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Procore

Criar uma fatura em nome de um contato de fatura (herdado)

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 Conteúdo legado

Esta página detalha a experiência legada medição do subempreiteiro. Também está disponível uma experiência modernizada. 

Objetivo

Para criar uma fatura de subcontratado em nome de uma fatura, entre em contato.

Histórico

No Procore, os usuários finais podem criar dois tipos de contratos de compromisso: (1) um pedido de compra, que é uma solicitação legal para solicitar um bem ou serviço de um comprador, e (2) um subcontrato, que define o preço legalmente acordado. e condições da compra. Relacionada à compra, está a fatura, que é uma declaração legal emitida por um vendedor a um comprador. A fatura lista os tipos e quantidades de bens (por exemplo, equipamentos, materiais e assim por diante) e/ou serviços (por exemplo, inspeções, instalações e assim por diante) que foram fornecidos. Frequentemente acompanha um projeto de lei que especifica o valor monetário total devido em troca das mercadorias fornecidas/serviços prestadas. Em muitas organizações, um pedido de compra é comumente iniciado para quantias monetárias menores e um subcontrato é iniciado quando o valor dos bens/serviços é maior.

Em um projeto Procore, faturas para pedidos de compra e subcontratos podem ser criadas na ferramenta Compromissos no nível do projeto.  Eles também são formatados em um formato típico de faturamento progressivo, com uma página de rosto e uma página de item de linha de detalhes.  

Coisas a considerar

  • Permissões de usuário necessárias:
    • Permissões de nível "Padrão" ou "Administrador" na ferramenta Compromissos do projeto ou adicionadas como o Contato da fatura. Consulte Adicionar contatos de fatura a um pedido de compra ou subcontrato.
      Obs.: usuários com permissões de nível "Padrão" só podem criar faturas para períodos de faturamento em aberto. 
  • Informações adicionais:
    • Faturas de subcontratados podem ser criadas para pedidos de compra ou subcontratos. 
    • Os subcontratados podem (1) pedir a alguém com permissão de acesso suficiente para criar a fatura em seu nome ou (2) seguir as etapas em Enviar uma fatura como contato para fatura.
    • Você só pode editar os valores faturados na fatura mais recente.
    • Se o empreiteiro criar uma pagamento cronograma após a aprovação da fatura, insira os valores do trabalho que você está reivindicando neste período na coluna "Valor proposto" do detalhe da fatura. Para que essa coluna apareça, é necessário que o recurso de cronograma pagamento esteja habilitado na ferramenta Compromisso do projeto. Consulte Definir configurações: compromissos.

Vídeo de treinamento

Passos

  1. Acesse a ferramenta Compromissos do projeto.
  2. Na guia Contratos , localize a ordem de compra ou subcontrato. Em seguida, clique em Editar.
  3. Clique em Criar fatura. 
     Obs.
    • Os valores na Data de início do período, Término de período e Faturamento dos período de faturamento que você criou são inseridos para você automaticamente.
    • Os usuários com permissões de 'Administrador' na ferramenta Compromissos podem selecionar entre os períodos de cobrança que foram criados. Você só pode selecionar períodos de faturamento que ainda não estejam vinculados a uma fatura. 
  4. Insira o número da fatura do colaborador downstream na caixa Número da fatura .
  5. Selecione um dos seguintes status:
    Observação: você deve ser um usuário com permissões de 'Administrador' na ferramenta Compromissos para alterar o status.
    • Rascunho. Indica que a fatura precisa ser aprovada. Os custos não estão refletidos no orçamento do projeto.
    • Em Revisão. Indica que a fatura está sendo revisada por um aprovador. Os custos NÃO são refletidos no orçamento do projeto.
    • Revisar e reenviar. Indica que é necessário revisar e reenviar as faturas. Os custos NÃO são refletidos no orçamento do projeto. 
    • Aprovação pendente do proprietário. Indica que a fatura está aguardando aprovação do proprietário. Os custos NÃO são refletidos no orçamento do projeto.
    • Aprovado com ressalvas. Indica que a fatura foi aprovada com todas as anotações incluídas na resposta. Os custos NÃO estão refletidos no orçamento do projeto.
    • Aprovado. Indica que a fatura foi aprovada. Os custos são refletidos na coluna Custos até o momento do trabalho no orçamento do projeto.
       Obs.
      • Quando a empresa comprometida cria a fatura (ou quando você a cria em nome dela), você pode alterar o status para 'Em revisão' quando ela estiver pronta para revisão. O revisor pode então marcá-lo como 'Aprovado' ou como 'Revisar e reenviar' conforme necessário.
      • Os contatos de fatura só podem editar faturas quando o status da fatura estiver definido como 'Rascunho' ou 'Revisar e reenviar' durante o período de faturamento em aberto. Somente usuários com permissões de nível 'Administrador' na ferramenta Compromissos do projeto podem editar uma fatura em outros status.  
  6. Anexe qualquer documentação de backup necessária. Por exemplo, isenções ou liberações de garantia. 
  7. Clique em Salvar.
  8. Dependendo da compromisso método contábil (consulte <a title=" " href.path="//faq/how-do-i-set-the-accounting-method-for-a-contract-or-funding" href.nome de arquivo a"> Como defino a método contábil de um contrato ou financiamento?), faça uma das seguintes ações:

Adicionar detalhes da fatura para um compromisso baseado em unidade/quantidade

  1. Na fatura, clique na guia Detalhe .
  2. Preencha os seguintes campos para cada item de linha que será pago pela fatura:
    • Este período (Qtd). Insira uma quantidade para cada item de linha. O Procore calcula o valor total em dólares automaticamente. 
    • Retenção desse período (%) (somente administrador). Insira a retenção como um valor percentual para o período de faturamento atual. 
      Observação: como alternativa, você pode definir a retenção para todos os itens de linha da fatura inserindo valores nas caixas Definir retenção em todos os itens de linha e clicando em Definir. 
    • Lançado neste período ($). Insira o retenção como um valor em dólares para a período de faturamento atual.
  3. Opcional: para adicionar um compromisso alteração contratual aprovada à fatura, clique em Adicionar à fatura.
    Observações:
    • A entrada e a edição das alterações contratuais sempre ocorrerão no nível de item de linha detalhe.
    • Você pode selecionar um nível diferente de detalhe para como as alterações contratuais serão exibidas na página de detalhes da Fatura ao ser visualizada ou exportada do Procore.  Consulte Editar as configurações avançadas em um compromisso.
  4. Para salvar suas alterações, clique em Salvar. 

Adicionar detalhes da fatura para um compromisso baseado em valor

  1. Na fatura, clique na guia Detalhe .
  2. Preencha os seguintes campos para cada item de linha que serão pagos pela fatura: 
    • Trabalho concluído (este período). Insira o valor em dólares do trabalho concluído no período de pagamento da fatura. Se preferir inserir um valor percentual do trabalho concluído, clique no ícone da calculadora, insira a porcentagem e clique em Salvar. O Procore traduzirá automaticamente a porcentagem de trabalho no valor equivalente em dólares. 
    • Materiais atualmente armazenados. Insira o valor em dólares dos materiais atualmente armazenados no local da obra ou nas instalações de armazenamento próximas que não foram incluídos nos custos das colunas "Trabalho concluído" (D e E). Observe que os valores inseridos aqui permanecerão nesta coluna em faturas futuras até que ela seja movida manualmente para Trabalho Concluído. Consulte <a title=" " href.path="//faq/how-do-i-bill-for-stored-materials-in-procore" href.nome de arquivo a">To faturar materiais armazenados no Procore? (Legado) para obter mais informações.
  3. Defina retenção conforme necessário:
     Ponta
    Você quer definir retenção em todos os itens de linha? Nesse caso, insira um valor na barra lateral direita e clique em Definir.
    • Retenção de trabalho (%) Retenção desse período (permissões de nível "Administrador"). Insira um percentual para o trabalho retido para esse período de pagamento.
    • Retenção de material (%) retido neste período (permissões de nível 'Administrador'). Insira o percentual de materiais retidos nesse período.
  4. Versão retenção conforme necessário:
    • Retenção de Trabalho ($) Liberada neste Período. Insira a quantidade de trabalho retenção para liberação neste período. 
    • Retenção de materiais ($) liberada neste período. Insira a quantidade de materiais retenção para liberação neste período.
  5. Opcional: Se o recurso de cronograma pagamento estiver habilitado (consulte <a title=" " href.path="//products/online/user-guide/project-level/commitments/tutorials/configure-advanced-settings-commitments" href.nome de arquivo...""href...".. /configurar-definições avançadas-compromissos/">Conferência: compromissos) e o empreiteiro criará um cronograma de pagamento depois que a fatura for "Aprovada":
    • Valor proposto. Insira o valor reivindicado pela obra neste período.
  6. Opcional: Adicione quaisquer pedidos de alteração de compromisso 'Aprovados' à fatura:
    • Adicionar à fatura. Ao lado dos pedidos de alteração na seção 'Pedidos de alteração de compromisso aprovados', clique neste botão. 
      Nota: A entrada e a edição das alterações contratuais sempre ocorrerão no nível de item de linha detalhe.  Você pode selecionar um nível diferente de detalhe para como os pedidos de alteração serão exibidos na página de detalhes da fatura ao serem visualizados ou exportados do Procore.  Consulte Editar as configurações avançadas em um compromisso.
  7. Clique em Salvar.