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Procore

Criar ordem de compra

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  2. Salvar como PDF

Objetivo

Criar um pedido de compra na ferramenta Compromissos do projeto.

Histórico

No Procore, uma PO (Ordem de compra) é uma compromisso financeira documentada que detalha os tipos, quantidades e preços acordados para produtos ou serviços. Como parte do processo de aquisição, as ordens de compra são criadas por um "comprador" (p. ex., um empreiteiro geral) e emitidas a um "vendedor" (p. ex., um subempreiteiro) para cobrir o custo de um contrato. Uma vez aceito pelo "vendedor", um ordem de compra representa uma contrato entre as duas partes

Coisas a considerar

  • Permissões de usuário necessárias:
    • Para criar um ordem de compra e ver/inserir dados na guia SOV (Itens do contrato):
      • Permissões de nível 'Administrador' na ferramenta Compromissos do projeto. 
        OU
      • As permissões de nível "Padrão" na ferramenta Compromissos do projeto e a definição "Permitir que os usuários vejam itens de SOV" precisam estar habilitadas e seu nome precisa estar selecionado na lista suspensa "Selecionar uma pessoa".

  • Para empresas que utilizam o icon-erp-synced2.png Ferramenta de integração de ERP: Pré-requisitos, requisitos, limitações e considerações podem ser aplicados dependendo do sistema ERP ao qual sua conta Procore está integrada. Acesse <a data-track-click="Content, Link, Things to Know about your ERP Integration" title=" " href.path="//products/online/user-guide/company-level/erp-integrations/things-to-know-about-your-erp-integration" href.nome de arquivo...">Things para saber mais sobre sua integração de ERP.

Passos

  1. Acesse a ferramenta Compromissos do projeto.
  2. Na guia Contratos, clique no botão Criar e escolha Ordem de compra na lista suspensa. 
     Observação
    • O botão Criar estará disponível quando você estiver visualizando as guias Contratos e Lixeira. Novos pedidos de compra são sempre adicionados à aba Contratos. 
    • O botão Exportar está disponível apenas na guia Contratos. Para saber mais, consulte Exportar uma lista de compromissos.
      clipboard_e679c2961083dc4b222f7a76004a53615.png
     
  3. Siga para as próximas etapas:

Adicionar as informações básicas

Atualize as informações básicas da seguinte forma:

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 Obs.
  • Não há campos obrigatórios ao adicionar as informações básicas. 
  • Se você clicar no botão Criar sem preencher nenhuma entrada de dados, o Procore salva o contrato, lista você como o criador e o coloca automaticamente no status Rascunho .
  • Número do contrato
    Para numerar seus contratos, escolha uma destas opções:
    • Se você numerar seus contratos usando um sistema de numeração sequencial, poderá inserir qualquer combinação de caracteres alfanuméricos nessa caixa. Para contratos subsequentes, o Procore aplica automaticamente uma numeração consecutiva em ordem crescente.
      Exemplo

      Os exemplos abaixo mostram como a numeração crescente consecutiva do Procore funciona:

      • Se o contrato anterior era 1, os próximos contratos são 2, 3e assim por diante.
      • Se o contrato anterior foi PC-0001, os próximos contratos serão PC-0002, PC-0003e assim por diante.
      • Se o contrato anterior tiver sido DCA00010-12-G-0001, os próximos contratos serão DCA00010-12-G-0002, DCA00010-12-G-0003e assim por diante.
    • Se você NÃO numerar seus contratos usando numeração sequencial, poderá inserir manualmente um número exclusivo para cada pedido de compra. Para fazer isso, digite sobre a entrada existente na caixa Número . Números de contrato duplicados NÃO são permitidos.
       Obs.
  • Empresa contratada
    Selecione a empresa responsável pelo cancelamento da ordem de compra (p. ex., American Construction Co.).
    Observações:
  •  
  • Título
    Digite um nome descritivo para o contrato.
     Obs.

Atualizar as informações gerais

Atualize o contrato com informações mais gerais:

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  • Status
    O Procore atribui automaticamente aos contratos a status "Padrão". Para selecionar outra status, escolha uma das status rótulos na lista suspensa. As opções incluem 
     Observação
    Para criar alterações contratuais e faturas, é necessário definir o status do seu contrato como Aprovado ou Concluído.
  • Executado
    Marque essa caixa de seleção se o contrato tiver sido totalmente executado. Um contrato totalmente executado é uma contrato legalmente eficaz que foi assinada por representantes autorizados para cada parte.
     Obs.
    • Muitos usuários do Procore optam por colocar uma marca de seleção na caixa 'Executado' ao colocar o pedido de compra no status 'Aprovado' ou 'Concluído'.
    • O momento no qual seu equipe de projeto marca de verificação na caixa "Executado" sempre deve estar alinhado ao processo de negócios exclusivo do seu projeto 
  • Retenção Padrão
    Insira um número para representar o percentual que será retido como retenção nos itens de linha da Tabela de Valores do contrato. Por exemplo, se você planeja retenção de dez (10) por cento do valor do item de linha, insira 10%.
     Obs.
  • Faturar para
    Insira as informações de contato comercial da parte que paga o pedido. A Procore usa essas informações para preencher automaticamente o endereço de 'Cobrança' em todas as faturas criadas para este pedido. 
  • Atribuído a
    Insira o nome da pessoa atribuída à Ordem de compra.
  • Condições de pagamento
    Digite os termos pagamento. Por exemplo, Net 30, Net 45 e assim por diante.
  • Enviar para
    Insira as informações de contato comercial do destino do envio. O Procore usa essas informações para preencher automaticamente o endereço "Enviar para" em todas as faturas criadas para essa ordem. Lembre-se de que esse endereço pode ser diferente do endereço "Faturar para". Por exemplo, você pode optar por entregar a ordem diretamente no local da obra ou em um local de encenação fora do local.  
  • Enviar via
    Insira o método de envio da ordem. Por exemplo, Air, International, Ocean, Truckload, Train e assim por diante. 
     Observação
    O campo 'Enviar por' é um campo de texto de formato livre, para que você possa inserir o método de envio, transportadora e/ou número de rastreamento apropriado para o pedido. 
  • Descrição
    Insira uma descrição mais detalhada da contrato principal. Você pode aplicar as opções na barra de ferramentas de formatação ao seu texto. 

Atualizar a privacidade do contrato

O uso da definição de privacidade permite apenas administradores de projeto e o acesso de usuários não administradores selecionados. Para alterar as permissões de acesso do contrato, faça o seguinte:

  1. Verifique ou Desmarque a caixa "Privado". O Procore ATIVA ESSA definição por padrão. 
  2. Selecione um funcionário da "Empresa contratada" na lista suspensa Contato da fatura. 

Atualizar as datas do contrato

Para atualizar o contrato com datas importantes, faça o seguinte:

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 Obs.
  • Pedido de compra assinado recebido
    Selecione a data em que o pedido de compra executado foi recebido.
  • Contrato
    Selecione a data do contrato da ordem. 
  • Entrega
    Selecione a data de entrega esperada ou real do pedido.
  • Emitido em
    Selecione a data em que o pedido foi emitido pela sua empresa.

Definir o método contábil

A primeira etapa ao atualizar itens do contrato é definir os método contábil do contrato. O método escolhido também se aplica a todas as alterações contratuais e/ou faturas desse contrato. Só é possível alterar o método contábil antes de adicionar itens de linha a SOV. O Procore NÃO permite que você altere a método contábil de um contrato após a adição dos itens de linha. 

 Dicas
  • Qual a diferença entre o contrato Baseado em valor e Baseado em unidade/quantidade? Para obter detalhes, consulte Como definir o método de contabilização de um contrato ou financiamento?
  • O método contábil do contrato é aplicado automaticamente aos registros de imprevistos de um contrato? Não. Se quiser que sua equipe insira os valores de Unidade/quantidade em registros de imprevistos, você precisa marcar a caixa de seleção "Exibir UM( Unidade de medida), Quantidade unitária de receita, Quantidade unitária de responsabilidade e Custo unitário de responsabilidade" na página Configurar definições da ferramenta Registros de Imprevistos. Consulte Configurar definições: Registros de Imprevistos.
  • O método contábil do contrato é aplicado automaticamente às alterações contratuais e faturas de um contrato? Sim. Se você escolher um contrato baseado em valor, o Procore vai gerar alterações contratuais e faturas baseadas em valor. Da mesma forma, um contrato baseado em unidade/quantidade produz alterações contratuais e faturas baseadas em unidade/quantidade.
  • O arquivo de exportação em PDF de um contrato reflete a método contábil do contrato? Sim. Se você escolher um contrato baseado em valor, o arquivo PDF de exportação será baseado em valor. Da mesma forma, um baseado em unidade/quantidade gera um arquivo de exportação de PDF baseado em unidade/quantidade. Se você tiver um contrato baseado em valor e quiser incluir informações de Unidade/quantidade no arquivo de exportação de PDF, o Administrador do Procore da sua empresa precisa solicitar serviços da equipe de Custom Solutions.
  • Para alterar a método contábil para Unidade/quantidade, clique no botão Alterar para Unidade/quantidade. 
  • Para alterar o método contábil de volta para Baseado em valor, clique no botão Alterar para baseado em valor. 

Atualizar os itens do contrato

Existem dois (2) métodos para atualizar o SOV do pedido de compra:

Adicionar itens de linha aos itens do contrato

Ao padrão, você poderá inserir itens de linha nos SOV (Itens do contrato) do ordem de compra a qualquer momento, desde que NÃO esteja na status "Aprovado".

 Observação
Se sua equipe de projeto tiver ativado a configuração 'Ativar programação de valores sempre editável' nesta ferramenta, os usuários com a permissão de usuário necessária para editar pedidos de compra poderão adicionar itens de linha à programação de valores quando um pedido de compra estiver em qualquer status. Para obter informações específicas sobre essa configuração, consulte O que é a configuração 'Ativar programação de valores sempre editável'?

Para adicionar manualmente itens de linha à Tabela de Valores:

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  1. Escolha uma destas opções:
    • Se o SOV estiver em branco, clique em Adicionar linha em 'Você ainda não possui itens de linha'. 
      OU
    • Se você tiver itens de linha existentes, clique em Adicionar linha. 
      Procore cria novos itens de linha começando com o número '1'. As linhas subsequentes são criadas em ordem numérica. 
  2. Designe um código de orçamento para o novo item de linha. Você tem estas opções:
    • Para atribuir um código de orçamento existente à item de linha, comece digitando um código na caixa Pesquisar e selecione o código correspondente na lista. 
      OU
    • Para criar um novo código de orçamento para o item de linha, clique no botão Criar código de orçamento . Em seguida, selecione os itens de segmento adequados nas lista suspensa (s) para atender aos requisitos de padrão do código de orçamento do seu projeto. Em seguida, clique em Criar.
  3. Dependendo do método contábil estiver usando, escolha as etapas adequadas para adicionar um item de linha:
    • Para um contrato baseado em valor: 
      Um SOV baseado em valor requer esse entrada de dados:
      • #
        Procore insere automaticamente um número de item de linha em ordem sequencial. 
      • Item de linha de registro de imprevisto
        Se você tiver os registros de imprevistos habilitados, poderá selecionar um item de linha de registro de imprevisto se for necessário vincular o compromisso a um registro de imprevisto.
      • Código de orçamento
        Selecione um código de orçamento na lista ou clique em Criar código de orçamento para criar um novo. Consulte O que é um código de orçamento na EAP do Procore? 
      • Descrição
        Insira uma descrição para a item de linha. Por exemplo, digite: Taxa de serviço mensal
      • Valor
        Insira o valor do custo.
      • Cobrado até a data
        O sistema calcula automaticamente o valor faturado no compromisso até a data atual.  
      • Valor restante
        Insira o valor que NÃO foi cobrado até a data atual. 
      • Código tributário
        Insira um código tributário a ser usado para este item de linha. Este campo só aparece se você tiver habilitado o recurso de códigos fiscais. Consulte Como posso usar códigos tributários em um projeto?
    • Para um contrato baseado em unidade/quantidade:
      Um SOV baseado em unidade/quantidade requer esta entrada de dados: 
      • #
        Procore insere automaticamente um número de item de linha em ordem sequencial. 
      • Item de linha de registro de imprevisto
        Se você tiver os registros de imprevistos habilitados, poderá selecionar um item de linha de registro de imprevisto se for necessário vincular o compromisso a um registro de imprevisto.
      • Código de orçamento
        Selecione um código de orçamento na lista ou clique em Criar código de orçamento para criar um novo. Consulte O que é um código de orçamento na EAP do Procore? 
      • Descrição
        Insira uma descrição para a item de linha. Por exemplo, digite: Taxa de serviço mensal
      • Qty
        Insira o número de unidades.
      • UM
        Insira a UNIDADE de medida (UM).
         Observação
      • Custo unitário
        Insira o Custo unitário na caixa fornecida.
      • Quantidade
        O sistema calcula automaticamente o subtotal para você com base nas entradas de Quantidade, UM e Custo unitário. 
      • Cobrado até a data
        O sistema calcula automaticamente o valor faturado no compromisso até a data atual. 
      • Valor restante
        Insira o valor que NÃO foi cobrado até a data atual. 
      • Código tributário
        Insira um código tributário a ser usado para este item de linha. Este campo só aparece se você tiver habilitado o recurso de códigos fiscais. Consulte Como posso usar códigos tributários em um projeto?
  4. Opcional: Repita as etapas acima para adicionar quantos itens de linha forem necessários. 
  5. Clique em Salvar. 
    O Procore salva os itens de linha nos SOV (Itens do contrato) do contrato. 
Importar itens de linha para itens do contrato de um arquivo CSV
  1. No cartão 'Tabela de Valores', clique no botão Importar SOV de CSV . 

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  2. Clique no botão Fazer download de modelo CSV e escolha uma destas opções:
    • Modelo em branco. Clique nesta opção para baixar um modelo em branco. 
      OU
    • Modelo com itens de linha existentes.  Clique nessa opção para fazer download de um modelo que inclua todos os dados de item de linha existentes do orçamento do seu projeto. 
       Observação
      • O Procore fará download de um arquivo modelo CSV para o local de download do arquivo do navegador Web.
      • O nome do arquivo é: TBD
  3. Abra o modelo que você baixou em seu computador. 
  4. Insira os dados que deseja carregar diretamente no modelo. 
     Importante
    NÃO altere ou reorganizar os Cabeçalhos das colunas no arquivo de modelo. 
  5. Após inserir seus dados item de linha, salve suas atualizações de arquivo no formato de arquivo "Valores separados por vírgula". 
  6. Retorne ao Procore. Em seguida, escolha uma destas opções na seção "Arquivo CSV":
    • Clique em Fazer upload de arquivo. 
      OU
    • Use uma operação de arrastar e soltar para mover o modelo que você acabou de atualizar para a seção "Arquivo CSV". 
  7. Escolha uma destas opções:
  8. Clique em Importar. 

Anexar arquivos 

Para adicionar anexos de arquivo ao contrato:

  1. No cartão 'Anexos', clique em Editar.
  2. Clique em Anexar arquivos. 
  3. Na caixa de diálogo "Anexar arquivos", selecione o local no qual os arquivos para upload são armazenados. As opções incluem:
    • Meu computador. Clique em Fazer upload de arquivos para abrir o localizador do seu computador. Selecione os arquivos para fazer upload e clique em Abrir. 
    • Fotos, fotos. Se a ferramenta Fotos estiver ativa no projeto, escolha o local na lista Selecionar álbum e pesquise um ou mais arquivos para fazer upload. 
    • Plantas. Se a ferramenta Plantas estiver ativa no projeto, escolha a área na lista Selecionar área e pesquise um ou mais arquivos para fazer upload. 
    • Formulários. Se a ferramenta Formulários estiver ativa no projeto, escolha o modelo na lista Selecionar modelo e procure o(s) arquivo(s) para upload. 
    • Documentos. Se a ferramenta Documentos estiver ativa no projeto, navegue até a pasta que armazena os arquivos para upload e selecione-os. 
  4. Clique em Anexar. 

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    Um indicador de progresso mostra o status do upload. 
  5. Clique no ícone Fechar (X) na caixa de diálogo Anexar arquivos.  

Salvar o contrato

Para salvar o contrato, clique em um (1) destes botões:

  • Criar. Clique nesse botão para salvar o novo contrato e retornar à guia "Geral" no modo de visualização. 
    OU
  • Conclua com o DocuSign®. Clique neste botão para iniciar a integração Procore + DocuSign® e preparar o envelope para assinatura. Para saber mais, consulte DocuSign ®.
    OU
  • Cancele.