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Procore

Atualizar os itens do contrato em um contrato principal

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Objetivo

Para descrever as diferentes maneiras de atualizar os itens de linha nos nome de arquivo SOV (Itens do contrato) de Schedə (SOV).

Histórico

Após criar um contrato, você poderá escolher entre três (3) métodos para atualizar itens de linha para os SOV do seu contrato: 

  • Adicionar itens de linha aos SOV
    Se os SOV do seu contrato tiverem apenas alguns itens de linha ou se você quiser adicionar manualmente novos itens de linha aos SOV, use o botão "Adicionar linha" para inserir manualmente cada SOV item de linha. 
  • Criar os SOV a partir do orçamento do projeto
    Se você quiser estruturar os SOV do seu contrato para corresponder aos itens de linha do orçamento, o Procore oferece a opção de importar seus itens de linha de SOV diretamente da ferramenta Orçamento do Procore. Esse método cria automaticamente os SOV do contrato para você usando os itens de linha do orçamento do seu projeto como fonte de dados. 
  • Importar os SOV de um arquivo CSV
    Se preferir criar os SOV do seu contrato usando uma planilha programa, como o Microsoft Excel, você pode fazer download de um modelo em branco correspondente à estrutura da tabela do seu contrato, adicionar seus itens de linha de SOV à planilha, salvar o arquivo no formato de arquivo CSV (Valores separados por vírgula) e importar seus itens de linha. Você também pode usar o processo de importação para substituir todos os itens de linha existentes no SOV do seu contrato ou pode manter quaisquer itens de linha existentes e adicionar outros. 

Coisas a considerar

 Importante
Nota do autor: O conteúdo "Coisas a considerar" em (1) Atualizar os itens do contrato em um contrato principal abaixo também deve ser copiado e colado na seção Coisas a considerar de (2) Criar um SOV de contrato principal a partir do orçamento do projeto. Não é possível adicionar um bloco de reutilização de conteúdo a (2) devido ao problema de recursão do Mindtouch. 

Pré-requisitos

Passos

Há várias maneiras de adicionar e atualizar itens de linha nos SOV de um contrato:

Definir o método contábil em um novo contrato principal

Por padrão, os novos contratos principais serão definidos para usar o método contábil "Baseado em valor". Os usuários podem alterar isso para "Baseado em unidade/quantidade" clicando no botão Alterar para unidade/quantidade . No Procore, o método contábil de um contrato ou financiamento determina como os itens de linha são tratados nas faturas. A contabilidade baseada em valor usa somas fixas para itens de linha, enquanto a contabilidade baseada em unidade/quantidade usa quantidades e preços unitários para calcular totais. Depois que o método contábil de um contrato for definido e os itens de linha forem criados, ele não poderá ser alterado

prime-contract-default-accounting-method.png

Adicionar itens de linha aos SOV

  1. Navigate to the project's Prime Contracts tool.
  2. Locate the contract to update and click its Number link. 
  3. Click the Schedule of Values tab.
  4. Click Add Line.
  5. Complete the data entry as follows:
    1. Budget Code
      Select a budget code or click Create Budget Code. See What is a budget code in Procore's WBS? 
    2. Description
      Enter a description for the line item. For example, type: Monthly Service Fee
    3. Qty
      Enter the number of units.
    4. UOM
      Select a Unit of Measure (UOM) from the drop-down list. To learn about the default selections in this list, see Which units of measure are included in Procore's master list? and Add a Unit of Measure to the Unit of Measure Master List.
    5. Unit Cost
      Enter the cost per unit in this box. You'll notice that the value in this column contains four (4) decimal points (for example, $0.0000) to allow you to enter the specific value required to calculate accurate pricing. 
      Example
      If you are buying 50,000 units for $1,006,625.00, you would enter a unit price of $20.1325. 
    6. Amount
      The system automatically calculates the subtotal for you, based on the Qty, UOM, and Unit Cost entries. 
  6. Repeat the above steps for all line items.
     Tip
    Want to arrange the line items on your schedule of values into groups? Click the Add Group menu and select the desired grouping options. The default options include Cost Code, Cost Type, Sub Job (if enabled), as well as any custom segments that have been added for your company or project. See What are Segments and Segment Items. 
  7. Choose one of these options:
    • Click Save
      OR
    • Click Save & Email.  

Criar os SOV com base no orçamento do projeto

 Observação

Se você estiver criando os SOV (Itens do contrato) do contrato com base no orçamento do projeto, conforme descrito abaixo, certifique-se de que os SOV do seu contrato estejam em branco. Você só poderá seguir estas etapas abaixo quando os SOV tiverem zero (0) itens de linha. Você também precisa:

  1. Navigate to the project's Prime Contracts tool. 
  2. Locate the contract to update. Then click its Number link.
  3. Click the Schedule of Values tab.
  4. ​Below the 'Schedule of Values' table, click Import. Then choose SOV from Budget from the drop-down menu.

    import-sov-from-budget.png
     
  5. In the 'Import Schedule of Values from Budget?' window, click Import. 
    • If the SOV is blank, the following message appears. 

      import-sov-blank.png
    • If the SOV has existing line items, all existing line items will be replaced with the line items in the budget.
      import-sov-from-budget-window.png

      Procore replaces any existing line items on the Schedule of Values with the line items current in the project's budget. This can take several minutes. Once the import is complete, a GREEN banner appears to indicate the action was successful and the line items appear in the 'Schedule of Values' table. 

Importar os SOV de um arquivo CSV

  • Download a CSV Template
  • Add Line Items to a CSV Template
  • Import the Completed CSV Template to Procore

Download a CSV Template

  1. Navigate to the Prime Contracts tool. 
  2. In the table, click a Number link to open the contract.
  3. Under the General tab, click Schedule of Values.
  4. In the Schedule of Values card, click Edit. 
    This places the SOV into edit mode
  5. Below the table, click Import and choose SOV from CSV.
    This opens the Import Schedule of Values from CSV window. 

    prime-import-sov-from-csv.png
     
  6. Expand Customize CSV Delimiter.
  7. Choose a delimiter for the template file: Comma or Semicolon.
    The system's default option is Comma. 
  8. Click Download CSV Template and choose: Blank Template or Template with Existing Line Items. 
    The downloads the selected template to your web browser's configured location. 

Add Line Items to a CSV Template

  1. Open the downloaded template in a spreadsheet editor.
  2. Enter the line item data using the appropriate accounting method for the prime contract. See How do I set the accounting method for a contract or funding?

Import the Completed CSV Template to Procore

  1. Navigate to the Prime Contracts tool. 
  2. In the table, click a Number link to open the contract.
  3. Under the General tab, click Schedule of Values.
  4. In the Schedule of Values card, click Edit. 
    This places the SOV into edit mode.
  5. Below the table, click Import and choose SOV from CSV.
    This opens the Import Schedule of Values from CSV window. 

    prime-import-sov-from-csv.png
  6. Upload the file as follows:
    • Click Upload File and select the completed template to upload.
      OR
    • Drag-and-drop the completed template to the CSV File area.
  7. Depending on the state of your prime contract, choose the appropriate option:
    • To add more line items to the prime contract, select Add Additional Line Items, then click Import. 
    • To replace all existing line items on the prime contract with the template, select Replace Existing Line Items, then click Import.

Procore imports the template and displays a success banner. If you see an error message, click Show Error to learn why the import failed. 

 

If you would like to learn more about Procore's prime contract software and how it can help your business, please visit our construction contract management software product page icon-external-link.png.