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Procore

Enviar uma nova fatura como um contato da fatura

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Objetivo

Para enviar uma nova fatura de subcontratado como fatura, entre em contato após aceitar um 'Convite para faturar'. 

Histórico

Depois de criar um novo período de cobrança, um administrador de fatura pode enviar um 'Convite para cobrança ao contato da fatura em um compromisso. O convite lembra o contato de enviar a fatura até a data de vencimento do período de cobrança em aberto . A linha de assunto do convite diz "Nome do projeto: o nome de usuário convidou você para faturar". Os contatos da fatura podem aceitar ou recusar o convite. Use as etapas abaixo ao aceitar o convite. 

 Dicas
  • O seu 'Convite para Bill' foi perdido ou desaparecido? Se você for um contato de fatura, siga as etapas deste tutorial para responder a um convite com a ferramenta Compromissos em nível de projeto.  
  • Não recebeu um 'Convite para Bill'?  Confirme sempre com a parte que contratou os seus serviços a ação alternativa a tomar:
    • Um administrador de faturas pode coletar sua fatura digital ou em papel (fora do Procore) e inseri-la no Procore em seu nome. Consulte Criar uma fatura de subcontratado em nome de um contato para fatura. Isso geralmente ocorre quando uma organização restringe a colaboração externa em seus sistemas internos.
      OU
    • Se você for um contato da medição, um administrador de medições pode solicitar que você crie uma nova fatura em seu projeto do Procore. Sempre confirme se essa é a ação adequada a ser tomada antes de criar uma nova fatura. Consulte Criar uma nova fatura como contato de fatura.

Coisas a considerar

Passos

Etapa 1: responder a um convite para faturamento

Há duas maneiras de responder a um "Convite para faturamento" como um contato da fatura: (1) no e-mail "Convite para faturamento" ou (2) na ferramenta Compromissos de nível de projeto do colaborador upstream. Use a segunda opção quando souber que tem permissões de contato da fatura, mas o "Convite para faturamento" está ausente ou perdido.

Ao responder a um convite, você pode aceitá-lo ou decliná-lo da seguinte forma:

  • Para responder a um e-mail com o tipo "Convite para faturamento": Mostrar/ocultar      
      1. Abra sua caixa de entrada de e-mail. 
      2. Procure a mensagem de e-mail com a linha de assunto" "Nome do projeto: o nome do usuário convidou você a faturar". 
      3. Abra o convite para faturar. 
        invite-to-bill-this-period.png
      4. Revise os detalhes da fatura:
        • Período de faturamento. A intervalo de datas para a período de faturamento Aberta. 
        • Convidado por. O nome do remetente. Normalmente, esta é a administrador de medições. 
        • Data limite. A data limite da sua fatura. Após essa data, os contatos da fatura não podem criar ou enviar uma fatura no projeto do Procore.  
      5. Responder ao que deseja faturar neste período? Prompt:
        • Clique em Sim para aceitar o convite para faturar e alterar o status da fatura para Aceito. Em seguida, continue com as etapas em Enviar uma nova fatura como contato da fatura.
        • Clique em Não se não quiser enviar uma fatura para a período de faturamento Aberto. O status da fatura muda para Declinado.  
  • Para responder a um "Convite para faturamento" na ferramenta Compromissos: Mostrar/ocultar      
    1. Navegue até a ferramenta Compromissos do projeto. 
    2. Localize a compromisso à qual você foi adicionado como um contato da fatura. 
    3. Em Deseja faturar esse período?, indique sua intenção de enviar uma fatura clicando no botão Sim. 
      do-you-want-to-bill-this-period.png
    4. Clique no botão Publicar resposta. 
 Ponta

Não consegue encontrar seu "Convite para faturamento" ou se um deles foi enviado?  Um contato da medição sempre tiver permissões suficientes para criar uma nova fatura para um período de faturamento aberto no projeto do Procore do colaborador upstream. Consulte Criar uma nova fatura como contato de fatura.

Etapa 2: insira um número de fatura

  1. Insira um número de fatura na caixa Número da fatura. 
     Observação

    Pontos importantes a observar sobre o campo N.º da fatura :

    • UM N.º de fatura NÃO é necessário para salvar uma fatura. Você pode deixar este campo em branco.
    • Um N.º da fatura é um campo de entrada de formulário livre que permite que os contatos da fatura insiram um número de referência que corresponde ao próprio sistema de numeração de fatura.
    • NÃO é permitido ter um n.º de fatura duplicado em um compromisso. Em um compromisso, cada fatura precisa ter um número exclusivo de fatura. 
    • Um N.º de fatura NÃO é preenchido automaticamente nas faturas ao proprietário. Consulte Como o Procore completa automaticamente os valores em uma fatura upstream?
  2. Verifique as período de faturamento datas definidas pelo administrador da fatura:
    • Data de faturamento
      Indica a data limite da período de faturamento. 
    • Início do período
      Indica a data de início do período de faturamento. 
    • Fim do período
      Indica a data final do período de faturamento. 
  3. Continue com a próxima etapa. 

Etapa 3: atualizar os itens do contrato

  1. Role até a seção Tabela Completa de Valores .
    O formato de entrada de dados depende do método contábil definido no compromisso pelo administrador da fatura. Consulte Como defino o método de contabilização de um contrato ou financiamento?
  2. Escolha abaixo o método correspondente ao que você vê na tela:
    • Método contábil baseado em valor
      1. Escolha uma destas opções de entrada:
        • Porcentagem (%). Insira o percentual de trabalho concluído para o faturamento dessa fatura. Uma entrada aqui atualiza automaticamente o valor na coluna 'Deste período' para você. 
          OU
        • A partir desse período. Insira o valor em dólares do trabalho concluído para o período de faturamento desta fatura.
          E
      2. Insira um valor em dólares no campo Materiais atualmente armazenados . Esse valor permanecerá nessa coluna em faturas futuras. Em uma fatura futura, você poderá atualizar a coluna "A partir deste período" para refletir qualquer novo trabalho concluído para o período de faturamento dessa fatura.  
      3. Atualize seus pedidos de alteração de compromisso aprovados e adicione anexos à sua fatura agora.
    • Método contábil baseado em unidade/quantidade
      1. Escolha uma destas opções de entrada:
        • Insira o percentual concluído na caixa % . O Procore atualiza automaticamente as colunas 'Quantidade' e 'Valor'. 
          OU
        • Insira um valor na caixa Quantidade . O Procore atualiza automaticamente as colunas '%' e 'Valor'. 
      2. Opcional. Se você precisar liberar a retenção, insira o valor em dólares da retenção que você está solicitando para ser liberado nesta fatura no campo Liberado neste período . 
  3. Continue com a próxima etapa.

Etapa 4: atualizar pedidos de alteração de compromisso aprovados

  1. Role até a seção Pedidos de alteração de compromisso aprovados .
  2. Insira o valor em dólares ou a porcentagem concluída para cada item de linha. 
    Somente requisições de alteração com status Aprovado aparecem aqui. Consulte Aprovar ou rejeitar pedidos de alteração de compromisso.
  3. Continue com a próxima etapa.

Etapa 5: adicionar anexos

Se você tiver algum arquivo para adicionar como anexo à fatura, poderá adicioná-los agora. Por exemplo, pode ser necessário adicionar uma garantia ou uma cópia em PDF assinada da fatura. 

  1. Vá até a seção Anexos .
  2. Clique em Anexar arquivos.
  3. Faça upload de qualquer anexo de arquivo que você precise incluir em sua fatura.
     Ponta
    Você precisa fornecer uma cópia em PDF assinada da fatura?  Se sim, siga estas etapas em Exportar uma fatura de subcontratado. Depois de assinar o PDF, você pode seguir as etapas acima para anexá-lo à sua fatura.
  4. Continue com a próxima etapa.

Etapa 6: salvar ou enviar uma fatura

Se você estiver pronto para enviar a fatura para revisão, poderá fazê-lo agora. Se quiser enviar a fatura posteriormente, você tem a opção de salvá-la. Escolha uma (1) destas opções:

  • Se você NÃO estiver pronto para enviar a fatura, clique em Salvar. Isso define o status da fatura como Rascunho.
    OU
  • Se estiver pronto para enviar sua fatura ao responsável pela revisão, clique em Enviar. Isso define automaticamente o status da fatura como Em revisão. A menos que um administrador de fatura altere o status para Revisar e reenviar, você NÃO terá permissão para editar a fatura após enviá-la.