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Procore

Concluir medições do subempreiteiro com o DocuSign®

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 For Procore Customers in the United States

flag-us.png  When your company applies the 'Owners English' or 'Specialty Contractors English' point-of-view dictionary, you'll see different tool names and term changes in the user interface. Learn how to apply the dictionary options. 

  • To learn the differences: Show/Hide      

    • This table shows the differences in tool names (bold) and terms across the point-of-view dictionaries for Project Financials. These dictionaries are available in US English only. The default dictionary is designed for general contractors, which means that you will need to work with your Procore Administrator at your company and your Procore point of contact to access the other dictionary options. 

      General Contractors

      English (United States) - Default

      Owners

      English (Owner Terminology V2)

      Specialty Contractors

      English (Specialty Contractor Terminology)
      Invoicing Invoicing Progress Billings
      Owner Funding Owner
      Owner/Client Owner/Client GC/Client
      Prime Contract Change Order Funding Change Order Client Contract Change Order
      Prime Contracts Funding Client Contracts
      Revenue Funding Revenue
      Subcontract Contract Subcontract
      Subcontractor Contractor Subcontractor
      Subcontractor Schedule of Values (SSOV) Contractor Schedule of Values (CSOV) Subcontractor Schedule of Values (SSOV)

Objetivo

Para concluir o processo de assinatura eletrônica de uma fatura de subcontratado usando o Procore + DocuSign® integração.

Histórico

Depois que um membro da equipe do projeto ou seu colaborador posterior cria uma fatura de subcontratado para um compromisso, os usuários do Procore com uma conta DocuSign® podem preparar um envelope DocuSign® para a fatura enviar ao(s) destinatário(s) apropriado(s) para solicitar uma assinatura.

If you are the recipient of a signature request, you do not need a DocuSign® account. However, if you do have a DocuSign® account and the email address matches the email you use in Procore, a copy of any documents you sign will be saved in your DocuSign® account. See Do I need a DocuSign© account?

Coisas a considerar

  • Permissões de usuário necessárias
  •  Informações adicionais:
    • Após fazer login em sua conta do DocuSign® no Procore, você NÃO precisará fazer login novamente até que o token de login expire. Depois de expirado, você verá o banner “Reautenticação necessária” no Procore. Para saber mais, consulte Qual o significado dos diferentes banners do DocuSign® no Procore?
    • Para concluir as etapas abaixo, a fatura precisa estar em Status Aprovado, Aprovado com ressalvas ou Aprovação pendente do proprietário.
 Important

If your company is paying subcontractor invoices with Procore Pay. The Procore + DocuSign© integration exclusively collects signatures for invoices. It does not collect signatures for an invoice's lien waivers. To collect lien waiver signatures with Procore's Invoice Management tools, your company must Enable Procore Pay as a Payor. For more guidance, see Sign Lien Waivers on Project Invoices.

Pré-requisitos

Passos

Enviar uma medição do subempreiteiro para o DocuSign®

Esta etapa mostra como abrir uma fatura de subcontratado no Procore. 

  1. Navegue até a ferramenta Compromissos do projeto.
  2. Na guia Contratos , faça o seguinte:
    • Na tabela "Contratos", localize o subcontrato que contém a fatura a ser assinada.
    • Clique no link Número para abrir a subcontrato.
  3. No subcontrato, clique na guia Faturas .
     Observação
    Para enviar um medição do subempreiteiro ao DocuSign®, ele precisa estar em um (1) destes status: Aprovado, Aprovado com ressalvas ou Aprovação pendente do proprietário. 
  4. Na tabela Faturas (Requisição), localize a fatura e clique em Visualizar.
  5. Revise a fatura e faça as edições necessárias.
  6. Quando estiver pronto para enviar a fatura para DocuSign©:
    • BETA Se estiver usando a experiência de medição do subempreiteiro beta, clique em Enviar com DocuSign na parte superior da página. 
      sub-invoice-beta-send-with-docusign.png
    • LEGADO Se você estiver usando a experiência de medição do subempreiteiro legada, clique em Atualizar & Configurar DocuSign na parte inferior da página. 

      legacy-sub-invoice-update-set-up-docusign.png

Enviar medições do subempreiteiro em massa para o DocuSign®

Se você tiver permissões de nível de 'Administrador' na ferramenta Compromissos do projeto, também poderá usar a ferramenta Faturamento do projeto para enviar faturas em massa para DocuSign® .

  1. Navigate to the project's Invoicing tool.
  2. Click the Subcontractor tab.
  3. Mark the checkboxes next to the invoices to bulk send to DocuSign®. 
     Note
    To send a subcontractor invoice to DocuSign®, it must be in one (1) of these statuses: Approved, Approved as Noted, or Pending Owner Approval. See What are the default statuses for Procore invoices?
  4. Click Send to DocuSign®. 
     Note
    If the Send to DocuSign® button is grayed out and unavailable, hover your mouse cursor over the button. A tooltip appears to inform you of the reason. Typically, it is because the purchase order or subcontract does not have an 'Invoice Contact' assigned to it. See Add Invoice Contacts to a Purchase Order or Subcontract.

    sub-invoice-bulk-send-to-docusign.png

    Procore sends the selected invoices to DocuSign®. A GREEN success banner appears at the top of the page when complete.
     Notes
    • When sending invoices in bulk, the DocuSign®  integration only sends invoices to the individuals listed as 'Invoice Contact(s)' on the contract in Procore.
    • Some DocuSign®  features are NOT available when using the bulk send option. For example, adding or removing documents, adding recipients, and so on.
    • To use the unavailable DocuSign®  features, follow the steps in Complete Subcontractor Invoices with DocuSign®.

    compile-invoice-backups-successful.png

Fazer login no DocuSign®

If you are NOT logged into your DocuSign® account when you launch the DocuSign® application from Procore:

 Notes
  1. At the DocuSign® Log In page, type your email address in the Email box:


     
  2. Click Next. 
  3. Enter your password. 
  4. Click Log In.

Preparar o envelope do DocuSign®

Após fazer login no DocuSign®, a página “Fazer upload de um documento e adicionar destinatário do envelope” será exibida. Conclua as seguintes etapas:

Adicionar documentos ao envelope

As seguintes informações do Procore preencherão automaticamente o envelope do DocuSign®:

  • Uma cópia em PDF da fatura será adicionada automaticamente à seção "Adicionar documentos ao envelope". 
  • As caixas de assinatura necessárias para cada "Função" na fatura. Por exemplo, o Empreiteiro Geral ou Subempreiteiro cujo contrato é afetado pela fatura. Isso inclui cada usuário "Nome" e "Endereço de e-mail".  Consulte Adicionar destinatários ao envelope abaixo. 

Você tem a opção de adicionar outros documentos da seguinte forma:

  1. Opcional: Se quiser adicionar outros documentos ao envelope, escolha uma das opções disponíveis na seção "Adicionar documentos ao envelope":

    docusign-sub-invoice-add-documents-to-the-envelope.png
     Observação
    As opções disponíveis na seção "Adicionar documentos ao envelope" são desenvolvidas e mantidas pela DocuSign®. Para saber como usar o DocuSign®, o Procore recomenda revisar o conteúdo em support.docusign.com. 
    1. Fazer upload
    2. Usar um modelo
    3. Obtenha da nuvem

Adicionar destinatários ao envelope

Para adicionar destinatários ao envelope:

  1. Em "Adicionar destinatários ao envelope", mantenha os padrão blocos de destinatários, seus nomes e endereços de e-mail. Esses dados serão adicionados ao envelope automaticamente pela integração do Procore+DocuSign®. Se os dados tiverem sido especificados no Procore, os valores nos campos "Nome" e "Endereço de e-mail" dos blocos de destinatários corresponderão a esses campos no Procore:
    • Subempreiteiro. Trata-se da pessoa designada no campo "Arquiteto/Engenheiro" das compromisso associadas à medição do subempreiteiro. 
    • Empreiteiro geral. Trata-se da pessoa designada no campo "Contato principal" no Diretório do projeto da empresa designada no campo "Empreiteiro" das compromisso associadas à medição do subempreiteiro. 
       Tip

      docusign-sub-invoice-add-recipient-to-envelope.png
       Tip
      • Want to add, change, or remove recipients DocuSign®?  The options in the 'Add Recipients to the Envelope' section are developed and maintained by DocuSign®. If you change the recipient information in DocuSign®, keep in mind that any changes made in DocuSign® do NOT update in Procore and can lead to unwanted results. To ensure the integration works as designed, Procore recommends keeping the recipient fields that were added by the integration. To learn how to use DocuSign®, Procore recommends reviewing the content on support.docusign.com. 

Adicionar uma mensagem para todos os destinatários

  1. In the 'Message to All Recipients' section, do the following:

    • Email Subject
      Type a subject line for the outgoing email message. 
    • Email Message
      Type the content of your outgoing email message. 
  2. Click Next. 

Visualizar os campos de assinatura e enviar o envelope

A próxima etapa é visualizar os campos de assinatura no PDF. Os campos de assinatura correspondem às funções no Procore. Por exemplo, o Empreiteiro Geral e o Subempreiteiro que são partes no contrato com a fatura.  Esses campos são adicionados automaticamente ao envelope do DocuSign® pela integração do Procore + DocuSign® . 

  1. Role até a parte inferior do PDF da fatura para visualizar os campos de assinatura. Um exemplo está na imagem abaixo. 

    docusign-sign-invoice.png
     
  2. Mantenha os campos de assinatura existentes. Esses campos são preenchidos automaticamente pelo Procore e os mantêm em suas posições de padrão garante que a fluxo de assinatura para o aplicativo do Procore funcione conforme o esperado. 
  3. Opcional: Adicione qualquer "Campos padrão" ao formulário conforme desejado.
     Observação
    As opções na área 'Campos padrão' são desenvolvidas e mantidas pela DocuSign®. Para saber como usar o DocuSign®, o Procore recomenda revisar o conteúdo em support.docusign.com. 
  4. Quando estiver pronto para coletar as assinaturas especificadas, clique em Enviar. 
    O DocuSign® envia o envelope aos destinatários especificados. Os destinatários podem então continuar com a Próxima Etapa. 
     Ponta
    Você está alterando manualmente a status para "Saiu para assinatura" após enviá-la para o DocuSign®? Se você decidir alterar o status da fatura para "Fora para assinatura" no Procore após enviar a fatura para o DocuSign® (lembre-se, só será possível enviar faturas para o DocuSign se elas estiverem nos status Aprovados, Aprovados com ressalvas ou Pendentes do proprietário), você precisará alterar manualmente os status da fatura no Procore de volta para os status aprovados adequados status após a conclusão do processo de assinatura do DocuSign®. 

Não deixe de conferir