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Procore

Criar uma alteração contratual de contrato principal com base em um registro de imprevisto

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Histórico

Se a ferramenta Eventos de alteração estiver habilitada em seu projeto, a definição de configuração do nível de pedido de alteração do seu projeto (consulte Quais são as diferentes configurações de nível de pedido de alteração em Finanças do projeto?) determinará o número de etapas que levam à criação de um pedido de alteração de contrato principal:

Pontas

Você está convidando subempreiteiros a enviar cotações para bens e serviços usando SdCs formais?

Se sua equipe de projeto optou por usar o processo Solicitação de cotação (RFQ) (consulte Criar RFQs a partir de um evento de mudança), você não precisará esperar até que a RFQ seja concluída para criar seus pedidos de alteração de contrato principal. No entanto, depois que subempreiteiros e fornecedores convidados responderem a SdCs e seu status estiver definido como "Aprovação final pendente", o Procore não atualizará automaticamente os SOV (Itens do contrato) da alteração contratual com os valores adequados da SdC.

Para saber mais sobre como o processo de RFQ afeta os pedidos de alteração, consulte Quais são os diferentes status de RFQ e como eles afetam os custos e os valores dos pedidos de alteração?

Você está usando a função ROM da receita?

Se sua equipe de projeto optou por usar a função Revenue ROM, o SOV em seus pedidos de alteração de contrato principal também será atualizado automaticamente. Se você ocultou a função Revenue ROM, quaisquer atualizações automáticas dependerão do escopo do evento de alteração:

  • Quando os eventos de alteração estão 'No escopo' ou 'A ser definido', o SOV no pedido de alteração do contrato principal é atualizado automaticamente com um valor de US$ 0.
  • Quando os eventos de alteração estão 'Fora do escopo', o SOV no pedido de alteração do contrato principal é atualizado automaticamente usando os dados da RFQ quando o status da RFQ é definido como 'Pendente Aprovação Final'.
  • Quando os registros de imprevistos não estiverem em um dos status acima, os SOV serão atualizados automaticamente usando a ROM de custo.

Coisas a considerar

  • Permissões de usuário necessárias:
    • Permissões de nível "Padrão" ou "Administrador" na ferramenta Registros de imprevistos do projeto.
      E
    • Permissões de nível "Padrão" ou "Administrador" na ferramenta Contratos principais do projeto.
      Observações
      Para que usuários com permissões de nível "Padrão" na ferramenta Contratos principais do projeto executem essa tarefa, o seguinte também precisa ser verdadeiro:
      • O usuário deve ser adicionado à lista suspensa 'Privado' do contrato principal. Consulte <a title=" " href.path="//products/online/user-guide/project-level/prime-contracts/tutorials/create-prime-contracts" href.nome de arquivo...">Crear contratos principais.
      • Se o projeto estiver configurado para usar a configuração de pedido de alteração de dois (2) ou três (3) níveis (consulte Quais são as diferentes configurações de nível de pedido de alteração em Finanças do Projeto?), a configuração da caixa de seleção 'Permitir que usuários padrão criem PCOs' deverá ser habilitado. Consulte Definir configurações: contrato principal.
      • Se o projeto estiver configurado para usar a definição de alteração contratual de um (1) nível, o usuário precisará ter permissões de nível "Administrador" na ferramenta Contratos principais do projeto para criar um contrato principal alteração contratual com base em um registro de imprevisto. 
  • Configuração necessária:
  • Informações adicionais:
    • Após criar um registro de imprevisto, você também poderá criar uma SdC (Solicitação de cotação) para enviar aos subempreiteiros afetados. Consulte Criar solicitações de cotação.
  • Se sua empresa tiver habilitado a ferramenta Integrações de ERP, lembre-se destes itens:
    • QuickBooks® Desktop:
      • Não há compatibilidade com exportações de alteração contratual de contrato principal.
    • Sage 100 Contractor®:
      • Não há compatibilidade com exportações de alteração contratual de contrato principal.
    • Sage 300 CRE®:
      • Título. O título da alteração contratual deve ter até 30 caracteres.
      • Número (n.º). O número do pedido de alteração deve ter cinco (5) caracteres ou menos.
      • Status. A contrato principal precisa estar na status Aprovado.
      • Item de linha associado. Para cada item de linha adicionado ao SOV do pedido de alteração, você pode designar um (1) item de linha associado para cada item de linha do pedido de alteração ou o mesmo item de linha associado para todos os itens de linha do pedido de alteração. Observação: a lista de itens de linha associados só fica visível e disponível quando a ferramenta de integrações de ERP foi configurada para funcionar com Sage 300 CRE® e o recurso de exportação de pedidos de alteração de contrato principal foi ativado no Procore pelo seu especialista em implementação de integração.
    • Integração do Procore:
      • Não há compatibilidade com exportações de alteração contratual de contrato principal.
    • Viewpoint® Vista™:
      • Não há compatibilidade com exportações de alteração contratual de contrato principal.

Pré-requisitos

  • A ferramenta Registros de imprevistos precisa estar adicionada ao projeto. Consulte <a title=" " href.path="//products/online/user-guide/project-level/admin/tutorials/add-and-remove-project-tools" href.nome de arquivo...">D e Remover ferramentas em um projeto.
  • O Contrato principal do seu projeto precisa estar na status "Aprovado". Consulte Aprovar um contrato principal.

Passos

  1. Acesse a ferramenta Registros de imprevistos do projeto.
  2. Selecione um ou mais itens de registro de imprevisto para incluir na nova alteração contratual.
    Nota
    O Procore usa os itens de linha selecionados para preencher o SOV do pedido de alteração.
  3. No menu suspenso Ações em massa:
    • Para um (1) nível de alteração contratual, escolha Criar AC (Alteração contratual principal).
      OU
    • Para pedidos de alteração de dois (2) ou três (3) níveis, escolha Criar PCO Prime.
  4. Faça o seguinte:

    • #
      Aceite o número padrão, insira um novo número ou crie um esquema de numeração personalizado para este pedido de alteração e futuros. 

    • Título
      Insira um nome descritivo aqui. 

    • Privada
      Marque essa caixa de seleção se quiser que o item seja privado. Isso significa que ela só fica visível para usuários com permissões de nível "Administrador" no contrato (ou financiamento). 

    • Data de vencimento
      Selecione uma data de vencimento para indicar a data até a qual o 'Revisor Designado' deve aprovar ou rejeitar o pedido de alteração. 

    • Data faturada
      Selecione a data na qual a alteração contratual foi faturada. 

    • Revisor designado

      Selecione o usuário do Procore em sua organização responsável por aprovar ou rejeitar a alteração contratual. Para aparecer como uma seleção nesta lista, a conta de usuário do revisor designado no Procore precisa ser adicionada ao Diretório do projeto e ter permissões de nível "Padrão" ou superior para a ferramenta Contrato ou Financiamento. Consulte Adicionar uma conta de usuário ao diretório do projeto. 

    • Data de pagamento
      Selecione a data na qual pagamento foi recebido para a alteração contratual.

    • Revisor
      Esse campo está em branco em uma nova alteração contratual. Depois que o "Revisor Designado" aprovar ou rejeitar a alteração contratual, o nome dessa pessoa aparecerá aqui. 

    • Data de revisão
      Este campo fica em branco em um novo pedido de alteração. Depois que o 'Revisor Designado' aprovar ou rejeitar o pedido de alteração, a data em que a pessoa envia sua resposta aparece aqui. 

    • Descrição
      Insira uma descrição mais detalhada da alteração contratual. 

    • Pedidos de mudança potenciais
      Se a ferramenta estiver configurada para pedidos de mudança de dois (2) níveis, selecione quaisquer pedidos de mudança potenciais relacionados a esse pedido de mudança nesta lista suspensa.  Consulte Configurar o número de níveis de requisição de mudança em uma ferramenta financeira do projeto.

    • Anexos
      Adicione qualquer documento ou imagem relevante como um anexo de arquivo. Você pode anexar vários arquivos usando estes métodos:

      • Clique em Anexar arquivo(s) e selecione os arquivos para adicionar em seu computador ou outra ferramenta do Procore.
        OU
      • Use uma operação de arrastar e soltar em seu computador para adicionar os anexos de arquivo ao Procore. 
  5. Clique em Criar. O Procore cria a alteração contratual.