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Editar registros de imprevistos

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Editar registros de imprevistos

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Objetivo

Editar um evento nome de arquivo...">direto existente <a class="F1" title=" " href.path="//references/construction-management/glossary-of-terms" href.anchor="Change_Event" href.usando a ferramenta Registros de imprevistos do projeto.

Histórico

Em um projeto de construção, um registro de imprevisto é qualquer alteração que afete o escopo original de um projeto de construção. Pode ser qualquer evento que afete o escopo do trabalho a ser concluído, faça uma alteração no cronograma do projeto ou resulte em custos inesperados. Ela permite que os membros da equipe e as partes interessadas do projeto se preparem para uma alteração de custo antes que ela se torne um custo real. 

Exemplo 1: criar um registro de imprevisto para estabelecer uma alteração contratual

Um registro de imprevisto pode vir de muitas fontes e é um evento que estabelece o processo de alteração contratual. Exemplos incluem:

  • Adquirência de uma solicitação ao proprietário.
  • Contabilização de uma falha de design.
  • Resolver um problema imprevisto causado por um documento ou especificação vaga.
Exemplo 2: criar um registro de imprevisto para documentar um backcharge

Um evento de mudança também pode ser usado para documentar uma condição do projeto que resultou em uma cobrança retroativa. A intenção de um backcharge é recuperar os imprevistos incorridos ao executar ações corretivas que uma parte era contratualmente obrigatória a executar. 

Para garantir que você tenha documentado totalmente as condições que resultaram no backcharge, você pode criar um registro de imprevisto. Os cenários comuns para documentar backcharges dessa forma incluem:

  • Reparando algo que um subempreiteiro lesou.
  • A limpeza de uma área que o subempreiteiro era obrigado a limpar. 
  • Substituição de materiais defeituosos fornecidos pelo subempreiteiro. 
  • Reinstalação de uma instalação incorreta realizada por um subcontratado. 
  • Trazendo uma questão negligenciada para a conformidade com os regulamentos segurança. 
  • Fornecendo custos imprevistos de aluguel e uso de equipamentos.

Com a ferramenta Registros de imprevistos no Procore, você pode criar um registro de imprevisto para registrar um motivo para uma alteração em um projeto de construção. Eles também se preparam equipe de projeto membros e partes interessadas para os custos potenciais associados ao registro de imprevisto. Após a criação de um registro de imprevisto, você poderá enviar uma SdC (Solicitação de cotação) para seus subempreiteiros. Em seguida, os subempreiteiros podem responder a SdCs (ou a um empreiteiro geral pode inserir uma resposta a uma SdC (Solicitação de cotação) em nome do subempreiteiro). A resposta da SdC é toda a documentação necessária relacionada ao custo potencial do registro de imprevisto e ao impacto no cronograma. Depois que as respostas de SdCs do subempreiteiro forem revisadas, seu equipe de projeto tiver as informações necessárias para prosseguir com a criação de uma ACP (Alteração contratual potencial).

Coisas a considerar

  • Permissões de usuário necessárias:
    • Para editar eventos de alteração que você criou, permissões de nível "Padrão" ou superior na ferramenta Registros de Imprevistos do projeto.
      OU
    • Para editar qualquer registro de imprevisto, Permissões de nível "Administrador" na ferramenta Registros de Imprevistos do projeto.

  • Alternate ways to create change events:

Passos

Editar um registro de imprevisto

  1. Acesse a ferramenta Registros de imprevistos do projeto.
  2. Localize o evento a ser editado na tabela 'Registros de Imprevistos' e clique no Número CE - Título com hiperlink para abrir o Registro de imprevisto. 
  3. Clique em Editar.
  4. Na página 'Editar evento de alteração', atualize o seguinte conforme necessário:
    • O número. O Procore atribui automaticamente novos números para alterar eventos em ordem sequencial crescente.
       Obs.
      • O esquema de numeração padrão é 001, 002, 003 e assim por diante.
      • Você pode personalizar o esquema de numeração para os registros de imprevistos em seu projeto a qualquer momento digitando um esquema de numeração alfanumérico sobre o valor da padrão. Por exemplo, CE001, CE1000, CE-1000 e assim por diante.
      • Depois de personalizar o esquema de numeração, o Procore o utiliza para atribuir novos números aos eventos de alteração subsequentes. 
    • Título. Insira um título descritivo para o evento de alteração. 
    • Status. Selecione um status para o evento de alteração na lista suspensa.
      Para saber mais sobre os status padrão do Procore, consulte Quais são os status padrão para eventos de alteração no Procore?. O Procore também pode personalizar as opções nessa lista. Consulte Personalizar status de eventos de alteração. 
    • Origem. Selecione a ferramenta e o item do Procore de onde seu registro de imprevisto tem origem.  
    • Tipo. Selecione TBD, Provisão, Contingência, Mudança de Proprietário ou Transferência para indicar o tipo de custo para o qual você está se preparando.  Consulte Definir as configurações padrão de gerenciamento de alterações.
    • Motivo da alteração. Selecione um motivo para a alteração no menu suspenso. Consulte Definir as configurações padrão de gerenciamento de alterações.
    • Descrição. Descreva o evento que pode resultar em uma alteração nos custos. 
    • Anexos. Anexe qualquer arquivo relevante ao registro de imprevisto.
    • Contrato principal para estimativas de markup. Selecione um contrato principal para indicar quais definições de margem de lucro do contrato principal devem ser usadas para calcular a margem de lucro nos valores de ROM (Ordem de grandeza). O Procore escolherá automaticamente o contrato principal com o menor número.
    • Escopo. Selecione uma das opções de escopo disponíveis na lista: No escopo, Fora do escopo ou A definir. Consulte Quais são as opções de escopo padrão para eventos de mudança no Procore?
    • esperando receita. Selecione Sim ou Não. A seleção de "Não" definirá "Fonte de receita do item de linha" como "Nenhuma receita esperada".
    • Fonte de receita do item de linha. Selecione uma das opções da lista: Corresponder a receita ao custo mais recente, inserir manualmenteou Quantidade x custo unitário.
  5. Escolha uma destas opções:
    • Se você quiser adicionar itens de linha ao seu registro de imprevisto agora, continue com as etapas em Adicionar itens de linha do registro de imprevisto.
      OU
    • Se quiser salvar o registro de imprevisto e adicionar itens de linha posteriormente, clique em Salvar. 

Adicionar itens de registro de imprevisto

 Ponta
Você sabia que um usuário com configurações de 'Administrador' na ferramenta Alterar eventos pode ativar e desativar as configurações de 'Exibição de coluna' da ferramenta Alterar eventos? Para obter melhores resultados, as configurações de exibição das colunas do seu projeto devem ser determinadas no início do projeto. Para saber mais, consulte Como funcionam as configurações de exibição de colunas da ferramenta Alterar eventos?
  1. Acesse a ferramenta Registros de imprevistos do projeto.
  2. Localize o evento a ser editado na tabela 'Registros de Imprevistos' e clique no Número CE - Título com hiperlink para abrir o Registro de imprevisto. 
  3. Clique em Editar.
  4. Na página "Editar registro de imprevisto", role até a seção "Itens de linha".
  5. Escolha uma destas opções:
    • Adicionar linha. Selecione essa opção para adicionar um (1) novo item de linha no registro de imprevisto.
      OU
    • Adicione linhas para todos os compromissos. Selecione essa opção para adicionar itens de linha em massa de todos os compromissos do projeto com o status "Aprovado".
  6. Realize a entrada de dados do item de linha da seguinte forma:
  7. Clique em Atualizar. 
 Observação

Se o código de orçamento não tiver sido incluído no orçamento original do projeto, você verá uma mensagem de confirmação para confirmar que deseja que o Procore adicione esses itens de linha ao orçamento. O Procore adiciona os novos item de linha ao orçamento do projeto e um ponto de interrogação icon-help.png aparece ao lado de cada item de linha do orçamento parcial. Para saber mais, consulte O que é uma item de linha do orçamento parcial? e Adicionar um item de linha parcial do orçamento.

Importar itens de linha

Download the Schedule of Values CSV Template

  1. Create a new change event or edit an existing change event.

  2. Click Import Line Items from CSV at the bottom of the 'Line Items' card.
  3. Click Download Blank CSV Template.

 After completing the steps above, continue with Add Line Items to the CSV Template. 

Add Line Items to the CSV Template

  1. Open the CSV template that you downloaded. 
    Note: The Sub Job, Cost Code, and Cost Type fields will be pre-populated with the budget code segments that are currently in use on your project. These fields are required.
  2. Complete the following fields on the import template for each line you want to import:
    Note: Only lines with amounts entered into at least one of the following columns will be imported. 
    • Description.  Enter a description for the line item(s).
    • Vendor. Enter the name of the company associated with the line item as it is entered in the project's Directory.
    • Contract.  Enter the contract number and title.
      Note: The required format for this field is "#'Contract Number': 'Contract Title'". For example, a contract with a number of 'SC--001' and a title of 'Test Contract' is entered as "#SC--001: Test Contract".
    • Revenue Quantity. Enter the unit quantity for the Revenue line item(s).
    • Revenue Unit Cost. Enter the unit quantity for the line item(s).
    • Revenue ROM. Enter the Revenue ROM amount for the line item(s).
    • Quantity. Enter the unit quantity for the line item(s).
    • Unit of Measure. Enter the unit of measure (UOM) for the line item(s) (Case Sensitive).
    • Unit Cost. Enter the unit cost value for the line item(s).

After completing the steps above, continue with Import the Completed CSV Template to Procore.

Import the Completed CSV Template to Procore

  1. Click Import Line Items from CSV.
  2. Click Upload File and select your completed template or drag and drop the file into the 'Drag & Drop' box.
    Note: If there are any errors in the template a banner will appear preventing you from importing. To review the errors, click Show Errors and make the necessary corrections to the template.
  3. Click Import. 
    Note: Clicking 'Import' will complete the creation process for the change event. The change event line items' revenue ROM setting will be applied based on the scope that is chosen for the change event before importing. 

Atualizar quantidades de produção

Production Quantities relate to contracts and the budget through a combination of sub job and cost code. Users may edit these fields when editing change events line items in the change events edit page. However, if the Production Quantities are associated with a Prime potential change order or Budget Change, the Production Quantity will be locked unless unlinked from the change objects.

  1. Navigate to the project's Change Events tool. 
  2. Locate and open an existing change event in the Line Items tab.
    OR
    Create a new change event. See Create Change Events. 
  3. Scroll to the Production Quantities card.
  4. Click Add Line.
  5. Complete the line item data entry as follows:
  6. Click Save. 

 

Próxima etapa

Não deixe de conferir 

 

If you would like to learn more about Procore's change events management software and how it can help your business, please visit our construction change order product page icon-external-link.png.