Criar uma medição do subempreiteiro em nome de um contato da fatura
Para clientes do Procore nos Estados Unidos
Quando sua empresa aplicar o dicionário de ponto de vista 'Inglês para proprietários' ou 'Inglês para empreiteiros especializados', você verá diferentes nomes de ferramentas e alterações de termos na interface do usuário. Aprenda a aplicar as opções de dicionário.
- Para saber as diferenças: Mostrar/ocultar
Objetivo
Para criar uma fatura downstream como administrador de fatura em nome de um contato de fatura.
Histórico
Se sua empresa ou projeto não quiser conceder permissão de acesso a colaboradores externos ao seu projeto do Procore para que eles possam enviar suas próprias faturas, sua equipe poderá coletar as faturas digitais ou em papel de seus contatos da fatura fora do Procore. Após a coleta, os administradores de faturas poderão criá-las no Procore em cada contato da medição nome.
Coisas a considerar
- Permissões de usuário necessárias
- Informações adicionais:
- Um administrador de faturas pode:
- Crie faturas para todos os compromissos de um projeto.
- Edite valores em itens do contrato quando a fatura estiver no status Rascunho ou Revisar e reenviar . Quando houver várias faturas para um compromisso durante um período de faturamento, você só poderá obter valores na fatura mais recente.
- Para usuários legalmente obrigados a fornecer aos reclamantes um cronograma de pagamento, consulte Exportar um cronograma de pagamento.
- Revise a "Data limite de pagamento" na fatura para programas de pagamento antecipado.
- Um administrador de faturas pode:
Pré-requisitos
Para executar as etapas neste tutorial, o compromisso da fatura precisa ter:
- Uma empresa terceirizada atribuída como "Empresa contratada". Consulte Criar um compromisso.
- Um funcionário da "Empresa contratada" atribuída como "Contato da fatura". Consulte Adicionar contatos da fatura a uma ordem de compra ou subcontrato.
- Um status Aprovado ou Concluído. Consulte Quais são os status padrão de compromisso no Procore?
- Todos os itens de linha nos SOV do subempreiteiro precisam estar com o status Aprovado . Consulte Revisar uma medição do subempreiteiro como administrador de faturas. Para saber como habilitar a guia Itens de contrato de subempreiteiro opcional, consulte Adicionar itens de contrato de subempreiteiro a um compromisso.
Além disso, um administrador de medições precisa criar um período de faturamento para a fatura. Consulte Gerenciar períodos de faturamento.
Passos
- Abrir a nova página de faturas
- Atualizar o cartão de informações gerais
- Atualizar o Cartão Tabela de Valores
- Atualizar o cartão Detalhes de pagamento
- Adicionar anexos
- Salve a fatura
- Opcional: <a title=" " href.path="//products/online/user-guide/project-level/invoicing/tutorials/create-an-invoice-on-behalf-of-an-invoice-contact" href.anchor="Send_an_Invoice_with_DocuSign.C2.A9" href.nome de arquivo..."" href..."./">Enviar uma fatura com o DocuSign ©
Abrir a nova página de faturas
Os usuários sempre criam faturas na ferramenta Compromissos do projeto.
- Acesse a ferramenta Compromissos do projeto.
- Localize o compromisso de criar uma fatura na guia "Contratos".
- Clique no link Número para abri-lo.
- Na parte superior do compromisso, clique em Criar e escolha Criar fatura no menu.
Ponta
A opção "Criar fatura" é inativa? Para saber o motivo, passe o cursor do mouse sobre a dica de ferramenta. Essa opção só é ativada quando os pré-requisitos são atendidos.
Isso abrirá a página "Nova fatura para [número do contrato]" para que você possa atualizar o cartão Informações gerais.
Atualizar o cartão de informações gerais
Na página Nova fatura, atualize o cartão Informações gerais . Após a atualização, continue atualizando os itens do contrato.
Observação
O elemento circulado em LARANJA só está disponível com Procore Pay.
- Aprenda a atualizar o cartão Informações gerais como um administrador de medições: Mostrar/ocultar
-
Cartão de informações gerais
Esta tabela detalha os elementos no cartão "Informações gerais". Um administrador de medições pode atualizar essas informações ao criar ou editar uma fatura em nome de um contato da medição.
Elemento Tipo de campo Descrição Saiba mais Empresa contratada Somente leitura Mostra o nome da empresa terceirizada designada como "Empresa contratada" no compromisso. Para alterar o nome da empresa exibido: - Atribua uma empresa diferente ao compromisso. Consulte Criar um compromisso.
OU - Altere o nome da empresa editando o registro da empresa no Diretório do projeto ou no Diretório da empresa.
Estado* Lista suspensa Aceite o status padrão (Rascunho) ou selecione um status diferente dos lista suspensa. - Quando uma fatura estiver pronto para revisão, lembre-se de alterar seu status para Em revisão.
- Após a revisão, lembre-se de alterar seu status para Aprovado ou Revisar e Reenviar.
Quais são os status padrão das faturas do Procore? N.º da fatura Texto alfanumérico O Procore atribui automaticamente números da fatura em sequência usando seu sistema de numeração padrão ou o sistema de numeração personalizado definido para as faturas do seu projeto. Ler Posso personalizar o sistema de numeração para objetos financeiros no Procore? antes de alterar esse número. Período de faturamento* Lista suspensa Aceite a período de faturamento exibida por padrão ou selecione qualquer período de faturamento na lista suspensa.
Nota: Contatos da fatura e usuários com permissões de nível "Padrão" na ferramenta Compromissos só poderão selecionar um período de faturamento quando uma fatura AINDA NÃO estiver associada a ela.Somente administradores de faturas podem Criar faturamento Regras. Data de faturamento* Controle de calendário Mostra a data de faturamento da período de faturamento selecionada. Você pode alterar a data dessa fatura com o controle de calendário. Somente administradores de faturas podem Criar faturamento Regras. Início do período* Controle de calendário Mostra a data de início da período de faturamento selecionada. Você pode alterar a data dessa fatura com o controle de calendário. Somente administradores de faturas podem Criar faturamento Regras. Fim do período* Controle de calendário Mostra a data de término da período de faturamento selecionada. Você pode alterar a data dessa fatura com o controle de calendário.
Nota: Para ajudar os gerentes de projeto a rastrear como as faturas afetam o orçamento de um projeto, a data de "Período de faturamento" em uma fatura se alinha ao trabalho realizado em um projeto.Somente administradores de faturas podem Criar faturamento Regras. Tipo de faturamento: faturamento em andamento
Botão de opção Requer pagamento do Procore
Se a subempreiteiro estiver enviando faturamentos em andamento para um projeto em andamento, escolha esta opção.Quando sua empresa tiver Procore Pay, essa configuração funcionará com as Definições de Faturamento para Definições de Progresso Condicional e Progresso. Consulte Habilitar demissões de lien e Definir modelos padrão em projetos. Tipo de faturamento: faturamento final
Botão de opção Requer Procore Pay
Se o subempreiteiro estiver enviando uma fatura única ou se esta for a fatura final de um projeto em andamento, escolha esta opção.Quando sua empresa tiver Procore Pay, essa configuração funcionará com as Definições de Faturamento para definições finais condicionais e finais. Consulte Habilitar demissões de lien e Definir modelos padrão em projetos. Data de Envio para Aprovação Controle de calendário Selecione a data na qual a fatura foi enviada à sua empresa pela subempreiteiro. Normalmente, isso é impresso na fatura que você recebeu da empresa terceirizada. - Atribua uma empresa diferente ao compromisso. Consulte Criar um compromisso.
-
Atualizar o cartão Detalhes de pagamento
O cartão "Detalhes de pagamento" aparecerá ao lado do "cartão Informações gerais para administradores de faturas com Procore Pay.
Cartão de detalhes de pagamento
Para alterar a data limite de pagamento dessa fatura, selecione uma nova data no calendário Data limite de pagamento .
Atualizar o cartão Itens do contrato
Os campos entrada de dados nos SOV de uma fatura dependerão do método contábil do compromisso correspondente (Baseado em valor ou Baseado em unidade/quantidade). Para saber mais, consulte Como defino o método contábil de um contrato?
Dicas
- Não vê uma coluna? Se você personalizar o layout da coluna, as colunas que você vê podem ser diferentes das colunas de padrão do sistema. Para redefinir o layout da coluna para o padrão do sistema, clique no ícone Estouro
em qualquer cabeçalho de coluna e escolha Redefinir colunas. Consulte Gerenciar linhas e colunas nos SOV de uma medição do subempreiteiro. - Faturamento de materiais armazenados no Procore? Para saber como fazer isso, consulte Sobre materiais armazenados em faturas.
- Precisa definir ou liberar retenção? Para obter detalhes, consulte Definir ou liberar retenção em uma medição do subempreiteiro.
Clique aqui para visualizar as etapas da entrada de dados Baseado em valor.
Entrada de dados baseada em valor
Para contratos de compromisso baseados em valor, use essas etapas para atualizar os itens do contrato de uma fatura.
Ponta
A fatura precisa ser a mais recente e precisa estar com os status Rascunho ou Revisar e Reenviar .- No cartão Itens do contrato, clique em uma destas opções:
- Para editar um ou vários itens de linha, marque a caixa de verificação número do item (es) para as item de linha (s) de modificação.
- Para editar todos os itens de linha, marque a caixa de verificação no cabeçalho da coluna Número do item.
Obs.
Como alternativa, você pode atualizar a linha de Itens do contrato por linha. Faça isso clicando em uma ou mais células editáveis e inserindo seus dados diretamente.
- Os campos que aceitam entrada de dados indiretos são: Trabalho concluído neste período, novos materiais armazenados, materiais anteriores armazenados, total concluído e armazenado até a data (%), Retenção de trabalho neste período ($), Retenção de trabalho neste período (%)e Retenção total liberada.
- Se a definição Habilitar retenção de materiais armazenados estiver ATIVADA na guia Definições avançadas do compromisso, você também poderá inserir dados na coluna Retenção de materiais ($). Essa definição é DESATIVADA por padrão, que oculta a coluna.
- Clique em Editar valores.
Isso abrirá o painel Editar valores . - No painel Editar valores, insira os valores dessa fatura período de faturamento:
- Opcional. Trabalho concluído neste período (%). Insira um valor para definir o percentual do trabalho concluído.
Exemplo
Insira 25% na coluna Trabalho concluído neste período (%) Quando você clica em Aplicar, o Procore calcula automaticamente os valores nas células Total concluído e armazenado até a data ($), Total concluído e armazenado até a data (%) Saldo até conclusão e Retenção de trabalho neste período ($). Ela também aplica atualizações dos totais da fatura. - Opcional. Total concluído e armazenado até a data (%). Insira um valor para o percentual de materiais instalados e armazenados no local da obra ou em uma instalação de armazenamento. Esta entrada representa todo o trabalho e materiais armazenados para esta fatura período de faturamento mais todas as faturas enviadas para esse compromisso no passado.
Exemplo
Insira 40% na coluna Total concluído e armazenado até a data (%) . Quando você clica em Aplicar, o Procore calcula automaticamente os valores nas células Trabalho concluído neste período (%), Total concluído e armazenado até a data ($), Saldo até conclusão e Retenção de trabalho neste período ($) células. Ela também aplica atualizações dos totais da fatura. - Opcional. Retenção de trabalho neste período (%). Insira um valor para a porcentagem retenção a ser retida.
- Opcional. Retenção total liberada (%). Insira um valor para o percentual de retenção para liberação.
- Opcional. Trabalho concluído neste período (%). Insira um valor para definir o percentual do trabalho concluído.
- Clique em Aplicar para atualizar os item de linha (s) selecionados nos SOV.
O sistema aplica suas atualizações aos itens de linha selecionados e recalcula os totais da fatura.
- Repita as etapas para atualizar todos os itens de linha desejados conforme necessário.
- Clique em Salvar para salvar as atualizações.
Clique aqui para visualizar as etapas da entrada de dados Baseado em unidade/quantidade.
Entrada de dados baseada em unidade/quantidade
Para contratos de compromisso baseados em unidade/quantidade, use essas etapas para atualizar os itens do contrato de uma fatura.
Ponta
A fatura precisa ser a mais recente e precisa estar com os status Rascunho ou Revisar e Reenviar .- No cartão Itens do contrato, escolha uma destas opções:
- Para editar um ou vários itens de linha, marque a caixa de verificação número do item (es) para as item de linha (s) de modificação.
- Para editar todos os itens de linha, marque a caixa de verificação no cabeçalho da coluna Número do item.
Observação
Como alternativa, você pode atualizar a linha de Itens do contrato por linha. Faça isso clicando em uma ou mais células editáveis e inserindo seus dados diretamente.
- Os campos que aceitam entrada de dados indiretos são: Total concluído e armazenado até a data ($) e Nova quantidade.
- Se a definição Habilitar retenção de trabalho concluído estiver ATIVADA na guia Definições avançadas do compromisso, você também poderá inserir dados nas colunas Retenção de trabalho neste período ($), Retenção de trabalho neste período ($)e Retenção total liberada . Quando essa definição estiver DESATIVADA, essas colunas estarão ocultas.
- Clique em Editar valores.
Isso abrirá o painel Editar valores . - No painel Editar valores, insira os valores dessa fatura período de faturamento:
- Opcional. Total concluído e armazenado até a data (%). Insira um valor para definir o percentual de materiais instalados e armazenados no local da obra ou em uma instalação de armazenamento. Esta entrada representa todo o trabalho e materiais armazenados para esta fatura período de faturamento mais todas as faturas enviadas para esse compromisso no passado. Consulte
- Opcional. Trabalho concluído neste período (%). Insira um valor para definir o percentual do trabalho concluído.
- Opcional. Retenção de trabalho neste período (%). Insira um valor para a porcentagem retenção a ser retida.
- Opcional. Retenção total liberada (%). Insira um valor para o percentual de retenção para liberação.
- Clique em Aplicar para atualizar os item de linha (s) selecionados nos SOV.
O sistema aplica suas atualizações aos itens de linha selecionados e recalcula os totais da fatura.
- Repita as etapas para atualizar todos os itens de linha desejados conforme necessário.
- Clique em Salvar para salvar as atualizações.
Adicionar anexos
- Localize a seção "Anexos".
- Escolha uma destas opções:
- Clique no botão Anexar arquivos . Isso abre a caixa de diálogo Anexar arquivos , onde você pode fazer upload de arquivos do seu computador. Clique no botão Anexar quando terminar.
OU - Use uma operação de arrastar e soltar para mover os arquivos do seu computador ou rede para a "área Anexos".
- Clique no botão Anexar arquivos . Isso abre a caixa de diálogo Anexar arquivos , onde você pode fazer upload de arquivos do seu computador. Clique no botão Anexar quando terminar.
Salve a fatura
Clique no botão Salvar na parte inferior da página "Nova fatura".
Obs.: se os fluxos estiverem ativados para medições do subempreiteiro, você também poderá escolher "Salvar como rascunho" para salvar seu trabalho e permanecer na mesma fluxo etapa.
Envie uma fatura com DocuSign©
Opcional: Se sua equipe de projeto deseja coletar assinaturas em suas faturas usando a integração Procore + DocuSign© , clique no botão Enviar com DocuSign© na parte superior da página. Para utilizar este botão, a integração DocuSign© deve estar habilitada no projeto (veja Como habilitar a Integração DocuSign®?) e a fatura deve estar no status Aprovado, Aprovado como Anotado ou Aprovação Pendente . Para saber mais sobre a integração do DocuSign© e preparação de envelopes para assinatura, consulte DocuSign®.
