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Editar registros de imprevistos

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Objetivo

Editar um evento nome de arquivo...">direto existente <a class="F1" title=" " href.path="//references/construction-management/glossary-of-terms" href.anchor="Change_Event" href.usando a ferramenta Registros de imprevistos do projeto.

Histórico

Em um projeto de construção, um registro de imprevisto é qualquer alteração que afete o escopo original de um projeto de construção. Pode ser qualquer evento que afete o escopo do trabalho a ser concluído, faça uma alteração no cronograma do projeto ou resulte em custos inesperados. Ela permite que os membros da equipe e as partes interessadas do projeto se preparem para uma alteração de custo antes que ela se torne um custo real. 

Exemplo 1: criar um registro de imprevisto para estabelecer uma alteração contratual

Um registro de imprevisto pode vir de muitas fontes e é um evento que estabelece o processo de alteração contratual. Exemplos incluem:

  • Adquirência de uma solicitação ao proprietário.
  • Contabilização de uma falha de design.
  • Resolver um problema imprevisto causado por um documento ou especificação vaga.
Exemplo 2: criar um registro de imprevisto para documentar um backcharge

Um evento de mudança também pode ser usado para documentar uma condição do projeto que resultou em uma cobrança retroativa. A intenção de um backcharge é recuperar os imprevistos incorridos ao executar ações corretivas que uma parte era contratualmente obrigatória a executar. 

Para garantir que você tenha documentado totalmente as condições que resultaram no backcharge, você pode criar um registro de imprevisto. Os cenários comuns para documentar backcharges dessa forma incluem:

  • Reparando algo que um subempreiteiro lesou.
  • A limpeza de uma área que o subempreiteiro era obrigado a limpar. 
  • Substituição de materiais defeituosos fornecidos pelo subempreiteiro. 
  • Reinstalação de uma instalação incorreta realizada por um subcontratado. 
  • Trazendo uma questão negligenciada para a conformidade com os regulamentos segurança. 
  • Fornecendo custos imprevistos de aluguel e uso de equipamentos.

Com a ferramenta Registros de imprevistos no Procore, você pode criar um registro de imprevisto para registrar um motivo para uma alteração em um projeto de construção. Eles também se preparam equipe de projeto membros e partes interessadas para os custos potenciais associados ao registro de imprevisto. Após a criação de um registro de imprevisto, você poderá enviar uma SdC (Solicitação de cotação) para seus subempreiteiros. Em seguida, os subempreiteiros podem responder a SdCs (ou a um empreiteiro geral pode inserir uma resposta a uma SdC (Solicitação de cotação) em nome do subempreiteiro). A resposta da SdC é toda a documentação necessária relacionada ao custo potencial do registro de imprevisto e ao impacto no cronograma. Depois que as respostas de SdCs do subempreiteiro forem revisadas, seu equipe de projeto tiver as informações necessárias para prosseguir com a criação de uma ACP (Alteração contratual potencial).

Coisas a considerar

  • Permissões de usuário necessárias:
    • Para editar registros de imprevistos que você criou, permissões de nível "Padrão" ou superior na ferramenta Registros de Imprevistos do projeto.
      OU
    • Para editar qualquer registro de imprevisto, permissões de nível "Administrador" na ferramenta Registros de Imprevistos do projeto.

  • Formas alternativas de criar registros de imprevistos:

Passos

Editar um registro de imprevisto

  1. Acesse a ferramenta Registros de imprevistos do projeto.
  2. Localize o evento a ser editado na tabela 'Alterar eventos'. Em seguida, clique no botão Editar . 
  3. Na página 'Editar evento de alteração', atualize o seguinte conforme necessário:
    • O número. O Procore atribui automaticamente novos números para alterar eventos em ordem sequencial crescente.
       Obs.
      • O esquema de numeração padrão é 001, 002, 003 e assim por diante.
      • Você pode personalizar o esquema de numeração para os registros de imprevistos em seu projeto a qualquer momento digitando um esquema de numeração alfanumérico sobre o valor da padrão. Por exemplo, CE001, CE1000, CE-1000 e assim por diante.
      • Depois de personalizar o esquema de numeração, o Procore o utiliza para atribuir novos números aos eventos de alteração subsequentes. 
    • Título. Insira um título descritivo para o evento de alteração. 
    • Status. Selecione um status para o evento de alteração na lista suspensa.
      Para saber mais sobre os status padrão do Procore, consulte Quais são os status padrão para eventos de alteração no Procore?. O Procore também pode personalizar as opções nessa lista. Consulte Personalizar status de eventos de alteração. 
    • Origem. Selecione a ferramenta e o item do Procore de onde seu registro de imprevisto tem origem.  
    • Tipo. Selecione TBD, Provisão, Contingência, Mudança de Proprietário ou Transferência para indicar o tipo de custo para o qual você está se preparando.  Consulte Definir as configurações padrão de gerenciamento de alterações.
    • Motivo da alteração. Selecione um motivo para a alteração no menu suspenso. Consulte Definir as configurações padrão de gerenciamento de alterações.
    • Descrição. Descreva o evento que pode resultar em uma alteração nos custos. 
    • Anexos. Anexe qualquer arquivo relevante ao registro de imprevisto.
    • Contrato principal (para estimativas de aumento). Selecione um contrato principal para indicar quais configurações de marcação do contrato principal devem ser usadas para calcular a marcação nos valores de ordem aproximada de magnitude (ROM). O Procore escolherá automaticamente o contrato principal com o menor número.
    • Escopo. Selecione uma das opções de escopo disponíveis na lista: No escopo, Fora do escopo ou A definir. Consulte Quais são as opções de escopo padrão para eventos de mudança no Procore?
    • Esperando receita
      Selecione Sim ou Não. A seleção de "Não" definirá "Origem da receita do item de linha" como "Nenhuma receita esperada".
    • Origem da receita do item de linha
      Selecione uma das opções na lista: Corresponder da receita ao custo mais recente, inserir manualmenteou Quantidade x Custo unitário.
  4. Escolha uma destas opções:
    • Se você quiser adicionar itens de linha ao seu evento de alteração agora, continue com as etapas em Adicionar itens de linha de evento de alteração.
      OU
    • Se quiser salvar o registro de imprevisto e adicionar itens de linha posteriormente, clique em Criar. 

Adicionar itens de registro de imprevisto

 Ponta
Você sabia que um usuário com configurações de 'Administrador' na ferramenta Alterar eventos pode ativar e desativar as configurações de 'Exibição de coluna' da ferramenta Alterar eventos? Para obter melhores resultados, as configurações de exibição das colunas do seu projeto devem ser determinadas no início do projeto. Para saber mais, consulte Como funcionam as configurações de exibição de colunas da ferramenta Alterar eventos?
  1. Acesse a ferramenta Registros de imprevistos do projeto.
  2. Escolha uma destas opções:
    • Clique na guia Detalhe. Em seguida, encontre o evento de alteração para atualizar e clique em Editar.
      edit-change-event.png
      OU
    • Siga as etapas em Criar eventos de mudança.
  3. Na página "Editar registro de imprevisto", localize o cartão "Itens de linha".
  4. Escolha uma destas opções:
    • Para adicionar uma (1) nova item de linha no registro de imprevisto, clique em Adicionar linha. 
      OU
    • Para adicionar itens de linha em massa usando itens de linha de todos os compromissos do projeto na status "Aprovado", clique em Adicionar linhas para todos os compromissos.
       
  5. Preencha a entrada de dados do item de linha da seguinte maneira:
     
    • Código de orçamento
      Selecione um código de orçamento existente na lista. Consulte O que é um código de orçamento?
       Observação

      Se a configuração de sincronização do código de orçamento estiver ativada, o código de orçamento de quaisquer itens conectados ao item de linha do evento de alteração também será atualizado. Consulte Definir configurações: alterar eventos. 

    • Descrição
      Insira uma descrição para a item de linha. 

    • Fornecedor
      Selecione o nome da empresa do fornecedor no menu suspenso. Consulte <a title=" " href.path="//products/online/user-guide/project-level/directory/tutorials/add-a-company-to-the-project-directory" href.nome de arquivo...">D uma empresa ao Diretório do projeto.
    • Contrato
      Selecione o pedido de compra ou subcontrato afetado no menu suspenso. Consulte Criar um pedido de compra ou Criar um subcontrato.
    • Qty
      Insira um valor numérico nessa caixa para indicar o número de unidades que correspondem à unidade de medição que você especificar.
    • UM
      Selecione uma UM (Unidade de medida) na lista suspensa. Para saber mais sobre as seleções padrão nesta lista, consulte Quais unidades de medida estão incluídas na lista mestra do Procore? e Adicionar uma unidade de medida à lista mestre de unidades de medida.
    • Custo unitário
      Insira o custo monetário nessa caixa para indicar o custo por unidade de medição.
    • ROM de custo
      Insira uma estimativa numérica da ROM (Ordem de grandeza) do custo. Essa entrada NÃO tem impacto financeiro sobre valores em outras ferramentas do Procore. Você pode adicionar a ROM ao orçamento seguindo as etapas em Adicionar colunas de ROM de custo, RFQ e fonte de custo sem compromisso a uma visualização de orçamento.
       Obs.
      • Se você estiver usando os aprimoramentos para finanças baseadas em unidade, essa coluna vai capturar as alterações de unidade para UM (Unidade de medida) na ROM revisada e na ROM de custo.
      • Se você seguir essas etapas para mostrar o valor da ROM no orçamento, e o item de registro de imprevisto acabar não tendo custo, você precisará zerar a ROM para retirá-la do orçamento.
  6. Clique em Atualizar. 
 Observação

Se o código de orçamento não tiver sido incluído no orçamento original do projeto, você encontrará uma mensagem de confirmação para confirmar que deseja que o Procore adicione esses itens de linha ao orçamento. Procore adiciona o(s) novo(s) item(s) de linha ao orçamento do projeto e um ponto de interrogação icon-help.png aparece ao lado de cada item de linha do orçamento parcial. Para saber mais, consulte O que é um item de linha do orçamento parcial? e Adicionar um item de linha de orçamento parcial.

Importar itens de linha

Fazer download do modelo CSV de itens do contrato

  1. Crie um novo evento de alteração ou edite um evento de alteração existente.

  2. Clique em Importar itens de linha de CSV na parte inferior do cartão "Itens de linha".
  3. Clique em Fazer download de modelo CSV em branco.

 Depois de concluir as etapas acima, continue com Adicionar itens de linha ao modelo CSV. 

Adicionar itens de linha ao modelo CSV

  1. Abra o modelo CSV que você baixou. 
    Nota: Os campos Subobra, Código de custo e Tipo de custo serão preenchidos anteriormente com os segmentos de código de orçamento que estejam em uso em seu projeto.
  2. Preencha os seguintes campos no modelo de importação para cada linha que deseja importar:
    Nota: Somente linhas com valores inseridos em pelo menos uma das seguintes colunas serão importadas. Não há campos obrigatórios .

    Descrição. Insira uma descrição para a item de linha.
    Fornecedor. Insira o nome da empresa conforme exibido no Diretório do projeto.
    Contrato. Insira o número e o título do contrato.
    NOTA: O formato necessário para esse campo é "N.º": "Título do contrato". Por exemplo, um contrato com um número de "SC-001" e um título de "Contrato de teste" é inserido como "#SC-001: Contrato de teste"
    Qty. Insira a quantidade unitária para os item de linha(s).
    UM. Insira a unidade de medida (UM) para os item de linha (s) (Sigiloso de casos).
    Custo unitário. Insira o valor de custo unitário.

Depois de concluir as etapas acima, continue com Importar o modelo CSV concluído para o Procore.

Importar o modelo CSV concluído para o Procore

  1. Clique em Importar itens de linha de CSV.
  2. Clique em Carregar arquivo e selecione seu modelo completo ou arraste e solte o arquivo na caixa 'Arrastar e Soltar'.
    Obs: Caso haja algum erro no template aparecerá um banner impedindo a importação. Para revisar os erros, clique em Mostrar erros e faça as correções necessárias no modelo.
  3. Clique em Importar. 
    Observação: clicar em 'Importar' concluirá o processo de criação do evento de alteração. A configuração de ROM de receita dos itens de linha do evento de alteração será aplicada com base no escopo escolhido para o evento de alteração antes da importação. 

Atualizar quantidades de produção

As quantidades de produção dizem respeito aos contratos e ao orçamento por meio de uma combinação de subobra e código de custo. Os usuários podem editar esses campos ao editar itens de linha de eventos de alteração na página de edição de eventos de alteração. No entanto, se as Quantidades de produção estiverem associadas a um alteração contratual potencial principal ou a alteração no orçamento, a Quantidade de produção será bloqueada a menos que seja desvinculada dos objetos de alteração.

  1. Acesse a ferramenta Registros de imprevistos do projeto. 
  2. Localize e abra um registro de imprevisto existente na guia Itens de linha.
    OU
    Crie um novo evento de mudança. Consulte Criar eventos de mudança. 
  3. Role até o cartão Quantidades de produção  .
  4. Clique em Adicionar linha.
  5. Realize a entrada de dados do item de linha da seguinte forma:
  6. Clique em Salvar.