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Procore

Criar uma alteração contratual de compromisso

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Objetivo

Para criar uma ordem de alteração de compromisso. 

Histórico

No Procore, pedidos de compra e subcontratos são chamados de compromissos. Uma compromisso é uma contrato contratual entre um comprador (p. ex., um proprietário do projeto, um empreiteiro geral ou um empreiteiro especializado) e um vendedor (p. ex., um empreiteiro, um subempreiteiro ou um fornecedor). O vendedor é responsável pela conclusão do trabalho do projeto ou pela conclusão de uma ordem para o comprador. Quando precisar alterar os termos da contrato original, você pode criar uma compromisso alteração contratual.

 Importante

Quando a ferramenta Registros de imprevistos estiver habilitada em um projeto

O processo que você usará para criar um compromisso alteração contratual no Procore depende de alguns fatores. Primeiro, se a ferramenta Registros de imprevistos estiver desabilitada no projeto, você usará um dos processos abaixo. Além disso, lembre-se de que o número de etapas necessárias para criar um compromisso alteração contratual depende da definição do nível de alteração contratual configurada na ferramenta Compromissos do projeto. Consulte Configurar o número de níveis de pedido de alteração de compromisso:

  • Configuração de 1 nível:
    1. Crie uma compromisso alteração contratual conforme descrito abaixo. 
  • Configuração de 2 camadas
    1. Crie um pedido de alteração potencial de compromisso 
    2. Criar uma compromisso alteração contratual

Coisas a considerar

Passos

Criar uma alteração contratual de compromisso

Se você criou um pedido de compra ou um subcontrato e precisa alterar os termos desse item, siga as etapas abaixo para criar um pedido de alteração de compromisso.

  1. Acesse a ferramenta Compromissos do projeto.
  2. Em Contratos, localize o compromisso. Em seguida, clique em Editar.
  3. Clique em Criar AC (Alteração contratual de compromisso).
     Obs.

    Se a ferramenta Alterar Eventos estiver habilitada em seu projeto, o botão Criar CO de Compromisso não estará disponível. Em vez disso, siga estas etapas:



    create-commitment-change-event.png
  4. Na guia Geral , faça o seguinte:
    • Assine com DocuSign®
      Se você ativou a integração Procore + DocuSign® (consulte Habilitar ou desabilitar a integração DocuSign® em um projeto Procore), uma marca de seleção aparece nesta caixa por padrão. Se você NÃO quiser coletar assinaturas com o DocuSign®, remova a marca.
    • Número
      Esse campo é preenchido automaticamente com base no número de alterações contratuais já criadas. Ao padrão, o número aumentará automaticamente em um. 
       Ponta
      Como o Procore atribui números a alterações contratuais de compromisso? Para saber mais, consulte Posso personalizar o sistema de numeração para objetos financeiros no Procore?
    • Revisão
    • Exibe o número de revisão da alteração contratual. Quando uma alteração contratual é criada pela primeira vez, seu número de revisão é zero. Uma alteração contratual pode ter várias revisões por causa dos comentários de um revisor/aprovador. 
    • Data de criação
      É preenchido automaticamente com a data na qual você cria a compromisso alteração contratual. Não é possível alterar a data.
    • Criado por
      É preenchido automaticamente com o nome do usuário que está criando a alteração contratual. 
    • Empresa contratada
      É preenchido automaticamente com o nome do subempreiteiro ou fornecedor listados na subcontrato. Esse campo está disponível apenas para subcontratos.
    • Contrato
      Preenchido automaticamente com o nome do contrato para o qual a requisição de mudança está sendo criada. Esse campo está disponível apenas para subcontratos.
    • Título
      Insira um nome para a alteração contratual. O limite máximo de caracteres é de 255 caracteres. 
       Importante
      Se você estiver usando uma sistema ERP integrada, o limite máximo de caracteres para o campo "Título" em um compromisso é diferente para cada sistema. Para obter uma lista de cada sistema e sua limitação, consulte <a title=" " href.path="//faq/what-is-the-maximum-character-length-for-a-commitment-title" href.nome de arquivo a"> Qual é o comprimento máximo de caracteres para um "Título" de um compromisso?
    • Status
      Selecione um status para a requisição de mudança. Para saber mais, consulte <a title=" " href.path="//faq/what-are-the-default-statuses-for-change-orders-in-procore" href.nome de arquivo a">O que são os status de padrão para alterações contratuais no Procore?
    • Privada
      Marque essa caixa de seleção para tornar a alteração contratual visível apenas para usuários com permissões de nível "Administrador" na ferramenta Compromissos. 
    • Motivo da alteração
      Selecione um destes motivos para a alteração contratual potencial: Solicitação do cliente, Desenvolvimento de design, Subsídio, Condição existente ou Descarregação. Para saber como configurar motivos de alteração, consulte Definir configurações padrão de gerenciamento de alterações.
    • Método contábil
      Esse campo herdará a método contábil especificada no contrato.
    • Data limite
      Selecione uma data limite para a qual é necessário aprovar a alteração contratual. 
    • Data da fatura
      Selecione a data em que a requisição de alteração foi faturada.
    • Revisor designado
      Selecione o usuário do projeto do Procore em sua organização que será responsável por aprovar ou rejeitar essa alteração contratual posteriormente. Consulte Aprovar ou rejeitar pedidos de alteração de compromisso.
       Importante
      • O "Revisor Designado" só pode enviar uma resposta de aprovação ou rejeitar quando uma alteração contratual estiver com o status Pendente- Em Revisão . 
      • Para enviar uma notificação por e-mail ao 'Revisor Designado' para notificar essa pessoa de que um pedido de alteração está aguardando resposta, você tem estas opções:
        • Você pode encaminhar o pedido de alteração do contrato principal para o 'Revisor Designado' por e-mail. Consulte Encaminhar um pedido de alteração para um usuário do projeto por e-mail. 
          OU
        • O pedido de alteração pendente também será listado na área 'Meus itens em aberto' na página inicial do projeto. O usuário pode verificar essa página a qualquer momento. 
      • Depois que o "Revisor Designado" enviar uma resposta de aprovação ou rejeitar, o campo "Revisor" (diretamente abaixo do campo "Revisor designado") mostrará a data/hora da resposta desse usuário. O campo "Revisor" só fica visível para o "Revisor designado".
    • Solicitação recebida de
      Selecione um usuário do diretório do projeto em nome do qual você está enviando a requisição de mudança. 
    • Descrição
      Insira uma descrição detalhada da alteração contratual.
       Obs.
      • Se você estiver exportando a requisição de alteração para Sage 300 CRE® e Integração do Ryvit, as entradas que excederem mil (1.000) caracteres serão truncadas durante a exportação. 
      • Se você for exportar a alteração contratual para uma sistema ERP integrada diferente, será possível inserir um número ilimitado de caracteres no Procore.
    • Impacto no cronograma
      Se conhecido, você pode fornecer uma estimativa do número de dias adicionais que seriam potencialmente adicionados ao cronograma do projeto atual se a alteração contratual fosse aprovada.
       Em versão Beta
      Observe os usuários participantes do programa Beta de versão limitada "Subempreiteiro concluído". Quando um usuário coloca uma alteração contratual no status "Aprovado" e inclui um valor no campo "Impacto no cronograma" da alteração contratual, o Procore atualiza automaticamente o campo "Data prevista de conclusão" no contrato de compromisso pelo número de dias inseridos. Para saber mais sobre esse programa, consulte Compromissos: (Beta) Data prevista de conclusão do subempreiteiro.
    • Localização
      Use o menu suspenso de local para selecionar um local que o [item] impacte. Selecione entre os locais predefinidos ou adicione um local multinível. Consulte Adicionar um local multinível a um item. Talvez esse local seja tão geral quanto o local do local no primeiro nível ou tão específico quanto o local no qual o empreiteiro trabalhará no segundo nível.
    • Referência
      Faça referência a quaisquer outras ferramentas, materiais ou documentos relacionados ao pedido de mudança.
    • Executado
      Marque esta caixa de seleção se o pedido de alteração já tiver sido executado.
    • Alteração de campo
      Marque esta caixa de seleção se a alteração contratual exigir uma alteração de campo.
    • Pago na íntegra
      Marque essa caixa de seleção se o custo já estiver coberto no orçamento.
    • Anexos
      Selecione e adicione qualquer documento relevante.
  5. Clique em Criar ou Criar e enviar por e-mail a alteração contratual para todos os usuários listados como "Revisores". 

Adicionar uma tabela de valores (SOV) ao pedido de alteração

Se houver custos associados ao pedido de alteração, adicione itens de linha à Programação de Valores (SOV) do pedido de alteração. add-commitment-schedule-of-values.png

  1. Clique na guia Itens do contrato.
  2. Clique em Editar.
  3. Clique em Adicionar linha. 
    • Item de linha do contrato principal
      Selecione uma item de linha na lista suspensa. Se não houver item de linha adequadas, selecione Não orçado. 
    • Item de linha de registro de imprevisto
      Selecione um item de linha de registro de imprevisto na lista suspensa. 
    • Subtrabalhos
      Se o recurso Subtrabalhos estiver ativado em seu projeto, selecione um na lista. Consulte Habilitar subtarefas em projetos para WBS.
    • Código de orçamento
      Selecione um código de orçamento na lista suspensa. Consulte O que é um código de orçamento na EAP do Procore? 
    • Descrição
      Digite uma descrição para a nova alteração contratual. 
    • Valor do custo
      Insira um valor na caixa. 
    • Opcional: códigos fiscais
      Se estiver usando códigos fiscais com o projeto, selecione um código fiscal para usar na item de linha.
       Ponta
      Não vê o campo Códigos Tributários? Este campo só aparece quando o recurso de códigos tributários está habilitado no projeto Procore. Consulte Como posso usar códigos tributários em um projeto?
  4. Clique em Adicionar
  5. Repita essas etapas para cada item de linha. 
  6. Clique em Salvar.
 Observação

Para empresas que habilitaram a ferramenta Integrações de ERP

Depois que o pedido de alteração de compromisso for colocado no status 'Aprovado' na ferramenta Compromissos, os gerentes de projeto normalmente enviarão o pedido de alteração para a ferramenta Integrações de ERP, onde deverá ser aceito por um aprovador de contabilidade para exportação para o sistema ERP integrado. Para obter instruções, consulte Enviar um CCO para integrações de ERP para aceitação contábil. 

Não deixe de conferir