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Procore

(Beta) Criar Contratos de Clientes

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 Versão limitada
flag-us.png  A ferramenta Contratos de Clientes está disponível como uma versão limitada para clientes do Procore nos Estados Unidos que implementaram o dicionário de ponto de vista do Procore para Empreiteiros especializados. Para saber mais, consulte Quais nomes e termos de ferramentas são diferentes no Procore para empreiteiros gerais, proprietários e empreiteiros especializados?

Objetivo

Criar um único contrato principal ou múltiplos contratos de cliente para um projeto do Procore. 

Fundo

Um contrato de cliente é um acordo formal e legal entre um projeto de construção e um empreiteiro. Nesta relação, o CG do projeto é tipicamente a entidade adjudicante que inicia o acordo, possui os direitos de desenvolver uma propriedade e financia o projeto. O empreiteiro (também chamado de empreiteiro cliente, empreiteiro principal ou empreiteiro geral) é contratado pelo empreiteiro geral do projeto e aceita a responsabilidade pela conclusão do projeto de construção. O empreiteiro também celebra outros contratos com subempreiteiros, chamados de compromissos no Procore, a fim de concluir o trabalho do projeto. 

Se sua empresa tiver adquirido o Procore para gerenciar seus projetos de construção, você poderá criar um (1) ou mais contratos de clientes para cada novo projeto de construção. 

Exemplos

Quando criar um único contrato de cliente

A maioria dos clientes do Procore que gerenciam seus projetos de construção no Procore cria um único contrato de cliente para um único projeto de construção. Se você for um empreiteiro geral, criar um único contrato de cliente é a maneira mais simples de gerenciar um projeto de construção quando ele tem um único projeto GC e um único fonte de financiamento. 

Quando criar vários Contratos de Clientes

Se um projeto tiver vários GCs, várias fontes de financiamento e/ou vários métodos de entrega de projetos, você também poderá optar por criar múltiplos contratos de cliente para um único projeto. Se você optar por criar múltiplos contratos de cliente em um único projeto do Procore, há algumas limitações. Para obter detalhes, consulte Há alguma limitação do sistema quando os projetos têm múltiplos contratos de cliente? As razões para escolher criar múltiplos contratos de cliente incluem: 

  • Múltiplas Fontes de Financiamento. Um projeto pode ter vários GCs, cada um dos quais fornece um valor do financiamento do projeto. Por exemplo, uma pessoa, uma empresa, uma autoridade pública ou uma combinação de todos esses exemplos. Consulte Configurar definições: Contratos de Clientes. 
  • Múltiplos estágios. Um projeto pode ser dividido em etapas. Por exemplo, você pode exigir contratos de cliente separados para pré-construção, andamento de construção e pós-atendimento/manutenção.
  • Múltiplas Fases. Um projeto pode ser dividido em fases. Por exemplo, você pode exigir contratos de cliente separados para a fundação, o encanamento, o AVAC e assim por diante.

Depois de criar um contrato de cliente, você poderá atualizar seu SOV (Itens do contrato ). Para obter detalhes, consulte Atualizar os itens do contrato em um contrato de cliente.

 Ponta

Os SOV do contrato de cliente do seu projeto são semelhantes aos itens de linha no orçamento do seu projeto? Nesse caso, o Procore recomenda criar o orçamento do projeto antes do contrato do cliente. Isso permite que você use os recursos de importação da ferramenta Contratos de Clientes para atualizar rapidamente os itens do contrato em um contrato de cliente, o que elimina entrada de dados repetitivas. 

Coisas a considerar

Pré-requisitos

Passos

No Procore, você tem a opção de criar um único contrato de cliente ou múltiplos contratos de cliente conforme descrito abaixo:

Criar um único contrato de cliente

  1. Acesse a ferramenta Contratos de Clientes do projeto.
  2. Escolha entre as seguintes opções:
    • Se este for o primeiro contrato do projeto, clique em Criar contrato de cliente na página "Criar um contrato de cliente para começar". 
      OU
    • Se você já tiver criado pelo menos um (1) contrato de cliente, clique em Criar no canto superior direito da página.
      create-a-single-prime-contract.png
  3. Continue com as próximas etapas:

Adicionar as informações básicas do contrato

Atualize as informações básicas do contrato da seguinte forma:

create-prime-contract-basic.png

 Notas
  • Não há campos obrigatórios ao adicionar as informações básicas do contrato. 
  • Se você clicar no botão Criar sem concluir nenhum entrada de dados, o Procore salvará o contrato de cliente, listará você como criador e o colocará automaticamente no status Rascunho.
  • Número
    Para numerar o(s) seu(s) contrato(s), escolha uma destas opções:
    • Se você numerar seus contratos usando um sistema de numeração sequencial, poderá inserir qualquer combinação de caracteres alfanuméricos nessa caixa. Para contratos subsequentes, o Procore aplica automaticamente a numeração consecutiva em ordem crescente.
      Exemplo

      Os exemplos abaixo mostram como funciona a numeração consecutiva ascendente do Procore:

      • Se o contrato anterior era 1, os contratos seguintes são 2, 3e assim por diante.
      • Se o contrato anterior fosse PC-0001, os próximos contratos serão PC-0002, PC-0003e assim por diante.
      • Se o contrato anterior era DCA00010-12-G-0001, os próximos contratos são DCA00010-12-G-0002, DCA00010-12-G-0003e assim por diante.
    • Se você NÃO numerar seus contratos usando numeração sequencial, poderá inserir manualmente um número exclusivo para cada contrato de cliente. Para fazer isso, digite sobre a entrada existente na caixa Número . NÃO é permitido ter números de contrato duplicados.
  • Empresa Contratada
    Selecione o nome do GC do projeto ou da empresa do cliente do projeto no lista suspensa. Esta é a empresa proprietária do projeto de construção ou o cliente que contratou sua empresa para supervisionar a obra do projeto. Para aparecer como uma opção de lista, adicione uma empresa ao Diretório do projeto. 
  • Título
    Insira um nome descritivo para o contrato.

Atualizar as informações gerais sobre o contrato de cliente

Atualize o contrato com informações mais gerais:

create-prime-contract-general-information.png

  • Estado
    O Procore atribui automaticamente o status "Padrão" aos contratos. Para selecionar um status diferente, escolha um dos rótulos de status na lista suspensa. As opções incluem Rascunho, Saiu para cotação, Saiu para assinatura, Aprovado, Concluído ou Rescindido. 
     Obs.
    Para criar CCCOs (Alterações contratuais de contrato de cliente) e faturas de contrato principal, o status do contrato de cliente precisa ser definido como Aprovado ou Concluído.
  • Executado
    Marque essa caixa de seleção se o contrato tiver sido totalmente executado. Um contrato totalmente executado é um acordo juridicamente eficaz que foi assinado por representantes autorizados para cada parte.
  • Retenção padrão
    Insira um número para representar o percentual que será retido como retenção nos itens de linha dos Itens do contrato . Por exemplo, se você planeja reter dez (10) por cento do valor do item de linha, insira 10%.
  • Contratante 
    Selecione o "Empreiteiro" neste lista suspensa. Esta é a empresa que sua equipe contratou para executar o trabalho. Para aparecer como uma opção de lista, adicione uma empresa ao Diretório do projeto. 
  • Arquiteto/Engenheiro
    Selecione o arquiteto ou engenheiro líder para o projeto neste lista suspensa. Para aparecer como opção nessa lista, a empresa precisa ter um registro no Diretório do projeto. 
  • Descrição
    Insira uma descrição mais detalhada do contrato de cliente. Você pode aplicar as opções na barra de ferramentas de formatação ao seu texto. 

Atualizar "Acesso ao contrato" para o contrato de cliente

Por padrão, os contratos de cliente ficam visíveis para todos os usuários com permissões de nível "Somente leitura" ou superior na ferramenta Contratos de Clientes do projeto. Para alterar suas permissões de acesso, faça o seguinte no cartão "Acesso por contrato":

  1. Opcional: Mova o botão Restringir a visibilidade deste contrato para apenas administradores do projeto e selecione Usuários não administradores alterne para a esquerda ou direita para DESATIVAR e ATIVAR a restrição. O Procore ATIVA essa definição por padrão. 
     Notas
    • A alternância será AZUL quando as restrições estiverem ATIVADAS.
    • A alternância é CINZA quando as restrições estão DESATIVADAS.
  2. Opcional: Para permitir que os usuários com permissões de nível "Somente leitura" ou "Padrão" na ferramenta Contratos de Clientes do projeto tenham acesso ao contrato, selecione o nome da pessoa na lista suspensa Acesso para usuários não administradores . Para aparecer como uma opção nessa lista, um usuário deve ter um perfil no Diretório do projeto.

    create-prime-contract-contract-access.png
     
  3. Opcional: Para fornecer aos usuários na lista "Acesso para usuários não administradores" acesso para visualizar os itens do contrato, marque a caixa de verificação Permitir que esses usuários não administradores visualizem os itens de SOV . 

Atualizar as datas do contrato para o contrato de cliente

Para atualizar o contrato de cliente com datas importantes, faça o seguinte:

prime-contract-contract-dates.png

 Obs.
O Administrador do Procore da sua empresa gerencia as datas que aparecem na seção "Datas do contrato" usando o recurso de conjuntos de campos configuráveis. Para obter detalhes, consulte Quais campos na ferramenta Contratos de Clientes posso configurar como obrigatórios, opcionais ou ocultos?
  • Data de início
    Selecione o data de início oficial do projeto de construção.
  • Data prevista de conclusão
    Selecione o data de conclusão estimado do projeto de construção no controle de calendário. 
  • Data de conclusão substancial
    Selecione a data de conclusão substancial do projeto de construção no controle de calendário. 
     Ponta
    Se o campo "Data de conclusão substancial" estiver disponível em seu projeto, lembre-se de que o Procore atualiza automaticamente a "Data de conclusão substancial" para corresponder à "Data de conclusão substancial revisada" de cada alteração contratual de contrato de cliente (CCCO) quando cada alteração contratual for "Aprovada".
  • Data de conclusão real
    Selecione a data real de conclusãodo projeto de construção.
  • Data do Contrato
    Selecione a data do contrato no controle de calendário. 
  • Assinado data de recebimento do contrato
    Selecione a data no controle de calendário. O contrato assinado recebido representa a data em que o contrato assinado foi recebido.
  • Data de Execução
    Selecione a data no controle de calendário. A data de execução representa a data em que o acordo foi assinado por representantes autorizados de todas as partes do contrato. 
  • Emitido na data
    Selecione a data no controle de calendário. A data emitida na data representa a data em que o acordo contratual foi emitido para ambas as partes.
  • Data de devolução
    Selecione a data no controle de calendário. A data de devolução é a data em que o contrato foi devolvido.
  • Data da carta de intenção
    Selecione a data da Carta de Intenção (LOI) no controle de calendário. 
  • Data da Carta de Aprovação
    Selecione a data da Carta de aprovação (LOA) no controle de calendário.
  • Data de Rescisão do Contrato
    Selecione a data no controle de calendário. Uma data de rescisão de contrato é uma data descrita no prime onde todas as partes cumpriram todas as obrigações e termos contratuais.
  • Data de Entrega
    Selecione a data no controle de calendário. 

Adicionar inclusões e exclusões ao contrato de cliente

As inclusões e exclusões de contrato variam de projeto para projeto. No entanto, a intenção é definir exatamente o que está incluído e NÃO está incluído no preço e escopo de trabalho do contrato. Para atualizar o cartão "Inclusões e exclusões" do contrato, faça o seguinte:
create-prime-contract-inclusions-exclusions.png

  • Inclusões
    Adicione as inclusões do contrato nessa caixa. Você pode aplicar as opções na barra de ferramentas de formatação ao seu texto. 
  • Exclusões
    Adicione as exclusões do contrato nesta caixa. Você pode aplicar as opções na barra de ferramentas de formatação ao seu texto. 

Definir o método contábil para o contrato de cliente

O primeiro passo ao atualizar um SOV é definir o método contábil do contrato. O método escolhido também se aplica a todas as alterações contratuais e/ou faturas desse contrato. O método contábil só pode ser alterado ANTES de você adicionar itens de linha a um SOV. O Procore NÃO permite que você altere a método contábil de um contrato após a adição dos itens de linha. 

 Ponta
Qual é a diferença entre o contrato Baseado em valor e Baseado em unidade/quantidade? Para obter detalhes, consulte Como defino o método contábil de um contrato ou financiamento?
  • Para alterar o método contábil para Unidade/Quantidade, clique no botão Alterar para Unidade/Quantidade. 
  • Para alterar o método contábil de volta para Baseado em Valor, clique no botão Alterar para Baseado em Valor . 

Atualizar os itens do contrato de cliente

Por padrão, você pode inserir itens de linha nos SOV do contrato a qualquer momento, desde que o contrato NÃO esteja no status "Aprovado".

 Obs.
Seu equipe de projeto pode optar por habilitar uma definição de contrato, que permite que usuários com permissões de edição para os SOV façam alterações nos SOV a qualquer momento. Para saber mais sobre essa definição, consulte O que é a definição "Habilitar itens do contrato sempre editáveis"?
Adicionar itens de linha aos itens do contrato de cliente

Para adicionar itens de linha manualmente aos SOV do contrato de cliente:

  1. Escolha entre as seguintes opções:
    • Se o SOV estiver em branco, clique em Adicionar linha em "Você ainda não tem itens de linha". 
      OU
    • Se você tiver itens de linha existentes, clique em Adicionar linha. 
      O Procore cria novos itens de linha começando com o número '1'. As linhas subseqüentes são criadas em ordem numérica. 
  2. Designe um código de orçamento para o novo item de linha. Você tem estas opções:
    • Para atribuir um código de orçamento existente ao item de linha, comece a digitar um código na caixa Pesquisar e selecione o código correspondente na lista. 
      OU
    • Para criar um novo código de orçamento para o item de linha, clique no botão Criar código de orçamento . Em seguida, selecione os itens de segmento apropriados no(s) lista suspensa para atender aos requisitos de código de orçamento padrão do seu projeto. Em seguida, clique em Criar.
  3. Dependendo do método contábil que você estiver usando, escolha as etapas apropriadas para adicionar um item de linha:
    • Para um contrato baseado em valor: 
      Um SOV baseado em valor requer o seguinte entrada de dados:
      • Código do Orçamento
        Selecione um código de orçamento ou clique em Criar código de orçamento. Consulte O que é um código de orçamento na EAP do Procore? 
      • Descrição
        Insira uma descrição para o item de linha. Por exemplo, digite: Taxa de Serviço Mensal
      • Quantidade
        Insira o valor total do item de linha.
      • Faturado até a data
        Posteriormente, ao criar faturas, essa coluna mostrará automaticamente o valor que já foi faturado até a data. 
      • Valor Restante
        Posteriormente, quando você criar faturas, essa coluna mostrará automaticamente o valor que ainda NÃO foi faturado até a data.
    • Para um contrato baseado em unidade/quantidade:
      Um SOV baseado em unidade/quantidade requer o seguinte entrada de dados: 
      • Código do Orçamento
        Selecione um código de orçamento ou clique em Criar código de orçamento. Consulte O que é um código de orçamento na EAP do Procore? 
      • Descrição
        Insira uma descrição para o item de linha. Por exemplo, digite: Taxa de Serviço Mensal
      • Qty
        Insira o número de unidades.
      • UOM
        Selecione a Unidade de Medida (UM) na lista. Consulte Quais unidades de medida estão incluídas na lista principal do Procore? e Adicionar uma unidade de medida à lista principal de unidades de medida.
      • Custo Unitário
        Insira o Custo unitário nessa caixa. Você notará que o valor nessa coluna contém quatro (4) pontos decimais (por exemplo, US$ 0,0000) para permitir que você insira o valor específico necessário para calcular preços precisos. 
        Exemplo
        Se você está comprando 50.000 unidades por R$ 1.006.625,00, Você digitaria um preço unitário de US$ 20,1325. 
      • Quantidade
        O sistema calcula automaticamente o subtotal para você, com base nas entradas Qty, UM e Custo Unitário. 
      • Faturado até a data
        Posteriormente, ao criar faturas, essa coluna mostrará automaticamente o valor que já foi faturado até a data. 
      • Valor Restante
        Posteriormente, quando você criar faturas, essa coluna mostrará automaticamente o valor que ainda NÃO foi faturado até a data.
  4. Opcional: Repita as etapas acima para adicionar quantos itens de linha forem necessários. 
  5. Clique em Salvar. 
    O Procore salva os itens de linha nos SOV do contrato. 
Importar itens de linha para o contrato de cliente Itens do contrato de um arquivo CSV
  1. No cartão "Itens do contrato", clique no botão Importar SOV de CSV . 
    import-sov-from-csv.png
  2. Clique no botão Fazer download de modelo CSV e escolha uma destas opções:
    • Modelo em branco. Clique nessa opção para fazer download de um modelo em branco. 
      OU
    • Modelo com itens de linha existentes.  Clique nessa opção para fazer download de um modelo que inclua quaisquer dados de item de linha existentes do orçamento do seu projeto. 
       Obs.
      • O Procore faz download de um arquivo de modelo CSV para o local de download de arquivos do seu navegador Web.
      • O nome do arquivo é: Client Contract SOV Template.csv
  3. Abra o modelo que você baixou em seu computador. 
  4. Insira os dados que deseja carregar diretamente no modelo. 
     Importante
    NÃO altere nem reorganize os títulos das colunas no arquivo de modelo. 
  5. Depois de inserir seus dados item de linha, salve suas atualizações de arquivo no formato de arquivo "Valores separados por vírgula". 
  6. Retorne ao Procore. Em seguida, na seção "Arquivo CSV", escolha uma destas opções:
    • Clique em Carregar arquivo. 
      OU
    • Use uma operação de arrastar e soltar para mover o modelo que você acabou de atualizar para a seção "Arquivo CSV". 
  7. Escolha uma destas opções:
    • Adicione outros itens de linha. Escolha essa opção se quiser criar novos itens de linha usando os dados em seu modelo.
      OU
    • Substitua itens de linha existentes. Escolha essa opção se quiser apagar qualquer item de linha existente do contrato de cliente e substituí-lo por dados em seu modelo. 
  8. Clique em Importar. 

Anexar arquivos ao contrato de cliente

Para adicionar anexos de arquivo a um contrato de cliente:

  1. No cartão "Anexos", clique em Editar.
  2. Clique em Anexar arquivos. 
  3. Na caixa de diálogo "Anexar arquivos", realce o local onde os arquivos para upload estão armazenados. As opções incluem:
    • Meu computador. Clique em Carregar arquivos para abrir o localizador do computador. Selecione os arquivos a serem carregados e clique em Abrir. 
    • Fotos. Se a ferramenta Fotos estiver ativa no projeto, escolha o local na lista Selecionar álbum e procure o(s) arquivo(s) para upload. 
    • Desenhos. Se a ferramenta Plantas estiver ativa no projeto, escolha a área na lista Selecionar área e procure o(s) arquivo(s) para upload. 
    • formulários. Se a ferramenta Formulários estiver ativa no projeto, escolha o modelo na lista Selecionar modelo e procure o(s) arquivo(s) para upload. 
    • Documentos. Se a ferramenta Documentos estiver ativa no projeto, navegue até a pasta que armazena os arquivos a serem carregados e selecione-os. 
  4. Clique em Anexar. 

    create-prime-contract-attach-files.png

    Um indicador de progresso mostra o status do upload. 
  5. Clique no ícone Fechar (X) na caixa de diálogo Anexar arquivos.  

Criar vários Contratos de Clientes

Repita as etapas em Criar um único contrato de cliente acima para cada novo contrato de cliente.

 Atenção
Há algumas limitações importantes que você deve observar antes que suas equipes comecem a criar múltiplos contratos de cliente em um projeto do Procore. Para obter detalhes, recomenda-se que você revise Há alguma limitação do sistema quando os projetos têm múltiplos contratos de cliente?