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Procore

Concluir medições do subempreiteiro com o DocuSign®

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 Para clientes do Procore nos Estados Unidos

flag-us.png  Quando sua empresa aplicar o dicionário de ponto de vista 'Inglês para proprietários' ou 'Inglês para empreiteiros especializados', você verá diferentes nomes de ferramentas e alterações de termos na interface do usuário. Aprenda a aplicar as opções de dicionário. 

  • Para saber as diferenças: Mostrar/ocultar      

    • Esta tabela mostra as diferenças de nomes de ferramentas (audaciosas) e termos nos dicionários de ponto de vista para Finanças do projeto. Esses dicionários estão disponíveis apenas em inglês dos EUA. O dicionário de padrão foi desenvolvido para empreiteiros gerais, o que significa que você precisará trabalhar com o Administrador do Procore em sua empresa e seu Ponto de contato da Procore para acessar as outras opções de dicionário. 

      Empreiteiros gerais

      Inglês (Estados Unidos) - Padrão

      Proprietários

      Inglês (terminologia do proprietário V2)

      Empreiteiros especializados

      Inglês (terminologia de empreiteiro especializado)
      Medições Medições Faturamentos em andamento
      Proprietário Financiamento Proprietário
      Proprietário/cliente Proprietário/cliente Empreiteiro geral/cliente
      Alteração contratual de contrato principal Alteração contratual de financiamento alteração contratual de contrato de cliente
      Contratos principais Financiamento Contratos de cliente
      Receita Financiamento Receita
      Subcontrato Contrato Subcontrato
      Subempreiteiro Empreiteiro Subempreiteiro
      SSOV (Itens de contrato de subempreiteiro) Itens do contrato do empreiteiro (CSOV) SSOV (Itens de contrato de subempreiteiro)

Objetivo

Para concluir o processo de assinatura eletrônica de uma fatura de subcontratado usando o Procore + DocuSign® integração.

Histórico

Depois que um membro da equipe do projeto ou seu colaborador posterior cria uma fatura de subcontratado para um compromisso, os usuários do Procore com uma conta DocuSign® podem preparar um envelope DocuSign® para a fatura enviar ao(s) destinatário(s) apropriado(s) para solicitar uma assinatura.

Coisas a considerar

  • Permissões de usuário necessárias
  •  Informações adicionais:
    • Após fazer login em sua conta do DocuSign® no Procore, você NÃO precisará fazer login novamente até que o token de login expire. Depois de expirado, você verá o banner “Reautenticação necessária” no Procore. Para saber mais, consulte Qual o significado dos diferentes banners do DocuSign® no Procore?
    • Para concluir as etapas abaixo, a fatura precisa estar em Status Aprovado, Aprovado com ressalvas ou Aprovação pendente do proprietário.

Pré-requisitos

Passos

Enviar uma medição do subempreiteiro para o DocuSign®

Esta etapa mostra como abrir uma fatura de subcontratado no Procore. 

  1. Navegue até a ferramenta Compromissos do projeto.
  2. Na guia Contratos , faça o seguinte:
    • Na tabela "Contratos", localize o subcontrato que contém a fatura a ser assinada.
    • Clique no link Número para abrir a subcontrato.
  3. No subcontrato, clique na guia Faturas .
     Observação
    Para enviar um medição do subempreiteiro ao DocuSign®, ele precisa estar em um (1) destes status: Aprovado, Aprovado com ressalvas ou Aprovação pendente do proprietário. 
  4. Na tabela Faturas (Requisição), localize a fatura e clique em Visualizar.
  5. Revise a fatura e faça as edições necessárias.
  6. Quando estiver pronto para enviar a fatura para DocuSign©:
    • BETA Se você estiver usando a experiência beta de fatura de subcontratado, clique em Enviar com DocuSign na parte superior da página. 
      sub-invoice-beta-send-with-docusign.png
    • LEGADO Se você estiver usando a experiência herdada de fatura de subcontratado, clique em Atualizar e configurar DocuSign na parte inferior da página. 

      legacy-sub-invoice-update-set-up-docusign.png

Enviar medições do subempreiteiro em massa para o DocuSign®

Se você tiver permissões de nível de 'Administrador' na ferramenta Compromissos do projeto, também poderá usar a ferramenta Faturamento do projeto para enviar faturas em massa para DocuSign® .

  1. Acesse a ferramenta Medições do projeto.
  2. Clique na guia Subempreiteiro .
  3. Marque as caixas de seleção ao lado das faturas para enviar em massa ao DocuSign®. 
     Obs.
    Para enviar um medição do subempreiteiro ao DocuSign®, ele precisa estar em um (1) destes status: Aprovado, Aprovado com ressalvas ou Aprovação pendente do proprietário. Consulte Quais são os status padrão para faturas Procore?
  4. Clique em Enviar para o DocuSign®. 
     Obs.
    Se o botão Enviar para DocuSign® estiver es cinza e indisponível, passe o cursor do mouse sobre o botão. Uma dica de ferramenta aparecerá para informar o motivo. Normalmente, isso ocorre porque a ordem de compra ou subcontrato não tem um "Contato da fatura" atribuído a ele. Consulte Adicionar contatos de fatura a um pedido de compra ou subcontrato.

    sub-invoice-bulk-send-to-docusign.png

    Procore envia as faturas selecionadas para DocuSign®. Um banner VERDE de sucesso aparece na parte superior da página quando concluído.
     Notas
    • Ao enviar faturas em massa, a integração do DocuSign®  envia apenas faturas para os indivíduos listados como "Contato da fatura" no contrato no Procore.
    • Alguns recursos do DocuSign®  NÃO ficam disponíveis ao usar a opção de envio em massa. Por exemplo, adicionar ou remover documentos, adicionar destinatários e assim por diante.
    • Para usar os recursos indisponíveis do DocuSign®, siga as etapas em Medições completas do subempreiteiro com o DocuSign®.

    compile-invoice-backups-successful.png

Fazer login no DocuSign®

Preparar o envelope do DocuSign®

Após fazer login no DocuSign®, a página “Fazer upload de um documento e adicionar destinatário do envelope” será exibida. Conclua as seguintes etapas:

Adicionar documentos ao envelope

As seguintes informações do Procore preencherão automaticamente o envelope do DocuSign®:

  • Uma cópia em PDF da fatura será adicionada automaticamente à seção "Adicionar documentos ao envelope". 
  • As caixas de assinatura obrigatórias para cada 'Função' na fatura. Por exemplo, o Empreiteiro Geral ou Subempreiteiro cujo contrato é afetado pela fatura. Isso inclui o 'Nome' e o 'Endereço de e-mail' de cada usuário.  Consulte Adicionar destinatários ao envelope abaixo. 

Você tem a opção de adicionar outros documentos da seguinte forma:

  1. Opcional: Se desejar adicionar documentos adicionais ao envelope, escolha uma das opções disponíveis na seção 'Adicionar Documentos ao Envelope':

    docusign-sub-invoice-add-documents-to-the-envelope.png
     Observação
    As opções disponíveis na seção "Adicionar documentos ao envelope" são desenvolvidas e mantidas pelo DocuSign®. Para saber como usar o DocuSign®, o Procore recomenda revisar o conteúdo em support.docusign.com. 
    1. Fazer upload
    2. Usar um modelo
    3. Obtenha da nuvem

Adicionar destinatários ao envelope

Para adicionar destinatários ao envelope:

  1. Em "Adicionar destinatários ao envelope", mantenha os padrão blocos de destinatários, seus nomes e endereços de e-mail. Esses dados serão adicionados ao envelope automaticamente pela integração do Procore+DocuSign®. Se os dados tiverem sido especificados no Procore, os valores nos campos "Nome" e "Endereço de e-mail" dos blocos de destinatários corresponderão a esses campos no Procore:
    • Subempreiteiro. Trata-se da pessoa designada no campo "Arquiteto/Engenheiro" das compromisso associadas à medição do subempreiteiro. 
    • Empreiteiro geral. Trata-se da pessoa designada no campo "Contato principal" no Diretório do projeto da empresa designada no campo "Empreiteiro" das compromisso associadas à medição do subempreiteiro. 

      docusign-sub-invoice-add-recipient-to-envelope.png

Adicionar uma mensagem para todos os destinatários

Visualizar os campos de assinatura e enviar o envelope

A próxima etapa é visualizar os campos de assinatura no PDF. Os campos de assinatura correspondem às funções no Procore. Por exemplo, o Empreiteiro Geral e o Subempreiteiro que são partes no contrato com a fatura.  Esses campos são adicionados automaticamente ao envelope do DocuSign® pela integração do Procore + DocuSign® . 

  1. Role até a parte inferior do PDF da fatura para visualizar os campos de assinatura. Um exemplo é mostrado abaixo. 

    docusign-sign-invoice.png
     
  2. Mantenha os campos de assinatura existentes. Esses campos são preenchidos automaticamente pelo Procore e os mantêm em suas posições de padrão garante que a fluxo de assinatura para o aplicativo do Procore funcione conforme o esperado. 
  3. Opcional: Adicione qualquer "Campos padrão" ao formulário conforme desejado.
     Observação
    As opções na área "Campos padrão" são desenvolvidas e mantidas pelo DocuSign®. Para saber como usar o DocuSign®, o Procore recomenda revisar o conteúdo em support.docusign.com. 
  4. Quando estiver pronto para coletar as assinaturas especificadas, clique em Enviar. 
    O DocuSign® envia o envelope aos destinatários especificados. Os destinatários podem então continuar com a Próxima Etapa. 
     Ponta
    Você está alterando manualmente a status para "Saiu para assinatura" após enviá-la para o DocuSign®? Se você decidir alterar o status da fatura para "Fora para assinatura" no Procore após enviar a fatura para o DocuSign® (lembre-se, só será possível enviar faturas para o DocuSign se elas estiverem nos status Aprovados, Aprovados com ressalvas ou Pendentes do proprietário), você precisará alterar manualmente os status da fatura no Procore de volta para os status aprovados adequados status após a conclusão do processo de assinatura do DocuSign®. 

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