação está atrasado. Se o seu sistema estiver configurado para usar aprovação sequencial, a notificação vai para o Gerente de Envio para Aprovação e para a pessoa com a responsabilidade Atribuído a no fluxo de aprovação. Se o seu sistema estiver configurado para usar aprovação paralela, a notificação vai para o Gerente de Envio para Aprovação e membros do fluxo de aprovação).

  • Lead Time. The expected number of calendar days that will be required for the material/services for the submittal to arrive.

  • Required On-Site Date. The date by which materials related to the work detailed on the submittal must be delivered and available at the construction site.

  • Cost Code. The cost code for the submittal. Cost codes are managed in the 'Cost Code' segment in Procore's Work Breakdown Structure.

  • Submittal Manager. The name of the submittal manager. This is the person who is responsible for overseeing the submittal throughout its lifecycle in Procore. Each submittal can have a different submittal manager or your project team can configure a 'Default Submittal Manager' for all of your submittals. See What is the 'Submittal Manager' role?

  • Type. The information type associated with the submittal. The default type selections in Procore include: Document, Pay Request, Payroll, Plans, Prints, Product Information, Product Manual, Sample, Shop Drawing, Specification, and Other. See Create Custom Submittal Types.

  • Private. Indicates privacy settings for the submittal. When a submittal is marked 'Private', it is only visible to users with 'Admin' level permissions on the Submittals tool, users in the Submittal Workflow, and members of the submittal's Distribution List. Users with the 'View Private Submittals Associated to Users within Same Company' granular permission enabled on their permissions template can also view a submittal marked 'Private' if another user in their company is associated with the submittal. See Mark a Submittal as Private.

  • Location. The location at the job site for the submittal. This can be an existing location from the Location list or a tiered location. See Add Tiered Locations to a Project. 

  • Linked Drawings. Renderings stored in the project's Drawings tool that are linked to the submittal. See Link Related Items on a Drawing.

  • Description. Informative details, notes, and/or actions that describe the submittal. 

  • Attachments. Attach any relevant files. You have these options:

    • Click Attach File(s) and then choose the appropriate option from the shortcut menu that appears.
      OR
    • Use a drag-and-drop operation to move files from your computer into the grey Drag and Drop File(s) box.

  • Distribution List. The people who will receive email notifications from Procore as the submittal progresses through the submittal workflow. If your project team has created any distribution lists in the Project Directory, you can select those lists here. See Add a Distribution Group to the Procore Directory). 

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Calcular informações do cronograma de envios para aprovação (se ativado)

Cálculos do Cronograma do Envio para Aprovação é um recurso opcional que você pode habilitar. Consulte: Habilitar cálculos do cronograma do envio para aprovação. Quando esse recurso está habilitado, a ferramenta Envios para Aprovação analisa suas entradas nos campos "Data em que Deve Estar na Obra", "Tempo de Execução", "Tempo de Revisão da Equipe de Design" e "Tempo de Revisão Interna" para fornecer sugestões de "Data-limite" para o Apresentador e o Aprovador no fluxo do envio. Ele também preenche automaticamente os campos "Data de Retorno Planejada", "Data de Conclusão Planejada da Revisão Interna" e "Prazo de Envio Planejado".

  1. Follow the steps in Create a Submittal. 
    This reveals the New Submittal page.
  2. Scroll down to the Submittal Schedule Information area. 
  3. Set the following information:
    1. Schedule Task. The schedule task associated with the submittal being created. A schedule must be uploaded to the project first. See Upload a Project Schedule File to Procore's Web Application.

    2. Design Team Review Time. The number of days allotted for the design team's review on the submittal.

      Note: If you enter 7, the system subtracts '7' calendar days from the Planned Return Date to automatically populate the date entry for the Planned Internal Review Completed Date.

    3. Lead Time. The expected number of calendar days that will be required for the material/services for the submittal to arrive.

      Note: If you enter 10, the system subtracts '10' calendar days from the Required On-Site Date to automatically populate the date entry for the Planned Return Date.

    4. Required On-Site Date. The date by which materials related to the work detailed on the submittal must be delivered and available at the construction site.

    5. Internal Review Time. The number of calendar days that your project's design team requires to ensure the submittal is properly reviewed.

      Note: If you enter 5, the system subtracts '5' calendar days from the Planned Internal Review Completed Date to automatically populate the date entry for the Planned Submit by Date.
      This illustration shows you an example of these entries and calculations.

      create-submittal-schedule-info.png
       

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Atualizar as informações de entrega

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Aplicar um modelo de fluxo de envio para aprovação

Um usuário com permissão de nível "Administrador" para a ferramenta Envios para Aprovação de seu projeto pode criar um (1) ou mais modelos de fluxo de envio para aprovação que você pode adicionar a um novo envio para aprovação ao criá-lo pela primeira vez. Isso economiza tempo de entrada de dados, evitando que você precise adicionar um novo fluxo de envio para aprovação sempre que criar um envio para aprovação. 

  1. Em Fluxo de Envio para Aprovação, faça o seguinte:

    submittal-workflow-add-template.png
     
    1. Selecione um modelo. Selecione um modelo de fluxo na lista suspensa. 
      Observações:
      • Esta lista suspensa só está visível e disponível para usuários com permissão de nível "Administrador" na ferramenta Envios para Aprovação. 
      • Esta ação aplica a(s) pessoa(s) nomeada(s) no modelo de fluxo de envio para aprovação ao seu envio para aprovação. 
      • Para saber como os modelos de fluxo de envio para aprovação são criados, consulte Gerenciar modelos de fluxo de envio para aprovação.
  2. Continue modificando os campos Nome, Função e Dias para enviar/Resposta conforme necessário para o envio para aprovação. Suas alterações afetam apenas o fluxo no envio para aprovação. Suas alterações NÃO afetam o modelo de fluxo de envio para aprovação. 
  3. (Opcional) Continue com as etapas em: Adicionar usuários ao fluxo do envio para aprovação. 

Adicionar usuários ao fluxo de envio para aprovação

  1. Em Fluxo de Envio para Aprovação, faça o seguinte para cada item de linha desejado no envio para aprovação:
    • Nome. Comece a digitar o nome de um usuário do projeto na caixa Pesquisar. Em seguida, selecione o usuário apropriado na lista.
      • Se você deseja exigir uma resposta do usuário, marque a caixa de verificação ao lado do nome dele.
        OU
      • Se você NÃO deseja exigir uma resposta do usuário, remova a marca da caixa de verificação.
        Observação: se você estiver adicionando mais de um usuário a um grupo de fluxo de aprovação paralela, a responsabilidade da atribuição mudará para o próximo grupo de fluxo depois que todas as pessoas marcadas como obrigatórias no grupo enviarem uma resposta ao envio para aprovação. 
    • Função. Selecione Aprovador ou Apresentador na lista. Consulte Qual é a diferença entre um apresentador e um aprovador nos envios para aprovação?
      Observações:
      • Para ser designada como aprovador, a pessoa deve existir na ferramenta Diretório no nível do projeto (consulte Adicionar uma conta de usuário ao diretório do projeto) e também deve receber permissões de nível 'Administrador' ou 'Padrão' para a ferramenta Envios (consulte Definir usuário Permissões para a ferramenta de envios).
      • Se você for um usuário com permissões de nível "Padrão" para a ferramenta Envios para Aprovação, só poderá adicionar usuários com permissões de nível "Administrador" ao fluxo.
      • Se você planeja adicionar um Apresentador ao envio para aprovação, recomendamos que designe um gerente de envio para aprovação como o primeiro aprovador no fluxo de aprovação sequencial do envio para aprovação. Isso dá ao gerente de envio a oportunidade de garantir que o envio para aprovação seja revisado minuciosamente por sua parte interessada interna antes de ser enviado aos usuários na próxima etapa do fluxo de envio para aprovação. 
      • Se você for um usuário com permissões de nível "Administrador" para a ferramenta Envios para Aprovação, poderá adicionar usuários com permissões de nível "Administrador" ou "Padrão" ao fluxo. 
        Observação: se quiser que o fluxo de envio para aprovação use aprovação sequencial, adicione apenas um usuário a cada item de linha no fluxo. Se você deseja que uma etapa no fluxo de envio para aprovação use a aprovação paralela, adicione dois ou mais usuários a um item de linha. 
    • Data limite. Selecione uma data no calendário para o vencimento da resposta do envio para aprovação.
      Nota: O campo "Data limite" é preenchido automaticamente com base no padrão número de dias especificado na página Configurar definições da ferramenta Envios para Aprovação. Consulte Definir configurações: ferramenta de envios. A data limite também respeita quais dias são definidos como "dias de trabalho" para o projeto. Consulte Definir dias úteis do projeto.
  2. Clique em Adicionar Etapa. 
  3. Repita essas etapas para adicionar outro usuário ao fluxo. 
  4. Se quiser alterar a ordem das etapas do fluxo, faça o seguinte:
    1. Agarre a item de linha pela pega vertical (⋮⋮).
    2. Use uma operação de arrastar e soltar para mover o item de linha para a ordem desejada. 

      submittals-change-order-table.png

Atualize e envie o envio para aprovação para revisão

Ao concluir as etapas acima, escolha uma destas opções:

  • Para salvar suas alterações sem enviar um e-mail aos membros do fluxo de envio para aprovação, membros da lista de distribuição e o gerente de envio para aprovação, clique em Criar. 
    OU
  • Para salvar suas alterações e enviar uma notificação por e-mail para alertar os membros do fluxo de envio para aprovação e alertar os membros da lista de distribuição, clique em Criar e enviar e-mails.

 

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