Introdução à Gestão de documentos - Introdução à ferramenta
Sobre a ferramenta
A ferramenta Gestão de documentos do Procore é um sistema de gestão de documentos que organiza automaticamente seus documentos de acordo com seus atributos. Encontre rapidamente os documentos de que precisa com confiança de que está abrindo a revisão aprovada mais recente e que apenas pessoas que devem vê-la têm acesso.
Essa ferramenta foi desenvolvida para empresas que precisam de uma solução unificada e configurável para gerenciar informações e aprovações em todas as fases de um projeto de construção.
Com a ferramenta Gestão de documentos, as empresas podem:
- Configure as permissões de documento com base nos atributos de cada revisão, como status, tipo ou disciplina.
- Os membros da equipe de ajuda acessam, revisam, aprovam e gerenciam documentos de maneira simplificada a partir de um sistema centralizado.
- Ter os mesmos benefícios ganhos com a ferramenta Documentos original no Procore, ao adicionar recursos como fluxos de aprovação de documentos com marcações, permissões mais precisas, marcação de metadados e convenções de nomenclatura aplicáveis.
Para tutoriais, vídeos e recursos adicionais, consulte Gerenciamento de Documentos (Web) | (iOS) | (Android).
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Veja os recursos
Processo geral da ferramenta
Depois que as configurações forem definidas (conforme explicado mais adiante neste guia), o processo geral para usar a ferramenta Gestão de documentos será o seguinte:
Obs.
Tópicos adicionais, como configurações e permissões de ferramentas, exibições salvas e fluxos de aprovação, serão abordados posteriormente neste guia.Diagrama de fluxo
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Upload, revisão e envio de documentos
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Fazendo upload de documentos
A ferramenta Gestão de documentos faz upload de documentos de maneira semelhante à ferramenta Documentos originais do Procore. No entanto, a ferramenta Gestão de documentos usa aprendizagem de máquina no conteúdo do documento e no nome do arquivo para preencher dados automaticamente, como o tipo de documento, o número da planta e a descrição da planta.
Nota: Você configurará seus campos, padrões de nomenclatura e requisitos de upload na próxima seção deste guia.
VER TUTORIALRevisando e preenchendo atributos do documento
Após o processo de upload, todos os campos obrigatórios restantes são revisados e preenchidos para que possam ser enviados ao projeto para acesso mais amplo. Você configurará esses requisitos em uma seção posterior deste guia.
Envio e aprovação de documentos
Documentos com campos obrigatórios preenchidos são enviados ao projeto para que possam ser acessados na aba "Documentos".
Revisão de documentos com fluxos
Se os documentos tiverem fluxos de aprovação configurados com a ferramenta Fluxos, os usuários poderão acessá-los em exibições salvas, como "Atribuído a mim", para que possam revisar, fornecer comentários e responder com um resultado de aprovação.
Visualizando, baixando e compartilhando documentos
Depois que os documentos forem enviados para o projeto, as pessoas com as permissões adequadas poderão visualizar, compartilhar e fazer download dos documentos necessários.
Nota: As permissões de documento são configuradas posteriormente neste guia.
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Exibindo documentos
Os documentos enviados são acessados por meio da guia "Documentos". É possível visualizar as informações do documento na tabela ou abrir no visualizador de documentos do Procore. Dependendo de como o administrador configurou as coleções do projeto e de qual visualização salva você está visualizando, a revisão mais recente em um determinado contêiner de documento pode ser mostrada por padrão, mas as revisões anteriores também podem ser acessadas rapidamente.
Os documentos também são facilmente acessados e visualizados no aplicativo móvel do Procore para iOS e Android.
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Vídeo - Ver no dispositivo móvel |
Baixando documentos
É possível fazer download dos documentos individualmente na tabela ou no visualizador e em massa na tabela no aplicativo Web do Procore.
Compartilhamento de documentos
É possível adicionar documentos como anexos para itens (como comunicados) na ferramenta Correspondência.
Em seguida, os destinatários da correspondência podem ser visualizados e baixados pelos destinatários da correspondência que têm permissão para esses documentos na ferramenta Gestão de documentos.
