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Procore

Criar uma alteração contratual de contrato principal com base em um registro de imprevisto

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Histórico

Se a ferramenta Eventos de alteração estiver habilitada em seu projeto, a definição de configuração do nível de pedido de alteração do seu projeto (consulte Quais são as diferentes configurações de nível de pedido de alteração em Finanças do projeto?) determinará o número de etapas que levam à criação de um pedido de alteração de contrato principal:

Pontas

Você está convidando subempreiteiros a enviar cotações para bens e serviços usando SdCs formais?

Se sua equipe de projeto optou por usar o processo Solicitação de cotação (RFQ) (consulte Criar RFQs a partir de um evento de mudança), você não precisará esperar até que a RFQ seja concluída para criar seus pedidos de alteração de contrato principal. No entanto, depois que subempreiteiros e fornecedores convidados responderem a SdCs e seu status estiver definido como "Aprovação final pendente", o Procore não atualizará automaticamente os SOV (Itens do contrato) da alteração contratual com os valores adequados da SdC.

Para saber mais sobre como o processo de RFQ afeta os pedidos de alteração, consulte Quais são os diferentes status de RFQ e como eles afetam os custos e os valores dos pedidos de alteração?

Você está usando a função ROM da receita?

Se sua equipe de projeto optou por usar a função Revenue ROM, o SOV em seus pedidos de alteração de contrato principal também será atualizado automaticamente. Se você ocultou a função Revenue ROM, quaisquer atualizações automáticas dependerão do escopo do evento de alteração:

  • Quando os eventos de alteração estão 'No escopo' ou 'A ser definido', o SOV no pedido de alteração do contrato principal é atualizado automaticamente com um valor de US$ 0.
  • Quando os eventos de alteração estão 'Fora do escopo', o SOV no pedido de alteração do contrato principal é atualizado automaticamente usando os dados da RFQ quando o status da RFQ é definido como 'Pendente Aprovação Final'.
  • Quando os registros de imprevistos não estiverem em um dos status acima, os SOV serão atualizados automaticamente usando a ROM de custo.

Coisas a considerar

APENAS PARA USO INTERNO

É importante estar ciente da caixa de seleção "Permitir que usuários de nível padrão criem PCCOs" na página "Configurar configurações" da ferramenta Contratos Principais. Esse caixa de verificação é habilitado por uma configuração de Superusuário na página "Configurações gerais" da ferramenta Administrador da empresa chamada "Habilitar configuração para permitir que padrões criem CORs, PCCOs e CCOs".

Como essa definição fornece aos usuários com permissões de nível "Padrão" a capacidade de aprovar suas próprias alterações contratuais (por exemplo, quando o fluxo está habilitado) no Contratos Principais e na ferramenta Compromissos, é uma configuração incomum para os clientes do Procore implementarem. Por padrão, essa definição de Superusuário é DESATIVADA em todas as novas contas corporativas Procore.

  • Permissões de usuário necessárias:
    • Permissões de nível "Padrão" ou "Administrador" na ferramenta Registros de imprevistos do projeto.
      E
    • Permissões de nível "Padrão" ou "Administrador" na ferramenta Contratos principais do projeto.
      Observações
      Para que usuários com permissões de nível "Padrão" na ferramenta Contratos principais do projeto executem essa tarefa, o seguinte também precisa ser verdadeiro:
      • O usuário deve ser adicionado à lista suspensa 'Privado' do contrato principal. Consulte <a title=" " href.path="//products/online/user-guide/project-level/prime-contracts/tutorials/create-prime-contracts" href.nome de arquivo...">Crear contratos principais.
      • Se o projeto estiver configurado para usar a configuração de pedido de alteração de dois (2) ou três (3) níveis (consulte Quais são as diferentes configurações de nível de pedido de alteração em Finanças do Projeto?), a configuração da caixa de seleção 'Permitir que usuários padrão criem ACPs' deverá ser habilitado. Consulte Definir configurações: contrato principal.
      • Se o projeto estiver configurado para usar a definição de alteração contratual de um (1) nível, o usuário precisará ter permissões de nível "Administrador" na ferramenta Contratos principais do projeto para criar um contrato principal alteração contratual com base em um registro de imprevisto. 
  • Configuração necessária:
  • Informações adicionais:
    • Após criar um registro de imprevisto, você também poderá criar uma SdC (Solicitação de cotação) para enviar aos subempreiteiros afetados. Consulte Criar solicitações de cotação.
  • Se sua empresa tiver habilitado a ferramenta Integrações de ERP, lembre-se destes itens:
    • Área de trabalho do QuickBooks®:
      • Não há compatibilidade com exportações de alteração contratual de contrato principal.
    • Empreiteiro® Sage 100:
      • Não há compatibilidade com exportações de alteração contratual de contrato principal.
    • Sage 300 CRE:®
      • Título. O título da alteração contratual deve ter até 30 caracteres.
      • Número (n.º). O número do pedido de alteração deve ter cinco (5) caracteres ou menos.
      • Status. A contrato principal precisa estar na status Aprovado.
      • Item de linha associado. Para cada item de linha adicionada aos SOV da alteração contratual, você pode designar uma (1) item de linha associada para cada item de linha de alteração contratual ou a mesma item de linha associada para todos os itens de linha da alteração contratual. Obs.: a lista de itens de linha associados só ficará visível e disponível quando a ferramenta Integrações de ERP tiver sido configurada para funcionar com o Sage 300 CRE® e o recurso exportar alterações contratuais de contrato principal tiver sido ativado no Procore por seu especialista em implementação de integração.
    • Integração do Procore:
      • Não há compatibilidade com exportações de alteração contratual de contrato principal.
    • Vista:
      • Não há compatibilidade com exportações de alteração contratual de contrato principal.

Pré-requisitos

  • A ferramenta Registros de imprevistos precisa estar adicionada ao projeto. Consulte <a title=" " href.path="//products/online/user-guide/project-level/admin/tutorials/add-and-remove-project-tools" href.nome de arquivo...">D e Remover ferramentas em um projeto.
  • O Contrato principal do seu projeto precisa estar na status "Aprovado". Consulte Aprovar um contrato principal.

Passos

  1. Acesse a ferramenta Registros de imprevistos do projeto.
  2. Selecione um ou mais itens de registro de imprevisto para incluir na nova alteração contratual.
    Nota
    O Procore usa os itens de linha selecionados para preencher o SOV do pedido de alteração.
  3. No menu suspenso Ações em massa:
    • Para um (1) nível de alteração contratual, escolha Criar AC (Alteração contratual principal).
      OU
    • Para pedidos de alteração de dois (2) ou três (3) níveis, escolha Criar ACP Prime.
  4. Faça o seguinte:

    • Sign with DocuSign®
      If you have enabled the Procore + DocuSign® integration (see Enable or Disable the DocuSign® Integration on a Procore Project), a checkmark appears in this box by default. If you do NOT want to collect signatures with DocuSign®, remove the mark.

    • #
      Accept the default number, enter a new number, or create a custom numbering scheme for this change order and future ones. 

    • Revision
      If you revise a change order later, you can enter the revision number here.

    • Title
      Enter a descriptive name here. 

    • Status
      Select the current status of the change order. Procore automatically places the change order in the 'Draft' status. To learn more, see What are the default statuses for change orders in Procore?

    • Private
      Mark this checkbox if you want the item to be private. This means it is only visible to users with 'Admin' level permissions on the contract (or funding). 

    • Due Date
      Select a due date to indicate the date by which the 'Designated Reviewer' must approve or reject the change order. 

    • Invoiced Date
      Select the date when the change order was invoiced. 

    • Designated Reviewer

      Select the Procore user at your organization who is responsible for approving or rejecting the change order. To appear as a selection in this list, the designated reviewer's Procore user account must be added to the Project Directory and have 'Standard' level permissions or higher to the contract or funding tool. See Add a User Account to the Project Directory. 

    • Paid Date
      Select the date that payment was received for the change order.

    • Reviewer
      This field is blank on a new change order. After the 'Designated Reviewer' approves or rejects the change order, that person's name appears here. 

    • Review Date
      This field is blank on a new change order. After the 'Designated Reviewer' approves or rejects the change order, the date the person submits their response appears here. 

    • Description
      Enter a more detailed description of the change order. 

    • Schedule Impact
      If this change order is expected to impact the construction project's schedule, enter the estimated number of additional days this would add to the schedule. 

    • Executed
      Mark this checkbox after the change order is fully executed.

    • Potential Change Orders
      If the tool is configured for two (2)-tier change orders, select any potential change orders related to this change order from this drop-down list.  See Configure the Number of Change Order Tiers on a Project Financials Tool.

    • Attachments
      Add any relevant document or image as a file attachment. You can attach multiple files using these methods:

      • Click Attach File(s) and select the files to add from your computer or another Procore tool.
        OR
      • Use a drag-and-drop operation on your computer to add the file attachments to Procore. 
  5. Clique em Criar. O Procore cria a alteração contratual.

 

If you would like to learn more about Procore's change events management software and how it can help your business, please visit our construction change order product page icon-external-link.png.