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Procore

Criar um pedido de alteração de financiamento a partir de um evento de alteração

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Objetivo

Para criar uma ordem de alteração de financiamento a partir de um evento de alteração.

Histórico

Se a ferramenta Eventos de alteração estiver habilitada em seu projeto, a definição de configuração do nível de pedido de alteração do seu projeto (consulte Quais são as diferentes configurações de nível de pedido de alteração em Finanças do projeto?) determinará o número de etapas que levam à criação de um pedido de alteração de financiamento.

 Dicas

Você está convidando seus colaboradores downstream a enviar cotações para bens e serviços usando SdCs formais? 

Se sua equipe de projeto optou por usar o processo de solicitação de cotação (RFQ) da Procore (consulte Criar RFQs a partir de um evento de mudança), você NÃO precisa esperar até que o processo de RFQ seja concluído para criar seu pedido de alteração de financiamento. No entanto, depois que os colaboradores convidados responderem a SdCs e sua status for definida como "Aprovação final pendente", o Procore atualizará automaticamente os SOV (Itens do contrato) da alteração contratual com os valores adequados da SdC.

Para saber mais sobre como o processo de SdC afeta as alterações contratuais de financiamento, consulte <a title=" " href.path="//faq/what-are-the-different-rfq-statuses" href.nome de arquivo a"> Quais são os diferentes status da SdC e como afetam os valores de custo e alteração contratual?

Você está usando a função ROM da receita?

Se o seu equipe de projeto tiver optado por usar a função ROM da receita, os SOV em sua alteração contratual de financiamento também serão atualizados automaticamente. Se você tiver oculto a função de ROM da receita, qualquer atualização automática dependerá do escopo do registro de imprevisto:

  • Quando os eventos de alteração estão 'No escopo' ou 'A ser definido', a programação de valores do pedido de alteração é atualizada automaticamente com um valor $0. 
  • Quando os registros de imprevistos estiverem "Fora do escopo", os SOV da alteração contratual serão atualizados automaticamente usando os dados na SdC. Essa atualização ocorre quando o status de SdC está definido como "Aprovação final pendente". 
  • Quando os registros de imprevistos não estiverem em um dos status acima, os itens do contrato da alteração contratual serão atualizados automaticamente usando a "ROM de custo". 

 

Coisas a considerar

SOMENTE PARA SUPERUSUÁRIO

É importante estar ciente da caixa de seleção "Permitir que usuários de nível padrão criem alterações contratuais de financiamento" na página "Configurar configurações" da ferramenta Financiamento. Esse caixa de verificação é habilitado por uma configuração de Superusuário na página "Configurações gerais" da ferramenta Administrador da empresa chamada "Habilitar configuração para permitir que padrões criem CORs, ordens de alteração de financiamento e FCOs". 

Como essa definição fornece aos usuários permissões de nível "Padrão" a capacidade de aprovar suas próprias alterações contratuais (por exemplo, quando o fluxo está habilitado) na ferramenta Financiamento e Compromissos, é uma configuração incomum para os clientes do Procore implementarem. Por padrão, essa definição de Superusuário é DESATIVADA em todas as novas contas corporativas Procore. 

  • Permissões de usuário necessárias:
    • Permissões de nível "Padrão" ou "Administrador" na ferramenta Registros de imprevistos do projeto.
      E
    • Permissões de nível "Padrão" ou "Administrador" na ferramenta Financiamento do projeto.
       Obs.
      Para que usuários com permissões de nível "Padrão" na ferramenta Financiamento do projeto executem essa tarefa, o seguinte também precisa ser verdadeiro:
  • Definição de configuração necessária:
  • Informações adicionais:
    • Após criar um registro de imprevisto, você também poderá criar uma SdC (Solicitação de cotação) para enviar aos colaboradores afetados. Consulte <a title=" " href.path="//products/online/user-guide/project-level/change-events/tutorials/create-rfqs-from-a-change-event" href.nome de arquivo..."href...".. /criar-rfqs-from-a-change-event/">Create SdCs".
  • Se sua empresa tiver habilitado a ferramenta Integrações de ERP, lembre-se destes itens:
    • Área de trabalho do QuickBooks®: 
      • As exportações de pedidos de alteração de financiamento NÃO são suportadas.
    • Empreiteiro® Sage 100:
      • NÃO há compatibilidade com exportações de alteração contratual de financiamento.
    • Sage 300 CRE:®
      • Título. O título do pedido de alteração deve ter 30 caracteres ou menos. 
      • Número (n.º). O número do pedido de alteração deve ter cinco (5) caracteres ou menos. 
      • Status. O financiamento deve estar no status Aprovado .
      • Item de linha associado. Para cada item de linha adicionada aos SOV (Itens do Contrato) da alteração contratual, você pode designar um (1) item de linha associado para cada item de linha de alteração contratual ou o mesmo item de linha associado para todos os itens de linha da alteração contratual. Obs.: a lista de itens de linha associados só ficará visível e disponível quando a ferramenta Integrações de ERP tiver sido configurada para funcionar com o Sage 300 CRE® e o recurso exportar alterações contratuais de contrato principal tiver sido ativado no Procore por seu especialista em implementação de integração.
    • Integração do Procore:
      • As exportações de pedidos de alteração de financiamento NÃO são suportadas.
    • Vista:
      • Compatível com exportações de alteração contratual de financiamento.

Pré-requisitos

Passos

  1. Acesse a ferramenta Registros de imprevistos do projeto.
  2. Selecione um ou mais itens de registro de imprevisto para incluir na nova alteração contratual.
     Observação
    O Procore usa os itens de linha selecionados para preencher os itens do contrato da alteração contratual. 
  3. No menu suspenso Ações em massa:
    • Para pedidos de alteração de um (1) nível, escolha Criar CO de financiamento. 
      OU
    • Para dois (2) ou três (3) níveis de alteração contratual, escolha Criar ACP do financiamento.
  4. Faça o seguinte:

    • #
      Accept the default number, enter a new number, or create a custom numbering scheme for this change order and future ones. 

    • Revision
      If you revise a change order later, you can enter the revision number here.

    • Title
      Enter a descriptive name here. 

    • Status
      Select the current status of the change order. Procore automatically places the change order in the 'Draft' status. To learn more, see What are the default statuses for change orders in Procore?

    • Private
      Mark this checkbox if you want the item to be private. This means it is only visible to users with 'Admin' level permissions on the contract (or funding). 

    • Due Date
      Select a due date to indicate the date by which the 'Designated Reviewer' must approve or reject the change order. 

    • Invoiced Date
      Select the date when the change order was invoiced. 

    • Designated Reviewer

      Select the Procore user at your organization who is responsible for approving or rejecting the change order. To appear as a selection in this list, the designated reviewer's Procore user account must be added to the Project Directory and have 'Standard' level permissions or higher to the contract or funding tool. See Add a User Account to the Project Directory. 

    • Paid Date
      Select the date that payment was received for the change order.

    • Reviewer
      This field is blank on a new change order. After the 'Designated Reviewer' approves or rejects the change order, that person's name appears here. 

    • Review Date
      This field is blank on a new change order. After the 'Designated Reviewer' approves or rejects the change order, the date the person submits their response appears here. 

    • Description
      Enter a more detailed description of the change order. 

    • Schedule Impact
      If this change order is expected to impact the construction project's schedule, enter the estimated number of additional days this would add to the schedule. 

    • Executed
      Mark this checkbox after the change order is fully executed.

    • Potential Change Orders
      If the tool is configured for two (2)-tier change orders, select any potential change orders related to this change order from this drop-down list.  See Configure the Number of Change Order Tiers on a Project Financials Tool.

    • Attachments
      Add any relevant document or image as a file attachment. You can attach multiple files using these methods:

      • Click Attach File(s) and select the files to add from your computer or another Procore tool.
        OR
      • Use a drag-and-drop operation on your computer to add the file attachments to Procore. 
  5. Clique em Criar. O Procore cria a alteração contratual.