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Procore

Criar uma alteração contratual de compromisso com base em um registro de imprevisto

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Objetivo

Para criar uma ordem de alteração de compromisso a partir de um evento de alteração. 

Histórico

No Procore, um registro de imprevisto é qualquer alteração que afete o escopo de um projeto de construção. Consulte O que é um evento de mudança? Depois que um registro de imprevisto for registrado no Procore, as equipes de projeto terão a opção de criar uma SdC (Solicitação de cotação) para obter cotações dos empreiteiros responsáveis. Consulte Criar solicitações de cotação a partir de um evento de mudança. 

Você pode criar uma ordem de alteração de compromisso a partir de um evento de alteração antes ou depois da RFQ associada ter sido respondida ou revisada. No entanto, se você esperar até que a RFQ tenha sido revisada e o status da RFQ esteja definido como 'Aprovação Final Pendente', a Programação de Valores (SOV) do pedido de alteração será preenchida automaticamente com os valores da RFQ durante o processo de criação do pedido de alteração. Para obter mais informações sobre os status de RFQ, consulte Quais são os diferentes status de RFQ e como eles afetam os custos e os valores do pedido de alteração?

O processo que você usa ao gerenciar alterações no Procore também depende de como os níveis de compromisso alteração contratual do seu projeto são configurados. Para saber mais, consulte <a data-ol-has-click-handler="" target="_blank" title=" " href.path="//faq/what-are-the-different-change-order-tier-settings-in-project-financials" href.nome de arquivo!"> Quais são as diferentes definições do nível de alteração contratual nas Finanças do projeto?

Coisas a considerar

  • Permissões de usuário necessárias:
    • Permissões de nível 'Padrão' ou superior na ferramenta Change Events do projeto
      E
    • Permissões de nível “Administrador” na ferramenta Compromissos do projeto. 

Passos

  1. Acesse a ferramenta Registros de imprevistos do projeto.
  2. Selecione um ou mais itens de linha de evento de alteração que você deseja incluir no pedido de alteração.
    Observação: você pode selecionar itens de linha em vários eventos de alteração. Você também pode usar o menu suspenso Filtro para filtrar por fornecedor.
  3. Escolha Ações em massa > Criar um CO de compromisso.
    Observação: os itens de linha no SOV do pedido de alteração são criados a partir de itens de linha no evento de alteração.
  4. Preencha as seguintes informações:
    • Número
      Esse campo é preenchido automaticamente com base no número de alterações contratuais já criadas. Ao padrão, o número será incrementado automaticamente em um.  Para saber mais, consulte Posso personalizar o sistema de numeração para objetos financeiros no Procore?
    • Revisão
      Este campo exibe o número de revisão da requisição de mudança. Quando uma alteração contratual é criada pela primeira vez, seu número de revisão é zero. Uma alteração contratual pode ter várias revisões por causa dos comentários de um revisor/aprovador. Esse campo precisa ser inserido manualmente, pois as revisões não são rastreadas automaticamente.
    • Título
      Este campo será preenchido automaticamente com o nome do evento de alteração.
    • Status
      Selecione o estado atual da requisição de mudança. O status padrão do Procore é Revisão Pendente.
      Nota

      Se a sua empresa tiver o recurso Variações Reclamáveis habilitado:

      O novo status Pendente - faturável do Procore permite que você fature um valor imediatamente enquanto a alteração contratual permanecer não aprovada. Esse status torna automaticamente o IC editável e está disponível exclusivamente para Alterações Contratuais de nível único em Compromissos e Contratos Principais. Para obter mais informações, consulte Atualizar as configurações da ferramenta para contratos & Alterações contratuais.

      Para saber quais status estão disponíveis com alterações contratuais, consulte Quais são os status padrão para alterações contratuais no Procore?

    • Privada
      Marque essa caixa para que apenas você e usuários com acesso de nível "Administrador" em alterações contratuais possam visualizar essa alteração contratual.
    • Motivo da mudança
      O campo do motivo da mudança será preenchido com o motivo da mudança selecionado no evento de mudança; no entanto, você pode editar conforme necessário. Selecione o motivo do possível pedido de alteração, seja Solicitação do Cliente, Desenvolvimento de Projeto, Provisão, Condição Existente, Cobrança Atrasada ou quaisquer opções personalizadas pelo Administrador Procore. Defina as configurações padrão de gerenciamento de alterações.
    • Método contábil
      Esse campo herdará a método contábil especificada no Compromisso (p. ex., Baseado em valor). 
    • Data limite
      Insira a data limite da alteração contratual.
    • Data faturada
      Insira a data na qual a alteração contratual foi faturada.
    • Data de pagamento
      Insira a data na qual a alteração contratual foi paga. 
    • Revisor designado
      Selecione um usuário para revisar a alteração contratual. 
    • Solicitação recebida de
      Selecione um usuário do diretório do projeto em nome do qual você está enviando o possível pedido de alteração. 
    • Descrição
      Insira uma descrição mais detalhada da alteração contratual.
    • Impacto no cronograma
      Se conhecido, você pode fornecer uma estimativa do número de dias adicionais que seriam potencialmente adicionados ao cronograma atual do projeto se o pedido de mudança fosse aprovado.
    • Localização
      Use o menu suspenso de local para selecionar um local que o [item] impacte. Selecione entre os locais predefinidos ou consulte Como adiciono um local multinível a um item? Talvez esse local seja tão geral quanto o local do local no primeiro nível ou tão específico quanto o local no qual o empreiteiro trabalhará no segundo nível.
    • Referência
      Consulte quaisquer outras ferramentas, materiais, plantas ou documentos relacionados à alteração contratual potencial. 
    • Executado
      Marque essa caixa após a conclusão da alteração contratual. 
    • Alteração de campo
      Marque esta caixa se o pedido de alteração for uma alteração de campo. 
    • Pago na íntegra
      Verifique esta caixa para indicar que você recebeu pagamento para essa alteração. 
    • Item de registro de imprevisto

      Se o seu projeto é integrado ao ERP:

      • Item de linha existente: Selecione um item de linha existente no menu suspenso, atualiza seu código de orçamento para corresponder ao código IC selecionado e exibe seu código fiscal existente no modo somente leitura.

      • Novo item de linha: Selecione Novo item de linha se o código de orçamento for novo ou não estiver vinculado a um código existente. Isso cria um item de linha de zero dólar (US$ 0) no IC do compromisso. Você deve selecionar um valor no menu suspenso Código Fiscal recém-exibido antes de criar o item de linha.

      • Caso seu projeto não esteja integrado ao ERP, você poderá ignorar essa ação e prosseguir para a criação da alteração contratual.

    • Anexo
      Anexe qualquer documentação relevante. Obs.: se houver uma SdC (Solicitação de cotação) associada e o revisor tiver anexado qualquer documentação à resposta da SdC, será possível configurar a ferramenta Registros de imprevistos para adicionar esses anexos a novas alterações contratuais. Consulte Definir configurações avançadas: alterar eventos.
  5. Clique em Criar. Os itens do contrato para a alteração contratual serão criados com base nos itens de registro de imprevisto. Você pode clicar na guia Itens do contrato para verificar seus itens de linha. 
     Observação

    Os itens de linha do registro de imprevisto por padrão passarão o valor de custo mais recente para os alteração contratual de compromisso itens de linha dos itens do contrato.

    Se uma alteração contratual de contrato principal tiver sido associada a esse item de registro de imprevisto antes da criação do alteração contratual de compromisso, a item de linha de registro de imprevisto passará o valor do preço mais recente para o alteração contratual de compromisso cronograma do contrato. Valores item de linha.