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Procore

Fluxos legado para novas Fluxos: guia de transição

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Índice

Visão geral

 SUPORTE DO PROCORE: NOTAS INTERNAS

A Gerência de produtos disponibilizou esses vídeos para fornecer aos funcionários informações adicionais sobre a nova ferramenta Fluxos. 

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Pronto para migrar sua empresa para a nova ferramenta de Fluxos de nível de empresa do Procore? Leia este guia para ajudar sua empresa a mudar da experiência de fluxos legados do Procore para a ferramenta Fluxos aprimorada. 

Este guia:

  • Compara e contrasta as principais diferenças entre a experiência fluxo nova e legada.
  • Destaca considerações importantes antes de fazer a troca.
  • Oferece instruções fáceis de seguir para um processo de transição suave.
  • Fornece recursos adicionais para mais informações e suporte.

 

Etapas de transição

Antes de enviar uma solicitação de transição para a nova ferramenta Fluxos, revise essas etapas e leia o conteúdo na seção Recursos para obter links que ajudem a facilitar a transição da sua empresa. 

Passos

Etapa 1: Preparar e planejar sua transição

Pronto para pular para a nova ferramenta Fluxos? Comece aqui para entender o que está mudando, avaliar seu configuração atual e planejar sua transição. Cronograma de transição: em até 72 horas úteis após a solicitação enviada.

Entenda as principais diferenças:

Permissões na nova ferramenta Fluxos:

  • A atualização introduz permissões granulares para um controle mais preciso. Os administradores de ferramentas receberão automaticamente acesso total, incluindo todas as permissões fluxo.
    Se esse nível de acesso não for ideal para sua configuração, recomendamos revisar sua estratégia de permissão cuidadosamente antes de atualizar.

Etapa 2: Criar, atribuir e configurar novos Fluxos

Comece a criar seus novos fluxos de trabalho e atribuí-los em seus projetos.

  • Crie novos modelos de fluxo (replicando os existentes conforme necessário).

  • Atribua os novos fluxos a todos os projetos relevantes.

  • Configure fluxos de trabalho no nível de projeto.

  • Defina cada fluxo como o padrão do projeto.

  1. Requisito de atualização: novos Fluxos devem ser configurados
    • Para fazer o upgrade, todos os projetos com fluxos de trabalho legados precisam ter um novo fluxo configurado, caso contrário, os fluxos de trabalho em andamento ficarão permanentemente presos.  O botão Atualizar permanecerá bloqueado se essa ação não for executada.
  2. Para evitar interrupções:
    • Conclua toda fluxo configuração antes de atualizar
      OU
    • Permitir que os fluxos ativos sejam concluídos antes de iniciar a atualização
  3. Legado a bordo Fluxos:
    • Qualquer aprovação ou progresso do Fluxos legado será perdido. Embora isso não seja o ideal, os itens em voo serão reiniciados automaticamente no fluxo recém-configurado. Estamos trabalhando ativamente em um recurso que permite que os fluxos de trabalho sejam retomados no meio do processo.
 Importante
Qualquer aprovação ou progresso do Fluxos legado será perdido.  Sabemos que isso não é o ideal — estamos criando ativamente um recurso que permite que os fluxos de trabalho sejam retomados no meio do processo. 

Etapa 3: solicitar a habilitação da nova experiência da ferramenta Fluxos

Antes de usar a nova ferramenta, é necessário uma etapa de administrador.

  1. Enviar o formulário de solicitação de atualização: indique quais ferramentas você deseja atualizar e confirme que revisou a documentação.
  2. Aguarde acesso: O botão "Atualizar" na ferramenta ficará esmaecido até que o Procore habilite o acesso.
  3. Atualizar Fluxos: Depois que o botão "Atualizar" estiver habilitado, vá para a ferramenta Fluxos → Definir configurações → clique em Atualizar para concluir a atualização.

Etapa 4: verificar e validar o sucesso da transição

Uma vez atualizado, reserve um tempo para confirmar que tudo está funcionando conforme o esperado.

  1. Inicie Novos Fluxos para confirmar se eles estão funcionando corretamente.
  2. Verifique Fluxos legados reiniciados para garantir que eles tenham começado corretamente na nova ferramenta.

Opcional: Teste na Sandbox

Use o Ambiente de Sandbox mensal para simular seus fluxos de trabalho de atualização e teste em um espaço seguro.  Consulte O que é o ambiente de Sandbox mensal? para mais detalhes.

Perguntas frequentes

P: Os fluxos de trabalho legados serão arquivados durante a atualização se permanecerem intocados?

R: Não — o arquivamento não ocorrerá.  Os fluxos legados concluídos permanecerão como estão.  Os fluxos de trabalho em andamento devem ter novos modelos de fluxo aplicados, configurados e definidos como padrão antes da atualização — ou ficarão presos e impossibilitados de continuar.

P: Se aplicarmos novos fluxos, os usuários poderão ignorá-los alterando manualmente o status do item?

R: Não — uma vez que um novo modelo de fluxo é aplicado a um projeto, o status não pode ser alterado manualmente.  Se configurado corretamente com novos modelos de fluxo aplicados, configurados e definidos como padrão antes da atualização, todos os fluxos de trabalho em andamento serão simplesmente reiniciados.

Recursos

Procurando ainda mais detalhes? Explore esses recursos adicionais, incluindo documentação e informações sobre os ambientes de desenvolvimento do Procore, para aprofundar sua compreensão dos fluxos de autoatendimento. 

Recursos de treinamento

Certifique-se de que todos os funcionários que participarão dos fluxos de trabalho revisem a documentação de suporte.

Comparação

Veja a seguir as diferenças entre as ferramentas de Fluxos do Procore, resumindo as ações do usuário e listando as ferramentas do Procore compatíveis com as duas experiências. 

Principais diferenças

Esta tabela resume as principais diferenças entre a nova ferramenta Fluxos e a experiência legada no Procore.

Categoria do recurso Nova ferramenta Fluxos Ferramenta Fluxos legado
Criação e Gestão As empresas criam e gerenciam seus modelos de fluxo na ferramenta Fluxos

Usuários autorizados criam e editam seus fluxos		 A Procore Custom Solutions cria e gerencia fluxos de trabalho para sua empresa

Fluxos não pode ser criado ou editado por usuários do Procore
Etapas do fluxo Visualizar fluxo histórico detalhado de um item

Respostas personalizadas disponíveis

Etapas de condição para fluxos de trabalho

Retornar fluxos de trabalho a qualquer etapa anterior

Adicionar vários responsáveis a uma fluxo ou fluxo etapa

Reiniciar manualmente um fluxo		 Tipos de decisão limitados para vários respondentes

Só é possível retornar às etapas anteriores com a assistência do Procore
Compatibilidade Compatível com as ferramentas modernizadas de Compromissos, Contratos Principais e Faturamento Incompatível com as ferramentas modernizadas de Compromissos, Contratos Principais e Faturamento
Suporte & Acesso O Suporte ao cliente Procore pode substituir o estado fluxo.

Os usuários administradores podem atuar em nome dos responsáveis

Acesso expandido à API		 O Suporte ao cliente Procore não pode substituir o estado do fluxo

Os usuários administradores não podem atuar em nome dos responsáveis 
Limitações Apenas um (1) padrão fluxo por ferramenta em cada projeto do Procore Apenas um (1) padrão fluxo por ferramenta em cada projeto do Procore

Suporte a ferramentas

Procore's Workflows tool works with these Procore tools.

Company Level Tools

Users can create and manage workflows for these Company level tools. For instructions, see Create a Workflow Template.

Company Tool Workflow Item(s) Notes
Payments Payment  

Project Level Tools

Users can create and manage workflow templates for these Procore tools in the Company level Workflows tool. To learn how, see Create a Workflow Template.

 Note
Users can also create and manage custom workflow templates for items in a project-level tool. Procore saves these templates at the project level, making them distinct from your company-level workflow templates. To enable this feature, see Enable Project Level Workflow Templates.
Project Tool Workflow Item(s) Notes
Budget Budget Change  

Commitments 

 Subcontract  
Purchase Order  
Commitment Change Order - Single Tier  
Commitment Change Order - Two or Three Tier Multi-tier workflows are not supported in 360 Reporting. 
Commitment Potential Change Order  
Correspondence/Custom Tools

 		 Correspondence/Custom Tools Type This tool requires users to select a specific Correspondence/Custom Tools Type from a drop-down list when adding a workflow template. 
Document Management Document This Document Management tool is only available in select regions and is visible as a selection in the Tool menu of the Workflow Builder when enabled in your company's Procore account. 
Invoicing Subcontractor Invoice  
Prime Contracts 

Owner Invoice

  
Prime Contract  

Prime Contract Change Order - Single Tier

  
Prime Contract Change Order - Two or Three Tier Multi-tier workflows are not supported in 360 Reporting. 
Prime Contract Potential Change Order