Gestão de documentos: perguntas frequentes gerais
Histórico
A ferramenta Gestão de documentos do Procore permite que os usuários organizem, acessem, colaborem, aprovem e gerenciem permissões para documentos durante todo o ciclo de vida da construção. Consulte Gestão de documentos, Gestão de documentos (iOS) e Gestão de documentos (Android).
Resposta
Veja abaixo uma lista de perguntas frequentes gerais para a versão limitada (Beta) da ferramenta Gestão de documentos. Para artigos mais detalhados, consulte a guia Perguntas frequentes .
Por que o Procore decidiu criar uma nova ferramenta para Documentos?
Embora a ferramenta Documentos original do Procore ainda seja amplamente elogiada no setor por sua capacidade de atender a várias partes interessadas durante todo o ciclo de vida do projeto, as necessidades dos clientes do Procore estão evoluindo rapidamente. Algumas dessas necessidades são impulsionadas por requisitos regulamentares, como ISO 19650 e 9001. Outras necessidades são motivadas pelo desejo de otimizar fluxos de trabalho a fim de oferecer melhor acesso e colaboração em relação às informações.
O objetivo dessa nova solução é não somente atender às necessidades de conformidade e fluxo dos clientes, mas também fazer isso de maneira totalmente integrada à plataforma e às ferramentas do Procore. Isso permitirá que os clientes gerenciem verdadeiramente suas informações em todo o ciclo de vida do projeto, desde a pré-construção até o fechamento.
Qual a diferença entre as ferramentas Documentos e Gestão de documentos no Procore?
Para uma comparação das duas ferramentas, consulte Qual a diferença entre as ferramentas Documentos e Gestão de documentos no Procore?
Como os usuários em campo podem visualizar em seus dispositivo móveis os documentos de construção aprovados?
Os usuários do aplicativo móvel podem visualizar os documentos aprovados na ferramenta Gestão de documentos nos aplicativos móveis do Procore para iOS e Android. Você pode restringir o acesso a apenas documentos aprovados. Quando um usuário abre um documento para visualização, o arquivo é baixado para o dispositivo naquele momento.
Quais metadados Posso preencher automaticamente?
Quem pode adicionar marcações a um documento?
Apenas responsáveis pelo fluxo podem adicionar marcações a um documento .pdf. Consulte Sobre fluxos na ferramenta Gestão de documentos.
A ferramenta Gestão de documentos é compatível com pastas?
As pastas não são compatíveis com a ferramenta Gestão de documentos porque podem aumentar a chance de um documento perder sua única fonte de dados.
Para organizar arquivos de maneira visual semelhante às pastas, você pode criar "exibições salvas" que permitem que os usuários acessem documentos específicos de forma rápida e fácil. Consulte Criar uma visualização salva na ferramenta Gestão de documentos. Ao contrário das pastas tradicionais, as exibições salvas mostram automaticamente documentos relevantes com base em filtros aplicados e permissões de documento, preservando uma única fonte de verdade para cada documento.
Como agrupo e organizo meus documentos a fim de facilitar a navegação?
Você pode criar "visualizações salvas" personalizadas para acessar documentos específicos de forma rápida e fácil a qualquer momento. Consulte Criar uma visualização salva na ferramenta Gestão de documentos. Todos os usuários podem criar suas próprias exibições pessoais, e os usuários com permissões de "Administrador" para a ferramenta Gestão de documentos podem criar visualizações para uso de todos no projeto.
Além das visualizações salvas, também há várias maneiras de navegar em seus documentos:
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Aplique filtros e classifique os resultados. Você pode até filtrar por "Eu" para ver documentos criados ou atualizados por você. Consulte Pesquisar e filtrar documentos na ferramenta Gestão de documentos.
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Mostrar, ocultar ou reordenar qualquer coluna de dados. Consulte Configurar sua visualização na ferramenta Gestão de documentos.
Como os usuários são notificados quando novos documentos ficam disponíveis para eles?
Os usuários atribuídos a uma etapa de fluxo de aprovação serão notificados por e-mail quando for a vez de aprovar um documento. Além disso, os administradores da ferramenta Gestão de documentos podem optar por notificar indivíduos ou grupos de distribuição sobre novos documentos na guia Uploads ou quando alguém fizer upload de uma nova revisão de documento que atenda a um determinado critério de visualização salva. Por exemplo, notifique uma equipe quando alguém fizer upload de uma nova versão de uma planta elétrica aprovada. Os destinatários clicam em um link na notificação por e-mail para visualizar com eficiência a planta atualizada.
Posso visualizar quais alterações ocorreram nos documentos e quando?
Sim, administradores e usuários com permissões adequadas podem visualizar todas as alterações nos atributos e metadados de um documento, e também verificar quando essas alterações ocorreram. Consulte Visualizar histórico de alterações de documentos na ferramenta Gestão de documentos.
A ferramenta Gestão de documentos se conecta à ferramenta Plantas?
Sim, você pode abrir arquivos de Gestão de documentos na ferramenta Plantas. Em vez de levar o mesmo documento pelo processo de upload completo em ambas as ferramentas, faça-o uma vez na ferramenta Gestão de documentos. Em seguida, no seletor de arquivos na ferramenta Plantas, localize esse documento e traga-o rapidamente com todos os metadados anexados. Saiba mais em O que acontece quando importo um arquivo da Gestão de documentos para a ferramenta Plantas?
A Gestão de documentos tem integração com aplicativos de terceiros?
Embora ainda não haja integrações com aplicativos de terceiros, trabalharemos em estreita colaboração com nossos parceiros para criar novas integrações com a ferramenta Gestão de documentos.
É possível integrar a ferramenta Gestão de documentos à ferramenta Documentos de nível de empresa?
Não, não há integração com as ferramentas Documentos de nível de empresa ou de projeto.
Haverá migração de arquivos da ferramenta Documentos para a ferramenta Gestão de documentos?
Não, não haverá migração automatizada de dados entre as ferramentas Documentos e Gestão de documentos. Se quiser transferir dados entre as duas ferramentas, você precisará fazer download dos documentos na ferramenta Documentos e fazer upload na ferramenta Gestão de documentos.
Os atalhos de teclado estão disponíveis ao visualizar arquivos na Gestão de documentos?
Sim. O Visualizador Unificado na Gestão de documentos oferece suporte a atalhos de teclado abrangentes para navegação, ferramentas de medição, criação de marcações e alternâncias de painel (como RFIs, Observações e itens da lista de pendências). Para visualizar a lista completa de atalhos disponíveis durante a visualização de um documento, pressione ? no teclado. Consulte Quais atalhos de teclado estão disponíveis no Visualizador Unificado?
Posso exportar documentos fluxo histórico?
Sim. Os usuários com a permissão "Visualizar histórico de fluxo" podem exportar fluxo histórico em formato PDF ou CSV para itens individuais ou em massa (até 300 documentos por vez) diretamente da guia Documentos.
Posso fazer download de documentos com marcações em massa?
Sim. Você pode selecionar vários documentos na guia Documentos e clicar em Fazer download > documento com marcações. Você pode optar por exportar Marcações Públicas, Marcações Privadas (somente as criadas por você) ou Marcações de Fluxo.
A Gestão de documentos é compatível com modelos de projeto do Procore?
Sim. Ao criar um novo projeto a partir de um modelo de projeto do Procore com a Gestão de documentos habilitada, o sistema transfere automaticamente coleções salvas, visualizações salvas (compartilhadas com "Todos no projeto"), configurações de grupo de permissão personalizadas, conjuntos de campos de documentos/campos personalizados, padrões de nomenclatura, fluxos de padrão e originadores.
Observação: As atribuições de usuário individuais a grupos de permissão e configurações de notificação não são copiadas e devem ser configuradas manualmente após a criação do projeto.
Posso recuperar arquivos enviados por upload ou espaços reservados excluídos da guia Uploads?
Sim. A exclusão de um upload ou espaço reservado exclui o item e o move para a coleção Espaços reservados e Uploads dentro da Lixeira. Os metadados do arquivo original (Data de Upload, Uploader, Tamanho do Arquivo e Caminho) são preservados, permitindo que usuários autorizados com permissões da guia Uploads visualizem e baixem arquivos reciclados a qualquer momento.
O que é um pacote na Gestão de documentos?
Um pacote é um contêiner dedicado usado para agrupar documentos e espaços reservados relacionados com metadados exclusivos no nível do pacote, detalhes responsabilidade e métricas de progresso em tempo real (incluindo conclusão de conteúdo, preenchimento de espaço reservado e status fluxo).
A adição de um documento a um pacote altera suas permissões?
Não. O acesso a documentos dentro de um pacote é estritamente regido pelas permissões existentes no nível do documento. Se um usuário visualizar um pacote contendo arquivos que ele não tem permissão para acessar, esses arquivos ficarão ocultos e as estatísticas de progresso serão recalculadas automaticamente para refletir apenas os documentos que ele pode visualizar.
Um único documento pode pertencer a vários pacotes?
Sim. Uma única versão de documento ou espaço reservado pode ser adicionado a vários pacotes simultaneamente sem duplicar arquivos ou interferir com fluxos de trabalho nativos.