Gestão de documentos: perguntas frequentes gerais
Histórico
A ferramenta Gestão de documentos do Procore permite que os usuários organizem, acessem, colaborem, aprovem e gerenciem permissões para documentos durante todo o ciclo de vida da construção. Consulte Gestão de documentos, Gestão de documentos (iOS) e Gestão de documentos (Android).
Resposta
Veja abaixo uma lista de perguntas frequentes gerais para a versão limitada (Beta) da ferramenta Gestão de documentos. Para artigos mais detalhados, consulte a guia Perguntas frequentes.
Por que o Procore decidiu criar uma nova ferramenta para Documentos?
Embora a ferramenta Documentos original do Procore ainda seja amplamente elogiada no setor por sua capacidade de atender a várias partes interessadas durante todo o ciclo de vida do projeto, as necessidades dos clientes do Procore estão evoluindo rapidamente. Algumas dessas necessidades são impulsionadas por requisitos regulamentares, como ISO 19650 e 9001. Outras necessidades são motivadas pelo desejo de otimizar fluxos de trabalho a fim de oferecer melhor acesso e colaboração em relação às informações.
O objetivo dessa nova solução é não somente atender às necessidades de conformidade e fluxo dos clientes, mas também fazer isso de maneira totalmente integrada à plataforma e às ferramentas do Procore. Isso permitirá que os clientes gerenciem verdadeiramente suas informações em todo o ciclo de vida do projeto, desde a pré-construção até o fechamento.
Qual a diferença entre as ferramentas Documentos e Gestão de documentos no Procore?
Para uma comparação das duas ferramentas, consulte Qual a diferença entre as ferramentas Documentos e Gestão de documentos no Procore?
Como os usuários em campo podem visualizar em seus dispositivo móveis os documentos de construção aprovados?
Os usuários do aplicativo móvel podem visualizar os documentos aprovados na ferramenta Gestão de documentos nos aplicativos móveis do Procore para iOS e Android. Você pode restringir o acesso a apenas documentos aprovados. Quando um usuário abre um documento para visualização, o arquivo é descarregado por download para seu dispositivo naquele momento.
Quais metadados Posso preencher automaticamente?
Quem pode adicionar marcações a um documento?
Apenas responsáveis pelo fluxo podem adicionar marcações a um documento .pdf. Consulte Sobre fluxos na ferramenta Gestão de documentos.
A ferramenta Gestão de documentos é compatível com pastas?
As pastas não são compatíveis com a ferramenta Gestão de documentos porque podem aumentar a chance de um documento perder sua única fonte de dados.
Para organizar arquivos de maneira visual semelhante às pastas, você pode criar "visualizações salvas" que permitam aos usuários acessar documentos específicos de maneira rápida e fácil. Consulte <a title=" " href.path="//products/online/user-guide/project-level/document-management/tutorials/create-a-saved-view-in-the-document-management-tool" href.nome de arquivo...">Marcar uma visualização salva na ferramenta Gestão de documentos. Ao contrário das pastas tradicionais, as visualizações salvas mostram automaticamente documentos relevantes com base em filtros aplicados e permissões de documento, preservando uma única fonte de verdade para cada documento.
Como agrupo e organizo meus documentos a fim de facilitar a navegação?
Você pode criar "visualizações salvas" personalizadas para acessar documentos específicos de maneira rápida e fácil a qualquer momento. Consulte <a title=" " href.path="//products/online/user-guide/project-level/document-management/tutorials/create-a-saved-view-in-the-document-management-tool" href.nome de arquivo...">Marcar uma visualização salva na ferramenta Gestão de documentos. Todos os usuários podem criar suas próprias visualizações pessoais, e os usuários com permissões de "Administrador" para a ferramenta Gestão de documentos podem criar visualizações para todos no projeto usarem.
Além das visualizações salvas, também há várias maneiras de navegar em seus documentos:
- Aplique filtros e classificação de resultados. Você também pode filtrar por "Eu" para ver os documentos criados ou atualizados por você. Consulte Pesquisar e filtrar documentos na ferramenta Gestão de documentos.
- Mostrar, ocultar ou reordenar qualquer coluna de dados. Consulte Configurar sua visualização na ferramenta Gestão de documentos.
Como os usuários são notificados quando novos documentos ficam disponíveis para eles?
Os usuários atribuídos a uma etapa do fluxo de aprovação serão notificados por e-mail quando for a vez de aprovar um documento. Nenhuma outra notificação automática será enviada pela ferramenta Gestão de documentos nessa ocasião.
Posso visualizar quais alterações ocorreram nos documentos e quando?
Sim, administradores e usuários com permissões adequadas podem visualizar todas as alterações nos atributos e metadados de um documento, e também verificar quando essas alterações ocorreram. Consulte Visualizar histórico de alterações de documentos na ferramenta Gestão de documentos.
É possível integrar a ferramenta Gestão de documentos à ferramenta Plantas?
Não, no momento não há integração com a ferramenta Plantas. Se quiser fazer upload de plantas da ferramenta Gestão de documentos para a ferramenta Plantas, antes você precisará fazer download dos arquivos na ferramenta Gestão de documentos. Consulte Fazer download de documentos da ferramenta Gestão de documentos e Fazer upload de plantas.
A Gestão de documentos tem integração com aplicativos de terceiros?
Embora ainda não haja integrações com aplicativos de terceiros, trabalharemos em estreita colaboração com nossos parceiros para criar novas integrações com a ferramenta Gestão de documentos.
É possível integrar a ferramenta Gestão de documentos à ferramenta Documentos de nível de empresa?
Não, não há integração com as ferramentas Documentos de nível de empresa ou de projeto.
Haverá migração de arquivos da ferramenta Documentos para a ferramenta Gestão de documentos?
Não, não haverá migração automatizada de dados entre as ferramentas Documentos e Gestão de documentos. Se quiser transferir dados entre as duas ferramentas, você precisará fazer download dos documentos na ferramenta Documentos e fazer upload na ferramenta Gestão de documentos.